إدارة النفقات

إدارة المصروفات هي نظام حاسوبي يُستخدم لمعالجة مصروفات موظفي المؤسسة ودفعها ومراجعتها. تشمل هذه المصروفات، على سبيل المثال لا الحصر، نفقات السفر والترفيه. تتضمن إدارة المصروفات السياسات والإجراءات التي تُنظم هذا الإنفاق، بالإضافة إلى التقنيات والخدمات المستخدمة لمعالجة البيانات المرتبطة به وتحليلها .

يمكن الحصول على برامج لإدارة عمليات المطالبات بالمصروفات، والموافقات، والتدقيق، والسداد من مؤسسات توفر برامج مرخصة، وخدمات التنفيذ والدعم، أو من مزودي البرامج كخدمة (SaaS). يقدم مزودو SaaS تطبيقات ويب عند الطلب، تُدار بواسطة طرف ثالث، لتحسين كفاءة إدارة المصروفات.

تتضمن أتمتة إدارة المصروفات جانبين: العملية التي يتبعها الموظف لإكمال مطالبة المصروفات (على سبيل المثال، تسجيل إيصال فندق أو تقديم سجلات الهاتف المحمول) والنشاط الذي يقوم به موظفو الحسابات أو المالية لمعالجة المطالبة داخل النظام المالي .

عادةً، تتضمن العملية اليدوية قيام الموظف بتعبئة تقرير مصروفات ورقي أو إلكتروني أو عبر واجهة مستخدم رسومية ، ثم إرساله مع فواتير الضرائب (الإيصالات) ذات الصلة إلى المدير أو المسؤول المالي للموافقة عليه. بعد موافقة المدير، يُحيل التقرير إلى قسم الحسابات للمعالجة. يقوم موظفو الحسابات بعد ذلك بإدخال كل بند من بنود المصروفات في النظام المالي للشركة قبل حفظ التقرير والإيصالات . أما في حالة تطبيق نموذج البرمجيات كخدمة (SaaS)، فتُصبح هذه العمليات مؤتمتة إلى حد كبير، وتُجرى عمليات التقديم والموافقة إلكترونيًا.

تُعدّ أتمتة إدارة المصروفات وسيلةً تمكّن المؤسسات من خفض تكاليف المعاملات بشكلٍ ملحوظ وتحسين الرقابة الإدارية عند تسجيل المصروفات المؤسسية وحسابها ومعالجتها. وقد أكّدت دراساتٌ مستقلةٌ قيّمت استخدام أنظمة إدارة المصروفات الآلية انخفاض تكلفة معالجة مطالبات المصروفات مع ازدياد مستوى الأتمتة.

قد تقوم المؤسسات بأتمتة عمليات إدارة النفقات لأسباب مثل الامتثال، وخفض التكاليف، والتحكم، وإنتاجية الموظفين. ^{[ 1 ]}

تُصمم استراتيجيات الأعمال بما يتناسب مع أنواع مختلفة من إدارة النفقات:

• الجداول الإلكترونية: تُعدّ الجداول الإلكترونية وسيلة سهلة وغير مكلفة لتتبع النفقات، ولكنها لا تزال تتطلب إيصالات ورقية قد تُفقد أو تتلف. كما أنها قد تكون طريقة مُرهقة، وقد تُسبب ارتباكًا للموظفين غير المُلمين باستخدامها.
• النماذج الورقية: تُعدّ النماذج الورقية مناسبةً لإيصالات الدفع الورقية، كما أنها وسيلة غير مكلفة لإدارة تقارير المصروفات. مع ذلك، قد يتطلب ذلك جهدًا يدويًا كبيرًا في تسجيل هذه التقارير ومتابعتها، سواءً للموظفين أو المسؤولين عن الموافقة عليها أو قسم المحاسبة المسؤول عن دفع الفواتير.
• البرمجيات: تُقلل البرمجيات من عبء العمل، ولكن قد تكون تكلفة تطبيقها الأولية أعلى. ووفقًا لتقرير مجموعة أبردين بعنوان "أفضل إدارة لنفقات السفر والترفيه: كيف يتم ذلك" ^{[ 2 ]،} يمكن للبرمجيات حل المشكلات الرئيسية المتعلقة بالامتثال، والعمل اليدوي، ووقت الموافقة، وتكلفة إعداد تقارير النفقات بشكل عام.

• إدارة سفر الشركات