نظام السلفة

نظام السلفة هو أحد أشكال المحاسبة المالية ، وأكثرها شيوعًا هو نظام المصروفات النثرية . ^{[ 1 ]} تتمثل السمة الأساسية لنظام السلفة في تخصيص مبلغ ثابت، يُعاد تعبئته بعد فترة معينة أو عند الضرورة نتيجة إنفاق المال. ويتم هذا التجديد من حساب آخر، على سبيل المثال، يمكن تجديد المصروفات النثرية عن طريق صرف شيك مسحوب على حساب بنكي أو باستخدام جهاز صراف آلي .

نظام السلفة النقدية الصغيرة هو أسلوب لإدارة النفقات النقدية الصغيرة في الشركات والمؤسسات. وبموجب هذا النظام، يُخصص مبلغ نقدي ثابت في صندوق مخصص للسلف النقدية الصغيرة، يُستخدم لتغطية النفقات الصغيرة وغير المتكررة، مثل اللوازم المكتبية أو رسوم البريد.

يعتمد النظام على مبدأ التجديد، حيث يُحافظ على رصيد صندوق المصروفات النثرية عند مستوى ثابت من خلال سداد المبالغ المنفقة فقط. على سبيل المثال، إذا كان الرصيد الابتدائي لصندوق المصروفات النثرية 100 دولار، وتم إنفاق 90 دولارًا خلال الشهر، يُجدد الصندوق بإيداع 90 دولارًا في حساب النقدية الرئيسي، وهو عادةً حساب مصرفي، وخصم المبلغ من حسابات المصروفات ذات الصلة بناءً على إيصالات المصروفات النثرية.

يتضمن قيد اليومية الخاص بالتجديد عادةً خصم حسابات المصروفات وإضافة حساب المصروفات النثرية بالمبلغ المنفق. ثم يتضمن إضافة حساب البنك وخصم حساب المصروفات النثرية بالمبلغ المسترد. ^{[ 1 ]}

في هذا المثال، الحد الأقصى لمبلغ المصروفات النثرية الذي يمكن صرفه (إنفاقه) هو 100 دولار. ولا يجوز للمطالب إنفاق إلا ما يملكه، ولا يتم تعويضه إلا بما ينفقه، وفي هذه الحالة 90 دولارًا.

في نظام غير قائم على السلفة، حيث يُصرف مبلغ ثابت شهريًا، مثلاً 100 دولار عند الحاجة إلى النقد، يؤكد المؤيدون على قلة الحافز لضمان توثيق جميع الأموال المصروفة، لأنه عند إنفاقها بالكامل، يُصدر شيك بالمبلغ الثابت. ويصعب كثيرًا مطابقة حسابات هذا النظام، إذ لا يُعرف بدقة المبلغ الذي يجب أن يكون في صندوق السيولة.

في نظام السلفة النقدية، يُوثَّق المبلغ المطلوب في إيصالات المصروفات النثرية وما يرتبط بها من إيصالات أو فواتير. وبالتالي، يمكن في أي وقت التحقق من المبلغ المتبقي في صندوق المصروفات النثرية عن طريق خصم المبلغ المنفق من رصيد صندوق المصروفات النثرية الافتتاحي. ^{[ 2 ]}

يتطلب نظام السلفة النقدية توثيق النفقات. في نظام المصروفات النثرية، تُحرر إيصالات لكل مبلغ مُصرف. في نهاية الشهر، يُطرح مجموع هذه الإيصالات من الرصيد الافتتاحي، ويجب أن تتطابق القيمة الناتجة مع المبلغ المتبقي في الرصيد. أما في نظام السلفة النقدية، فيتم تعويض النفقات المُسجلة فقط. ويمكن للشخص المسؤول عن الرصيد، وهو عادةً محاسب ، معالجة أي نقص باستخدام موارده الخاصة.