مقتنيات المكتبة

قسم اقتناء الكتب هو القسم المسؤول عن اختيار وشراء المواد والموارد في المكتبة . ويجوز لهذا القسم اختيار الموردين، والتفاوض على أسعار التكتلات ، وترتيب الطلبات الدائمة، واختيار عناوين أو موارد محددة. ^{[ 1 ]}

تتشارك المكتبات، سواءً التقليدية أو الرقمية، عادةً أربعة أهداف عامة مشتركة تُسهم في تحديد مسؤولياتها. وتكتسب هذه الأهداف أهمية بالغة للمكتبات للحفاظ على مبدأ إتاحة الوصول الأساسي.

1. الحصول على المواد بأسرع وقت ممكن
2. للحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة في جميع إجراءات العمل
3. للحفاظ على بساطة عمليات العمل من أجل تحقيق أقل تكلفة ممكنة للوحدة
4. تطوير علاقات عمل وثيقة وودية مع وحدات المكتبة الأخرى والموردين

هناك عموماً خمس خطوات يتم اتخاذها من أجل الحصول على مواد لمجموعة المكتبة، سواء كانت مادية أو رقمية.

1. معالجة الطلب
2. تَحَقّق
3. الطلب
4. إعداد التقارير (الإدارة المالية)
5. استلام الطلبات

تتبع المكتبات ثمانية أنواع من أساليب الاقتناء:

1. الطلبات المؤكدة – هي الطلبات التي يتم تحديدها بالاسم تحديداً. على سبيل المثال، كتاب أو كتاب مدرسي أو مجلة معينة تريدها المكتبة.
2. الطلبات الدائمة – طلبات مفتوحة لجميع العناوين التي تندرج ضمن فئة أو موضوع معين. على سبيل المثال، تُعدّ هذه الطلبات عادةً للدوريات، حيث تعلم المكتبة أنها سترغب في الحصول على أي منشور ضمن تلك السلسلة. من مزايا هذا الأسلوب في الطلب أنه تلقائي، فلا يضطر قسم الاقتناء إلى طلب الجزء التالي من السلسلة.
3. خطط الموافقة – تشبه أوامر الشراء الدائمة، إلا أنها تغطي مجالات موضوعية متعددة، وتُرسل من المورد، ولا تُحاسب المكتبة إلا على العناوين المحددة التي تقبلها في مجموعتها. في هذه الحالة، يحق للمكتبة إعادة أي شيء لا ترغب في إضافته إلى مجموعاتها. ومن مزايا هذا الأسلوب في الطلب أن قسم الاقتناء يستطيع أحيانًا اتخاذ قرارات أفضل بالاعتماد على المواد المتوفرة لديه مقارنةً بنموذج الطلب.
4. الطلبات الشاملة – هي مزيج من الطلب الرسمي وخطة الموافقة. تُمثل الطلبات الشاملة التزام المكتبة بشراء جميع المواد المطلوبة. على سبيل المثال، تُبرم المكتبة عقدًا مع ناشر أو مورد معين، وتشتري بموجبه كل ما يُوفره هذا الناشر أو المورد فيما يتعلق بموضوع معين. ومن مزايا هذا النوع من الطلبات الحصول التلقائي على المواد اللازمة لمجال معين، وهو ما يُعدّ مفيدًا بشكل خاص للمكتبات المتخصصة أو الأكاديمية.
5. الاشتراكات – تُستخدم عادةً للمجلات والصحف والدوريات الأخرى التي تقتنيها المكتبة. وكما هو الحال مع الطلبات الدائمة والشاملة، لا تحتاج المكتبة إلا إلى إبرام عقد واحد مع المورد أو الناشر، ويتم تسليم المواد تلقائيًا عند طباعتها. غالبًا ما تكون الاشتراكات لفترة زمنية محددة، ويجب تجديدها عند انتهاء العقد.
6. عقود الإيجار – هي عقود تتيح الوصول إلى موارد محددة لفترة زمنية معينة. تُستخدم عقود الإيجار عادةً مع الموارد الإلكترونية مثل قواعد البيانات والمجلات والمواد المنشورة على الإنترنت. تدفع المكتبة مقابل الوصول إلى هذه المواد بدلاً من دفع ثمن ملكيتها.
7. الهدايا - في بعض الحالات، قد تسمح المكتبات بتلقي الهدايا من الأفراد. ويقع على عاتق قسم الاقتناء تحديد ما إذا كانت الهدية ستُحفظ وتُضاف إلى مجموعة المكتبة أم لا. تُستخدم هذه الطريقة عادةً في المؤسسات الأكاديمية الكبيرة، وغالبًا ما يكون مُقدّمو الهدايا من خريجي تلك المؤسسة. وتنص سياسة تطوير مجموعات المكتبة عادةً على ما إذا كانت تقبل الهدايا أم لا.
8. التبادل – يمكن تقسيم عمليات التبادل إلى فئتين فرعيتين: تبادل المواد المكررة/المُهداة غير المرغوب فيها، وتبادل المواد الجديدة بين المكتبات. وكما ذكرنا سابقًا، فإن المؤسسات التي عادةً ما تتبع آليةً لهذا النوع من الاقتناء هي المكتبات الأكاديمية أو البحثية الكبيرة. كما تُعدّ هذه العملية جزءًا من عملية التكتلات المكتبية. ^{[ 2 ]}

تقدم جمعية المكتبات الأمريكية دورات أساسيات الاقتناء على مدار العام لتوفير الإجراءات الأساسية لمفاهيم اقتناء المكتبات المستخدمة بشكل شائع في جميع أنواع المكتبات. ^{[ 3 ]}

• معايير اختيار المجموعات الرقمية