مسح الحفظ

المسح الخاص بالحفظ (المعروف أيضًا باسم مسح الحالة ، أو مسح احتياجات الحفظ ، أو تقييم الحفظ ) هو عملية جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالحالة المادية لمواد المكتبة .

تستخدم المكتبات مسوحات الحفظ لتحديد حالة مجموعاتها وتحديد الإجراءات اللازمة لحفظ المواد أو صيانتها أو ترميمها. وتُجرى هذه المسوحات في أغلب الأحيان في مكتبات البحث والجامعات.

تُعدّ دراسات الحفظ عادةً الخطوة الأولى عند تخطيط وتنفيذ برنامج حفظ في المكتبة. فمن خلال جمع البيانات وتجميع الإحصاءات حول حالة المجموعة، يستطيع موظفو المكتبة تحديد المخاطر البيئية واحتياجات الحفظ. كما يُمكن استخدام البيانات الناتجة للتنبؤ بالتدهور المستقبلي. ^{[ 1 ]}

بما أن احتياجات الحفظ عادةً ما تتجاوز موارد المؤسسة، فإن البيانات التي يتم الحصول عليها من التقييم يمكن أن تساعد المكتبات في تحديد الأولويات فيما يتعلق بالمواد المتدهورة. ^{[ 2 ]} وكما كتب روس هارفي في كتابه " الحفظ في المكتبات "، يمكن استخدام بيانات الاستبيانات "للتخطيط لأفضل السبل لاستخدام الموارد المتاحة". ^{[ 3 ]}

نشأت الحاجة إلى مسح مواد المكتبات من تزايد الوعي بمشكلة الكتب الهشة. فقد نبه كتاب ويليام بارو " تدهور مخزون الكتب: المشكلات والحلول" الصادر عام ١٩٥٩ عالم المكتبات إلى قصر عمر الكتب المصنوعة من ورق حمضي بشكلٍ مثير للقلق. وبينما كانت المكتبات الكبرى تُقدّر نسبًا عالية من الكتب الحمضية، ^{[ ٤ ]} لم تُجرَ دراسة تجريبية على مجموعة مكتبية لتحديد حالتها إلا في عام ١٩٧٩. وقد مثّلت هذه الدراسة، ^{[ ٥ ]} التي أُجريت في مكتبة غرين بجامعة ستانفورد ، مرجعًا أساسيًا في هذا المجال، ووضعت المنهجية اللازمة لإجراء مسوحات الحفظ في المكتبات البحثية.

أجرت جامعة ييل تقييمًا واسع النطاق لمواد مكتبتها عام 1985 ^{[ 6 ]} ، والذي يُعدّ علامة فارقة في هذا المجال. وقد دقّ مسح ييل ناقوس الخطر لمكتبات البحث في جميع أنحاء العالم، إذ كشف أن 86% من أكثر من 36,500 كتاب في العينة كانت إما هشة أو مصنوعة من ورق ذي درجة حموضة عالية. ^{[ 7 ]}

تُجرى العديد من الدراسات الاستقصائية المتعلقة بالحفظ من خلال جمع البيانات من عينة عشوائية من المواد. ^{[ 8 ]} وقد يستشير أمناء المكتبات الجامعية قسم الإحصاء في المؤسسة لتصميم خطة معاينة موثوقة. ^{[ 9 ]} ويمكن الحصول على عينة عشوائية عن طريق عشوائية أرقام التصنيف، أو عن طريق إنشاء إطار معاينة يُخصص رقمًا فريدًا لكل مادة في المجموعة المستهدفة ^{[ 10 ]} أو عن طريق توليد أرقام عشوائية وتحديد مواقع المجلدات عن طريق العد على الرف. ^{[ 11 ]}

يمكن إجراء مسح تجريبي على عينة صغيرة من السكان قبل المسح الفعلي لمعالجة أي مشاكل في خطة أخذ العينات أو أسئلة المسح. ^{[ 12 ]} قد يكشف المسح التجريبي عن صياغة غير واضحة أو غامضة، أو أسئلة زائدة، أو ظروف قائمة لم يتم تناولها.

بعد إجراء المسح التجريبي، قد تعقد المكتبة ورشة عمل لتدريب القائمين على المسح على جمع البيانات والتعامل مع المواد بشكل صحيح. ^{[ 13 ]}