ديمارش

تتضمن برقيات التعليمات الصادرة عن وزارة الخارجية العناصر التالية:

1. الهدف: الهدف هو بيان واضح لغرض المسير، وما تأمل حكومة الولايات المتحدة في تحقيقه.
2. الحجج: يوضح هذا القسم كيف تقترح وزارة الخارجية تقديم حجج فعّالة لوجهة نظرها. وينبغي أن يتضمن تبريراً لموقف الحكومة الأمريكية، وحججاً داعمة، وحججاً مضادة محتملة، وردوداً مقترحة.
3. الخلفية: يجب أن توضح الخلفية المخاطر؛ والحساسيات الخاصة للمكاتب أو الإدارات أو الوكالات الأخرى؛ وأي اعتبارات خاصة أخرى.
4. نقاط الحديث المقترحة: ينبغي أن تكون نقاط الحديث المقترحة واضحة، وبأسلوب حواري، ومنظمة منطقيًا. ما لم تكن هناك أسباب قاهرة تستدعي نقل الرسالة حرفيًا، يجب أن توضح برقية التعليمات بوضوح أنه يجوز للسفارة استخدام تقديرها ومعرفتها المحلية لصياغة الرسالة وإيصالها بأكثر الطرق فعالية. ("يجوز للسفارة الاستناد إلى النقاط التالية عند تقديم هذا العرض إلى المسؤولين الحكوميين المعنيين في الدولة المضيفة.")
5. المواد المكتوبة: يُستخدم هذا القسم لتقديم تعليمات بشأن أي مواد مكتوبة تُسلّم إلى المسؤولين الحكوميين المضيفين. قد تكون هذه المواد على شكل مذكرة تذكيرية ، أو رسالة، أو وثيقة غير مكتوبة تتضمن نسخة مكتوبة من العرض الشفهي (أي النقاط الرئيسية كما تم تقديمها). ما لم يُنص على خلاف ذلك، ينبغي على البعثة عادةً تقديم مذكرة تذكيرية أو وثيقة غير مكتوبة عند انتهاء المرافعة. يجب وضع علامة مناسبة على أي مذكرة تذكيرية أو وثيقة غير مكتوبة مصنفة، مع توضيح الدول المصرح لها باستلامها، على سبيل المثال: "Rel. UK" تعني "قابلة للإفراج إلى المملكة المتحدة ".

فور استلام تعليمات المذكرة من وزارة الخارجية، ينبغي على السفارات بذل كل جهد ممكن لتسليم المذكرة إلى المسؤولين الحكوميين الأجانب المعنيين في أسرع وقت ممكن.

بعد تقديم مذكرة التفاهم، يتعين على السفارة إبلاغ وزارة الخارجية عبر برقية رسمية. يجب أن تتضمن برقية الإبلاغ برقية التعليمات كمرجع، ولكن ليس من الضروري تكرار النقاط الواردة فيها. كما يجب أن تتضمن اسم ووظيفة الشخص الذي وُجهت إليه مذكرة التفاهم، وأن تسجل رد ذلك المسؤول على العرض. وعند الاقتضاء، يجب أن تصف برقية الإبلاغ أيضاً أي إجراءات متابعة محددة مطلوبة من السفارة أو وزارة الخارجية أو الحكومة الأجنبية.