الاستعانة بمصادر خارجية للمشتريات

يُقصد بالاستعانة بمصادر خارجية في مجال المشتريات نقل أنشطة رئيسية محددة تتعلق بتحديد المصادر وإدارة الموردين إلى طرف ثالث، ربما لخفض التكاليف الإجمالية أو لتركيز جهود الشركة على كفاءاتها الأساسية. ويُعدّ تصنيف المشتريات وإدارة موردي المواد والخدمات غير المباشرة (المعروفة عادةً بالمشتريات غير المباشرة ) من أكثر الأنشطة التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية فيها شيوعًا.

تتيح فرق المشتريات الخارجية للشركات الاستفادة الفورية من دعم وخبرة متخصصي المشتريات ذوي الخبرة. وهذا يغني عن إنشاء فريق داخلي (موارد جديدة) والوقت اللازم لهذا الفريق لتنظيم نفسه وعملياته وخبراته.

لذا، يُعدّ الاستعانة بمصادر خارجية في مجال المشتريات حلاً مناسباً للشركات التي تفتقر إلى الكفاءات الداخلية، ولكنها ترغب في الاستفادة السريعة من إجراءات المشتريات ( خفض التكاليف ، وإدارة الموردين والعقود، إلخ. ^{[ 1 ]} )، أو التي تمتلك خبرة داخلية في مجال المشتريات (قسم متخصص)، ولكنها ترغب في الاستعانة بمصادر خارجية في مجالات محددة، مثل المواد والخدمات غير المباشرة، أو التي تعتبر المشتريات وظيفة غير استراتيجية/أساسية، وترغب في إدارتها من قِبل مزود خدمات متخصص في المشتريات، أو التي ترغب في تطوير وظيفة مشتريات بسرعة لتحقيق وفورات، مع استعدادها لتطوير هذه الوظيفة داخلياً على المدى المتوسط.

يُنظر إلى الاستعانة بمصادر خارجية في مجال المشتريات على نطاق واسع من قبل مصنعي السيارات في الهند والصين، فمع تزايد أعداد السيارات المنتجة يومياً، تزداد الحاجة إلى ساعات عمل إضافية لمعالجة مسائل بسيطة كالتسليم في الوقت المحدد للمواد. وبالتالي، لا يستطيع فريق المشتريات التركيز على اختصاصه الأساسي في التفاوض واختيار الموردين.

عادةً ما يقسم متخصصو المشتريات أنشطة الشراء إلى جزأين:

1. الشراء المباشر . تشمل فئات الشراء المباشر جميع السلع التي تشتريها الشركة والتي تدخل مباشرةً في عملية إنتاجها. فعلى سبيل المثال، في صناعة الأغذية، تُعدّ المكونات والتغليف من أهم فئات الشراء المباشر.
2. المشتريات غير المباشرة . تشمل فئات المشتريات غير المباشرة جميع السلع والخدمات التي تشتريها الشركة لتمكين أنشطتها. وهذا يشمل نطاقًا واسعًا، بما في ذلك الخدمات المتعلقة بالتسويق ( شراء الوسائط ، والوكالات)، والخدمات المتعلقة بتقنية المعلومات (الأجهزة، والبرامج)، والخدمات المتعلقة بالموارد البشرية (وكالات التوظيف، والتدريب)، وإدارة المرافق وخدمات المكاتب (الاتصالات، والأثاث، والتنظيف، والتموين، والطابعات)، أو المرافق العامة (الغاز، والكهرباء، والمياه)... إلخ.