المشتريات غير المباشرة

الشراء غير المباشر هو عملية توريد السلع والخدمات غير المرتبطة بالتصنيع، وذلك لتمكين الشركة من الحفاظ على عملياتها وتطويرها. وعادةً ما تُشترى هذه السلع والخدمات للاستهلاك الداخلي من قِبل أصحاب المصلحة الداخليين (وحدات أو وظائف العمل) بدلاً من العملاء الخارجيين.

تشمل فئات المشتريات غير المباشرة، على سبيل المثال لا الحصر:

• الخدمات المتعلقة بالتسويق ( شراء الوسائط ، الوكالات)
• الخدمات المهنية (الاستشاريون، المستشارون)
• خدمات السفر وإدارة السفر
• الخدمات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات (الأجهزة والبرامج)
• الخدمات المتعلقة بالموارد البشرية ( وكالات التوظيف ، التدريب)
• إدارة المرافق وخدمات المكاتب (الاتصالات، الأثاث، التنظيف، خدمات الطعام، الطابعات)
• المرافق (الغاز، الكهرباء، الماء)
• المواد الاستهلاكية (الشحوم، الزيوت، إلخ).
• الصيانة والإصلاح والتشغيل (MRO )
• السلع الرأسمالية (المصانع والآلات)
• إدارة الأسطول

قد يختلف التصنيف العام للتكاليف "غير المباشرة" من شركة لأخرى. ويتزايد غموض التمييز بين التكاليف "المباشرة" و"غير المباشرة" (كما هو الحال في النقاش الدائر حول مفهومي النفقات الرأسمالية والتشغيلية ) عند النظر في بنود الإنفاق هذه، مثل أسطول المركبات والنقل . وغالباً ما يكون كبار المديرين التنفيذيين في الشركات مسؤولين عن الاتفاق على هذا التصنيف وتحديده لتبسيط هياكلهم المالية والمحاسبية وإعداد التقارير.

أمضت المنظمات التي لديها تعريف واضح للمشتريات المباشرة (والتي يشار إليها أيضاً باسم السلع لإعادة البيع، أو المشتريات الأولية، أو مشتريات السلع المشتركة، أو المشتريات الأساسية) عقوداً في هندسة سلسلة التوريد الأساسية الخاصة بها، لضمان ما يلي:

• هامش ربح السلع المعدة لإعادة البيع (GFR) يساوي أو يتجاوز المعايير الصناعية
• يتم تقليل المخاطر إلى أدنى حد ممكن
• تم ضمان الإمداد على المدى الطويل من خلال الموردين المفضلين
• تم بناء العلاقات وتطويرها بمرور الوقت
• لقد أصبحت العمليات جزءًا لا يتجزأ من صميم العمل
• يُقر كبار المسؤولين التنفيذيين وأعضاء مجلس الإدارة بقيمة سلسلة التوريد في ضوء أهداف العمل.

غالباً ما يُنظر إلى المشتريات غير المباشرة (المعروفة أيضاً باسم السلع غير المخصصة لإعادة البيع، ^{[ 1 ]} أو المشتريات غير الأساسية، أو المشتريات غير المشتركة، أو الإنفاق التمكيني)، مقارنةً بالمشتريات المباشرة، على أنها أقل استراتيجية، وأقل نضجاً نسبياً، وأقل قيمة: فقد وجدت دراسة أجرتها شركة نيلسون هول بالتعاون مع بروكسيما أن 53% من كبار المديرين التنفيذيين في شركات مؤشر فوتسي 100 أعربوا عن رضاهم المنخفض عن القيمة التي أضافتها المشتريات غير المباشرة إلى مؤسساتهم. ^{[ 2 ]}

أظهرت دراسة أجريت بالتعاون مع مجلة إدارة التوريد ^{[ 3 ]} أن جميع الشركات لديها عمليات شراء غير مباشرة. كما بينت الدراسة أن عمليات الشراء غير المباشرة تختلف اختلافًا جوهريًا عن عمليات الشراء المباشرة، إذ تتميز بانخفاض متوسط ​​الإنفاق على الموردين، وكثرة عدد الموردين، وزيادة الإنفاق غير المصرح به، وبيئة أصحاب مصلحة أكثر تعقيدًا. وقد عرّفت لجنة الحسابات العامة في مجلس العموم البريطاني "الإنفاق غير المصرح به" بأنه شراء "سلع مشروعة ولكن باستخدام ترتيبات شراء غير معتمدة أو موردين غير معتمدين". ^{[ 4 ]} تتطلب عمليات الشراء غير المباشرة توازنًا مختلفًا بين العمليات المنظمة والتكنولوجيا مقارنةً بتلك المطلوبة في عمليات الشراء المباشرة، بالإضافة إلى مشاركة أوسع مع أصحاب المصلحة، وخبرات أكثر تنوعًا لدى مجموعة من الموردين. إجمالًا:

• يضم سوق التوريد غير المباشر مئات الفئات، وكلها تتطلب معرفة متعمقة لإتمام عمليات الشراء بفعالية. كما يوجد عشرات الآلاف من الموردين، الذين يستثمرون بكثافة في البيع للمشتري - ففي العقود الكبيرة، من الشائع أن يكون فريق إدارة حسابات المورد أكبر من قسم المشتريات بأكمله الذي يتعامل معه.
• ونظراً لارتفاع معدل دوران المعاملات غير المباشرة نسبياً، فمن الشائع أيضاً رؤية أعداد كبيرة من المعاملات ذات القيمة النقدية المنخفضة تُجرى بشكل متكرر. ^{[ 5 ]}
• يوجد آلاف من أصحاب المصلحة (داخليين وخارجيين)، جميعهم يمتلكون المعرفة في مجال تخصصهم، لكنهم يحتاجون إلى دعم إدارة المشتريات. وهذا بدوره يعني أن إدارة المشتريات يجب أن تعمل كمستشار داخلي، مؤثرةً في صناع القرار الوظيفيين وحاملي الميزانيات فيما يتعلق بإنفاقهم.
• لا يملك متخصصو المشتريات غير المباشرة في الواقع أي تفويض بشأن ميزانيات أصحاب المصلحة الداخليين.

تتطلب إدارة النفقات غير المباشرة بفعالية مجموعة واسعة من المهارات مثل:

• مجموعة واسعة من الخبرات في مختلف الفئات
• إدارة التغيير
• التأثير على مختلف أصحاب المصلحة في جميع أنحاء الشركة (من كبار المديرين التنفيذيين إلى أدنى المستويات) وإشراكهم وتقديم المشورة لهم.
• التيسير والتفاوض وإدارة الموردين
• تحليل البيانات (تحويل البيانات الخام إلى رؤى ومعلومات استخبارية للأعمال)
• المعرفة التكنولوجية.