نظام إدارة سير العمل

يوفر نظام إدارة سير العمل ( WfMS أو WFMS ) بنية تحتية لإعداد وتنفيذ ومراقبة تسلسل محدد من المهام مرتبة كتطبيق سير عمل .

توجد العديد من الهيئات الدولية المعنية بوضع المعايير في مجال إدارة سير العمل :

• ائتلاف إدارة سير العمل ^{[ 1 ]}
• اتحاد شبكة الويب العالمية ^{[ 2 ]}
• منظمة تطوير معايير المعلومات المهيكلة ^{[ 3 ]}
• WS-BPEL 2.0 (الذي يركز على التكامل) و WS-BPEL4People (الذي يركز على المهام البشرية)، والتي نشرتها هيئة معايير OASIS.

إن الأساس النظري لإدارة سير العمل هو المفهوم الرياضي لشبكة بيتري . ^{[ 4 ]}

يحتوي كل نموذج من نماذج سير العمل على مهام (عُقد) وعلاقات تبعية بين هذه العُقد. يتم تفعيل المهام عند استيفاء شروط التبعية.

يُمكّن نظام إدارة سير العمل (WfMS) المستخدم من تحديد مسارات عمل مختلفة لأنواع مختلفة من المهام أو العمليات. على سبيل المثال، في بيئة التصنيع، قد يتم توجيه وثيقة التصميم تلقائيًا من المصمم إلى المدير الفني ثم إلى مهندس الإنتاج. في كل مرحلة من مراحل سير العمل، يكون فرد أو فريق مسؤولاً عن مهمة محددة. بمجرد اكتمال المهمة، يضمن نظام إدارة سير العمل إخطار الأفراد المسؤولين عن المهمة التالية وتزويدهم بالبيانات اللازمة لتنفيذ مرحلتهم من العملية.

قد تتضمن سير العمل تبعيات أكثر تعقيدًا؛ فعلى سبيل المثال، إذا كان من المقرر ترجمة مستند إلى عدة لغات، يمكن لمدير الترجمة اختيار اللغات، ثم يتم تفعيل كل اختيار كنموذج طلب عمل لمترجم مختلف. ولا يتم تفعيل المهمة التالية في العملية إلا بعد أن يُكمل جميع المترجمين مهامهم. إنها إدارة العمليات من أعلى مستوى إلى أدناه.

يُساهم نظام إدارة سير العمل (WfMS) أيضًا في أتمتة المهام المتكررة ويضمن متابعة المهام غير المكتملة. ومن المعايير الرئيسية التي تتناول المهام البشرية في سير العمل معيار WS-BPEL4People الصادر عن هيئة معايير OASIS.

قد تتحكم أنظمة إدارة سير العمل في العمليات الآلية بالإضافة إلى استبدال عمليات نقل الطلبات الورقية.

على سبيل المثال، إذا كانت وثائق التصميم المذكورة أعلاه متوفرة الآن بصيغة AutoCAD، ولكن سير العمل يتطلبها بصيغة Catia، فستقوم عملية مؤتمتة بتحويلها قبل إخطار الشخص المسؤول عن المهمة التالية. هذا هو مفهوم تكامل تطبيقات المؤسسة .

تظهر أنظمة إدارة سير العمل (WfMS) أيضًا في بيئات تكنولوجيا المعلومات الموزعة مثل الحوسبة الشبكية أو الحوسبة السحابية . تهدف هذه الأنظمة إلى إدارة تنفيذ العمليات المختلفة التي قد تنتمي إلى نفس التطبيق، وفي كثير من الحالات تُستخدم كوسيلة لضمان جودة الخدمة المقدمة . ^{[ 5 ]}

يمكن أيضًا تحسين نظام إدارة سير العمل (WfMS) باستخدام البنية التحتية المؤسسية الحالية مثل Microsoft Outlook أو Office 365.

يمكن تصنيف مكونات أو أنظمة إدارة سير العمل الفرعية إلى الفئات التالية:

• نظام التوجيه (رجال شرطة المرور)

هذه هي الوظيفة الأساسية لنظام إدارة سير العمل. فهو يُسهم في توجيه تدفق المعلومات أو تدفق المستندات، وينقل المعلومات من عنصر عمل إلى آخر. ولن تستجيب هذه الخاصية للظروف الاستثنائية.

• نظام التوزيع (كوكس)

هذه الوظيفة هي توسيعٌ للوظائف القائمة. فهي ترصد الظروف الاستثنائية وتُرسل المعلومات إلى مواقع العمل المُخصصة. وبفضل خاصية التعيين الديناميكي، يُمكنها إسناد مهام جديدة إلى المواقع التي تعاني من نقص في العمل، وذلك لتحقيق استمرارية أو توازن في عبء العمل ضمن سير العمل.

• نظام التنسيق (رئيس العمال)

تقوم هذه الوظيفة بتنسيق الأنشطة المتزامنة لمنع تعارض الموارد أو تعارض الأولويات.

• نظام الوكلاء (العمال)

تقوم هذه الوظيفة بتنفيذ الأعمال الروتينية المؤتمتة، مما يخفف عن النسخة المنفذة العمليات التي لا تتطلب اتخاذ قرارات.

• نظام مساعد (خبير)

تُوسّع هذه الميزة نطاق الميزات السابقة لتشمل تعديل العمليات وتقديم مقترحات لإجراءات إضافية. وتعتمد أساسياتها على أساليب الذكاء الاصطناعي .

يمكن تصنيف أنظمة سير العمل إلى الفئات التالية بناءً على وظائفها:

• أنظمة سير العمل التي تركز على التكامل
• أنظمة سير العمل التي تركز على المهام البشرية
• XCFG

• برامج التعاون# أدوات الإدارة (التنسيق) التعاونية
• سير العمل