نظام المعلومات المحاسبية

نظام المعلومات المحاسبية هو نظام لجمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية التي يستخدمها صناع القرار . وهو نظام حاسوبي يُستخدم لتتبع النشاط المحاسبي بالاستعانة بموارد تكنولوجيا المعلومات. ويمكن استخدام التقارير المالية الناتجة داخليًا من قبل الإدارة، أو خارجيًا من قبل جهات معنية أخرى، بما في ذلك المستثمرين والدائنين وسلطات الضرائب . صُممت أنظمة المعلومات المحاسبية لدعم جميع الوظائف والأنشطة المحاسبية، بما في ذلك التدقيق ، والمحاسبة المالية ، والمحاسبة الإدارية ، والضرائب . وتُعد وحدات التدقيق وإعداد التقارير المالية من أكثر أنظمة المعلومات المحاسبية استخدامًا.

تقليديًا، تعتمد المحاسبة بشكل كامل على الأساليب اليدوية. وتُعد خبرة المحاسب ومهارته عنصرين أساسيين في العمليات المحاسبية. حتى استخدام الأساليب اليدوية قد يكون غير فعال وغير كفؤ. تُعالج أنظمة المعلومات المحاسبية العديد من هذه المشكلات، إذ تدعم أتمتة معالجة كميات هائلة من البيانات، وتُنتج معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب.

صُممت أنظمة المعلومات المحاسبية الأولى لوظائف الرواتب في سبعينيات القرن الماضي. في البداية، طُوّرت هذه الأنظمة داخليًا لعدم توفر حلول جاهزة. كانت هذه الحلول مكلفة التطوير وصعبة الصيانة، لذا فضّل العديد من المحاسبين العمل اليدوي على الأنظمة الحاسوبية. أما اليوم، فتُباع أنظمة المعلومات المحاسبية عادةً كحزم برمجية جاهزة من شركات كبرى مثل مايكروسوفت، وسيج جروب، وساب ، وأوراكل ، حيث تُهيأ وتُخصص لتناسب عمليات المؤسسة . غالبًا ما تستخدم الشركات الصغيرة برامج محاسبية منخفضة التكلفة مثل Tally.ERP 9 ، وMYOB، وكويك بوكس. بينما تُفضل المؤسسات الكبيرة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP). مع ازدياد الحاجة إلى الربط والتكامل بين أنظمة الأعمال الأخرى، دُمجت أنظمة المعلومات المحاسبية مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأكبر والأكثر مركزية. سابقًا، مع وجود تطبيقات منفصلة لإدارة وظائف الأعمال المختلفة، كان على المؤسسات تطوير واجهات معقدة لربط هذه الأنظمة ببعضها. في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، يُبنى نظامٌ كنظام المعلومات المحاسبية كوحدةٍ مُدمجة ضمن مجموعة تطبيقات تشمل التصنيع، وسلسلة التوريد، والموارد البشرية. تتكامل هذه الوحدات معًا، ما يُتيح لها الوصول إلى البيانات نفسها وتنفيذ عمليات تجارية معقدة. اليوم، تحظى أنظمة المعلومات المحاسبية السحابية بشعبية متزايدة لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات الكبيرة على حدٍ سواء، نظرًا لانخفاض تكلفتها. ومع اعتماد هذه الأنظمة، استغنت العديد من الشركات عن وظائف المحاسبة التشغيلية والمعاملاتية التي لا تتطلب مهارات عالية.

يتبع نظام المعلومات المحاسبية عادةً بنية متعددة الطبقات، حيث يفصل بين عرض المعلومات للمستخدم، ومعالجة التطبيقات، وإدارة البيانات في طبقات متميزة. تتولى طبقة العرض إدارة كيفية عرض المعلومات للمستخدمين الوظيفيين للنظام (عبر الأجهزة المحمولة، أو متصفحات الويب، أو تطبيقات العميل). ويستند النظام بأكمله إلى قاعدة بيانات مركزية تخزن جميع البيانات. قد تشمل هذه البيانات بيانات المعاملات الناتجة عن عمليات الأعمال الأساسية (المشتريات، والمخزون، والمحاسبة)، أو البيانات الرئيسية الثابتة التي يُستعان بها عند معالجة البيانات (سجلات حسابات الموظفين والعملاء، وإعدادات التكوين). عند حدوث المعاملات، تُجمع البيانات من أحداث الأعمال وتُخزن في قاعدة بيانات النظام، حيث يمكن استرجاعها ومعالجتها للحصول على معلومات مفيدة لاتخاذ القرارات. تسترجع طبقة التطبيقات البيانات الأولية المخزنة في طبقة قاعدة بيانات السجلات ، وتعالجها بناءً على منطق الأعمال المُكوّن، ثم تُمررها إلى طبقة العرض لعرضها للمستخدمين. على سبيل المثال، لنأخذ قسم الحسابات الدائنة عند معالجة فاتورة. باستخدام نظام معلومات المحاسبة، يقوم موظف الحسابات الدائنة بإدخال الفاتورة ، المقدمة من المورد ، في النظام حيث تُخزن في قاعدة البيانات. عند استلام البضائع من المورد، يتم إنشاء إيصال وإدخاله أيضًا في نظام معلومات المحاسبة. قبل أن يقوم قسم الحسابات الدائنة بدفع المبلغ للمورد، يقوم النظام بمطابقة ثلاثية الأطراف، حيث يطابق تلقائيًا المبالغ الواردة في الفاتورة مع المبالغ الواردة في الإيصال وأمر الشراء الأصلي. بمجرد اكتمال المطابقة، يتم إرسال بريد إلكتروني إلى مدير الحسابات الدائنة للموافقة. ومن ثم، يمكن إنشاء قسيمة دفع ، وبالتالي يمكن دفع المبلغ للمورد.

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لأنظمة المعلومات المحاسبية المحوسبة في أنها تُؤتمت وتُبسط عملية إعداد التقارير ، وتُطور نماذج متقدمة، وتدعم استخراج البيانات. ^{[ 1 ]} تُعد التقارير أداةً أساسيةً للمؤسسات للاطلاع بدقة على معلومات مُلخصة وفي الوقت المناسب، تُستخدم في اتخاذ القرارات وإعداد التقارير المالية . يستخلص نظام المعلومات المحاسبية البيانات من قاعدة البيانات المركزية، ويُعالجها ويُحولها، ثم يُنتج في النهاية مُلخصًا لتلك البيانات كمعلومات يُمكن لمحللي الأعمال والمديرين وغيرهم من صُنّاع القرار استخدامها وتحليلها بسهولة. يجب أن تضمن هذه الأنظمة أن تكون التقارير مُحدثة في الوقت المناسب حتى لا يعتمد صُنّاع القرار على معلومات قديمة وغير ذات صلة، بل يتمكنون من اتخاذ قرارات سريعة وفعّالة بناءً على نتائج التقارير. يُعد التوحيد أحد أبرز سمات إعداد التقارير، حيث لا يضطر المستخدمون إلى مراجعة عدد هائل من المعاملات. على سبيل المثال، في نهاية الشهر، يقوم المحاسب المالي بتوحيد جميع قسائم الدفع من خلال تشغيل تقرير على النظام. تُوفر طبقة تطبيق النظام تقريرًا بإجمالي المبلغ المدفوع للموردين لذلك الشهر. مع الشركات الكبيرة التي تولد كميات كبيرة من بيانات المعاملات، فإن إعداد التقارير حتى باستخدام نظام معلومات المحاسبة قد يستغرق أيامًا أو حتى أسابيع.

بعد موجة الفضائح التي طالت شركات كبرى مثل تايكو إنترناشونال ، وإنرون ، وورلدكوم ، انصبّ التركيز بشكل كبير على إلزام الشركات المساهمة العامة بتطبيق ضوابط داخلية صارمة في أنظمتها التشغيلية. وقد تمّ إضفاء الطابع القانوني على ذلك من خلال إقرار قانون ساربينز-أوكسلي لعام 2002، الذي نصّ على إلزام الشركات بإعداد تقرير عن الضوابط الداخلية، يوضح المسؤول عن هيكل الرقابة الداخلية للمؤسسة، ويُبيّن مدى فعالية هذه الضوابط. ^{[ 2 ]} ولأنّ معظم هذه الفضائح كانت متجذّرة في الممارسات المحاسبية للشركات، فقد ركّز قانون ساربينز-أوكسلي بشكل كبير على أنظمة المعلومات المحاسبية المحوسبة. واليوم، يُروّج مُورّدو هذه الأنظمة لميزات الحوكمة، وإدارة المخاطر، والامتثال، لضمان متانة العمليات التجارية وحمايتها، وتأمين أصول المؤسسة (بما في ذلك البيانات).

تتجه العديد من الشركات الكبيرة والصغيرة والمتوسطة في السنوات الأخيرة إلى تبني أنظمة معلومات محاسبية سحابية فعّالة من حيث التكلفة. مع ذلك، لا تزال غالبية أنظمة المحاسبة الآلية الحالية تستخدم قواعد بيانات تقليدية (مثل DBF وMS SQL وMS Access وغيرها). ^{[ 3 ]} وفي عام 2020، بلغت نسبة استخدام برامج المحاسبة 94% بين المشاركين في الاستطلاع. ^{[ 4 ]}

بالنظر إلى الوراء لسنوات مضت، نجد أن معظم المؤسسات، حتى الكبيرة منها، كانت تستعين بمستشارين خارجيين، إما من ناشر البرامج أو من مستشارين يفهمون المؤسسة ويعملون على المساعدة في اختيار وتنفيذ التكوين الأمثل، مع مراعاة جميع المكونات.

فيما يلي خطوات تطبيق نظام معلومات محاسبية:

تحليل المتطلبات التفصيلي

حيث تُجرى مقابلات مع جميع الأفراد المعنيين بالنظام. ويتم فهم النظام الحالي فهمًا دقيقًا، بما في ذلك المشكلات، وتُجمع جميع وثائق النظام - من معاملات وتقارير وأسئلة تحتاج إلى إجابات. كما تُحدد وتُوثق احتياجات المستخدمين غير الموجودة في النظام الحالي. ويشمل المستخدمون جميع المستويات، من الإدارة العليا إلى مدخلي البيانات. ولا يقتصر تحليل المتطلبات على تزويد المطور بالاحتياجات المحددة فحسب، بل يساعد المستخدمين أيضًا على تقبّل التغيير. فالمستخدمون الذين تُتاح لهم فرصة طرح الأسئلة وتقديم الملاحظات يكونون أكثر ثقةً وتقبلاً للتغيير من أولئك الذين يلتزمون الصمت ولا يُبدون مخاوفهم.

تصميم الأنظمة (التوليف)

تُراجع التحليلات بدقة، ويُنشأ نظام جديد. غالبًا ما يكون النظام المحيط بالنظام هو الأهم. ما البيانات التي يجب إدخالها في النظام، وكيف ستُعالج؟ ما المعلومات التي يجب استخراجها من النظام، وكيف سيتم تنسيقها؟ إذا عرفنا ما يجب استخراجه، فسنعرف ما يجب إدخاله في النظام. يجب أن يكون البرنامج الذي نختاره قادرًا على التعامل مع العملية بشكل مناسب. يُبنى النظام بملفات تحكم، وسجلات رئيسية نموذجية، وإمكانية تنفيذ العمليات على أساس تجريبي. صُمم النظام ليشمل ضوابط داخلية مناسبة، وليزود الإدارة بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات. من أهداف نظام المعلومات المحاسبية توفير معلومات ذات صلة، وذات مغزى، وموثوقة، ومفيدة، ومحدثة. ولتحقيق ذلك، صُمم النظام بحيث تُدخل المعاملات فور حدوثها (يدويًا أو إلكترونيًا)، وتكون المعلومات متاحة فورًا عبر الإنترنت للإدارة.

بعد تصميم النظام، يتم إعداد طلب عروض يحدد المتطلبات والتصميم الأساسي. يُطلب من الموردين تقديم عروضهم، وعرض المنتج، والاستجابة بشكل دقيق لاحتياجات المؤسسة. من الأفضل أن يقوم المورد بإدخال ملفات التحكم، ونماذج من السجلات الرئيسية، وأن يكون قادرًا على توضيح كيفية معالجة المعاملات التي تُنتج المعلومات التي تحتاجها الإدارة لاتخاذ القرارات. يلي اختيار منتج البرمجيات طلب عروض خاص بالبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، لأن منتج البرمجيات عادةً ما يتطلب بنية تحتية محددة. في بعض الأحيان، يتم اختيار البرمجيات والبنية التحتية من نفس المورد. في حال عدم اختيارهما، يجب على المؤسسة ضمان تعاون الموردين بشكل فعّال دون تبادل الاتهامات عند وجود أي مشكلة في البرمجيات أو البنية التحتية.

الوثائق

أثناء تصميم النظام، يتم توثيقه. يشمل التوثيق وثائق النظام المقدمة من المورد، والأهم من ذلك، الإجراءات أو التعليمات التفصيلية التي تساعد المستخدمين على التعامل مع كل عملية خاصة بالمؤسسة. تتوفر معظم الوثائق والإجراءات عبر الإنترنت، ومن المفيد للمؤسسات إضافة معلومات إلى تعليمات المساعدة التي يقدمها مورد البرنامج. غالبًا ما تُعتبر الوثائق والإجراءات إضافة ثانوية، لكنها بمثابة ضمانة أساسية وأداة تُستخدم أثناء الاختبار والتدريب قبل الإطلاق. يتم اختبار الوثائق أثناء التدريب لضمان عمل النظام بكفاءة تامة عند إطلاقه، ولضمان ثقة المستخدمين بالتغيير.

الاختبار

قبل الإطلاق، تُختبر جميع العمليات من المدخلات إلى المخرجات، باستخدام الوثائق كأداة لضمان توثيق جميع العمليات بدقة وسهولة اتباع المستخدمين للإجراءات: فهم يعلمون أنها تعمل وأن الإجراءات ستُتبع باستمرار. تُراجع التقارير وتُدقّق لضمان دقة النتائج. يُجرى هذا الاختبار في نظام تجريبي لم يُملأ بعد ببيانات حقيقية. تُطلق معظم المؤسسات أنظمتها قبل إجراء اختبارات شاملة، مما يزيد من إحباط المستخدمين النهائيين عند تعطل العمليات. قد تُعدّل الوثائق والإجراءات خلال هذه العملية. يجب اختبار جميع المعاملات المحددة خلال هذه الخطوة. يجب التحقق من جميع التقارير والمعلومات المتاحة عبر الإنترنت وتتبعها من خلال سجل التدقيق لضمان معالجة المعاملات بشكل متسق وإمكانية الاعتماد على المعلومات في اتخاذ القرارات.

تمرين

قبل الإطلاق، يحتاج جميع المستخدمين إلى التدريب على الإجراءات. وهذا يعني أن يقوم مدرب باستخدام هذه الإجراءات لشرح كيفية استخدامها لكل مستخدم. غالبًا ما تحتاج هذه الإجراءات إلى التحديث أثناء التدريب مع وصف المستخدمين لظروفهم الخاصة، ويتم تعديل "التصميم" بناءً على هذه المعلومات الإضافية. بعد ذلك، يقوم المستخدم بتنفيذ الإجراء بمساعدة المدرب والوثائق. ثم يقوم بتنفيذه مرة أخرى بالاعتماد على الوثائق فقط. بعد ذلك، يصبح المستخدم مسؤولاً عن نفسه مع تلقي الدعم، سواءً كان شخصيًا أو عبر الهاتف، من المدرب أو أي شخص آخر معني بالدعم. كل هذا قبل تحويل البيانات.

تحويل البيانات

تم تطوير أدوات لتحويل البيانات من النظام الحالي (الموثق في تحليل المتطلبات) إلى النظام الجديد. وتمت مطابقة البيانات بين النظامين، وإنشاء ملفات بيانات متوافقة مع الأدوات المطورة. وخضعت عملية التحويل لاختبارات وتحقق دقيقين قبل إتمامها. كما تم الاحتفاظ بنسخة احتياطية لإمكانية استئناف العملية عند الحاجة.

يطلق

لا يُطبَّق النظام إلا بعد إتمام جميع الخطوات المذكورة أعلاه. وتكون المؤسسة بأكملها على دراية بتاريخ الإطلاق. من الناحية المثالية، يُحتفظ بالنظام الحالي ويُشغَّل غالبًا بالتوازي مع النظام الجديد حتى يصبح جاهزًا للعمل بكامل طاقته ويعمل بكفاءة. مع البرامج الشائعة الاستخدام حاليًا في السوق، والتي تستخدمها آلاف الشركات وثبتت فعاليتها، لا يُجرى عادةً التشغيل المتوازي الذي يُعد إلزاميًا مع البرامج المصممة خصيصًا لكل شركة. ولكن هذا صحيح فقط عند اتباع الإجراءات المذكورة أعلاه، وتوثيق النظام واختباره بدقة، وتدريب المستخدمين قبل الإطلاق.

أدوات

تتوفر موارد عبر الإنترنت للمساعدة في التخطيط الاستراتيجي لأنظمة المعلومات المحاسبية. وتساعد أنظمة المعلومات والنماذج المالية في تحديد الاحتياجات الخاصة لكل منظمة، بالإضافة إلى تحديد المسؤولية للجهات المعنية. ^{[ 5 ]}

يدعم

يحظى المستخدمون النهائيون والمدراء بدعم مستمر متاح على مدار الساعة. وتتبع ترقيات النظام عملية مماثلة، حيث يتم إطلاع جميع المستخدمين بشكل كامل على التغييرات، وترقيتهم بكفاءة، وتدريبهم عليها.

تُفضّل العديد من المؤسسات تقليص الوقت والمال المُخصّصين للتحليل والتصميم والتوثيق والتدريب، والانتقال مباشرةً إلى اختيار البرمجيات وتطبيقها. في حين أن إجراء تحليل مُفصّل للمتطلبات مع تخصيص وقت كافٍ له يُقلّل من وقت التطبيق والدعم المُستمر. أما المؤسسات التي تتجاهل خطوات ضمان تلبية النظام لاحتياجاتها، فغالبًا ما ينتهي بها الأمر بمستخدمين نهائيين مُحبطين، ودعم مُكلف، ومعلومات غير مُحدّثة أو غير صحيحة. والأسوأ من ذلك، أن هذه المؤسسات تُعيد بناء النظام ثلاث مرات بدلًا من مرة واحدة.

تتميز نظم المعلومات المحاسبية بتنوع كبير في المناهج والأساليب المستخدمة على مدى الخمسين عامًا الماضية. ونظرًا للقيود ونقاط الضعف التي شابت النماذج السابقة، فقد تطور كل نموذج جديد. ومن المثير للاهتمام أنه بعد ظهور أحدث التقنيات، لا تحل النماذج الأحدث محل التقنيات الأقدم أو السابقة بشكل فوري. ومع ذلك، توجد أجيال متعددة من هذه النظم في مختلف المؤسسات والمنظمات والمجموعات في الوقت نفسه، وربما حتى داخل المؤسسة الواحدة. وبالمثل، يحتاج المدقق المطلع على أحدث التقنيات إلى معرفة خصائص عمل جميع مناهج نظم المعلومات المحاسبية التي قد يواجهها. حاليًا، يمكن تحديد أربعة مناهج تطورت خلال الخمسين عامًا الماضية. ^{[ 6 ]}

• نموذج العملية اليدوية
• نموذج ملف الشقق
• نظام نموذج قاعدة البيانات
• نموذج REA (الموارد والأحداث والوكلاء)

يعمل العديد من المتخصصين في نظم المعلومات المحاسبية لدى شركات استشارية، وشركات كبرى، وشركات تأمين، ومؤسسات مالية، وهيئات حكومية، وشركات محاسبة عامة، وغيرها من الشركات. ومع التقدم التكنولوجي، ستتحول ممارسات المحاسبة التقليدية إلى ممارسات نظم المعلومات المحاسبية. وتعمل الهيئات المهنية في كل من المحاسبة وتكنولوجيا المعلومات على تطوير برامج المحاسبة وممارسات القطاع. يُعدّ مدققو النظم من أبرز الخيارات في العقدين الماضيين، حيث يُعنى عملهم بضوابط نظم المعلومات، ومعالجة البيانات، وسلامتها، وتشغيلها، وصيانتها، وأمنها، وغيرها من جوانب جميع أنواع نظم المعلومات التي تستخدمها الشركات. تشمل بعض المسميات الوظيفية في هذا المجال: المدير المالي، والمدقق المالي، والمدير المالي التنفيذي. كما تشمل مسميات وظيفية أخرى: محلل نظم الحاسوب، ومدير نظم معلومات الحاسوب، ومهندس أو مبرمج برمجيات متخصص في البرمجيات المالية.

هناك جمعيات صناعية تقدم شهادات تتعلق بمجال نظم المعلومات الإدارية، وتشمل CISA و AIS و CISSP و CIA و AFE و CFE و CITP.

• برنامج محاسبة
• مقارنة برامج المحاسبة
• قائمة ببرامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
• الحسابات الختامية