أنظمة إدارة المجموعات

إدارة وتوثيق المعلومات والمهام المتعلقة بالأشياء التي تدخل المتحف، بما في ذلك سجلات الاقتناء أو الإعارة، والإيصالات، وسجل سبب إيداع الشيء، وسجل إعادة الشيء إلى مالكه.

إدارة وتوثيق المقتنيات المضافة إلى مجموعة المؤسسة، بما في ذلك أرقام الإضافة ، وأرقام الفهرسة، واسم المقتنية أو عنوانها، وتاريخ الاقتناء، وطريقة الاقتناء، ونقل الملكية. توجد أنظمة ترقيم إضافة متعددة، وينبغي أن يسمح نظام إدارة المحتوى للمؤسسة باستخدام نظام الترقيم الحالي لديها. ^{[ 16 ]}

تحديد الأشياء التي تتحمل المؤسسة مسؤولية قانونية عنها، بما في ذلك الأشياء المُعارة والأشياء التي لم يتم إيداعها. تشمل المعلومات المسجلة موقع الشيء وحالته.

سجلات المواقع الحالية والسابقة للأشياء داخل مباني المؤسسة حتى يمكن تحديد موقعها، بما في ذلك تواريخ النقل والتراخيص الخاصة بالنقل.

معلومات تصف وتحدد الأشياء، بما في ذلك المنشئ/الصانع/الفنان، وتاريخ (تواريخ) الإنشاء، ومكان الإنشاء، والأصل، وتاريخ الشيء، والبحث حول الشيء، والصلات بالأشياء الأخرى.

إدارة المعلومات المتعلقة بحفظ قطعة أثرية "من منظور إدارة المقتنيات والمجموعات "، بما في ذلك طلبات الحفظ، وسجلات الفحص، وتقارير الحالة، وسجلات الإجراءات الوقائية، وتاريخ المعالجة. ^{[ 17 ]}

إدارة المعلومات المتعلقة بالتهديدات المحتملة لمقتنيات المجموعات، بما في ذلك توثيق التهديدات المحددة، وسجلات التدابير الوقائية، وخطط وإجراءات الكوارث، وجهات الاتصال في حالات الطوارئ.

توثيق احتياجات التأمين للأشياء التي تقع تحت مسؤولية المؤسسة (بما في ذلك الأشياء المُعارة)، بالإضافة إلى القيمة النقدية لهذه الأشياء لأغراض التأمين. وقد يشمل ذلك أسماء المُقيّمين ومعلومات الاتصال بهم، فضلاً عن سجلّات التقييم.

إدارة عرض أو عرض قطعة أثرية، بما في ذلك تاريخ العرض وتوثيق الأبحاث التي أُجريت على القطعة الأثرية لأغراض العرض. قد تتمتع أنظمة إدارة المجموعات الأكثر تطوراً بالقدرة على عرض المعلومات من النظام على موقع المتحف الإلكتروني أو في معرض إلكتروني.

إدارة الأشياء التي تغادر مقر المؤسسة ويتم نقلها إلى موقع مختلف، بما في ذلك معلومات الموقع، وملاحظات التعبئة، وأبعاد الصناديق، والتصاريح، ومعلومات الجمارك، وتوثيق وسائل النقل (بما في ذلك معلومات شركة الشحن). ^{[ 18 ]}

إدارة النقل المؤقت لمسؤولية قطعة أثرية من المتحف إلى مؤسسة أخرى أو العكس، بما في ذلك اتفاقيات الإعارة، وتاريخ الإعارة، وسجلات التكاليف والمدفوعات، وقوائم التعبئة، ومعلومات المكان، وتقارير المرافق، وسجلات الإعارات المتأخرة.

إدارة وتوثيق الأشياء التي يتم إخراجها من مجموعة المؤسسة، سواء عن طريق النقل أو البيع أو التبادل أو التدمير/الفقدان، بما في ذلك نقل الملكية وسجلات الموافقة وسبب التخلص منها. ^{[ 19 ]}

ينبغي أن يكون نظام إدارة المجموعات قادرًا على تخزين البيانات، وتعديلها، وحذفها، والوصول إليها عبر الاستعلامات، وفرزها، وإخراجها في شكل تقارير. ^{[ 20 ]} تُخزَّن البيانات في شكل جداول، وتُدخَل إلى النظام (وأحيانًا تُحرَّر) باستخدام النماذج. الاستعلامات هي عمليات بحث تُساعد في استرجاع بيانات مُحدَّدة من النظام، والتقارير هي الوسيلة التي تُعرَض بها نتائج الاستعلام أو تُطبع. ^{[ 21 ]}

يجب أن يتميز نظام إدارة المجموعات الفعال، كقاعدة بيانات علائقية جيدة، بخلوه من السجلات المكررة، وألا يتطلب تسجيل المعلومات نفسها في أكثر من مكان ضمن النظام. وفي الوقت نفسه، ينبغي أن يتمتع النظام بالمرونة الكافية لاستيعاب المزيد من البيانات مع توسع المجموعات. ^{[ 22 ]} كما يجب على المستخدم أن يدرك أنه ليس من الضروري إدخال جميع المعلومات في نظام إدارة المجموعات؛ على سبيل المثال، المعلومات المعقدة كالأبعاد والقياسات المعقدة. قد لا ترغب بعض المؤسسات في تسجيل المعلومات السرية، كمعلومات المتبرعين الخاصة، في نظام إدارة المجموعات، وتفضل الاحتفاظ بها في ملف يدوي أو ملف رقمي منفصل وآمن، مع تسجيل مؤشرات لموقع الملف في نظام إدارة المجموعات. ^{[ 23 ]} مع ذلك، يرى آخرون ضرورة تسجيل هذه المعلومات السرية في نظام إدارة المجموعات لحمايتها في حال وقوع كارثة قد تؤدي إلى تلف الملفات اليدوية.

ينبغي أن يتضمن نظام إدارة المحتوى "عملية نسخ احتياطي واستعادة مدمجة" لحماية البيانات ليس فقط من أعطال المعدات والكوارث، بل أيضًا من الأخطاء البشرية التي قد تؤدي إلى فقدان البيانات أو تلفها. ينبغي تخزين نسخ احتياطية من المعلومات في مواقع متعددة، ويمكن أتمتة عملية النسخ الاحتياطي. ^{[ 24 ]}

نظرًا لأن النظام المحوسب "يتطلب دقةً أكبر بكثير في استخدام اللغة للفهرسة واسترجاع البيانات مقارنةً بالنظام اليدوي"، ينبغي تطبيق معايير البيانات والبيانات الوصفية في نظام إدارة المجموعات. ^{[ 25 ]} توفر معايير البيانات قواعد لكيفية إدخال المعلومات في النظام، وتتيح البيانات المُدخلة بطريقة متسقة استرجاعًا أكثر دقةً للمعلومات ، وتسهيل تبادل البيانات بين الأنظمة المختلفة. ^{[ 26 ]}

أنواع معايير البيانات الثلاثة هي: البنية، والمحتوى، والقيمة:

• تصف معايير بنية البيانات الحقول وفئات المعلومات (التي تُسمى أحيانًا بالعناصر) اللازمة لتحديد هوية قطعة أثرية. في نظام إدارة محتوى المتاحف، تشمل هذه الحقول عادةً رقم الاقتناء، وعنوان/اسم القطعة، وصانعها/مبدعها، ومكان/أصل صنعها، وتاريخ صنعها، وأبعادها، ومادتها، ومصدرها (على سبيل المثال، اسم المتبرع أو البائع). ^{[ 27 ]} ومن أمثلة معايير بنية البيانات الشائعة الاستخدام للقطع الأثرية: مجموعة عناصر بيانات دبلن الأساسية (DC)، وفئات وصف الأعمال الفنية (CDWA)، وتنسيقات MARC ، ومجموعات عناصر فهرسة القطع الأثرية (CCO)، والفئات الأساسية لجمعية الموارد البصرية (VRA ). ^{[ 28 ]}
• توفر معايير محتوى البيانات إرشادات لتنسيق المعلومات المدخلة في الحقول، وتتحكم في بناء الجملة والأسلوب والقواعد والاختصارات المستخدمة. ^{[ 29 ]} ومن أمثلة معايير محتوى البيانات المستخدمة في المؤسسات التي تجمع القطع الأثرية: فهرسة القطع الأثرية (CCO) ووصف الأرشيفات: معيار المحتوى (DACS).
• تُحدد معايير قيمة البيانات المصطلحات والمفردات المُفضلة للاستخدام في هذه المجالات، وغالبًا ما تكون على شكل قوائم مرجعية ، ومعاجم، وقواميس بيانات ، وقواميس مصطلحات. ومن الأمثلة على ذلك قاموس جيتي للفنون والعمارة (AAT) وقاموس أسماء المواقع الجغرافية (TGN)، ونظام التسمية 4.0 لفهرسة المتاحف، ونظام Iconclass . ^{[ 30 ]}

بينما تُطبَّق معظم معايير البيانات هذه على فهرسة ووصف القطع الأثرية، تُبذل جهودٌ أيضًا لوضع معايير بيانات لمجموعات التاريخ الطبيعي. ويُعدّ معيار داروين كور (DwC)، المستند إلى معيار دبلن كور، معيارًا لهيكلة بيانات معلومات التنوع البيولوجي، حيث يُمثّل "مسرد المصطلحات" فيه "الحقول" و"العناصر" اللازمة لفهرسة العينات البيولوجية وعينات التاريخ الطبيعي. ^{[ 31 ]}

إدراكًا لأهمية معايير البيانات للعديد من المستخدمين، يُعلن بعض المطورين أن أنظمة إدارة المجموعات الخاصة بهم متوافقة مع معايير محددة. على سبيل المثال، نظام إدارة المجموعات الخاص بمتحف أدليب حاصل على شهادة "متوافق مع معيار SPECTRUM" من قِبل مؤسسة Collections Trust، كما أنه يتضمن معايير دولية أخرى مثل إرشادات " CIDOC " ومعيار "معرف الكائن" الخاص بمؤسسة Getty. ^{[ 32 ]}

ينبغي أن يتضمن نظام إدارة المجموعات إجراءات أمنية تضمن أن الأشخاص المصرح لهم فقط هم من يستطيعون إدخال المعلومات الموجودة في النظام أو تعديلها أو الاطلاع عليها. ^{[ 33 ]} ومع ذلك، يتزايد الطلب على إتاحة الوصول العام إلى بعض معلومات المجموعات والقطع الأثرية الموجودة في نظام إدارة المجموعات، مما يُسهم في تحقيق رسالة المتحف المتمثلة في تثقيف الجمهور وإثبات أن القطع الأثرية المحفوظة في عهدة الجمهور تُستخدم لمنفعة عامة، مع تشجيع موظفي المجموعات على دعم الإدارة الرشيدة للمجموعات من خلال ضمان دقة المعلومات المتعلقة بالقطعة الأثرية قبل إتاحتها للجمهور. ^{[ 34 ]} ينبغي أن يُمكّن النظام الجمهور من إجراء عمليات بحث وتضييق نطاقها عن المعلومات المتاحة للجمهور في النظام. ^{[ 35 ]}

ينبغي أن يسمح نظام إدارة المحتوى أيضًا لموظفي المجموعات بإدارة المعلومات المتعلقة بحقوق إعادة إنتاج الأشياء التي تتحمل المؤسسة مسؤوليتها، بما في ذلك نوع نظام حقوق النشر المطبق (على سبيل المثال، حقوق النشر الأمريكية أو ترخيص المشاع الإبداعي )، وملكية حقوق النشر، والعلامات المائية الرقمية. ^{[ 36 ]}

قد يتيح تثبيت برنامج إدارة المحتوى (CMS) محليًا  على جهاز كمبيوتر مستقل أسرع وصول إلى البيانات، ولكنه يوفر وصولًا محدودًا للغاية، فضلًا عن مسؤولية صيانة عالية، ويقع بروتوكول النسخ الاحتياطي للبيانات على عاتق المتحف. أما تثبيت برنامج إدارة المحتوى على شبكة محلية فقد يتيح وصولًا أوسع داخل المتحف. ^{[ 40 ]}

نظام إدارة المحتوى كمنصة برمجية كخدمة (SaaS) هو برنامج يُثبّت عبر الإنترنت ويمكن الوصول إليه من خلال الويب إلى أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت. تقع مسؤولية الصيانة على عاتق الشركة، وعادةً ما تضمن الشركة إجراء النسخ الاحتياطية. مع ذلك، قد يكون الوصول إلى البيانات بطيئًا، وذلك بحسب سرعة الاتصال. ^{[ 40 ] [ 41 ]}

برمجيات مفتوحة المصدر

برنامجٌ يسمح ترخيصه بنشر شفرته المصدرية وإتاحتها للجمهور، مما يُمكّن أي شخص من نسخها وتعديلها وإعادة توزيعها دون دفع أي رسوم أو عوائد. ويتمتع المستخدمون والمطورون بإمكانية الوصول إلى وظائف التصميم الأساسية، مما يُتيح لهم تعديل الشفرة المصدرية أو إضافة ميزات إليها وإعادة توزيعها. ^{[ 42 ] [ 40 ]}

برامج مغلقة المصدر

البرمجيات التي تتضمن استخدام قيود على ما يمكن فعله بها وتقييد الوصول إلى شفرتها المصدرية الأصلية. يشتري المستخدم النهائي حق استخدام هذه البرمجيات. ولهذا السبب، تُعتبر الشفرة المصدرية للبرمجيات المغلقة المصدر سرًا تجاريًا من قِبل مُصنّعيها. ^{[ 43 ]}