مسجل (الممتلكات الثقافية)

يُعدّ أمين سجلات المتاحف /المكتبات/الأرشيفات مسؤولاً عن تطبيق السياسات والإجراءات المتعلقة برعاية مقتنيات المؤسسات الثقافية كالأرشيفات والمكتبات والمتاحف . وتُدرج هذه السياسات ضمن سياسة مقتنيات المتحف، وهي المبدأ التوجيهي الذي يُفسّر سبب وجود المؤسسة، ويُحدّد المعايير المهنية للمتحف فيما يخصّ القطع الأثرية المودعة في عهدته. [ ^{1 ] ويركّز} أمناء السجلات على أقسام تشمل الاقتناء، والإعارة، والمعارض، والتخلص من المقتنيات ، والتخزين، والتغليف والشحن، وأمن القطع الأثرية أثناء النقل، وبوالص التأمين، وإدارة المخاطر. ^{[ 2 ]}

بصفتهم متخصصين في رعاية المقتنيات ، يعملون مع مديري المقتنيات ، والمرممين ، والقائمين على المتاحف لتحقيق التوازن بين إتاحة الوصول العام إلى القطع الأثرية والظروف اللازمة للحفاظ عليها. ويركز أمناء السجلات على التوثيق، فهم مسؤولون عن تطوير وصيانة أنظمة إدارة السجلات، مع وجود ملفات منفصلة لكل قطعة في المجموعة. وقد تجمع المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم بين دور أمين السجل ودور مدير المقتنيات، بينما غالبًا ما يكون لدى المؤسسات الكبيرة عدة أمناء سجلات، يشرف كل منهم على قسم مختلف من أقسام المتاحف.

تم تحديد دور أمين السجل لأول مرة في أوائل القرن العشرين، وبينما لم يتغير الوصف الوظيفي بشكل ملحوظ بمرور الوقت، فقد تطورت المسؤوليات مع التكنولوجيا وتزايد الوعي العالمي. يتميز أمناء السجل الناجحون بإدارة العديد من المشاريع في وقت واحد بمهارة، والحفاظ على تركيز هادئ، والاهتمام الدقيق بالتفاصيل. ويُعد التعاون مع الإدارات الأخرى والجمعيات المجتمعية أمرًا أساسيًا. ^{[ 3 ]}

تتضمن مجموعة مختارة من أهم المسؤوليات ما يلي:

• التوثيق : منذ استحداث هذا المنصب، يُعنى أمناء السجلات بشكل أساسي بالتوثيق وحفظ السجلات. يشمل هذا التوثيق معلومات حول حالة القطعة، ورقم انضمامها (أو رقم تعريفها، حسب وضعها في المتحف)، ومصدرها، وموادها، وجميع تحركاتها داخل المتحف أو إعارتها. وقد استُبدلت السجلات الورقية ببرامج إدارة المجموعات، ويتم تخزين هذه البيانات في مواقع متعددة كإجراء احترازي.
• الاقتناءات : عند وصول قطعة أثرية إلى المتحف لأول مرة كإضافة محتملة إلى المجموعة، يبدأ أمين السجل فورًا عملية التوثيق والتتبع بتخصيص رقم تعريف مؤقت لها، وتجميع سجلات تتضمن حالة القطعة، وتاريخ وصولها، وسبب وصولها إلى المتحف، وصورة توثق مظهرها. وتُستخدم هذه المعلومات لتتبع القطعة خلال عملية الاقتناء، ورصد تحركاتها. إذا قرر المتحف قبول القطعة، يقوم أمين السجل بتحديث السجل، وتخصيص رقم إيداع دائم لها. كما يقدم أمين السجل توصياته إلى لجنة المجموعات. وباستخدام سياسة إدارة المجموعات في المتحف، يُقيّم أمين السجل مدى ملاءمة القطعة للمجموعة، ويحدد ما إذا كان المتحف يمتلك الموارد اللازمة للعناية بها على النحو الأمثل، ويتأكد من إمكانية إثبات مصدرها لحماية المتحف من أي دعاوى قضائية محتملة. ^{[ 4 ]}
• الإعارات : تُعار القطع الأثرية بين المتاحف لأسباب متنوعة، عادةً للمعارض الخاصة. وكما هو الحال مع المقتنيات، يُخصص أمين السجل رقم تعريف مؤقتًا للقطع المُعارة للمتحف، ويُوثق حالتها، ويُنشئ ملفًا لتتبع مسارها أثناء وجودها في المتحف. كما يتواجد أمناء السجل عند رصيف التحميل عند الوصول للإشراف على عملية التفريغ، وحالة مواد التغليف، والتأكد من التعامل السليم مع القطع. وفي حالة الإعارات الصادرة، يُوثق أمين السجل القطع التي تُغادر المتحف، ويتولى إما تغليفها للشحن أو الإشراف على ذلك، وتحميلها في مركبة الشحن.
• المعارض : بالتعاون مع أمناء المتاحف ومديري المجموعات ، يساعد أمين السجل في اختيار القطع للعرض أو الإعارة. وهذا يعني أحيانًا رفض طلبات الزملاء حفاظًا على القطع للأجيال القادمة. إذا لم تتحمل قطعة ما ظروف النقل أو العرض، فمن واجب أمين السجل توضيح ذلك والدفاع عن قراره. بعد اختيار القطع والاتفاق عليها، يقوم أمين السجل بتحديث السجلات لتعكس موقع العرض. ^{[ 4 ]}
• عمليات التخلص من المقتنيات : يشارك أمناء المحفوظات أيضًا في تنفيذ عمليات التخلص من المقتنيات . تاريخيًا، لم تكن المتاحف تتبع إرشادات صارمة لقبول التبرعات. ونتيجة لذلك، تبقى القطع التي لا ترتبط برسالة المؤسسة أو ترتبط بها ارتباطًا وثيقًا في المخازن إلى حين التخلص منها أو إخراجها من مجموعة المتحف. تُعد مساحة التخزين والموارد قيّمة، ولذلك لا جدوى من الاحتفاظ بقطع لا يستطيع المتحف عرضها. يقوم أمناء المحفوظات بتقييم هذه القطع، وتقديم التوصيات، والتحقق من استيفاء جميع الشروط القانونية للتخلص منها، وتوثيق كل خطوة من خطوات العملية. ونظرًا لأن هذه العملية قد تكون مثيرة للجدل، فمن الأهمية بمكان تنفيذ كل خطوة، كما هو موضح في سياسة المتحف، بدقة وشفافية. ^{[ 5 ]}
• التعبئة والشحن : عند إرسال القطع الأثرية من المتحف ، سواءً لإعادتها إلى المؤسسة التي قدمتها أو كإعارة إلى متحف آخر، يقوم أمين السجل بتحديث نظام التسجيل لتوثيق القطع المغادرة. كما يتم تحديث تقرير حالة القطعة ليعكس حالتها قبل الشحن، ويتولى أمين السجل إما تنفيذ عملية التعبئة للشحن أو الإشراف عليها، بالإضافة إلى تحميلها في مركبة الشحن.
• الأمن أثناء النقل : تُرافق معظم القطع الأثرية المُعارة، إن لم تكن جميعها، بواسطة مندوب توصيل. يقوم أمين السجل باختيار هذا الشخص وتدريبه، وفي حالة القطع الأثرية بالغة الأهمية، يجوز لأمين السجل نفسه مرافقة الشحنة والقيام بدور مندوب التوصيل .
• إدارة المخاطر : من المهام الرئيسية لأمين السجل تحديد عوامل الخطر التي تهدد المجموعة والتخفيف من آثارها. تشمل عوامل الخطر التخريب والسرقة والآفات وحالات الطوارئ والكوارث الطبيعية. تقع على عاتق أمين السجل مسؤولية وضع وتنفيذ استراتيجيات للحد من هذه المخاطر، مثل المكافحة المتكاملة للآفات ، وتوفير الحراسة، وتأمين خزائن العرض. بالإضافة إلى ذلك، يشرف أمناء السجل على وضع وتنفيذ سياسة إدارة الكوارث لحماية كل من الموظفين ومقتنيات المجموعات في حالات الطوارئ. ^{[ 6 ]}

ينبغي على أمين السجل إظهار القوة والمهارة عند التعامل مع القطع الأثرية. بدءًا من نقل القطعة فعليًا وصولًا إلى تحديد أي نقاط ضعف أو أهمية ثقافية، يجب على أمين السجل المبادرة لدراسة مقتنيات المتحف. كما يجب أن يتحلى بالهدوء والمرونة والقدرة على إيجاد الحلول والتركيز على التفاصيل. يمكن وصف أمناء السجلات بأنهم أكاديميون ذوو معرفة عامة، يمكنهم مع مرور الوقت تطوير تخصصات محددة. ^{[ 4 ]}

يُشترط الإلمام التام بمدونة أخلاقيات الجمعية الأمريكية للمتاحف، بالإضافة إلى إرشادات جمع المقتنيات للمتاحف، لضمان النجاح واحترام أي قطع أثرية أو ذات قيمة ثقافية. كما يجب أن يكون أمين السجل على دراية بدليل الجمعية الأمريكية للمتاحف لأبحاث المصادر، وبوابة الإنترنت الخاصة بمصادر الحقبة النازية. كذلك، ينبغي أن يكون على دراية بمفهوم الاستخدام العادل الرقمي وبرنامج التعويضات الأمريكي. إضافةً إلى ذلك، يجب أن يفهم أمين السجل إجراءات إعادة المقتنيات إلى أوطانها، على الصعيدين الوطني والدولي.

بصفته عضواً في مؤسسة فريدة من نوعها، يجب أن يتمتع أمين السجل بالقدرة على النجاح في بيئة عمل جماعية. وتُعدّ مهارات التدريس وخدمة العملاء مفيدة عند محاولة إيصال أهمية حماية مجموعة معينة أو تسهيل الوصول إلى قسم آخر داخل المتحف.

عادةً ما يحمل الراغبون في بدء مسيرة مهنية في مجال إدارة المقتنيات شهادة بكالوريوس في التاريخ، أو تاريخ الفن، أو الفنون الجميلة، أو أي مجال ذي صلة بالمتاحف. وتشترط العديد من المؤسسات الآن، في ظل سوق العمل التنافسي هذا، الحصول على شهادة دراسات عليا في الدراسات المتحفية أو مجال ذي صلة بمقتنيات المتحف. كما يُتوقع من المرشحين امتلاك خبرة عملية في إدارة قواعد بيانات مقتنيات المتاحف، وتغليف القطع الفنية والتعامل معها، والرقمنة، وفهرسة المقتنيات، وإجراءات الإيداع والإعارة.

تُعدّ فترات التدريب والعمل التطوعي في المؤسسات الثقافية من أفضل الطرق لاكتساب الخبرة وبناء العلاقات مع العاملين في مجال المتاحف. ومن خلال المبادرة لاكتساب الخبرة، سواءً كانت مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة، سيتمكن المرشح أيضاً من تطوير مهاراته التنظيمية، ومعرفته بالإجراءات، والمرونة اللازمة للنجاح كأمين سجلات.

تميل المتاحف الصغيرة إلى الجمع بين دور أمين السجل ودور مدير المجموعة ، وفي هذه الحالة يتولى شخص واحد (أو فريق) الإشراف على المسؤوليات التقليدية لأمين السجل، بالإضافة إلى دور عملي أكثر في رعاية المجموعات . وتشمل الواجبات الإضافية: الإشراف على الظروف البيئية في مرافق التخزين والعرض والحفاظ عليها، والقيام بدور أكثر فعالية في تقييم حالة المجموعات والتواصل مباشرة مع المختصين في الترميم، وإدارة احتياجات التخزين المادية، وإجراء جرد دوري للمجموعة. ^{[ 7 ]}

• مجموعة
• العناية بالمجموعات
• سياسة التحصيل
• الحفاظ على البيئة وترميمها
• التنسيق (إزالة الغموض)
• الحفظ الرقمي
• خطة التعافي من الكوارث
• غنائم النازيين
• حفظ الأشياء
• الأصل

• ناجبرا
• سجل فقدان الأعمال الفنية، مؤرشف بتاريخ 4 ديسمبر 2013 في أرشيف الإنترنت (Wayback Machine) .
• مكتب التحقيقات الفيدرالي - سرقة فنية
• إرشادات الأكاديمية الأمريكية للآثار بشأن الآثار
• إدارة المجموعات في وزارة الخارجية