تسريع الإجراءات

يُعدّ التسريع مفهوماً في مجال المشتريات وإدارة المشاريع لضمان جودة وتسليم البضائع والمكونات في الوقت المناسب. ^{[ 1 ]}

يتولى قسم المشتريات أو وسيط خارجي مراقبة سير عملية التصنيع لدى المورد فيما يتعلق بالجودة والتعبئة والتغليف والمطابقة للمعايير والجداول الزمنية المحددة. وبذلك، يضمن الوسيط وصول البضائع المطلوبة في الموعد المحدد وبالجودة المتفق عليها وفي الموقع المتفق عليه.

يُعدّ التسريع ضروريًا بشكل خاص في المشاريع الضخمة ، كبناء السفن أو إنشاء مصافي النفط ، لأن أي تأخير ناتج عن تأخر التسليم أو تدني الجودة سيزيد التكاليف وقد يؤدي إلى عدم رضا العملاء، وبالتالي خسارة المشروع أو الإضرار بالسمعة . ولتجنب هذه التكاليف غير الضرورية وتقليل المخاطر المحتملة، قد يتفق المورد والعميل على الاستعانة بطرف ثالث متخصص في التسريع. هؤلاء خبراء من شركات متخصصة في هذا المجال، يتولون متابعة المواعيد النهائية، والإشراف على سير العمل في الموقع، والتأكد من سلامة تغليف المكونات. ^{[ 2 ]} بعد الفحص، يُبلغون الأطراف المعنية والبنوك بنتائجهم؛ فإذا كان كل شيء كما هو متفق عليه، يبدأ البنك بتحويل ثمن البضائع إلى المورد. وبهذه الطريقة، يضمن المورد سيولته المالية ، إذ يحصل على مستحقاته فور مغادرة المكونات مصنعه ( خطاب اعتماد )، ويعلم العميل/البنك أن البضائع ستُسلّم بشكل صحيح. يُعدّ التسريع ذا أهمية بالغة للعديد من الصناعات، كصناعة النفط والغاز، وقطاع الطاقة بشكل عام، وقطاع البنية التحتية .

توجد عملية تسريع الإجراءات على عدة مستويات:

• مراقبة الإنتاج : يقوم المنسق بتفتيش المصنع للتأكد من مطابقة الإنتاج لمعايير الدولة التي تُصدّر إليها البضائع. وهذا ضروريٌّ بشكل خاص للأغذية أو المعدات الهندسية مثل مكونات محطات الطاقة. كما يتأكد من إجراء عمليات التدقيق الدورية لمعايير ISO 9001 وغيرها.
• مراقبة الجودة : يتم اختبار المكونات للتأكد من أدائها بالشكل المطلوب، ومن مطابقتها لمقاسات ومعايير العميل. وقد يشمل ذلك اختبار مدى توافقها مع معايير الدولة المستهدفة، مثل معايير الجمعية الأمريكية للمهندسين الميكانيكيين ( ASME) .
• مسح التعبئة والنقل: هذا هو أدنى مستوى وأكثر مستويات التسريع استخدامًا، حيث يتم فقط عد البضائع ويتم التحكم في التعبئة للتأكد من أنها ستتحمل مصاعب النقل ( فحص ما قبل الشحن ).
• إدارة المشاريع : في المشاريع الكبيرة، لا يقتصر الأمر على مراقبة البضائع فحسب، بل يحرص مدير المشروع أيضاً على متابعة المواعيد النهائية والمراحل الرئيسية للمشروع، والتأكد من التزام المورد بالمواعيد. وبهذه الطريقة، يراقب مدير المشروع جوانب التوريد الأساسية للمشروع.

نظراً لأن المستويات المختلفة للتسريع تتطلب مهارات ومتخصصين ومختبرات مختلفة، فإن العديد من شركات التسريع الخارجية تتخصص في مستوى واحد أو عدة مستويات فقط، بينما يقدم القليل منها خدمات التسريع على جميع المستويات.

عادةً ما تمتلك الشركات الكبيرة مندوبي مبيعات خاصين بها قادرين على إنجاز جميع المراحل الأربع. ولا يتم اللجوء إلى جهات خارجية إلا عند تجاوز الطاقة الاستيعابية الداخلية أو عند الحاجة إلى طرف ثالث محايد.

في أغلب الأحيان، تستعين الشركات بمفتشين خارجيين متخصصين في تسريع عمليات التفتيش، والذين يتولون مسؤولية فحص العناصر الحيوية وتسريع عمليات التسليم. في ظل ظروف مراقبة الجودة الصارمة، يُولي هؤلاء المفتشون أهميةً بالغةً لجودة العمل، بدلاً من تسريعه، وهو ما قد لا يكون أسلوباً فعالاً لإنجاز العمل في وقت قياسي.

تُتيح خدمة التسريع الميداني للعملاء مراجعة شاملة لحالة طلباتهم بدقة، بالإضافة إلى أي إجراءات تُتخذ في الموقع لمعالجة أي مشكلات محتملة. وتعني هذه الخدمة معاينة ومراقبة المنسق الميداني. يُمكّن هذا العملاء من الاطلاع على الوضع الحالي لطلباتهم بدقة، وتكوين رؤية واضحة للتخطيط المستقبلي وحالة الطلبات. علاوة على ذلك، يستطيع خبراء التسريع، أثناء تواجدهم في الموقع، تحديد المشكلات والاختناقات المحتملة التي قد تؤدي إلى تأخيرات. ^{[ 3 ]}

يُعرف التسريع المكتبي أيضًا بالتسريع الهاتفي. وهو أداة مهمة للشركات لمتابعة سير الطلبات مع المصنّعين. يتم التواصل عند مراحل محددة ضمن عملية تصنيع الطلب، ويُقدّم ملخص موجز لحالة الطلب خلال المحادثة التالية. يُساعد هذا النوع من التسريع على التحقق من التزام المشروع بالجدول الزمني المتفق عليه. يُقيّم المنسق الخبير بسرعة ما إذا كان الطلب يسير وفقًا للخطة، أو ما إذا كانت هناك حاجة إلى اتخاذ تدابير بديلة للتحقق من سير الطلب وتحسينه. على الرغم من أنها طريقة سريعة وسهلة للاطلاع على الحالة الحالية للمشروع، إلا أنه ينبغي دائمًا إجراؤها بالتزامن مع التسريع الميداني للتحقق من الحالة الفعلية بدقة. ^{[ 4 ]} إضافةً إلى ذلك، يُعدّ هذا الأسلوب مفيدًا لإعلام المورّد بأن العميل لن يقبل أي تأخير في الطلب. ^{[ 5 ] [ 6 ]}

• "Expediting spart Zeit und Geld (بالألمانية)" . مؤرشف من الأصل بتاريخ 2011-06-06 . تم الاطلاع عليه بتاريخ 2009-08-03 .
• "الشراء والتسريع - الحقائق الحقيقية" . تم الاطلاع عليه بتاريخ 2009-08-03 .