حساب المصروفات

حساب المصروفات هو حق الموظفين في استرداد الأموال التي أنفقوها لأغراض متعلقة بالعمل. ^{[ 1 ]} ومن حسابات المصروفات الشائعة: تكلفة المبيعات، ومصروفات المرافق، والخصومات الممنوحة، ومصروفات التنظيف، ومصروفات الاستهلاك، ومصروفات التوصيل، ومصروفات ضريبة الدخل، ومصروفات التأمين، ومصروفات الفوائد، ومصروفات الإعلان، ومصروفات الترويج، ومصروفات الإصلاح، ومصروفات الصيانة، ومصروفات الإيجار، ومصروفات الرواتب والأجور، ومصروفات النقل، ومصروفات اللوازم، ومصروفات المرطبات. ^{[ 2 ]}

لزيادة حساب المصروفات، يجب قيده في الجانب المدين. ^{[ 3 ]} ولإنقاص حساب المصروفات، يجب قيده في الجانب الدائن. ^{[ 3 ]} الرصيد الطبيعي لحساب المصروفات هو مدين. ^{[ 3 ]} لفهم سبب قيد المصروفات في الجانب المدين، من المهم ملاحظة المعادلة المحاسبية: الأصول = الخصوم + حقوق الملكية. ^{[ 4 ]} تظهر المصروفات ضمن جزء حقوق الملكية من المعادلة لأن حقوق الملكية هي الأسهم العادية مضافًا إليها الأرباح المحتجزة، والأرباح المحتجزة هي الإيرادات مطروحًا منها المصروفات مطروحًا منها توزيعات الأرباح. ^{[ 2 ]} تُعتبر المصروفات حسابات مؤقتة في هذه المعادلة، لأنه في نهاية الفترة، تُغلق حسابات المصروفات. ^{[ 4 ]} ولأن حسابات المصروفات تُنقص الرصيد الدائن لحقوق الملكية، يجب قيد المصروفات في الجانب المدين. ^{[ 5 ]}

في نهاية العام، يجب إغلاق حسابات المصروفات، أو تصفيرها. ^{[ 6 ]} يجب إغلاق حسابات المصروفات لأنها مؤقتة، أي أنها تخص فترة محاسبية محددة فقط ولا تُرحّل إلى الفترة التالية. ^{[ 2 ]} عند إغلاق حسابات المصروفات، تُرحّل إلى حساب مؤقت آخر يُعرف باسم ملخص الدخل. ^{[ 2 ]} لذلك، يجب إضافة رصيد إلى حسابات المصروفات، وخصم رصيد من ملخص الدخل. ^{[ 2 ] [ 6 ]} يُرحّل صافي الربح أو الخسارة في هذا الحساب إلى الأرباح المحتجزة، وهو حساب دائم. ^{[ 4 ]}

الحسابات المقابلة هي حسابات مرتبطة بحسابها الأصلي، ولكنها منفصلة عنه. ^{[ 7 ]} يتصرف حساب المصروفات المقابل بطريقة معاكسة لحساب المصروفات العادي؛ فبدلاً من أن يكون مدينًا لزيادة المصروفات، يجب أن يكون دائنًا لزيادة المصروفات. ^{[ 7 ]} وبدلاً من أن يكون دائنًا لإنقاص المصروفات، يُقيد دائنًا لزيادة المصروفات. ^{[ 7 ]} ومن أمثلة حسابات المصروفات المقابلة: مردودات ومسموحات المشتريات. ^{[ 4 ]}

في الولايات المتحدة ، يمكن تتبع استخدام حساب المصروفات إلى جورج واشنطن ، الذي اختار التخلي عن الراتب واعتمد على حساب المصروفات لتغطية مشترياته خلال قيادته العسكرية في الثورة الأمريكية . ^{[ 8 ]}

بموجب قوانين الضرائب الأمريكية الحالية ، تُصنّف حسابات المصروفات إلى نوعين: "حسابات مصروفات خاضعة للمساءلة" و"حسابات مصروفات غير خاضعة للمساءلة". تخضع حسابات المصروفات الخاضعة للمساءلة لمجموعة متنوعة من لوائح مصلحة الضرائب الأمريكية . يجب أن يكون هناك غرض تجاري موثق للحساب، وأن يكون الإنفاق منه موثقًا، عادةً عن طريق الإيصالات . أي أموال تُودع لدى الموظف من الحساب ولا تُنفق لأغراض العمل ولم تُسجّل في الحساب، يجب إعادتها إلى صاحب العمل. ^{[ 9 ]}

لا تُعتبر الأموال المدفوعة للموظف بموجب حساب مصروفات مُحاسبة دخلاً خاضعاً للضريبة بالنسبة له؛ بينما تُعتبر الأموال المدفوعة له بموجب خطة غير مُحاسبة دخلاً خاضعاً للضريبة بالنسبة له. وتُخصم مصروفات العمل المدفوعة من خطة غير مُحاسبة من دخل الموظف الخاضع للضريبة فقط كبنود خصومات متنوعة ، وحتى في هذه الحالة، لا تُخصم إلا إذا كانت المصروفات تساوي أو تزيد عن 2% من دخل الموظف.

تخضع أنواع معينة من نفقات الأعمال لقواعد خاصة، بما في ذلك قواعد السفر والترفيه والطعام والهدايا. ^{[ 10 ]}

تخضع حسابات المصروفات أيضاً للرقابة الداخلية من قبل مدققي الحسابات الداخليين لدى العديد من أصحاب العمل، وذلك غالباً لضمان إدارة الأموال بشكل سليم. ^{[ 1 ] [ 11 ]}

• مصاريف الشحن

• "علم حسابات المصروفات" ، صحيفة نيويورك تايمز ، 6 يونيو 2008
• أكثر حالات إساءة استخدام حسابات المصروفات شيوعًا، مجلة بيزنس ويك