جدول الدوام

سجل الدوام هو وسيلة لتسجيل الوقت الذي يقضيه العامل في كل مهمة. كان في السابق عبارة عن ورقة تُرتّب فيها البيانات في جدول ، أما الآن فهو غالبًا ما يكون مستندًا رقميًا أو جدول بيانات . يمكن استخدام بطاقات الوقت المختومة بساعات الدوام كسجل دوام أو لتوفير البيانات اللازمة لملئه. وهذه البطاقات أيضًا أصبحت رقمية في الغالب. بدأ استخدام سجلات الدوام في القرن التاسع عشر كدفاتر تسجيل الوقت . ولتسجيل الوقت بدقة أكبر، يمكن استخدام برامج تتبع الوقت .

صُممت جداول الدوام في الأصل لحساب رواتب الموظفين ، ويمكن استخدامها أيضًا في المحاسبة الإدارية . تُسجل هذه الجداول أوقات بدء وانتهاء المهام، أو مدتها فقط. وقد تتضمن تفصيلًا دقيقًا للمهام المنجزة خلال المشروع أو البرنامج. تُستخدم هذه المعلومات في حساب الرواتب، وفواتير العملاء، وبشكل متزايد في حساب تكاليف المشاريع، وتقديرها، ومتابعتها، وإدارتها.

تُقدّم بعض الشركات برامج أو خدمات إلكترونية لإدارة ساعات العمل، تُتيح تتبّع الوقت لأغراض الرواتب والفواتير وإدارة المشاريع . ومن أهم استخدامات هذه البرامج في إدارة المشاريع مقارنة التكاليف المُخطّطة بالتكاليف الفعلية، ^{[ 1 ]} بالإضافة إلى قياس أداء الموظفين وتحديد المهام التي تُسبّب مشاكل. تُسهم هذه المعلومات في توجيه استراتيجية الشركة، حيث يُمكن للمستخدمين إيقاف أو إعادة توزيع المهام غير المُربحة.

غالباً ما يمتلك عمال المصانع "بطاقة وقت" (المعروفة أيضاً باسم بطاقة التثقيب ) ويقومون "بتسجيل الدخول" عن طريق إدخال بطاقتهم في آلة ختم الوقت التلقائية (تسمى ساعة الوقت أو ساعة بوندي) عند بدء وإنهاء نوبة عملهم ، على الرغم من أن تقنيات البطاقات الأخرى مثل بطاقات التمرير أصبحت أكثر انتشاراً.

يمكن أن يقلل تتبع الوقت من التكاليف بثلاث طرق: من خلال جعل معالجة الرواتب أكثر كفاءة، ومن خلال جعل التكاليف مرئية حتى يمكن تقليلها، ومن خلال أتمتة الفوترة وإصدار الفواتير .

يمكن أن يؤدي تتبع الوقت إلى زيادة الإيرادات من خلال أتمتة عملية الفوترة ، مما يسهل على الشركة إصدار فواتير دقيقة لجميع ساعات عمل الموظفين الاستشاريين. وهذا بدوره يسرع عملية الدفع ويجنب الشركة متاعب إرسال الفواتير.

من خلال خفض التكاليف بثلاث طرق، وزيادة الإيرادات بطريقة واحدة، يمكن لتقنيات إدارة الجداول الزمنية القائمة على الويب أن تحسن صحة الشركات.

في إدارة المشاريع ، يُمكن استخدام سجلات الدوام لبناء قاعدة بيانات حول الجهد المطلوب لإنجاز المهام. تُساعد هذه البيانات مديري الموارد على تخصيص الموارد بدقة. يُستخدم التعلّم الآلي لاكتشاف الأنماط في سجلات الدوام تلقائيًا، ثم استخدام هذه المعلومات للتوصية بخطط مشاريع أكثر دقة في المستقبل. على سبيل المثال، إذا كان إعداد خطة تدريب يستغرق شهرًا في السابق، فمن الممكن افتراض أن إعداد خطة جديدة سيستغرق شهرًا أيضًا. كما أن معظم برامج سجلات الدوام تُتيح تتبّع تكاليف الموارد ونفقات المشاريع لتحسين الميزانية المستقبلية.

بالنسبة لوظيفة الموارد البشرية، يمكن تحليل الوقت الذي يقضيه الأفراد في الأنشطة على مدار فترة زمنية وتصنيفه إلى أنواع عامة. وبناءً على النتائج، يمكن إعادة تنظيم الأدوار. ^{[ 2 ]}

• مقارنة برامج تتبع الوقت
• جدول العمل (مكان العمل)
• ساعة الدوام
• سجل الزوار
• برنامج تتبع الوقت
• الحضور والانصراف
• إدارة الوقت
• هيكل تقسيم العمل