إدارة محفظة التطبيقات

إدارة محفظة تطبيقات تكنولوجيا المعلومات ( APM ) هي ممارسة ظهرت في مؤسسات تكنولوجيا المعلومات متوسطة وكبيرة الحجم منذ منتصف التسعينيات. ^{[ 1 ]} تحاول إدارة محفظة التطبيقات استخدام دروس إدارة المحافظ المالية لتبرير وقياس الفوائد المالية لكل تطبيق مقارنة بتكاليف صيانة التطبيق وتشغيله.

من المرجح أن أول ذكر لمحفظة التطبيقات كان في مقالة سايروس جيبسون وريتشارد نولان في مجلة هارفارد بزنس ريفيو بعنوان "إدارة المراحل الأربع لنمو معالجة البيانات الإلكترونية" في عام 1974. ^{[ 2 ]}

افترض جيبسون ونولان أن فهم الشركات واستخدامها الناجح لتكنولوجيا المعلومات "ينمو" في مراحل يمكن التنبؤ بها، ويمكن قياس تقدم شركة معينة عبر هذه المراحل من خلال مراقبة محفظة التطبيقات، ووعي المستخدم، وممارسات إدارة تكنولوجيا المعلومات، وموارد تكنولوجيا المعلومات في سياق تحليل الإنفاق الإجمالي على تكنولوجيا المعلومات.

كانت شركة نولان، نورتون وشركاؤها رائدة في تطبيق هذه المفاهيم عمليًا من خلال دراسات أجرتها في شركات مثل دوبونت، وجون دير، ويونيون كاربايد، وآي بي إم، وميريل لينش، وغيرها. في هذه "التقييمات المرحلية"، قاسوا مدى دعم كل تطبيق أو "تغطيته" لكل وظيفة أو عملية تجارية، بالإضافة إلى الإنفاق على التطبيق، والخصائص الوظيفية والتقنية. وقد وفرت هذه المقاييس رؤية شاملة لتطبيق تكنولوجيا المعلومات في الأعمال، ونقاط القوة والضعف، وخارطة طريق للتحسين.

انتشر استخدام إدارة أداء التطبيقات (APM) على نطاق واسع في أواخر الثمانينيات وطوال التسعينيات، عندما بدأت المؤسسات في معالجة خطر تعطل التطبيقات مع حلول عام 2000 (وهو خطر عُرف باسم مشكلة عام 2000 أو Y2K). ^{[ 3 ]} خلال هذه الفترة، قامت عشرات الآلاف من مؤسسات تكنولوجيا المعلومات حول العالم بإعداد قائمة شاملة بتطبيقاتها، تتضمن معلومات عن كل تطبيق.

في العديد من المؤسسات، شكك قادة الأعمال، الذين انتابهم القلق بشأن تكلفة معالجة مخاطر عام 2000، في جدوى إعداد هذه القائمة . وفي بعض المؤسسات، عُرض مفهوم إدارة المحفظة على مسؤولي ميزانية تكنولوجيا المعلومات كإحدى مزايا أداء العمل، بالإضافة إلى إدارة مخاطر تعطل التطبيقات .

توجد فئتان رئيسيتان لحلول إدارة محافظ التطبيقات، تُعرفان عمومًا باسم نهج "من أعلى إلى أسفل" ونهج "من أسفل إلى أعلى". ^{[ 4 ]} تتمثل الحاجة الأولى لأي مؤسسة في فهم التطبيقات الموجودة وخصائصها الرئيسية (مثل المرونة، وسهولة الصيانة، والمالك، وما إلى ذلك)، والتي يُشار إليها عادةً باسم "المخزون". يتمثل نهج آخر لإدارة محافظ التطبيقات في اكتساب فهم تفصيلي للتطبيقات الموجودة في المحفظة من خلال تحليل شفرة المصدر للتطبيق ومكوناته ذات الصلة في قاعدة بيانات مستودع (أي "من أسفل إلى أعلى"). تدعم أدوات استخراج التطبيقات، التي تُسوَّق الآن كأدوات لإدارة محافظ التطبيقات، هذا النهج.

تتوفر مئات الأدوات لدعم منهجية "من أعلى إلى أسفل". وهذا ليس بالأمر المفاجئ، لأن الجزء الأكبر من المهمة يكمن في جمع المعلومات الصحيحة؛ أما صيانة المعلومات وتخزينها فيمكن تنفيذهما بسهولة نسبية. لهذا السبب، تتجنب العديد من المؤسسات استخدام الأدوات التجارية وتعتمد على برنامج مايكروسوفت إكسل لتخزين بيانات المخزون. مع ذلك، إذا أصبح المخزون معقدًا، فقد يصبح استخدام إكسل مرهقًا. كما أن تحديث البيانات تلقائيًا ليس مدعومًا بشكل جيد في حلول إكسل. وأخيرًا، فإن حلول إدارة المخزون هذه منفصلة تمامًا عن متطلبات منهجية "من أسفل إلى أعلى".

بحسب شركة فورستر للأبحاث ، "تنفق الشركات ثلثي ميزانيات تشغيل تكنولوجيا المعلومات أو أكثر على العمليات والصيانة المستمرة". ^{[ 5 ]}

من الشائع وجود مؤسسات تمتلك أنظمة متعددة تؤدي الوظيفة نفسها. وقد يعود هذا التكرار لأسباب عديدة، منها هيمنة الحوسبة الإدارية في السابق، وعزل التطبيقات في سبعينيات وثمانينيات القرن الماضي، وانتشار عمليات الاندماج والاستحواذ ، ومحاولات فاشلة لتبني أدوات جديدة. وبغض النظر عن هذا التكرار، تتم صيانة كل تطبيق على حدة وتحديثه دوريًا، مما يزيد من التعقيد والتكلفة.

نظراً لأن غالبية النفقات تُخصص لإدارة تطبيقات تكنولوجيا المعلومات الحالية، فإن شفافية المخزون الحالي للتطبيقات واستهلاك الموارد تُعد هدفاً أساسياً لإدارة محفظة التطبيقات. ^{[ 6 ] [ 7 ]} وهذا يُمكّن الشركات من: 1) تحديد التطبيقات الزائدة جزئياً وكلياً وإزالتها، 2) تقييم حالة التطبيقات من حيث الاستقرار والجودة وسهولة الصيانة، 3) تحديد القيمة/التأثير التجاري للتطبيقات والأهمية النسبية لكل تطبيق بالنسبة للعمل، 4) تخصيص الموارد وفقاً لحالة التطبيقات وأهميتها في سياق أولويات العمل.

كما أن الشفافية تساعد جهود التخطيط الاستراتيجي وتخفف من حدة الصراع بين الأعمال وتكنولوجيا المعلومات، لأنه عندما يفهم قادة الأعمال كيف تدعم التطبيقات وظائف أعمالهم الرئيسية، وتأثير الانقطاعات وضعف الجودة، فإن المحادثات تتحول من إلقاء اللوم على تكنولوجيا المعلومات في التكاليف المفرطة إلى كيفية إنفاق الموارد الثمينة على أفضل وجه لدعم أولويات الشركة.

يستلهم ممارسو إدارة محافظ التطبيقات (APM) أفكارهم من إدارة محافظ الاستثمار، حيث يجمعون معلومات حول كل تطبيق مستخدم في شركة أو مؤسسة، بما في ذلك تكلفة بناء التطبيق وصيانته، والقيمة المضافة التي يحققها، وجودة التطبيق، والعمر الافتراضي المتوقع له. ^{[ 8 ]} وباستخدام هذه المعلومات، يستطيع مدير المحفظة تقديم تقارير مفصلة عن أداء البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات مقارنةً بتكلفة امتلاكها والقيمة المضافة التي تحققها.

في إدارة محفظة التطبيقات، يُعد تعريف التطبيق عنصرًا بالغ الأهمية. ويساعد العديد من مزودي الخدمات المؤسسات على وضع تعريفها الخاص، نظرًا للنتائج المثيرة للجدل التي غالبًا ما تنجم عن هذه التعريفات. ^{[ 9 ]}

• برامج التطبيقات - هي مكونات برمجية قابلة للتنفيذ، أو مجموعة من المكونات البرمجية القابلة للتنفيذ (مكون واحد أو أكثر)، يتم نشرها معًا، وتُنفذ بعضًا من الخطوات اللازمة لإنشاء المعلومات أو تحديثها أو إدارتها أو حسابها أو عرضها لغرض تجاري محدد، أو جميعها. ولكي يتم احتساب أي مكون، يجب ألا يكون جزءًا من تطبيق آخر.
• مكون برمجي — مجموعة من التعليمات البرمجية القابلة للتنفيذ، مُضمّنة في حاوية نشر واحدة، بحيث لا يمكن تجزئتها. تشمل الأمثلة مكتبة الارتباط الديناميكي ، وصفحة ويب ASP ، وتطبيق سطر أوامر " EXE ". قد يحتوي ملف ZIP على أكثر من مكون برمجي واحد، نظرًا لسهولة تجزئته (عن طريق فك ضغط ملف ZIP).

يُعدّ كلٌّ من تطبيق البرمجيات ومكوّن البرمجيات مصطلحين تقنيين يُستخدمان لوصف حالة مُحدّدة من فئة برامج التطبيقات لأغراض إدارة محفظة تقنية المعلومات . راجع قسم برامج التطبيقات للاطلاع على تعريف مُبسّط لغير المتخصصين في إدارة تقنية المعلومات أو هندسة المؤسسات .

تتطلب إدارة محفظة تطبيقات البرامج تعريفًا مفصلاً ومحددًا إلى حد ما للتطبيق من أجل إنشاء كتالوج للتطبيقات المثبتة في المؤسسة.

يتضمن تعريف التطبيق الاحتياجات التالية في سياق إدارة محفظة التطبيقات:

• يجب أن يكون الأمر بسيطاً لأعضاء فريق العمل لشرحه وفهمه وتطبيقه.
• يجب أن يكون ذلك منطقياً بالنسبة للتطوير والعمليات وإدارة المشاريع في مجموعات تكنولوجيا المعلومات.
• يجب أن يكون هذا مفيدًا كمدخل لدالة معقدة يكون ناتجها التكلفة الإجمالية للمحفظة. بعبارة أخرى، هناك عوامل عديدة تؤدي إلى التكلفة الإجمالية لمحفظة تقنية المعلومات، ويُعدّ العدد الهائل للتطبيقات أحد هذه العوامل. لذا، يجب أن يكون تعريف التطبيق مفيدًا في هذه الحسابات.
• لا بد أن يكون ذلك مفيدًا لأعضاء فريق هندسة المؤسسات الذين يحاولون تقييم مشروع ما فيما يتعلق بأهدافهم لتحسين وتبسيط المحفظة.
• يجب أن يحدد بوضوح حدود التطبيق بحيث لا يستطيع الشخص الذي يعمل على نشاط "تبسيط المحفظة" القابل للقياس إعادة تعريف حدود تطبيقين موجودين بطريقة تجعلهما تطبيقًا واحدًا.

ستعيد العديد من المؤسسات النظر في تعريف التطبيق في سياق ممارسات إدارة وحوكمة محفظة تقنية المعلومات لديها . ولذلك، ينبغي اعتبار هذا التعريف نقطة انطلاق عملية.

قد يكون تعريف التطبيق صعبًا في بعض الأحيان. ففي مؤسسات تقنية المعلومات، قد توجد اختلافات طفيفة في التعريف بين الفرق، بل وحتى داخل الفريق الواحد. لذا، من المفيد توضيح التعريف من خلال تقديم أمثلة. يقدم القسم التالي بعض الأمثلة على ما يُعد تطبيقًا، وما لا يُعد تطبيقًا، وما يتكون من تطبيقين أو أكثر.

هناك العديد من المقاييس المالية الشائعة، بل وهناك المزيد من المقاييس من أنواع مختلفة (غير مالية أو معقدة) تستخدم لتقييم التطبيقات أو أنظمة المعلومات.