نظام استرداد المصروفات والتكاليف

يُعد نظام استرداد المصروفات والتكاليف ( ECRS ) فرعًا متخصصًا من عملية " الاستخراج والتحويل والتحميل" (ETL)، ويعمل كمجموعة تطبيقات قوية ومرنة، تشمل برامج ونصوصًا برمجية وقواعد بيانات، مصممة لتحسين التدفق النقدي للشركات والمؤسسات من خلال أتمتة نقل البيانات بين أنظمة استرداد التكاليف، والفواتير الإلكترونية من الموردين، وأنظمة المحاسبة . وهو مناسب بشكل خاص للشركات التي تُصدر فواتير للعملاء مقابل الوقت والتكاليف. كما أنه يقلل من الجهد اليدوي المطلوب لتبادل البيانات بين فواتير الموردين والعملاء.

يُعدّ نظام ECRS أحد مجالات ETL الأكثر ملاءمةً لشركات الاستشارات، ووكالات المحاسبة، ومكاتب المحاماة، وهي الشركات التي تُصدر فواتير لعملائها مقابل الوقت والتكاليف. ولذلك، قد تكون مصطلحات "الصرف" و"المصروفات" و"التكلفة" و"الرسوم" مترادفة، وقد تختلف باختلاف القطاع. أحيانًا، تُشير هذه المصطلحات إلى حالة المعاملة عند استخراجها من بيانات المورّد، وتحويلها في نظام ECRS، ثم تحميلها في النظام المحاسبي. يُشير مصطلح "المعاملة" في نظام ECRS عمومًا إلى سجل واحد لتبادل تجاري لمرة واحدة، ينتج عنه دين على شركة ما مع مورّد. يُفترض أن تُمرّر الشركة هذه الديون الفردية كبنود منفصلة أو رسوم مُجمّعة إلى عملائها.

يُقلل نظام ECRS من الجهد اليدوي والإداري المطلوب لتبادل البيانات بين الموردين وفواتير العملاء. كما يُقلل من التأخير بين تسجيل معاملات التكلفة وإصدار الفواتير الإلكترونية لمختلف النفقات، بالإضافة إلى معالجتها تلقائيًا في قواعد البيانات المحاسبية.

بمجرد إضافة التكاليف إلى جداول المحاسبة أو الفواتير، يمكن تجميع المعاملات التفصيلية من نظام ECRS في إجمالي أعلى لنقلها إلى الفواتير والبيانات والإيصالات. مع ذلك، يمكن الاحتفاظ بالمعاملات التفصيلية في جداول أو ملفات ECRS مؤقتة لإعداد التقارير اللاحقة. يقلل الاحتفاظ بالمعاملات التفصيلية من عدد المعاملات التي يجب تحميلها في النظام المحاسبي، مع إتاحة الوصول إلى التفاصيل لأغراض التدقيق، أو لتبرير أنواع معينة من النفقات للعملاء أو مستلمي الفواتير.

يتضمن نظام استرداد التكاليف الإلكتروني عادةً قاعدة بيانات أو مجموعة من الجداول أو الملفات المسطحة للاحتفاظ بالمعاملات التفصيلية الواردة من أنظمة استرداد التكاليف التي تتحكم في الأجهزة مثل آلات التصوير ومقاسم الهاتف وأنظمة الفاكس والفواتير الإلكترونية لخدمات مثل خدمات البريد السريع والخدمات البريدية وبطاقات الائتمان والبحوث القانونية وما إلى ذلك.

يستقبل نظام إدارة الفواتير الإلكترونية (ECRS) عادةً جميع المعاملات من النظام المصدر أو الفواتير الإلكترونية ويحتفظ بها . يشمل ذلك المعاملات الصحيحة التي تحتوي على جميع البيانات الصحيحة، والمعاملات غير الصحيحة التي تحتوي على عناصر غير صالحة أو مفقودة. (ملاحظة: يمكن لنظام إدارة الفواتير الإلكترونية قبول المعاملات في قاعدة بياناته إذا كانت جميع حقولها صالحة أو تحتوي على الحد الأدنى من عناصر البيانات الصالحة). تتيح الأجزاء التفاعلية في بعض حزم أنظمة إدارة الفواتير الإلكترونية مراجعة وتحديث وتصحيح التكاليف الفردية.

تُحفظ المعاملات التي تحتوي على بيانات غير صالحة في بعض الأعمدة لتصحيحها لاحقًا، أو تُحوّل بناءً على "قواعد العمل" ، أو تُرفض، وفقًا لسياسة القطاع - وسياسة الشركة المعنية. ولا تُنقل إلى تطبيق المحاسبة الخاص بالشركة إلا المعاملات التي تُعتبر صالحة . قد يتضمن نظام ECRS وظيفةً عبر الإنترنت لمراجعة وتصحيح معاملات التكلفة التفصيلية بسهولة قبل إرسالها. وتُعد مراجعة وتصحيح المعاملات الموجودة بالفعل في النظام أسهل وأسرع بكثير من الطريقة التقليدية المُستخدمة في الممارسات التي لا تعتمد على نظام ECRS، مثل طباعة إشعارات الرفض ثم إدخالها يدويًا مباشرةً في تطبيق الفوترة.

تستورد العمليات غير المعتمدة على نظام ECRS عادةً المعاملات الصحيحة فقط، وتُنشئ قائمة استثناءات بالمعاملات غير الصحيحة. ثم تُطبع قائمة الاستثناءات وتُوزع على المستخدمين الذين يُصححون عناصر البيانات غير الصحيحة عن طريق إضافة تعليقات توضيحية إلى التقرير. عند الانتهاء من إعداد التقارير المُعلّقة وإعادتها إلى قسم الفوترة أو المحاسبة، يجب إدخال المعاملة بالكامل يدويًا في نظام الفوترة. يُغني استخدام نظام ECRS عن هذه العملية المُكلفة والمُستهلكة للوقت.

تُعرَّف المعاملات الواردة إلى نظام تسجيل المعاملات الإلكترونية (ECRS) بمعلومات حول مصدر التكلفة (مثل الهاتف، أو آلة التصوير، أو خدمة التوصيل، أو النسخ الخارجي، إلخ) والموظف الذي أنشأ المعاملة. وتتيح ميزة التصحيح عبر الإنترنت للمستخدمين عرض المعاملات التي يتحملون مسؤوليتها، وتصحيح المعاملات غير الصحيحة بسهولة (مثل التواريخ أو الأوقات غير الصحيحة، إلخ) ليتم إدراجها في الفواتير. كما تتوفر أحيانًا ميزات أمان للتحكم في وصول المستخدم إلى المعاملات التي يتحمل مسؤولية تصحيحها بشكل مباشر أو غير مباشر (مثل سكرتير مسؤول عن قسم، أو مشرف يدير مندوبي المبيعات، إلخ).

في نظام نموذجي يضم أنظمة استرداد التكاليف والفواتير الإلكترونية ، يوجد خادم مخصص لدعم نظام الفوترة (المضيف)؛ وشبكة محلية (LAN) لدعم تطبيقات المستخدم مثل معالجة النصوص والرسومات وإدارة المستندات وجداول البيانات؛ وأجهزة استرداد التكاليف المستخدمة لإدخال البيانات مثل معرف الموظف وأسماء العملاء وأرقام الحسابات وما إلى ذلك. عادةً ما يكون خادم المحاسبة وأنظمة استرداد التكاليف متصلين بالشبكة المحلية، ويجب نقل البيانات بشكل منتظم بين كل من خادم المحاسبة وأنظمة استرداد التكاليف.

يُتيح نظام استرداد التكاليف الإلكتروني (ECRS) إمكانية جدولة المهام على كلٍ من خادم نظام المحاسبة والشبكة المحلية (LAN). يمكن تشغيل المهام الفردية على فترات زمنية محددة بشكل منفصل، أو تجميعها في قوائم مهام وتشغيلها معًا. قد تشمل المهام المُجدولة عمليات على خادم المحاسبة لاستخراج معلومات التحقق، ونقلها إلى الشبكة المحلية، وتحديث جداول التحقق الخاصة بالمورد على نظام استرداد التكاليف (مثل معرّفات الموظفين، ورموز المحاسبة، وأنواع التكاليف)، ونقل معاملات التكاليف من الشبكة المحلية إلى خادم المحاسبة، ومعالجة هذه المعاملات في نظام الفوترة. بعد ذلك، يُمكن أتمتة عمليات المعاملات لتقليل الأعباء الإدارية وتقليص التأخير في تحديث المعاملات في نظام الفوترة.

يتضمن نظام تسجيل العملاء الإلكتروني المتقدم عددًا من الميزات التي تسمح للشركات بالتحكم في كيفية إعداد المستخدمين في النظام.

• معرّفات مستخدمين متعددة – يمكن تسجيل الموظفين في نظام تسجيل الموظفين الإلكتروني (ECRS) بحيث يكون لديهم عدد غير محدود من المعرّفات التي تُستخدم مع أنظمة خارجية لربطهم بالمعاملات و/أو أنواعها. قد تشمل هذه المعرّفات أرقام هواتف داخلية، وأرقام هوية نسخ، وأرقام هواتف محمولة، ورموز بطاقات الاتصال، ورموز حسابات الخدمة ، ومعرّفات تسجيل الدخول، وأرقام بطاقات الائتمان.
• حسابات المستخدم الافتراضية – يجب إنشاء حسابات شخصية لكل موظف. ستتلقى هذه الحسابات المعاملات غير الصالحة (أي البيانات غير الصحيحة أو المفقودة) التي لم يتم تصحيحها وتحميلها خلال فترة سماح تحددها الشركة. بالإضافة إلى ذلك، يتم أحيانًا ربط معرفات الموظفين برقم حساب دفتر الأستاذ العام .
• حالة تفعيل المستخدم – تحتفظ تطبيقات إدارة سجلات الموظفين الإلكترونية (ECRS) الأفضل أو ذات المستوى الأعلى بسجلات الموظفين بشكل دائم، وتلتزم بتواريخ التعيين والفصل. وهذا يسمح للشركات بتفعيل أو تعطيل المستخدمين بناءً على هذه التواريخ، وهو أمر مفيد بشكل خاص للموظفين المؤقتين والمتكررين (مثل البدلاء الصيفيين، والعمالة المؤقتة، وما إلى ذلك).
• إمكانية الوصول الأمني ​​للمستخدمين – يمكن تحديد صلاحيات الوصول (للعرض أو التعديل) حسب المستخدم ونوع التكلفة. يتيح هذا للشركة التحكم في من يمكنه الوصول إلى معاملات المستخدمين. على سبيل المثال، قد يتمكن مساعد قانوني من تصحيح معاملاته فقط، بينما يُسمح للسكرتيرة بتصحيح معاملات أكثر من محامٍ. قد يتمكن مشرف المبيعات من رؤية جميع المكالمات الهاتفية التي يجريها مندوبو المبيعات التابعون له، ولكن لا يُسمح له إلا بشطب تكاليف النسخ (الطباعة، المسح الضوئي) لهؤلاء المرؤوسين أنفسهم.

يجوز لأصحاب العمل تحديد أسعار أو تكاليف متغيرة لموظفيهم. غالبًا ما تعتمد معايير هذه الأسعار على عدد النسخ (الصفحات، النسخ، المدة، إلخ)، وتُطبق قبل إدخال الرسوم في نظام الفوترة. يمكن تحديد الأسعار حسب نوع التكلفة، أو السماح بأسعار متعددة بناءً على حجم النسخ في معاملة واحدة. على سبيل المثال، قد تتقاضى شركة من عملائها 0.20 دولارًا أمريكيًا عن كل صفحة منسوخة لأول 10 نسخ، ثم 0.15 دولارًا أمريكيًا عن كل نسخة إضافية.

• معايير أرقام الهواتف – يمكن للشركة تحديد مستويات مختلفة لقبول أو رفض أرقام الهواتف المستخدمة في المكالمات الدولية والمحلية ومكالمات الفاكس. تتيح هذه الميزة، إلى جانب إمكانية ربط أوصاف لهذه الأرقام باستخدام جداول جغرافية للهواتف، سواءً كانت مُنشأة ذاتيًا أو مُشتراة، إمكانية تحديد المكالمات من خلال الرقم الكامل، أو رمز المنطقة، أو البادئة، أو رمز المنطقة فقط، مما يُسهّل تحديد الموقع المُتصل به. كما يُتيح نظام ECRS المُحسّن إمكانية إدخال أسماء الشركات بشكل مُخصص على مستوى المقسم (XXX-XXX) ومستوى الرقم (XXX-XXX-XXXX).
• حسابات الأرقام الافتراضية - إذا كان من الممكن ربط رقم هاتف أو نطاق من أرقام الهواتف بحساب معين بين عملاء الشركة، فيمكن لبعض برامج ECRS تحديد هذا الحساب تلقائيًا مع المكالمة المراد تحصيل رسومها أثناء معالجة معاملات المكالمات في نظام الفوترة.

• مستويات التحقق من صحة الحسابات - قد تحدد الشركة معايير مختلفة لتصدير بيانات التحقق، واستيراد معاملات التكلفة، وتعديل أو تصحيح أرقام حسابات العملاء. يتيح تطبيق معايير مختلفة في مراحل معالجة البيانات وتبادلها مرونة أكبر. على سبيل المثال، يمكن استخراج الحسابات الجديدة أو المعلقة من نظام الفوترة وإرسالها إلى نظام (أنظمة) استرداد التكاليف الخارجية لتحديد التكاليف المتكبدة لتلك الحسابات مسبقًا. مع ذلك، قد لا تُحمّل معاملات التكلفة الخاصة بالحسابات الجديدة أو المعلقة في حسابات القبض إلا بعد إضافتها رسميًا إلى قاعدة بيانات المحاسبة (أي بعد توقيع العقد).
• معايير إدخال الحسابات - قد تحدد الشركة عملاء معينين، أو مجموعات من الحسابات، ليتم معالجتها في نظام الفوترة على دفعات منفصلة. يمكن اختيار الحسابات حسب العميل، أو الموقع، أو مندوب المبيعات، أو نوع المعاملة (مثل الهاتف، أو الفاكس، إلخ).

يتم تبسيط نقل البيانات بين خادم التطبيق وشبكة المنطقة المحلية (LAN) باستخدام ECRS من خلال دعم مجموعة واسعة من طرق نقل الملفات، بما في ذلك الاتصالات التسلسلية، والمودم، والقرص المرن، أو الشريط للأجهزة غير المتصلة مباشرة بشبكة LAN ، أو لمعالجة الفواتير الإلكترونية من البائعين.

بالنسبة للأجهزة المتصلة مباشرةً بالشبكة المحلية (LAN ) أو المتاحة عبر الإنترنت، تتوفر طرق نقل أخرى، بما في ذلك بروتوكول نقل الملفات (FTP) المعياري ونظام ملفات الشبكة (NFS) ، وهو برنامج يسمح لشبكتك المحلية بالتعرف على محركات الأقراص على خادم التطبيقات كما لو كانت مثبتة عليه . وهذا يتيح نسخ الملفات مباشرةً من نظام إلى آخر.

• إنشاء جداول التحقق - يمكن وضع قواعد لإنشاء جداول التحقق التي تتوافق مع متطلبات كل مورد من موردي الطرف الثالث (مثل النسخ، والفاكس، ورسوم الشحن، وما إلى ذلك). تتحكم هذه القواعد في عناصر البيانات المستخرجة ومعايير الاستخراج، بما في ذلك جميع العملاء، ومواقع العملاء، ومعرفات الموظفين، وأرقام الهواتف الداخلية، والمكاتب الرئيسية، وما إلى ذلك. يمكن إنشاء جداول التحقق في أي وقت عند الطلب، أو باستخدام مهام مجدولة أو قوائم مهام.
• التحقق من صحة المعاملات - يمكن وضع خيارات متعددة لمراقبة حركة البيانات من أنظمة استرداد التكاليف والفواتير الإلكترونية . عادةً ما تُحفظ المعاملات الصادرة من مستخدمين أو حسابات أو معدات غير مُعرَّفة (أي تلك غير المُحدَّدة في نظام استرداد التكاليف الإلكتروني) لإعادة اختبارها، بدلاً من تخزينها تلقائيًا في جداول النظام. ويمكن إرسال إشعارات بهذه المعاملات عبر البريد الإلكتروني أو شاشة العرض إلى المستخدمين المسؤولين عن إدارتها. والسبب وراء هذه الإجراءات هو أن الموردين - حتى أكبر الموردين على المستوى الوطني - قد يُدرجون معاملات لا تنتمي فعليًا إلى شركة معينة، أو قد يُرسلون ملفًا كاملاً أو فاتورة إلكترونية إلى جهة خاطئة. هذا النوع من التحقق المسبق يمنع حذف جداول نظام استرداد التكاليف الإلكتروني، وربما يُعيق عمليات التنظيف في نظام حسابات القبض أو نظام الفوترة.
• تُسجّل المعاملات التي تحتوي على رموز حسابات شركات مفقودة أو غير صالحة عادةً في قاعدة بيانات نظام تسجيل المعاملات الإلكترونية (ECRS)، مع إخطار المستخدمين المعنيين بضرورة تصحيحها. ولا تُحمّل هذه المعاملات إلى نظام المحاسبة إلا بعد تصحيحها أو تعديلها. وأخيرًا، قد تُستبعد التنسيقات غير الصالحة وبيانات محددة من التحميل إلى نظام الفوترة، وقد تُعالج البيانات الواردة بتنسيقات غير مقبولة مسبقًا أو تُصفّى لإنشاء ملفات مقبولة للمرور عبر نظام تسجيل المعاملات الإلكترونية (ECRS).

بحسب الخيارات المُختارة لمعالجة المعاملات، يُمكن استخدام نظام تسجيل التكاليف الإلكتروني (ECRS) كتطبيق فعّال لمركزة تسجيل جميع التكاليف وإعداد التقارير عنها. فهو يُغني عن الحاجة إلى الوصول إلى أنظمة وتطبيقات مُختلفة للحصول على معلومات تقارير التكاليف حسب المُستخدم أو المكتب أو العميل أو الحساب. وبما أن معاملات التكاليف التفصيلية تُخزّن وتُحفظ في نظام ECRS، فإن التقارير التفصيلية والملخصات ستكون مُتاحة دائمًا. يُمكن إنشاء التقارير حسب المُستخدم أو الحساب أو العميل أو حتى حسب نوع معاملة التكلفة. تشمل الخيارات أيضًا إمكانية تحديد حالة المعاملات (محمّلة أو غير مُحمّلة)، بالإضافة إلى إمكانية التحديد حسب نوع واحد أو أكثر من أنواع المعاملات، مثل النسخ والفاكس والبريد، إلخ. تُعدّ القوائم التفصيلية من هذا النوع مُفيدة بشكل خاص عندما يُطلب من الشركة تقديم مُبررات التكاليف للعملاء.

تحتاج الشركات إلى إرسال إشعارات بناءً على مستويات محددة من المعاملات الواردة باستخدام قواعد ETL لاسترداد التكاليف. والهدف الرئيسي هو إخطار الموظفين عند اقتراب أو بلوغ أو تجاوز حدود دنيا أو قصوى معينة.

يجب تحديد الشروط التالية في نظام الإبلاغ الإلكتروني عن الحوادث (ECRS) لتحديد مستويات الإخطار:

• الحد الأدنى للكمية المتوقعة من مصدر محدد لفترة زمنية محددة
• الحد الأقصى للكمية المتوقعة من مصدر محدد لفترة زمنية محددة
• الحد الأدنى للقيمة المتوقعة من مصدر محدد لفترة زمنية محددة
• القيمة القصوى المتوقعة من مصدر محدد لفترة زمنية محددة

الكمية هي العدد الفعلي للمعاملات أو المقابل المادي. القيمة هي المبلغ بالدولار أو المقابل المالي. بالنسبة للموردين الذين يقدمون كميات (أو أعدادًا)، مثل نسخ المستندات أو صفحات الفاكس، يجب حساب السعر الثابت أولًا ثم تطبيقه على القيمة. المصدر هو الاعتبار الجغرافي. يمكن أن يكون المورد بأكمله (افتراضيًا)، أو مكتبًا، أو جهازًا. الفترة هي الاعتبار الزمني. يمكن أن تكون شهرية (افتراضيًا)، أو أسبوعية، أو يومية. يجب أن يكون هناك مستويان لكل شرط:

1. مستوى التحذير – يُخطر مسؤولي النظام أو الأطراف المسؤولة
2. مستوى الاستثناء – يُرسل إشعارًا (كما هو مذكور أعلاه) ويوقف العمليات اللاحقة

... بحيث يمكن ضبط إجراءات مثل تسجيل التحذيرات وإرسال رسائل بريد إلكتروني للاستثناءات. وبالإضافة إلى تحديد مستويات الشروط، يجب السماح بمتوسط، حيث كلما زادت البيانات التي يتم تمريرها عبر النظام، زادت دقة المتوسط. وبمجرد تحديد المتوسطات، فإنه بالإضافة إلى الشروط - أو ربما كبديل لها - يجب تحديد نسبة مئوية أو تباين كنطاق مسموح به أو قابل للإبلاغ.

فيما يلي مثال على مخطط أو شبكة أو جدول تم إعداده لإظهار ما يحتاجه مسؤولو استرداد التكاليف للحفاظ على الإشعارات ذات الصلة.

البائع – نوع جهاز البائع

الحد الأدنى – مستوى الإبلاغ الأدنى

الحد الأقصى – مستوى الإبلاغ الأقصى

المتوسط ​​- المبلغ المتوسط

Var – مستوى الإبلاغ عن التباين

التردد – التكرار (يوم = يومي، أسبوعي = أسبوعي، شهري = شهري)

Src – المصدر (D=الجهاز، O=المكتب، V=المورد)

تحذير – تحذير

خطأ - خطأ ("استثناء")

الكمية – الكمية (عدد المعاملات)

القيمة – القيمة (مبلغ بالدولار أو عدد العناصر)

مثال :

نسخ صور Equitrac –

قم بإنشاء رسالة تحذيرية إذا...

... أقل من 100 معاملة من أي جهاز في أي يوم

... أقل من 200 صفحة من أي جهاز في أي يوم

... أكثر من 1000 معاملة من أي جهاز في أي يوم

... أكثر من 4000 صفحة من أي جهاز وفي أي يوم

... أقل من 1000 معاملة في أي يوم

... أقل من 2000 صفحة في أي يوم

... أكثر من 4000 معاملة في أي يوم

... أكثر من 8000 صفحة في أي يوم

... أقل أو أعلى بنسبة تزيد عن 10% من 750 معاملة من أي جهاز في أي يوم

... أقل أو أعلى بنسبة تزيد عن 10% من 2000 معاملة في أي يوم

سيتطلب كل مورد حدًا أدنى وأقصى من المستويات عند مصدر المورد ("V"). ويمكن تقسيم أي مورد إلى مكتب ("O") وجهاز ("D") بافتراض أن المورد لديه عدة "أجهزة" داخل المكتب.

سيكون التباين خيارًا متاحًا، وربما يؤدي وجود قيمة غير صفرية في عمود "التباين" إلى تجاوز إعدادات الحد الأدنى/الأقصى. كما أن وجود صفر ("0") في أي عمود من أعمدة الحد الأقصى سيؤدي تلقائيًا إلى إيقاف هذا الخيار.

سيتم تحديد المتوسط ​​وتعديله من خلال تدفق المزيد من البيانات عبر النظام على مدى فترات زمنية أطول، وربما بحد أقصى سنة واحدة.

إذا تم استخدام تردد "يومي"، فيجب إنشاء شبكة أو جدول من الاثنين إلى الجمعة ومن السبت إلى الأحد/العطلات.

يُمكّن نظام استرداد التكاليف الإلكتروني (ECRS) الشركات من استخدام حل شامل لإدارة استرداد التكاليف. ويساهم دمج نظام متكامل لاسترداد التكاليف والمصروفات في تقليل الأعباء الإدارية بشكل كبير، وتحسين كفاءة استرداد تكاليف الشركة ومصروفاتها. يوفر نظام ECRS للشركات، سواءً كانت صغيرة أو كبيرة، نقطة دعم مركزية واحدة، مع مجموعة متنوعة من أدوات تتبع التكاليف والمصروفات.

تتوفر حاليًا العديد من القوالب وتنسيقات السجلات المستخدمة من قبل مختلف الموردين وأنظمتهم، ويجري تطوير المزيد منها باستمرار. ورغم وجود مجموعة من "المعايير" لتبادل البيانات الإلكترونية (EDI) ، فإن المرونة التي تتمتع بها هذه المعايير تسمح بالتخصيص الذي تُجريه جميع الصناعات تقريبًا وكل مورد. يشبه الأمر إلى حد كبير لغة ترميز النص التشعبي (HTML) لتصميم صفحات الويب: فالإطار العام مُحدد، ولكن لكل متصفح/مورد امتداداته وقواعده وتطبيقاته الخاصة.

في القطاع القانوني، جرت محاولات لتوحيد المعايير من خلال معيار تبادل البيانات الإلكترونية القانونية (LEDES) . أما في قطاعات أخرى، فيُستخدم لغة الترميز القابلة للتوسيع (XML) مع تزايد استخدام تطبيقات ECRS وETL لواجهات الويب .

فيما يلي قائمة بالبائعين المشهورين وأنواع التكاليف مع معلومات المعاملات كما قدمها البائع أو الشركات الوسيطة:

هؤلاء هم الموردون الذين يقدمون حزم أنظمة إدارة الوقت والفواتير التي تحتوي على واجهات أو مرافق ECRS لإرسال/استقبال ECRS وEDI:

• النخبة - تومسون رويترز
• نظام إدارة المحتوى المفتوح – أديرانت (المعروف سابقًا باسم الحل 6)
• Juris – Lexis-Nexis
• برو لو - تومسون رويترز
• جافيلان – أديرانت (سابقًا أنظمة معلومات المحامين، بي آي إس بوينت، كيستون، وسوليوشن 6)

هؤلاء هم الموردون الذين يقدمون تطبيقات ECRS ومنتجات ECRS واستشاريي ECRS من جهات خارجية:

• أرجوس
• بيلباك
• أنظمة التحكم
• كوست وير
• إيكويتراك
• ERS
• حصاد
• ميني سوفت
• نورمان وايز وشركاه
• قائمة الانتظار nQueue
• UDI
• ويرهايم
• WSI

• نظام إدارة المهام الموحد - رموز المصروفات (UTBMS)

• استرداد تكاليف البحث القانوني عبر الإنترنت: أفضل الممارسات لتعزيز ربحية الشركات الصغيرة وخدمة العملاء . كاري ج. غريفيث وفيكي س. كروجر، نقابة المحامين الأمريكية ، 2005، http://www.americanbar.org/content/dam/aba/migrated/genpractice/resources/costrecovery/WhitePaper_CostRecovery.authcheckdam.pdf
• أنظمة استرداد الرسوم ومشاركة المستخدم في نظم المعلومات . مارغريت أولسون وبليك آيفز، كلية الدراسات العليا للأعمال، جامعة نيويورك ، 1981.
• أنظمة استرداد تكاليف المحاكم . ستيفن ب. بيركنز، مشروع المرحلة الثالثة من برنامج إدارة التكاليف المتكاملة ، 2010، http://www.ncsc.org/~/media/Files/PDF/Education%20and%20Careers/CEDP%20Papers/2000/Court%20Cost%20Recovery%20System.ashx
• أنظمة استرداد المصروفات والتكاليف . إم فوستر / جيه ماكسيم / سي ويرهايم / إس باتوكس، أنظمة شبكات إس تي سي، ويتير ، 2001، http://www.stcllp.com/docs/ecrs_overview.pdf .

• كوست وير – http://www.costwareinc.com/sw_overview.htm
• ECRS.US - http://www.ecrs.us
• WSI - http://www.wsi.net/ermodul.html
• قائمة الانتظار - https://www.nqueue.com