توثيق

الوثيقة التوثيقية (أو الصك التوثيقي أو الكتابة التوثيقية ) هي أي سرد ​​مكتوب للوقائع (بيانات) يُعدّه كاتب عدل أو كاتب عدل مدني ، ويُصدّق عليه بتوقيعه وختمه الرسمي، ويُفصّل إجراءً تمّ تنفيذه من قِبله أو أمامه بصفته الرسمية. تُعدّ الوثيقة التوثيقية الوسيلة القانونية الوحيدة لإثبات الوقائع التي تُعتبر سجلاً معترفاً به لها، بينما في المسائل الأخرى، عادةً ما تكون غير مقبولة، لأنها، لكونها خارجة عن الصلاحيات الممنوحة لكاتب العدل بموجب القانون، تُعتبر غير رسمية. في معظم دول القانون العام، تُربط الوثائق متعددة الصفحات معًا باستخدام شريط مخيط أو معقود (يُشار إليه بالحرير)، وتُثبّت أطرافه برقاقة مختومة بختم كاتب العدل. يُطلق على هذه العملية اسم الإلحاق أو التضمين.

يُعرف النوع الأول باسم "الوثيقة الرسمية" (بالفرنسية: acte en minute ، وبالهولندية : minuutakte ، وبالإيطالية: atto conservato ، وبالألمانية: öffentliche Urkunde ، وبالإسبانية: acta protocolar )، وهي من اختصاص كُتّاب العدل . قد تتخذ الوثائق الرسمية شكل سجل لنشاط ما، يُراد له أو يُشترط أن يكون له صفة إثباتية، أو قوة أو أثر قانوني أو إداري، أو أثر تجاري. وتُعدّ هذه الوثائق حجر الزاوية في ممارسة التوثيق المدني، حيث تُصاغ كوثائق سردية منفردة مكتوبة بضمير المتكلم من قِبل كاتب العدل. تشمل الوثائق الرسمية جميع العقود والصكوك التنظيمية (مثل: نقل الملكية، والوصية، والوقف، والتوكيل، والهبة).

مكونات الفعل في شكله العام هي:

• البروتوكول (الديباجة) الذي يحدد الأمور التمهيدية، مع الإشارة إلى:
  • اسم كاتب العدل وحالته
  • تاريخ ومكان الحفل
  • حضور طرف واحد أو أكثر (يشار إليهم باسم "الحاضرين") والشهود أمام كاتب العدل
  • أي صفة يظهر بها الشخص أو يتصرف بها
  • كيف قام كاتب العدل بالتحقق من الحقائق أو الادعاءات الواردة في نص الوثيقة
• الجسم (الجزء العملي) الذي:
  • يُردد نية المُظهِر
  • يسرد الحقائق والإجراءات المنجزة
  • يحدد هذا المستند الشروط الجوهرية والكلمات التنفيذية ( voces signatæ ) للتوكيل الرسمي ، أو العقد، أو الترتيب، أو الالتزام، أو نقل الملكية، أو أي إجراء قانوني آخر وارد في الوثيقة.
  • يشير إلى أي مواد ملحقة
• الخاتمة (الاستنتاج) التي تشهد وتؤكد: ^{[ 1 ]}
  • أن الوثيقة قد قُرئت على الحاضر وأقرّ بها، ووقّع عليها (وفي بعض الحالات ختمها) بحضور كاتب العدل والشهود، وذلك كله بالشكل القانوني الواجب.
  • استيفاء شروط القانون المحلي المعمول به فيما يتعلق بإجراءات تنفيذ الوثائق وطبيعتها الملزمة.
  • غالباً ما يتكرر التاريخ والمكان
  • واختتم بتوقيع مميز
    • أمثلة نموذجية:
      • تم ذلك وأقر في المدينة والولاية المذكورتين أعلاه في اليوم والسنة المذكورين أعلاه بحضور الشهود المؤهلين الموقعين أدناه وأمام كاتب العدل، بعد قراءة النص كاملاً. (لويزيانا)
      • تم ذلك في بريتوريا في اليوم والشهر والسنة المذكورين أعلاه، بحضور الشاهدين س و ص، اللذين وقعا، مع الحاضرين وأنا، كاتب العدل، على النسخة الأصلية المحفوظة في سجلاتي. (جنوب أفريقيا)
        • الاختلافات: تم ذلك وتم التنازل (تنازل)، تم ذلك وتم منح (منحة، توكيل رسمي)، تم ذلك وتم جردها (جرد عام)، تم ذلك وتم التعاقد والاتفاق (عقد).
• في الماضي، كان يتبع الإسكاتوكول شهادات إضافية عبارة عن ملاحظات إضافية تتعلق بالدفع المستحق لرسوم التوثيق (بما في ذلك رسوم الطوابع)، والإقرار بالتعديلات أو التصحيحات، والتسجيل الصحيح للفعل، وأي إجراءات أخرى لاحقة للتحرير.

تقليديًا، في دول القانون المدني، تُدوَّن المسودات الأولية، التي تُسمى "محاضر الجلسات" (كانت تُسمى سابقًا بروتوكولات ؛ بالفرنسية minute ، وبالهولندية minuut ، وبالإيطالية minuta ، وبالألمانية Urschrift ، وبالإسبانية escritura matriz )، بالاختزال القانوني، وتُسجَّل فيها التفاصيل فقط. يُسجَّل تاريخها، واسم الحاضر، ومكان انعقادها، وموضوعها في سجل كاتب العدل، وتُحفظ المحاضر في أرشيف كاتب العدل، بينما يُسلَّم إلى الحاضر نسخة مُفصَّلة (بالفرنسية/الهولندية grosse ، وبالإيطالية copia esecutiva ، وبالألمانية Ausfertigung ، وبالإسبانية primer testimonio )، وهي نسخة كاملة مكتوبة بخط اليد ومختومة وموقَّعة. تُستخدم محاضر الجلسات لاحقًا كنسخة أصلية يُمكن من خلالها إعداد نسخ مُعدّلة ( أي نسخ مُنقّحة) . في الدول التي تعتمد القانون العام، يُعدّ الموثقون نسخًا أصلية متعددة مُوقّعة ومختومة بالكامل ، إذ لا تُقبل النسخ في المحكمة. تُحفظ إحدى هذه النسخ في ملف سجلات الموثق.

يُعرف النوع الثاني باسم "العمل الخاص" (بالفرنسية: acte en brevet ، وبالهولندية: brevetakte ، akte in originali ، وبالإيطالية: atto rilasciato in originale ، وبالألمانية: notarielle Beglaubigung ، وبالإسبانية: acta extraprotocolar )، ويُمثله خير تمثيل الشهادة التوثيقية (أو "docquet" في اسكتلندا). وهي عبارة عن وثيقة تُثبت صحة تنفيذ عقد أو وثيقة أو أي مستند آخر بحضور الموثق، أو تُؤكد حقيقة أو أمراً ما لديه علمٌ به. تُصدّق الشهادات التوثيقية على مستند موجود مسبقاً أو تُلحق به، وتُثبت صحة تنفيذه، وأصالته، وصلاحيته، أو وضعه القانوني وآثاره. وكإجراء احترازي، قد تحتوي الشهادة أيضاً على معلومات مثل عدد الصفحات، ووصف للمستند، وعنوانه، وأي سمات مميزة أخرى لمنع إضافة صفحات أو إزالتها. إذا تم لصقها، يمكن أيضًا ختم الشهادات المختصرة بختم بارز، نصفه على الشهادة والنصف الآخر على بقية الصفحة.

تتوفر شهادات التوثيق بنوعين: كاملة ومختصرة. تتضمن الشهادة الكاملة معلومات تمهيدية كالتاريخ والمكان وحضور المُوثِّق وإثبات الهوية، بالإضافة إلى الشهادة الرئيسية. أما الشهادة المختصرة فتتضمن عادةً المكان والتاريخ و"بند الشهادة". وينتهي كلا النوعين بـ"بند الشهادة".

الأجزاء النموذجية هي:

• العنوان الذي يتضمن مكان انعقاد الجلسة، وقوس كبير متجه لليمين أو قوسين متبوعًا بـ "to wit" أو الاختصار ss. للكلمة اللاتينية scilicet والتي تعني نفس الشيء، وإلى اليمين يوجد العنوان، وعادة ما يشير إلى قضية أو مسألة؛
• الديباجة (انظر أعلاه )؛
• الشهادة نفسها، سواء كانت في شكل جملة أو مقسمة إلى إقرارات؛
• يتبع بند الشهادة توقيع كاتب العدل، إما أن يكون مكتوباً بقوس كبير وكتلة توقيع الحاضر والشاهد أو بكتلة توقيع سابقة وتوقيع كاتب العدل لاحقاً.
  • أمثلة نموذجية:
    • إيماناً مني وشهادةً لما تقدم، فقد وقّعتُ أنا، كاتب العدل المذكور، على هذا المستند وختمته بخاتمي الرسمي في هذا اليوم (اليوم) من شهر (الشهر) عام ألفين (السنة). (الهند)
    • وبناءً على ذلك، ولضرورة اتخاذ إجراء، فقد أصدرتُ أنا، كاتب العدل المذكور، هذه الوثيقة بموجب شركتي التوثيقية وختم مكتبي، لتكون صالحةً ومتاحةً حسب الحاجة. (الهند، أيرلندا)
    • وإثباتاً لذلك، وقّعتُ اسمي وختمتُ بختم مكتبي في (المدينة) المذكورة أعلاه في (اليوم) من (الشهر) عام ألفين و(السنة). (أستراليا)
    • إيماناً مني وشهادةً على ذلك، فقد وقّعتُ أنا، كاتب العدل المذكور، اسمي ووضعتُ ختم مكتبي في (المدينة) المذكورة أعلاه في هذا اليوم (اليوم) من (الشهر) عام ألفين (السنة). (إنجلترا)
    • وإثباتاً لما تقدم، فقد وضعتُ هنا نموذج التوثيق الخاص بي وختم مكتبي الرسمي. (كندا)
    • وإثباتاً لما تقدم، فقد وضعتُ توقيعي وختمي الرسمي أدناه. (الولايات المتحدة)

• كاتب عدل
• كاتب عدل مدني
• التوثيق