طلب تقديم عروض

طلب تقديم العروض ( RFP ) هو شكل من أشكال المزاد العكسي ، تبادر به منظمة مهتمة بشراء خدمة أو منتج، حيث تطلب عروضًا تجارية من الموردين المحتملين. ^{[ 1 ]} وعادةً ما يكون جزءًا من عملية بيع معقدة ، ويتم من خلال عملية تقديم العطاءات .

بخلاف الدعوات لتقديم العطاءات ، التي تمنح العقود بناءً على سعر وجودة العطاء، فإن طلبات تقديم العروض تسمح للموردين بمزيد من المرونة في اقتراح خدمة أو منتج أصلي يتماشى مع احتياجات الشركة.

تشمل الطلبات المماثلة طلب عرض أسعار (RFQ) وطلب معلومات (RFI)، حيث يحتاج العميل إلى مزيد من المعلومات من الموردين قبل تقديم طلب عروض أسعار (RFP). وعادةً ما يتبع طلب المعلومات طلب عروض أسعار أو طلب عروض أسعار. ^{[ 2 ]} عندما يُقدَّم طلب عروض أسعار بعد مفاوضات مع المقاولين المحتملين، يُعرف العرض المُقدَّم باسم العرض النهائي والأفضل (BAFO).

يتطلب طلب تقديم العروض من مقدم العرض إعداد عرض عمل أصلي بناءً على احتياجات المشتري. وبحسب مواصفات وثيقة طلب تقديم العروض، قد يُطلب من مقدم العرض تحديد توقعات المشروع، والجدول الزمني، وتصميم المنتج، والموردين. وقد تشمل المعلومات المطلوبة الأخرى معلومات أساسية عن الشركة وتاريخها، وقدراتها التقنية، ومعلومات عن المنتج.

في مجال المشتريات الحكومية الأمريكية ، تغطي لائحة الاستحواذ الفيدرالية 15.203 طلبات تقديم العروض، وتنص على ما يلي:

تُستخدم طلبات تقديم العروض في عمليات الشراء التفاوضية لإبلاغ متطلبات الحكومة للمقاولين المحتملين وطلب العروض. ^{[ 3 ]}

تسمح لوائح الاستحواذ الفيدرالية (FAR) بتقييم العروض، وإجراء المزيد من المناقشات مع مقدمي العروض، ودعوتهم لتقديم مراجعات نهائية مكتوبة للعروض ، والتي يُبنى عليها قرار الاختيار النهائي. ^{[ 4 ]} يجب أن تكون طلبات الحكومة الفيدرالية لمراجعات العروض النهائية

^{[ 5 ]} أبلغ مقدمي العروض بأن التعديلات النهائية على المقترح يجب أن تكون كتابية وأن الحكومة تعتزم منح العقد دون الحصول على مزيد من التعديلات.

يُستخدم مصطلح "طلب العروض" أحيانًا فيما يتعلق بالمشتريات الحكومية في المملكة المتحدة ، على سبيل المثال تم إصدار طلب عروض لجمع وإدارة صندوق استثمار النطاق العريض المقترح من قبل حكومة المملكة المتحدة في يونيو 2016. ^{[ 6 ]}

يُستخدم مصطلح RFX الجماعي غالبًا ليشمل طلب تقديم العروض (RFP)، أو أيًا من المصطلحات المدرجة أدناه. ^{[ 7 ]}

• طلب الانضمام (RFA)، المعروف أيضًا باسم طلب الشراكة أو طلب التحالف، هو اقتراح من طرف إلى آخر للعمل معًا (عادة في مجال الأعمال) وتقاسم فوائد هذا العمل المشترك.
• يُعد طلب إبداء الاهتمام (RFEI) جزءًا من عملية اكتشاف إبداء الاهتمام (EOI) من أجل جمع المعلومات المتعلقة بالمشتريات المحتملة للخدمات المطلوبة، على غرار طلب تقديم العروض (RFQ)، والذي يتم أحيانًا قبل نشر طلب تقديم العروض (RFP).
• طلب المعلومات (RFI) هو عرض يُطلب من بائع محتمل أو مزود خدمة لتحديد المنتجات والخدمات المتاحة في السوق والتي قد تلبي احتياجات المشتري، وللتعرف على إمكانيات البائع من حيث العروض ونقاط قوته. تُستخدم طلبات المعلومات عادةً في عمليات الشراء الكبرى، حيث يمكن تلبية أحد المتطلبات عبر عدة وسائل بديلة. مع ذلك، فإن طلب المعلومات ليس دعوة لتقديم عروض، وهو غير ملزم للمشتري أو البائعين، وقد يؤدي أو لا يؤدي إلى طلب تقديم عروض (RFP) أو طلب تقديم أسعار (RFQ).
• يُستخدم طلب عروض الأسعار (RFQ) عندما لا تكون هناك حاجة إلى مناقشات مع مقدمي العروض (وذلك غالبًا عندما تكون مواصفات المنتج أو الخدمة معروفة مسبقًا)، وعندما يكون السعر هو العامل الرئيسي أو الوحيد في اختيار مقدم العرض الفائز. كما يُمكن استخدام طلب عروض الأسعار قبل إصدار طلب عروض أسعار كامل لتحديد نطاقات الأسعار العامة. في هذه الحالة، يُمكن اختيار المنتجات أو الخدمات أو الموردين من نتائج طلب عروض الأسعار لإجراء المزيد من البحث بهدف كتابة طلب عروض أسعار أكثر تفصيلًا. في الممارسة التجارية، يُعد طلب عروض الأسعار الشكل الأكثر شيوعًا لطلبات عروض الأسعار، حيث لا تفهم العديد من الشركات الفرق بين طلبات عروض الأسعار وطلبات عروض الأسعار، وبالتالي تلجأ إلى طلب عروض الأسعار بشكل افتراضي.
• طلب التأهيل (RFQ)، المعروف أيضاً باستبيان التأهيل المسبق (PQQ)، هو وثيقة تُوزع عادةً قبل بدء عملية طلب العروض (RFP). يُستخدم هذا الطلب لجمع معلومات عن الموردين من شركات متعددة لتكوين قاعدة بيانات للمرشحين المحتملين. يُسهّل ذلك عملية مراجعة طلب العروض من خلال تحديد المرشحين الذين يستوفون المؤهلات المطلوبة مسبقاً.
• طلب الحلول (RFS) مشابه لطلب تقديم العروض (RFP)، ولكنه أكثر انفتاحًا وعمومية. وهذا يمنح البائع أو المورد أكبر قدر من المرونة مقارنةً بجميع طلبات تقديم العروض الأخرى في التعبير عن حلوله، أو مزيج منتجاته وخدماته. ^{[ 8 ]}
• يُستخدم طلب تقديم العطاءات (RFT)، المعروف أيضًا باسم دعوة تقديم العطاءات (ITT)، بشكل أكثر شيوعًا من قبل الحكومات.