توسع نطاق العمل

يُعدّ ضعف التواصل بين العميل ومدير المشروع أحد أبرز أسباب توسّع نطاق المشروع. فالمهمة التي لا تُفهم جيدًا ستختلف تمامًا عن رؤية العميل. ومع ذلك، قد يتحمّل العميل جزءًا من المسؤولية أيضًا، إذ قد لا يرى رؤية واضحة لما يريده. ^{[ 9 ] [ 10 ]}

من عوامل توسع نطاق المشروع ظهور عقبة غير متوقعة، مما يؤدي إلى نقاشات حول ما إذا كانت وثيقة نطاق العمل تغطيها. ^{[ 11 ]} وعندما تكون بعض الوثائق إما تقنية للغاية أو تفتقر إلى تفاصيل جوهرية، قد يظهر توسع نطاق المشروع من خلال تفسير هذه الوثائق. ^{[ 12 ]} وكلما زاد طول المشروع أو تعقيده، زادت احتمالية حدوث توسع نطاقه، مما قد يضر بالمشروع. ^{[ 4 ]}

يتطلب تحديد نطاق المشروع بدقة دراسة متأنية من قبل مدير المشروع خلال مرحلة التخطيط الأولية. ويُعدّ عدم جمع كافة المعلومات من جميع الجهات المعنية سببًا شائعًا لبيانات النطاق غير المكتملة والمتطلبات المفقودة، مما قد يؤدي بسهولة إلى توسع نطاق المشروع لاحقًا. من الضروري أن يفهم جميع أعضاء الفريق متطلبات المشروع فهمًا تامًا، وأن يوافق عليها راعي المشروع والجهات المعنية قبل بدء تنفيذه. ^{[ 13 ]}

إن تبني ممارسات إدارة المشاريع والالتزام بها، بالإضافة إلى عمليات إدارة المشاريع، هي طرق مؤكدة لمنع توسع نطاق المشروع من التسبب في انهياره.

أحيانًا، تميل فرق المشاريع إلى إضافة ميزات إضافية لإبهار العميل. ^{[ 3 ] : 482} قد لا ينجح هذا الأمر، بل قد يتسبب في مزيد من العمل للمشروع ويخرجه عن نطاقه.

قد يتسلل توسع نطاق المشروع بسهولة أكبر عندما يُقدَّم على أنه تغييرات صغيرة وبسيطة وسهلة التنفيذ. ^{[ 14 ]} ومع ذلك، فإن حجم هذه التغييرات أو تعقيدها الفعلي قد يُعرِّض المشروع لخطر الفشل. ^{[ 14 ]}

في كثير من الأحيان، عندما يتسبب أعضاء فريق المشروع في توسع نطاق المشروع، فإنهم يقصدون تحسينه، وليس أن يؤدي هذا التوسع إلى الإضرار به. ^{[ 15 ]} ومن الأمثلة على ذلك اقتراح أعضاء الفريق إضافة ميزات جديدة بحضور العميل. ^{[ 15 ]} ومثال آخر هو إصرار فريق المشروع على استخدام تقنيات أحدث، في حين قد ترغب الإدارة أو العميل في استخدام تقنيات أقدم اعتادوا عليها، مما قد يتسبب في توسع نطاق المشروع نتيجةً لإعادة التدريب وزيادة التعقيد. ^{[ 15 ]} ومع ذلك، توجد بعض الحالات التي يكون فيها لأحد أعضاء فريق المشروع مصلحة شخصية في التسبب في توسع نطاق المشروع. ^{[ 4 ]} ومن الأمثلة على ذلك خوف أحدهم من أن يحل المشروع محله، فيقوم عمدًا بالتسبب في توسع نطاق المشروع لتأخير إنجازه، وبالتالي ضمان إنجازه دون أي مشكلة بالنسبة له. ^{[ 4 ]} كما يمكن أن يستخدم مدير المشروع توسع نطاق المشروع ليظهر بمظهر أكثر كفاءة من خلال تولي مهام إضافية، أو قد يستخدمه فريق المشروع لضمان وجود عمل لديهم في حال ظهور أي غموض في المستقبل. ^{[ 4 ]}

قد يطلب العملاء إضافات للمشروع، مما يؤدي إلى توسع نطاقه، استجابةً لاتفاقيات ما قبل التعاقد أو لاكتشاف إمكانيات جديدة أثناء تطوير المشروع. ^{[ 15 ]} عندما يكتشف العملاء عناصر مفقودة ويضيفونها إلى المشروع، يُعدّ ذلك توسعًا في نطاقه، ولكن عادةً لا يكون هناك سوء نية وراء ذلك. ^{[ 12 ]} يلجأ بعض العملاء إلى توسع النطاق بالإشارة إلى عناصر غير واضحة في محاولة لإضافة عناصر يرغبون بها، ولكنها غير مطلوبة للمشروع. ^{[ 12 ]}

من الأسباب الأخرى لتوسع نطاق المشروع وجود فجوة في التواصل بين أصحاب المصلحة. فقد لا يستجيب العملاء بالسرعة الكافية لمديري المشاريع، مما يؤدي إلى تعثر المشروع.

قد تؤثر هذه الجوانب على الكفاءة التشغيلية للشركات، لا سيما في العلاقات طويلة الأمد. ^{[ 16 ]} يُعدّ توسّع نطاق المشروع خطرًا في معظم المشاريع، حيث تقع معظم المشاريع الضخمة ضحيةً له (انظر: المشاريع الضخمة والمخاطر ). غالبًا ما يؤدي توسّع النطاق إلى تجاوز التكاليف . يصعب مواجهة استراتيجية "القيمة المجانية"، ولا تزال تشكّل تحديًا كبيرًا حتى لأكثر مديري المشاريع خبرةً.

يُعدّ نطاق المشروع أساسيًا لتحديد كلٍّ من المرافق المادية ومخرجات المشروع، ويؤدي توسع نطاق المشروع إلى تغيير أحدهما على الأقل. ^{[ 5 ]} وبتأثيره على أحدهما، يمتدّ تأثير توسع نطاق المشروع ليشمل جوانب أخرى، مثل الجدول الزمني والتكلفة. ^{[ 5 ]} ومن أسباب تأخير المشروع، زيادة الحاجة إلى عقد اجتماعات لمناقشة بنود جديدة في نطاق المشروع واتخاذ قرارات بشأن تنفيذها. ^{[ 4 ]} وقد ترتفع التكاليف نتيجةً لهذه التأخيرات، كما قد تظهر مخاطر جديدة بسبب الإضافات الجديدة. ^{[ 4 ]} وعندما ترتفع التكلفة بشكلٍ مفرط، أو يطول أمد المشروع، أو كليهما، قد يفشل المشروع، وقد يبحث المسؤولون عن بدائل له. ^{[ 4 ]}

قد يُتيح توسع نطاق المشروع مزايا عديدة، منها تحسين المنتج النهائي من وجهة نظر العميل، أو جعله أفضل من المنتجات المماثلة في مشاريع أخرى. ^{[ 4 ]} وعند التحكم في توسع النطاق، يُمكن للمشروع تلبية احتياجاته من خلال السماح بإجراء تغييرات مفيدة. ^{[ 14 ]} وتُعدّ تغييرات النطاق شائعة في المشاريع التي تتجاوز مدتها أسبوعًا، مما يجعل إدارة توسع النطاق أمرًا بالغ الأهمية لتجنب آثاره السلبية مع الاستفادة من التغييرات المفيدة. ^{[ 14 ]}

من الأهمية بمكان وجود وثائق تُحدد بوضوح لكلٍ من العميل وفريق المشروع نطاق المشروع وأهدافه وآليات تعديله. ^{[ 7 ]} تُساعد هذه الوثائق في بناء أساس متين للمشروع، مما يُقلل من خطر توسع نطاقه. ^{[ 6 ]} ولأن عدم وضوح المتطلبات قد يُؤدي إلى افتراضات تُسبب توسع نطاق المشروع، فإن وجود وثائق أساسية تُحدد هذه الافتراضات يُقلل من هذا الجانب من توسع النطاق. ^{[ 4 ]}

عند اقتراح تغيير، يُنصح بتحليله أولاً من خلال التنبؤ بما إذا كان سيُكلف مبالغ طائلة من حيث الوقت والمال. ^{[ 17 ]} إذا لم يُظهر التحليل أي تكلفة باهظة، يُمكن حينها اقتراح تنفيذه. ^{[ 17 ]} ومن الاستراتيجيات الأخرى التي يُمكن اتباعها عند اقتراح تغييرات، التساؤل حول التغيير المُقترح للتأكد من وجود مبررات كافية له. ^{[ 4 ]} بالنسبة للتغييرات التي يقترحها العميل، فإن قبولها لمجرد إرضائه يُعرّض المشروع للخطر، وقد تُصبح هذه التغييرات جزءًا من مشروع لاحق. ^{[ 4 ]} يُعد رفض طلبات العميل أحيانًا أمرًا أساسيًا لإدارة المشاريع، إذ يُمكن أن يُقلل من خطر توسع نطاق المشروع الذي قد يُؤدي إلى إلغائه. ^{[ 15 ]}