السجلات المحاسبية

تُعدّ السجلات المحاسبية مصادر رئيسية للمعلومات والأدلة المستخدمة في إعداد البيانات المالية والتحقق منها و/أو مراجعتها . كما تشمل هذه السجلات وثائق لإثبات ملكية الأصول ، وإثبات إنشاء الالتزامات، وإثبات المعاملات النقدية وغير النقدية .

يمكن أن تتخذ السجلات المحاسبية أشكالاً عديدة وتشمل (من بين أمور أخرى):

• دفاتر الأستاذ
• المجلات
• كشوفات الحسابات البنكية
• العقود والاتفاقيات
• بيانات التحقق
• إيصالات النقل
• الفواتير
• قسائم

تُجمع المستندات المحاسبية أو سجلات المستندات جميع المستندات التي تُسهم في إعداد البيانات المالية للشركة، مثل قوائم الدخل والميزانيات العمومية. وتشمل هذه المستندات سجلات المعاملات النقدية، والأصول والخصوم، ودفاتر الأستاذ، واليوميات، وغيرها. تُعدّ المستندات والسجلات المحاسبية هي الوثائق المادية التي تُسجل عليها المعاملات وتُلخص. ومن الأمثلة على ذلك الشيكات الملغاة، والفواتير المدفوعة، وكشوف المرتبات، ودفاتر الأستاذ الفرعية، ومطابقات الحسابات المصرفية. ^{[ 1 ]}

يمكن أن تكون السجلات المحاسبية بصيغة مادية أو إلكترونية.

في بعض الولايات، تضع هيئات المحاسبة قواعد بشأن التعامل مع السجلات من منظور عرض البيانات المالية أو التدقيق . وتختلف هذه القواعد من بلد لآخر، كما أن لكل قطاع متطلباته الخاصة في حفظ السجلات.

تُعد السجلات المحاسبية مهمة لجميع أنواع المحاسبة بما في ذلك المحاسبة المالية ومحاسبة التكاليف ، وكذلك لأنواع مختلفة من المنظمات مثل الشركات والشراكات والشركات ذات المسؤولية المحدودة، وللمنظمات غير الربحية أو الربحية.

في الولايات المتحدة، تحدد مصلحة الضرائب الأمريكية المدة التي يجب الاحتفاظ فيها بالسجلات المحاسبية وتوفر إرشادات الاحتفاظ بالسجلات في القسم 6001 من القانون والمنشور 583. تعتبر بعض السجلات مثل بيانات المحاسبين القانونيين المعتمدين والمراجعين سجلات دائمة، في حين أن بعضها الآخر مثل قائمة الحسابات المستحقة الدفع وطلبات التوظيف مطلوب الاحتفاظ بها بشكل عام لمدة سبع أو ثلاث سنوات على التوالي.

يتعين على الشركات العاملة في صناعة رماد الصودا في الهند اتباع الإرشاداتوفقًا لما حدده معهد محاسبي التكاليف والأعمال في الهند (ICWAI).