مركز الشراء

مركز الشراء ، والذي يُسمى أيضاً وحدة صنع القرار ( DMU )، ^{[ 1 ]} يجمع "جميع أعضاء المنظمة الذين يشاركون في عملية شراء منتج أو خدمة معينة". ^{[ 2 ]}

طُوِّر مفهوم وحدة اتخاذ القرار (DMU) لأغراض الشراء عام 1967 على يد روبنسون وفاريس وويند (1967). ^{[ 3 ]} تتألف وحدة اتخاذ القرار من جميع أفراد المؤسسة المشاركين في قرار الشراء. ^{[ 4 ]} يشمل قرار الشراء ذوي الخبرة في مجال الشراء والشؤون المالية، وذوي الخبرة الفنية، وفي بعض الحالات، الإدارة العليا للمؤسسة . ^{[ 5 ]} ويؤكد ماكدونالد وروغرز وودبيرن (2000) أن تحديد جميع الأفراد المشاركين في قرار الشراء والتأثير عليهم شرط أساسي في عملية البيع للمؤسسة. ^{[ 4 ]}

إن مفهوم مركز الشراء (كمحور للتسويق بين الشركات ، وكعامل أساسي في خلق قيمة للعملاء والتأثير على الكفاءة والفعالية التنظيمية) يصوغ فهم عملية اتخاذ قرارات الشراء في البيئات المعقدة.

تتضمن بعض العوامل الرئيسية التي تؤثر على أنشطة مركز الشراء أو وحدة إدارة القرار ما يلي:

• تصنيف الشراء حسب الفئة أو الموقف. صنّف نموذج "Buygrid" الذي طوره روبنسون وآخرون عام 1967 "فئات الشراء" إلى "إعادة شراء مباشرة"، و"إعادة شراء معدّلة"، و"مهمة جديدة"، ^{[ 6 ]} ويُشار إليها أيضًا باسم "شراء مهمة جديدة". ^{[ 7 ]} وسّعت ميشيل بن هذا النطاق ليشمل ستة مواقف شراء أساسية في مقال نُشر عام 1993: ^{[ 8 ]}
  • شراء عابر لا يتطلب بحثًا أو تحليلًا
  • عمليات شراء أو إعادة شراء روتينية ذات أولوية منخفضة
  • عمليات إعادة شراء معدلة بسيطة حيث تكون خيارات الاختيار محدودة
  • مهام شراء جديدة تتطلب تقييمًا، على سبيل المثال لنوع خاص من المعدات
  • عمليات إعادة الشراء المعدلة المعقدة التي تتطلب عمليات أكثر تنظيمًا لتحديد الخيارات وتقييمها، مثل عملية المناقصة التنافسية.
  • مهام استراتيجية جديدة تتمثل في إقامة شراكات تجارية طويلة الأجل ووضع خطط شراء.
• نوع المنتج (مثل المواد والمكونات والمصانع والمعدات أو الصيانة والإصلاح والعمليات (MRO))
• أهمية عملية الشراء. ^{[ 9 ]}

في بعض الحالات، يكون مركز الشراء مجموعة غير رسمية مؤقتة تُشكّل لفترة محدودة، بينما في حالات أخرى يكون مجموعة رسمية معتمدة ذات تفويض محدد. وقد توصلت دراسة أمريكية أجراها ماكويليامز عام ١٩٩٢ إلى أن متوسط ​​حجم مركز الشراء يتكون في الغالب من أربعة أشخاص. ^{[ ١٠ ]} وتراوح عدد الأفراد في هذه الدراسة بين ثلاثة وخمسة أشخاص. ويؤثر نوع عملية الشراء ومرحلة عملية الشراء على حجم المركز. كما وجدت دراسات أحدث أن هيكل مراكز الشراء، بما في ذلك حجمها، يعتمد على الهيكل التنظيمي ، حيث يُسهم كل من المركزية والرسمية في تطوير مراكز شراء كبيرة. ^{[ ١١ ]}

عندما ترغب وحدة اتخاذ القرار في شراء منتج أو خدمة معينة، يتم اتخاذ عدد من الخطوات المتسلسلة أو المتكررة داخل مركز الشراء:

• تحديد الحاجة أو المشكلة: قد يبدأ تحديد الحاجة أو المشكلة لسببين. الأول هو حل مشكلة محددة تواجه الشركة. أما السبب الثاني فهو تحسين عمليات الشركة الحالية أو أدائها، أو البحث عن فرص سوقية جديدة .
• تحديد مواصفات المنتج: تتضمن المواصفات الخصائص والوظائف التي يجب أن يحتوي عليها المنتج/الخدمة المراد شراؤها.
• البحث عن الموردين والمنتجات: تتضمن هذه العملية البحث عن موردين قادرين على تلبية احتياجات الشركة من المنتجات أو الخدمات. أولاً، يجب إيجاد مورد يتوافق مع مواصفات الشركة. ثانياً، يجب أن يكون المورد قادراً على تلبية المتطلبات المالية ومتطلبات التوريد للشركة.
• تقييم المقترحات واختيار الموردين: سيتم تقييم الموردين المحتملين المختلفين من قبل الأقسام المختلفة في الشركة.
• إجراءات اختيار الطلب: تبدأ هذه المرحلة بعد اختيار المورد. وتتألف بشكل أساسي من التفاوض والاتفاق مع المورد على تفاصيل معينة.
• تقييم الأداء والملاحظات: سيتم تقييم أداء وجودة البضائع المشتراة.

في عام 1986، بحث سبيكمان وغرونهاوغ ما إذا كان من الأفضل وصف عملية صنع القرار بأنها "متسلسلة" أو "تكرارية"، ووجدا أن "التكرارية" مصطلح أفضل، إذ يعكس أنماط صنع القرار لدى المشترين والتي تسمح بإعادة النظر في القضايا في مراحل مختلفة. ^{[ 12 ]}

في عملية اتخاذ القرارات هذه، يمكن إسناد أدوار مختلفة لأعضاء معينين في المركز أو الوحدة اعتمادًا على أهمية جزء المنظمة.

اعتبر إطار عمل "شبكة الشراء" لروبنسون وآخرين أن أنشطة المهام الجديدة، التي تتناول مشكلة لم تظهر من قبل، أكثر تعقيدًا من فئات الشراء الأخرى، وأقرب إلى التوصل إلى حل عام قابل للتطبيق في أنشطة إعادة الشراء المستقبلية. ^{[ 3 ]} لاحظ ماكويستون في عام 1989 نتائج تجريبية متباينة فيما يتعلق بهذا الإطار: "أظهرت بعض الدراسات أن المشاركة والتأثير يختلفان وفقًا لإطار عمل شبكة الشراء... لكن دراسات أخرى أظهرت أنهما لا يختلفان". ^{[ 13 ]} أما المؤلف المشارك يورام ويند، الذي نظر إلى نموذج شبكة الشراء بعد 25 عامًا من نشره، فقد رأى أن النموذج قدّم "إطار عمل مفيدًا للغاية" كانت "أبعاده الأساسية صحيحة"، لكن "قابليته للتعميم في ظل مجموعة متنوعة من أوضاع السوق لم تُفهم تمامًا بعد". ^{[ 14 ]}

توجد عدة قضايا مفاهيمية ومنهجية تتعلق بمراكز الشراء، والتي كان يُعتقد في عام 1986 أنها بحاجة إلى مزيد من البحث. ^{[ 15 ]} ويمكن تقسيم هذه القضايا إلى:

حدود مركز الشراء ونطاق مركز الشراء

يُفرّق هذا المفهوم بين عمليات مراكز الشراء الداخلية وتأثير العوامل البيئية الخارجية، كما يُحدّد أنشطة مركز شراء مُعيّن ويُقيّدها. وقد ذكر ويبستر وويند (1972) عددًا من العوامل البيئية، بما في ذلك الجوانب المادية والاقتصادية والقانونية والثقافية للبيئة الخارجية، وربطوا هذه الجوانب المادية والتكنولوجية والاقتصادية والثقافية بـ"المناخ التنظيمي [الداخلي]". ^{[ 16 ]} واستخدم جونستون وبونوما نظرية التفاعل في ورقة بحثية نُشرت عام 1981 للمساعدة في تحليل التمييز بين العوامل الداخلية والخارجية. ^{[ 5 ]}

هيكل مركز الشراء

فهم كيف يمكن أن تختلف الهياكل التنظيمية عن هيكل مركز الشراء أو كيف يمكن أن تشكله، ودراسة كيف يمكن لاستراتيجية شراء معينة أن تعمل كوسيط في آثار عدم اليقين البيئي على هيكل مركز الشراء.

اعتبارات العملية في مركز الشراء

قضايا السلطة والصراع داخل مركز الشراء.

صناعة القرار

يركز أحد مسارات البحث على عدد مراحل اتخاذ القرار وتوقيتها، بينما يركز الآخر على نوع نموذج اتخاذ القرار (أو آلية الاختيار) المستخدم. يشير برينكمان وفوث إلى مرحلتين: في المرحلة الأولى، يُكوّن الأفراد تفضيلاتهم الشخصية، ثم يُتخذ قرار جماعي بناءً على آراء الأفراد. ^{[ 17 ]} وفيما يتعلق بالتوقيت، لاحظ دويل وآخرون أن عمليات إعادة الشراء المباشرة في القطاع الصناعي في سبعينيات القرن الماضي قد تستغرق ما بين أسبوع وسبعة أشهر، بينما قد تستغرق عمليات إعادة الشراء الجديدة والمعدلة ما بين سبعة أشهر وخمس سنوات. ^{[ 18 ]}

تدفق الاتصالات

التفاعلات غير الرسمية التي تنشأ أثناء عملية الشراء.

تطبيق للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم

أشار أندروز وروغرز في عام 2005 إلى ندرة النقاشات الأكاديمية حول سلوك المشترين في الشركات الصغيرة والمتوسطة . ^{[ 19 ]} ويرى تومسون وبانايوتوبولوس أن بعض قرارات الشراء في هذه الشركات، لا سيما في حالة إعادة الشراء، يتخذها شخص واحد، وبالتالي لا تُعدّ نشاطًا جماعيًا بالمعنى الحقيقي، مع أن تأثير الآخرين قد يكون أكبر في حالة الشراء الجديد. ^{[ 20 ]}

مصادر المعلومات

وجد برينكمان وفوث أنه من المفيد الاعتماد على المقابلات مع موظفي المبيعات بدلاً من المقابلات مع موظفي الشراء: فقد تجنب نهجهم صعوبات جمع البيانات التي تنشأ عند مطالبة أعضاء المجموعة بشكل فردي بتفسير قرارات المجموعة التي ربما تأثرت بالأفراد المهيمنين. ^{[ 17 ]}

• المشتريات - إجراءات تنظيمية رسمية للشراء