نموذج (مستند)
النموذج هو مستند يحتوي على مساحات فارغة (تُسمى أيضًا حقولًا أو عناصر نائبة ) يُمكن من خلالها كتابة خيار أو تحديده. يُمكن توزيع النماذج على عدة مُوقِّعين دفعة واحدة، أو إتاحتها عند الطلب. قبل تعبئتها، تكون كل نسخة من النموذج مُطابقة للأخرى، باستثناء الرقم التسلسلي إن وُجد . يُتيح النموذج للمؤسسة جمع مجموعة بيانات موحدة من جهات متعددة بطريقة مُتّسقة.
تختلف أغراض النماذج عند تعبئتها؛ فمثلاً، قد يكون النموذج بيانًا أو طلبًا أو أمرًا . ويُمكن اعتبار الشيك نموذجًا أيضًا. إضافةً إلى ذلك، توجد نماذج عديدة للضرائب ، منها على سبيل المثال الإقرار الضريبي ؛ إذ يُشترط تعبئته لتحديد مبلغ الضريبة المستحقة. وقد يكون النموذج أيضًا طلبًا لاسترداد الضريبة .
يمكن تعبئة النماذج بنسختين (أو ثلاث نسخ ، أي ثلاث مرات) عندما يلزم توزيع المعلومات المُجمّعة في النموذج على عدة أقسام داخل المؤسسة. ويمكن القيام بذلك باستخدام ورق الكربون .
تاريخ
لقد وُجدت النماذج لفترة طويلة، حيث اكتشف مؤرخو القانون نماذج قانونية مطبوعة مسبقًا من أوائل القرن التاسع عشر والتي سهّلت بشكل كبير مهمة صياغة الشكاوى والمرافعات القانونية الأخرى.
المزايا
تشمل مزايا النماذج ما يلي:
- يجب على المرء أن يكتب أقل (بينما تتم الطباعة بشكل شبه عالمي بطريقة آلية).
- يتم إخبار الشخص أو تذكيره بالمعلومات التي يجب تقديمها.
- هناك توحيد في العملية، لتسهيل المعالجة.
- يتم جمع المعلومات كتابيًا وبالتالي يمكن إعادة فحصها لاحقًا (يمكن أن يتضمن النموذج أيضًا حقل توقيع للسماح لشخص ما بتحمل مسؤولية دقة المعلومات المقدمة).
- يمكن فصل المهام البسيطة، مثل جمع البيانات وتوزيعها، في سير العمل عن العمليات الأكثر تعقيدًا، مثل اتخاذ القرارات. وبذلك، يمكن إسناد إصدار النماذج ومعالجتها إلى موظفين أقل خبرة، أو إلى الحاسوب. وتتمثل المهمة التي تم تبسيطها في إصدار النموذج المناسب للظروف أو تعبئته، ثم إحالته إلى الخطوة التالية في سير العمل. قد يُسهم ذلك في خفض التكاليف وزيادة حجم العمل المُنجز.
يُتيح النموذج على الحاسوب إمكانية إدخال البيانات المتغيرة (بيانات الإدخال) بسهولة. كما يضمن ملء جميع الحقول بشكل صحيح.
هيكل النموذج
وكما هو الحال في أي مستند عادي، يحتوي النموذج عادةً على محتوى ثابت. كما يحتوي على بعض الحقول المخصصة للتعبئة. ولا تخضع النماذج الفارغة عموماً لحقوق النشر في الولايات المتحدة. [ 1 ]
إطار ومحتوى ثابت
الإطار هو الجزء الثابت من المستند. وعادةً ما يحتوي على عنوان وتعليمات نصية.
عناصر نائبة
الحقول أو المساحات هي مربعات أو فراغات يمكن للمرء الكتابة فيها أو الطباعة من أجل ملء النموذج.
ملحوظات
- ↑ 37 قانون اللوائح الفيدرالية § 202.1(c) (2006) ("النماذج الفارغة، مثل بطاقات الوقت، وورق الرسم البياني، ودفاتر الحسابات، واليوميات، والشيكات المصرفية، وبطاقات النتائج، ودفاتر العناوين، ونماذج التقارير، ونماذج الطلبات وما شابه ذلك، المصممة لتسجيل المعلومات ولا تنقل المعلومات في حد ذاتها [لا تخضع لحقوق النشر]"); انظر أيضًا Baker v. Selden ، 101 US 99 (1880).
انظر أيضاً
- وثائق
- المنتجات الورقية
- ورق الطباعة والكتابة
- تخزين البيانات الورقية