تخطيط مساحات المكاتب

تخطيط مساحات المكاتب هو عملية تنظيم تصميم مكان العمل ، والأثاث، ووظائف المكتب لضمان عمل الموظفين معًا بكفاءة، مع الاستخدام الأمثل للمساحة. يجب أن تراعي مخططات الطوابق وظائف مجموعات العمل، وقوانين ولوائح البناء، والإضاءة، ومتطلبات العمل الجماعي، والتواصل الداخلي، والتخزين، بالإضافة إلى تقسيم المناطق لمحطات عمل الموظفين، واحتياجات مساحات المهام، وغرف الدعم، ومناطق الاستقبال لتحقيق الاستخدام الأمثل للمساحة المتاحة. ^{[ 1 ]} يمكن لتحسين مساحات المكاتب من خلال التخطيط الفعال للمساحة أن يُسهم في تحسين حركة الموظفين وإنتاجيتهم، وتعزيز بيئة العمل الصحية ، فضلًا عن صحة وسلامة شاغليها. ^{[ 2 ]}

يشير تخطيط مساحات المكاتب إلى تحسين تصميم هيكل المبنى لتلبية احتياجات المنظمة مع مراعاة خطط العمل الخاصة بها. ^{[ 3 ]}

يتطلب تخطيط تصميمات المكاتب بشكل استراتيجي إجراء بحوث في بعض الأحيان، ويتم ذلك عادةً من خلال تحديد العوامل التي قد تؤثر على شاغلي المساحات - جمع وتحليل البيانات المتعلقة بكيفية استخدام المساحة، ومعايير البناء الحالية في الأثاث أو الأثاث المريح، والطلب المستقبلي على المساحة أو النمو بين وحدات العمل. ^{[ 4 ]}

الهدف هو توجيه الموارد لتوفير بيئة عمل مناسبة لإنجاز الأنشطة التجارية الأساسية بكفاءة عالية من حيث التكلفة والقيمة. ويشمل ذلك تحديد متطلبات المستخدم والشركة، وتصميم مكان العمل بما يلبي هذه المتطلبات، وضمان استمرار توفيرها طوال دورة حياة مكان العمل. (موير، 2003) ^{[ 5 ]}

على سبيل المثال: تتطلب مراكز الاتصال إدارة أعمالها إلكترونيًا، وتحتاج إلى مساحات مكتبية صغيرة لكل موظف، ومساحة تخزين محدودة للوثائق، وقد تكون متطلباتها محدودة فيما يتعلق بمرافق التصوير والطباعة. في المقابل، تحتاج الشركات التي تتعامل مع الوثائق الورقية إلى مكاتب أكبر لموظفيها، ومساحة للسجلات، ومرافق للأرشفة، ومرافق تصوير وطباعة قريبة. تتطلب بعض الشركات تخطيطًا مرنًا للمساحات نظرًا لاحتياجاتها التجارية المختلفة، مثل المختبرات، ومساحات التصميم، ومساحات البحث. كما يجب على بعض مخططي مساحات المرافق التخطيط لحلول التخزين داخل بيئة الشركة للمؤسسات التي تستخدم المنتجات بكثافة.

غالباً ما تضع المؤسسات سياسةً تحدد الحد الأدنى من معايير السكن لكل فئة وظيفية. قد يعمل موظفو الإدارة في مكاتب مفتوحة ، بينما قد يمتلك المديرون مكاتب فردية، تُحدد مساحتها بناءً على الأقدمية. في المكاتب المفتوحة، تُستخدم أحياناً فواصل بين المكاتب لتقليل الضوضاء وتوفير قدر من الخصوصية.

توجد متطلبات سلامة الأرواح منصوص عليها في التشريعات، وتشمل قواعد خطط الإخلاء في حالة الحريق، ومواقع طفايات الحريق ، وأنظمة الرش، ومخارج غير مسدودة، وعرض ممرات كافٍ، وأنظمة إنذار الحريق في المباني، وأثاث غير قابل للاحتراق ومقاوم للهب، ومخارج غير مسدودة. (روندو وآخرون، 1995) ^{[ 13 ]}

تُعدّ بيئة العمل المريحة معيارًا أساسيًا يأخذه مُخططو المساحات في الحسبان لتحقيق أقصى قدر من كفاءة استخدام الموارد ورفع معدلات الإنتاجية. تهتم بيئة العمل المريحة بالبيانات والتقنيات البيولوجية والهندسية لتطوير حلول تُراعي التفاعل بين العامل ومكان العمل. وقد عرّفها كوتس (1999) وروندو وآخرون (1995) ^{[ 14 ]} بأنها تصميم يُراعي أبعاد الإنسان ويستجيب لمتطلباته الوظيفية. وتشمل الحلول المعدات والأثاث والملحقات القابلة للتعديل.

يُعدّ تطوير وتطبيق معايير المساحات من أهم مسؤوليات أي قسم لإدارة المساحات في أي مؤسسة. (أوين، 1993) ^{[ 15 ]} ويحدد معيار المساحة عدد الأمتار المخصصة لكل موظف في المؤسسة، مع مراعاة مساحة إعداد مكان العمل والتخزين المحلي وسهولة الوصول إليه.

تُعدّ التسهيلات المُخصصة لذوي الإعاقة من معايير التيسير المهمة الأخرى. وتلتزم المؤسسات بقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة ، الذي يُلزم بتوفير إمكانية الوصول إلى جميع الأماكن العامة واستخدامها من قِبل الأشخاص ذوي الإعاقة. (أوين، 1993) ^{[ 15 ].} وسيؤثر توفير هذه التسهيلات على تصميم المبنى، بما في ذلك مواقف السيارات، ومداخل المبنى، ودورات المياه، ومحطات العمل، والمصاعد (روندو وآخرون، 1995) ^{[ 13 ].}

يُعدّ تجميع الموظفين في فرق الخيار الأمثل للتواصل والإشراف، وهو عامل أساسي في تصميم تخطيط المكاتب. مع ذلك، في حال ضيق المساحة، قد يصعب استيعاب مجموعة عمل في منطقة محددة، وغالبًا ما يتطلب الحل توفير مساحة إضافية بنقل بعض الموظفين. قد تكون هذه النقلات معقدة ومُربكة نظرًا لتسلسل الإجراءات المُتبعة. قد يشمل تخطيط المساحات مراعاة التنقل بين المباني والأحياء المختلفة. من الضروري جدًا اتخاذ الترتيبات اللازمة لتجنب أي انقطاعات محتملة في العمل. يجب على مُخططي المساحات مراعاة النمو المُحتمل داخل وحدات العمل، بالإضافة إلى الالتزام باللوائح والأنظمة الخاصة بالبناء.

يجب أن يراعي تخطيط المساحات في المؤسسات التجارية متطلبات تقسيم المناطق فيما يتعلق باستخدام المبنى. (مولنار، 1983) يحتاج مخططو المساحات إلى مجموعة كاملة من المعلومات حول المبنى ليكونوا مخططين ناجحين. قد تؤثر القيود المادية على نجاح تخطيط مساحة العمل، مثل ارتفاع المبنى، والمسافة بين الأعمدة، وتشطيبات الأرضيات، ونوع بناء الجدران، وقدرات المصاعد، وأنواع التجهيزات، ومستويات الإضاءة. (مولنار، 1983) تقسيم المناطق مصطلح يُستخدم في التخطيط الحضري والإقليمي لتنظيم ممارسات استخدام الأراضي وأنواع الأنشطة التي تُمارس في المواقع بناءً على المناطق المحددة. ينظم تقسيم المناطق استخدام المبنى والكثافة المسموح بها، وموقع المبنى على قطعة الأرض، ونسبة تغطية قطعة الأرض، ومواقف السيارات، وجوانب مماثلة. ^{[ 3 ]}

قد تؤثر العوامل المالية على نجاح تنفيذ تخطيط المساحات. تشمل هذه العوامل الميزانية المخصصة لبرمجة أماكن العمل المكتبية، وتكلفة المساحة القابلة للاستخدام، والميزانية المسموح بها التي لا ينبغي تجاوزها للمشروع، والتكاليف المتكبدة بعد الانتقال (على سبيل المثال، التكاليف الناتجة عن تغييرات في مواقع القواطع، وتعديل الإضاءة/التصميم، والإصلاحات، وتظليل النوافذ، وما إلى ذلك)، وتكلفة توفير محطة عمل واحدة لكل موظف. (بوغرز 2008) ^{[ 16 ]}

يُعدّ تخطيط المساحات تخصصًا يُعنى بترجمة احتياجات المؤسسة من المساحات إلى مخططات طوابق المبنى، وتوفير بيئة عمل مناسبة تُمكّن المؤسسة من تحقيق عائد على استثماراتها. أما إدارة المساحات، فتُعنى بتوفير خدمات المساحات وإدارة خطة المساحات المُنجزة. عمليًا، قد تُوفّر مساحات المكاتب في العديد من المؤسسات دون مراعاة بيئات العمل، ومنهجيات تخطيط المساحات، والتكنولوجيا، والأساليب الإبداعية والمبتكرة للعمل في مكان العمل. ^{[ 17 ] [ 18 ]}

قد يحتاج كل مكتب في المكتب إلى هاتف وجهاز كمبيوتر. ^{[ 19 ]} في المكاتب الكبيرة، يمكن مدّ كابلات الطاقة والبيانات أسفل أرضية مرتفعة أو فوقها في سقف معلق، وصولاً إلى المكتب. ومن البدائل الأخرى في المكاتب الصغيرة استخدام قنوات مجوفة حول الجدار. كما يمكن استخدام أعمدة كهربائية في السقف، مما يُسهّل تخطيط المساحات وتوزيع المكاتب بعيدًا عن الجدران المحيطة.

غالباً ما يتم تقسيم المكاتب ذات المخطط المفتوح إلى مكاتب أصغر للمديرين وغرف الاجتماعات وما إلى ذلك. وعندما يحدث هذا، يتعين على المصمم مراعاة عدة عوامل ^{[ 20 ]} بما في ذلك:

• تقسيم مناطق التدفئة/التبريد
• تهوية
• الإضاءة ومفاتيح الإضاءة ^{[ 21 ]}
• إضاءة الطوارئ
• قوة صغيرة
• كابلات الصوت والبيانات
• أجهزة إنذار الحريق
• إيقاف الحريق
• طرق النجاة من الحريق
• الضوضاء/الصوتيات

في العديد من المؤسسات، تخضع تصميمات المكاتب لتغييرات متكررة. تُعرف هذه العملية بمعدل دوران الموظفين ، ^{[ 22 ]} ويُعبر عنها بنسبة الموظفين الذين انتقلوا خلال عام.

تختلف المتطلبات القانونية المتعلقة بتصميم المكاتب من بلد لآخر، ولكن من الأمثلة على ذلك: الحد الأدنى للمساحة المخصصة لكل موظف؛ وترتيبات السلامة من الحرائق ؛ ^{[ 23 ] [ 24 ]} ومستويات الإضاءة؛ واللافتات؛ ^{[ 25 ]} والتهوية؛ والتحكم في درجة الحرارة ؛ وترتيبات الرفاهية. ^{[ 26 ]}

يحتاج موظفو المكاتب إلى توفير مرافق أساسية في المكتب، مثل دورات المياه ومياه الشرب. كما يمكن النظر في توفير آلات بيع، وخدمات تقديم الطعام، أو مكان يستطيع فيه الموظفون تحضير مشروب وأخذ قسط من الراحة من مكاتبهم.