مساعد شخصي

المساعد الشخصي ، ويُشار إليه أيضاً باسم المعاون الشخصي أو السكرتير الشخصي ، هو مسمى وظيفي يصف الشخص الذي يساعد شخصاً معيناً في أعماله اليومية أو مهامه الشخصية. ^[ 1 ^{] [ 2 ]} وهو تخصص فرعي من ^مهام السكرتارية .

يُساعد المساعد الشخصي في إدارة الوقت والأمور اليومية، بما في ذلك الاجتماعات والمراسلات وتدوين الملاحظات . ويمكن أن تتنوع مهام المساعد الشخصي، مثل الرد على المكالمات الهاتفية، وتدوين الملاحظات، وجدولة الاجتماعات، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية، وما إلى ذلك.

في سياقات العمل أو الحياة الشخصية، يُعدّ المساعدون أشخاصًا يقدمون خدمات تُخفف عن صاحب العمل عبء المهام المرتبطة بإدارة الحياة الشخصية و/أو العملية. فهم يساعدون في مجموعة متنوعة من مهام إدارة الحياة، بما في ذلك قضاء الحاجات، وترتيب السفر (مثل خدمات وكالات السفر كشراء تذاكر الطيران، وحجز غرف الفنادق واستئجار السيارات، وتنظيم الأنشطة، بالإضافة إلى تقديم خدمات محلية أكثر تحديدًا مثل اقتراح طريق بديل للعمل بناءً على حالة الطرق أو ظروف السفر)، والشؤون المالية (دفع الفواتير، وشراء وبيع الأسهم)، والتسوق (تخطيط الوجبات، وتذكر المناسبات الخاصة كأعياد الميلاد). ^{[ 3 ]}

غالباً ما يكون المساعد هو نقطة الاتصال الأولى للمدير مع الأشخاص من داخل المنظمة وخارجها. وهذا يعني أن مهامه ومهاراته يمكن تقسيمها عادةً إلى مجالين: المهارات التقنية، والمهارات الشخصية.

قد تشمل المهام على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

• تصميم وصيانة أنظمة المكاتب، بما في ذلك إدارة البيانات وحفظ الملفات؛
• ترتيب السفر والتأشيرات والإقامة، وأحياناً السفر مع المدير لتدوين الملاحظات أو الإملاء في الاجتماعات أو لتقديم المساعدة العامة أثناء العروض التقديمية؛
• فرز المكالمات الهاتفية والاستفسارات والطلبات، والتعامل معها عند الاقتضاء؛
• استقبال الزوار والترحيب بهم على جميع مستويات الأقدمية؛
• تنظيم وصيانة المذكرات وتحديد المواعيد؛
• التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والبريد العادي الواردة، وغالباً ما يتم المراسلة نيابة عن المدير؛
• تدوين الإملاءات ومحاضر الاجتماعات؛
• إجراء البحوث الأساسية وعرض النتائج؛
• إعداد الوثائق، وأوراق الإحاطة، والتقارير، والعروض التقديمية؛
• تنظيم الاجتماعات وحضورها والتأكد من أن المدير مستعد جيداً للاجتماعات؛
• التواصل مع العملاء والموردين والموظفين الآخرين.

إلى جانب دعم المديرين وفرقهم وأقسامهم، يتحمل العديد من المساعدين الشخصيين أعباء عمل ومسؤوليات شخصية. قد يكون نطاق دور المساعد الشخصي واسعًا، وقد تشمل واجباته الإضافية ما يلي:

• تنفيذ مشاريع وأبحاث محددة؛
• المسؤولية عن الحسابات والميزانيات؛
• تولي بعض مسؤوليات المدير والعمل بشكل أوثق مع الإدارة؛
• القيام بمهام المدير، واتخاذ القرارات، وتفويض العمل للآخرين في غياب المدير؛
• المشاركة في عمليات صنع القرار. ^{[ 4 ]}

• مساعد تدريس