سكرتير

السكرتير أو المساعد الإداري أو المساعد التنفيذي أو السكرتير الشخصي ^[4] أو غيرها من الألقاب المماثلة هو فرد يتكون عمله من دعم الإدارة، بما في ذلك المديرين التنفيذيين، باستخدام مجموعة متنوعة من إدارة المشاريع وتقييم البرامج والاتصال و/أو المهارات التنظيمية في مجال الإدارة . هناك مجموعة متنوعة من الخبرات العملية التي يمكن تحقيقها في مجال الدعم الإداري، تتراوح بين التدريب الداخلي ومستوى المبتدئين والمشاركين والصغار ومتوسطي كبار السن ومستويات الأجور العليا مع مناصب في كل صناعة تقريبًا، وخاصة بين المهن المكتبية .

قد يتم تنفيذ وظائف المساعد الشخصي بالكامل لمساعدة موظف آخر أو قد تكون لصالح أكثر من موظف. في حالات أخرى، يكون السكرتير مسؤولاً في جمعية أو منظمة يتعامل مع المراسلات ويقبل الأعضاء الجدد وينظم الاجتماعات والمناسبات الرسمية. ولكن لا ينبغي الخلط بين هذا الدور ودور السكرتير التنفيذي أو سكرتير مجلس الوزراء مثل أعضاء مجلس الوزراء الذين يحملون لقب "سكرتير" أو سكرتير الشركة ، وكلها تختلف عن المساعد الإداري. ^{[5] [6] [7]}

يمكن أن يكون للسكرتير، المعروف أيضًا باسم المساعد الشخصي (PA) أو المساعد الإداري ، العديد من الواجبات الإدارية. لم يعد لقب "السكرتير"، بمعناه الجذري "حارس الأسرار"، يُستخدم كثيرًا كما كان الحال في العقود الماضية، وتطورت المسؤوليات استجابةً للعصر التكنولوجي. ^[11] قد تختلف الواجبات وفقًا لطبيعة وحجم الشركة أو المنظمة، وقد تشمل إدارة الميزانيات، والمحاسبة، وحضور المكالمات الهاتفية، والتعامل مع الزوار، وصيانة مواقع الويب، وترتيبات السفر، وتخطيط الأحداث ، وإعداد تقارير النفقات. قد يدير السكرتيرون أيضًا جميع التفاصيل الإدارية لإدارة مؤتمر أو اجتماع رفيع المستوى ويكونون مسؤولين عن ترتيب تقديم الطعام لاجتماع الغداء. غالبًا ما يطلب المديرون التنفيذيون من مساعدهم تدوين محاضر الاجتماعات وإعداد مستندات الاجتماع للمراجعة. ^[12] بالإضافة إلى المحاضر، قد يكون السكرتير مسؤولاً عن الاحتفاظ بجميع السجلات الرسمية للشركة أو المنظمة. ^[6] يُنظر إلى السكرتير أيضًا على أنه "مدير مكتب".

اليوم، يقوم العديد من السكرتيرات أيضًا بإجراء الأبحاث والإحاطات وكتابة المذكرات وكتابة المحتوى وإدارة المشاريع وتقييم البرامج وإدارة أصحاب المصلحة وواجبات خدمة العملاء ووضع أنظمة المكاتب وصيانتها بما في ذلك إدارة البيانات والملفات وإجراء البحوث الخلفية وتقديم النتائج وإنتاج وثائق مثل الأوراق البيضاء والأدبيات الرمادية وتنفيذ مشاريع محددة وتولي بعض مسؤوليات المدير والمشاركة في عمليات صنع القرار وإدارة مهام العلاقات العامة و/أو الخدمات اللوجستية والمشتريات جنبًا إلى جنب مع مجموعة واسعة من الواجبات الأخرى المتعلقة بصناعتهم المحددة.

في عالم الأعمال، تتداخل العديد من أوصاف الوظائف. ومع ذلك، في حين أن المساعد الإداري هو مصطلح عام، ولا يعني بالضرورة العمل بشكل مباشر لصالح رئيس، فإن السكرتيرة هي عادةً الشخص الرئيسي لجميع المهام الإدارية، وغالبًا ما يشار إليها باسم "حارس البوابة". ومن الألقاب الأخرى التي تصف وظائف مماثلة أو متداخلة مع وظائف السكرتيرة التقليدية منسق المكتب، والمساعد التنفيذي، ومدير المكتب، والمحترف الإداري.

• قائمة عناوين الوظائف المرادفة أو المشابهة للسكرتير: سكرتير ، محترف إداري ، مساعد إداري ، مساعد تنفيذي ، ضابط إداري ، أخصائي دعم إداري ، كاتب ، مساعد عسكري ، مساعد عسكري ^[13] ، مساعد إداري ، سكرتير مكتب ، مساعد برنامج ، ^[14] مساعد مشروع ، مساعد شخصي ، رجل هيئة/امرأة هيئة ، سكرتير شخصي ، أو مساعد شخصي . ^[4]
• في العقود السابقة، وخاصة في القرن العشرين وما قبله، كان السكرتير في المستوى الأساسي عادةً ما يكون كاتبًا صوتيًا مع عدد صغير من الأدوار الإدارية. يعد إتقان لغة المكتب السائدة والقدرة على الطباعة أمرًا ضروريًا. في الدرجات الأعلى ومع المزيد من الخبرة، يبدأون في تولي أدوار إضافية ويقضون المزيد من وقتهم في صيانة الملفات المادية والإلكترونية، والتعامل مع البريد، وتصوير المستندات، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للعملاء، وطلب القرطاسية والرد على الهواتف. ^[15]

  

• قد يكون من المطلوب من المساعد التنفيذي الأكثر مهارة أن يطبع بسرعات عالية باستخدام لغات تقنية أو أجنبية، وأن ينظم المذكرات والخطط والاجتماعات وينفذ المهام الإدارية التي قد تشمل المحاسبة أو المحاسبة المالية . قد يتحكم السكرتير/المساعد التنفيذي أيضًا في الوصول إلى المدير، وبالتالي يصبح مساعدًا مؤثرًا وموثوقًا به. يتوفر المساعدون التنفيذيون للاتصال بهم خلال ساعات الراحة من خلال طرق الاتصال الإلكترونية الجديدة للتشاور.
• الفرق الأكبر بين السكرتير العام والمساعدين التنفيذيين المهرة هو أن المساعد التنفيذي مطلوب منه أن يكون قادرًا على التفاعل على نطاق واسع مع عامة الناس والبائعين والعملاء وأي شخص أو مجموعة أخرى يكون المدير التنفيذي مسؤولاً عن التفاعل معها. ومع زيادة المستوى الذي يتفاعل معه المدير التنفيذي، يزداد أيضًا مستوى المهارة المطلوبة في المساعد التنفيذي الذي يعمل مع المدير التنفيذي. يجب أن يكون المساعدون التنفيذيون الذين يعملون مع المسؤولين التنفيذيين قادرين على محاكاة أسلوب وفلسفة الشركة وشخصية المدير التنفيذي الذي يعملون لديه. في مكان العمل الحديث، يعتمد تقدم المساعدين التنفيذيين على نجاح المدير التنفيذي وقدرة كل منهما على جعل أداء عمل الفريق سلسًا بينما يعكس تقييم مكان العمل أداء كل منهما.

يجب التمييز بين هذا وبين سكرتير الشركة ، وهو منصب كبير داخل الشركة مسؤول عن الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

يختلف عمل المساعد التنفيذي (الذي يُطلق عليه أحيانًا مساعد الإدارة) كثيرًا عن عمل المساعد الإداري. في العديد من المنظمات، يكون المساعد التنفيذي منصبًا رفيع المستوى في التسلسل الهرمي الإداري. يعمل المساعدون التنفيذيون لصالح مسؤول أو مسؤول تنفيذي في الشركة (في كل من مؤسسات الشركات الخاصة والعامة)، ويمتلكون السلطة لاتخاذ قرارات حاسمة تؤثر على اتجاه مثل هذه المنظمات. وعلى هذا النحو، يلعب المساعدون التنفيذيون دورًا في صنع القرار ووضع السياسات. يؤدي المساعد التنفيذي الأدوار المعتادة لإدارة المراسلات وإعداد الأبحاث والاتصالات، غالبًا مع مساعد إداري واحد أو أكثر أو مساعدي جدولة يقدمون تقاريرهم إليه. يعمل المساعد التنفيذي أيضًا كـ "بواب"، ويفهم بدرجات متفاوتة متطلبات المسؤول التنفيذي، ولديه القدرة من خلال هذا الفهم على تحديد الأحداث المجدولة أو الاجتماعات أو المؤتمرات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني الأكثر ملاءمة لتخصيص وقت المسؤول التنفيذي.

قد يعمل المساعد التنفيذي، من وقت لآخر، كوكيل للمديرين التنفيذيين، ويمثلهم في الاجتماعات أو الاتصالات وإدارة المشروعات وإنتاج التقارير أو غيرها من المنتجات في غياب المدير التنفيذي. يختلف المساعد التنفيذي عن المساعد الإداري ( وهي وظيفة غالبًا ما تكون جزءًا من المسار الوظيفي للمساعد التنفيذي) في أنه من المتوقع أن يمتلك درجة أعلى من الفطنة التجارية، وأن يكون قادرًا على إدارة المشاريع، فضلاً عن امتلاك القدرة على التأثير على الآخرين نيابة عن المدير التنفيذي. في الماضي، كان من المطلوب من المساعدين التنفيذيين الحصول على دبلوم المدرسة الثانوية فقط، ولكن بشكل متزايد تتطلب الوظائف درجة البكالوريوس ^[16] في أي مجال من مجالات الدراسة أو عند الامتثال للمتطلبات التعليمية داخل صناعتهم المعينة، قد تتطلب معرفة متخصصة في مجالات دراسية محددة من خلال درجة البكالوريوس ذات الصلة بصناعة صاحب العمل أو دور القسم داخل المنظمة.

في وزارة الدفاع الأمريكية ، يحمل لقب المساعد العسكري (MA) أو المساعد التنفيذي (EA) عادةً العقداء والمقدمون والرائدات وكبار القادة في البحرية والقوات الجوية وسلاح البحرية الذين يدعمون بشكل مباشر وزير الدفاع ونائب وزير الدفاع وغيرهما من مسؤولي الدفاع المدنيين حتى مستوى نائب مساعد وزير الدفاع ، بالإضافة إلى الضباط العموميين أو الضباط الأعلام .

لدى وزير الدفاع أيضًا ملازم أول أو نائب أميرال كمساعد عسكري كبير له.

مثل نظرائهم المدنيين، فإن المساعدين التنفيذيين هم أيضًا مورد في صنع القرار ووضع السياسات، وسيكون لديهم إشراف قيادي على كامل الموظفين العسكريين والمدنيين الذين يدعمون المسؤول المدني أو الضابط العام أو الضابط الرئيسي. غالبًا ما يكون المساعدون التنفيذيون قابلين للتبادل مع ضباط عسكريين كبار آخرين من رتبة مكافئة يحملون لقب رئيس الأركان في منظمات الخدمة الأخرى التي يرأسها ضابط رئيسي أو ضابط عام. في حالة القيادات القتالية الموحدة والقيادات الرئيسية الخدمية، غالبًا ما يكون رئيس الأركان ضابطًا عامًا أو ضابطًا رئيسيًا بنفسه، عادةً على مستوى نجمة واحدة أو نجمتين، ولكن لا ينبغي الخلط بينه وبين الضباط ذوي الأربع نجوم الذين يحملون لقب رئيس أركان الجيش أو رئيس أركان القوات الجوية . ^[17]

في أواخر القرن التاسع عشر، أتاح اختراع الآلة الكاتبة العديد من فرص العمل الجديدة في مجال الأعمال والحكومة للنساء والرجال. في كلية الأعمال الحضرية في شيكاغو في الفترة من 1892 إلى 1893 كانت الإناث؛ ومع ذلك، في دورات الاختزال والكتابة على الآلة الكاتبة، كانت نسبة 90 في المائة من الطلاب من الإناث. ^[18] بالنسبة لمعظم القرن العشرين، كان بإمكان النساء اللاتي يتمتعن بمهارات الاختزال والكتابة على الآلة الكاتبة الحصول على وظائف سكرتارية دون مزيد من التعليم بعد المدرسة الثانوية.

نشأ دور السكرتير من البيروقراطيات الأوروبية للكنيسة والدولة مع اتساع جوانب دور المستشار ، وشمل إدارة عمل عدد من الموظفين المجتمعين في المستشارية . ومنذ عصر النهضة وحتى أواخر القرن التاسع عشر، كان الرجال المشاركون في المراسلات اليومية وأنشطة الأقوياء يتولون لقب السكرتير.

مع مرور الوقت، وكما هو الحال مع العديد من الألقاب، تم تطبيق المصطلح على وظائف أكثر تنوعًا، مما أدى إلى ظهور ألقاب مركبة لتحديد مختلف الأعمال السكرتارية بشكل أفضل، مثل السكرتير العام أو السكرتير المالي . وظلت كلمة "سكرتير" قيد الاستخدام إما كاختصار عندما تكون واضحة في السياق أو للمناصب المتواضعة نسبيًا مثل المساعد الإداري للمسؤول (المسؤولين) المسؤول، إما بشكل فردي أو كعضو في الأمانة العامة. ومع تزايد عدد البيروقراطيات في القطاعين العام والخاص، تم صياغة كلمات جديدة أيضًا لوصفها، مثل المساعد الشخصي.

في أربعينيات وخمسينيات القرن التاسع عشر، ظهرت مدارس تجارية لتدريب الطلاب الذكور والإناث على المهارات اللازمة للعمل في منصب إداري. ^[19] في عام 1870، أسس السير إسحاق بيتمان مدرسة حيث يمكن للطلاب التأهل ككتاب اختزال لـ "الرجال المحترفين والتجاريين". في الأصل، كانت هذه المدرسة للطلاب الذكور فقط. في عام 1871، كان هناك أكثر من 150 مدرسة من هذا القبيل تعمل في الولايات المتحدة، وهو الرقم الذي نما إلى ما يصل إلى 500 بحلول تسعينيات القرن التاسع عشر. ^[20]

في ثمانينيات القرن التاسع عشر، ومع اختراع الآلة الكاتبة ، بدأ المزيد من النساء في دخول هذا المجال، وخلال السنوات التالية، وخاصة منذ الحرب العالمية الأولى ، أصبح دور السكرتيرة مرتبطًا في المقام الأول بالنساء. وبحلول ثلاثينيات القرن العشرين، كان عدد الرجال الذين يدخلون مجال السكرتيرات أقل.

في محاولة لتعزيز الاحتراف بين السكرتيرات في الولايات المتحدة، تم إنشاء الرابطة الوطنية للسكرتيرات في عام 1942. واليوم، تُعرف هذه المنظمة باسم الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين (IAAP). طورت المنظمة أول اختبار موحد للعاملين في المكاتب يسمى اختبار السكرتيرات المحترفات المعتمدات (CPS). تم إدارته لأول مرة في عام 1951.

بحلول منتصف القرن العشرين، كانت الحاجة إلى السكرتيرات كبيرة وكانت المكاتب والمنظمات تتميز بمجموعات سكرتارية كبيرة . في بعض الحالات كان الطلب كبيرًا بما يكفي لتحفيز توظيف السكرتيرات من الخارج؛ على وجه الخصوص، كان هناك غالبًا طلب ثابت على الشابات البريطانيات للقدوم إلى الولايات المتحدة وشغل مناصب سكرتارية مؤقتة أو دائمة. ^[21] تم إنشاء العديد من المنظمات لمساعدة السكرتيرات من الأراضي الأجنبية، بما في ذلك جمعية السكرتيرات الدوليات وجمعية السكرتيرات البريطانيات في أمريكا . ^[22]

في عام 1952، أنشأت ماري باريت، رئيسة الرابطة الوطنية للسكرتيرات، وسي. كينج وودبريدج، رئيس شركة ديكتافون، ورجل الأعمال الأمريكي هاري إف كليمفوس، عطلة خاصة بيوم السكرتيرات ، للاعتراف بالعمل الجاد الذي يقوم به الموظفون في المكتب. انتشر هذا اليوم، ويتم الاحتفال به الآن خلال الأسبوع الرابع من أبريل في المكاتب في جميع أنحاء العالم. وقد تمت إعادة تسميته " أسبوع المهنيين الإداريين " لتسليط الضوء على المسؤولية المتزايدة التي يتحملها السكرتير اليوم والعاملون الإداريون الآخرون، وتجنب الإحراج لأولئك الذين يعتقدون أن "السكرتيرة" تشير فقط إلى النساء أو العمال غير المهرة.

في القرن العشرين، ومع انتشار الآلة الكاتبة، واجهت الكتابة بالاختزال منافسة من الكتابة بالاختزال. وبالتالي أصبحت الكتابة بالاختزال حكراً على النساء، أو الأرامل، أو الفتيات الصغيرات المتعلمات نسبياً، اللاتي ينتمين في الأصل إلى الطبقة المتوسطة أو البرجوازية الصغيرة، ثم إلى الطبقة العاملة مع صعود المهنة بين الحربين العالميتين، حيث استفادت النساء من هذه الابتكارات. ^{[23] [24]}

حتى السنوات الأخيرة، كانت مهنة السكرتيرة بالمعنى الأصلي غالبًا ما تخضع، في الخيال الجماعي، للصور النمطية والدلالات المهينة. في الواقع، كان من السهل ربط العمل السكرتاري بمهام منخفضة القيمة وغير مجزية وقليلة الأجر، مثل تقديم القهوة لرؤسائها أو عمل نسخ ضوئية أو حفظ مستندات وضيعة. بالإضافة إلى ذلك، كانت المهنة تمارسها النساء حصريًا تقريبًا وكانت تعتبر وظيفة وردية في العقود السابقة، ولكن في القرن الحادي والعشرين بدأ العديد من أصحاب العمل في إعادة تصنيف العديد من المناصب الأولية ، بما في ذلك الوظائف المكتبية التي كان يشغلها الرجال تاريخيًا في العقود الماضية، كسكرتيرة أو مساعدة إدارية أو أدوار مساعد برامج. ^{[23] [24]}

يحتاج هذا القسم إلى مصادر إضافية للتحقق . يُرجى المساعدة في تحسين هذه المقالة عن طريق إضافة مصادر موثوقة في هذا القسم. قد يتم الطعن في المواد غير الموثقة وإزالتها. ( أبريل 2013 ) ( تعرف على كيفية ومتى يمكنك إزالة هذه الرسالة )

يشتق المصطلح من الكلمة اللاتينية secernere ، والتي تعني "تمييز" أو "تمييز"، وتعني صيغة المبني للمجهول ( secretum ) "تمييز"، مع الدلالة النهائية على شيء خاص أو سري، كما هو الحال مع الكلمة الإنجليزية secret. كان السكرتير شخصًا يشرف على الأعمال بسرية ، وعادةً ما يكون ذلك لشخص قوي (ملك أو بابا أو غير ذلك). نظرًا لأن واجبات السكرتير الحديث غالبًا ما تتضمن التعامل مع المعلومات السرية، فإن المعنى الحرفي للقبهم لا يزال صحيحًا. ^[25]

• موظف
• سكرتير مجلس الوزراء أو سكرتير الوزارة
• سيدة مكتب
• موظفة استقبال

• الرابطة الوطنية للبرلمانيين، لجنة التعليم (1993). Spotlight on You the Secretary . Independence, MO: الرابطة الوطنية للبرلمانيين. ISBN 1-884048-25-0.
• كوفيرت، برايس (4 مايو 2015). "الموت البطيء للوزير". الجمهورية الجديدة . تم الاسترجاع في 18 مايو 2018 .
• النقاش النظري والمنهجي في مجال السكرتارية: التنوعات والتفردات
• كتيبات تعليمية للمهن التي كانت تعمل بها الإناث في الستينيات والسبعينيات.

• الجمعية الأمريكية للمهنيين الإداريين
• الموارد المهنية الإدارية
• iaap – الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين