إدارة المخزون (الأعمال)

إدارة المخزون ، والمعروفة أيضًا بإدارة المخزون الميداني ، هي مهمة فهم نطاق وكميات المخزون (أو "البضائع") التي تحتفظ بها الشركة، والتعامل مع مختلف الطلبات على هذه البضائع. تتأثر هذه الطلبات بعوامل خارجية وداخلية ، ويتم تحقيق التوازن بينها من خلال إنشاء طلبات شراء للحفاظ على الإمدادات عند مستوى معقول أو محدد. تُعد إدارة المخزون مهمة لكل مؤسسة تجارية، وتشمل مهامًا تتعلق بتحديد ومراجعة أهداف المخزون بكفاءة. ^{[ 1 ]}

تتبع عملية إدارة المخزون النموذجية لشركة بيع بالتجزئة التسلسل التالي:

1. ^{[ 2 ]} توقعات بشأن كمية المخزون المطلوب الاحتفاظ بها، ومزيج المخزون الذي يرتبط بها.
2. طلب جرد جديد من المتاجر إلى المكتب الرئيسي،
3. يصدر المكتب الرئيسي أمر شراء للمورد،
4. يقوم البائع بشحن البضائع،
5. يستلم المستودع البضائع،
6. تقوم المستودعات بتخزين وتوزيع البضائع على المتاجر،
7. تستلم المتاجر و/أو المستهلكون (مثل متاجر البيع بالجملة) البضائع،
8. تُباع البضائع للزبائن في المتاجر.

أظهرت دراسة أجرتها شركة غارتنر عام 2017 أن العديد من الشركات تتبع مناهج تقديرية لتحديد كمية المخزون الأمثل في مراكز التوزيع والمتاجر. وتجادل الشركة بأن الشركات الرائدة لديها القدرة على حساب أهداف المخزون الأمثل بكفاءة أكبر دون المساس بالمبيعات. ^{[ 1 ]}

يُعدّ برنامج إدارة المخزون أداةً تُساعد على إدارة المخزون بكفاءة. ورغم اختلاف إمكانيات التطبيقات، فإنّ معظمها يُوفّر للمؤسسات طريقةً مُنظّمةً لحساب جميع المخزونات الواردة والصادرة داخل مرافقها. وبذلك، يُمكن للمؤسسات توفير التكاليف المرتبطة بعمليات الجرد اليدوي، والأخطاء الإدارية، والحدّ من حالات نفاد المخزون.

غالباً ما لا يكفي تتبع المخزون من خلال المبيعات والمرتجعات فقط بالنسبة لتجار التجزئة، ولا يلبي متطلبات العملاء الذين يتوقعون تجربة تسوق متعددة القنوات. يتوقع العملاء من تجار التجزئة معرفة فورية بتوافر المخزون. قد يمثل هذا تحدياً لتجار التجزئة الذين يمتلكون متاجر إلكترونية ومتاجر فعلية.

يوفر نظام إدارة المخزون عادةً قائمة شاملة بالمخزون مع مصفوفات الحجم واللون، إلى جانب التقارير في الوقت الفعلي عن أداء المبيعات ونشاط سلسلة التوريد ومقاييس موظفي المبيعات.

تستخدم العديد من المؤسسات الكبيرة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتطورة مثل Oracle EBS ^{[ 3 ]} و SAP ^{[ 4 ]} لإدارة المخزون. وتوفر وحدات إدارة المخزون في هذه الأنظمة العديد من الخيارات اللازمة لإدارة المخزون.

يجب أن يتناسب حجم المخزون مع كمية المنتجات المباعة. فإذا كان المخزون كبيرًا جدًا (خاصةً مع السلع سريعة التلف كالفواكه والخضراوات)، فهناك خطر تكبّد خسائر مالية، إذ قد يفسد جزء من المخزون أثناء وجوده في المتجر . وللحد من هذا الخطر (والحفاظ على الخسائر المالية عند أدنى حد ممكن)، يُنصح بتسجيل مشتريات زبائن المتجر الأسبوعية بدقة. ويمكن تحقيق ذلك من خلال تتبع مشتريات كل متسوق على حدة. ^{[ 5 ] [ 6 ] [ 7 ] [ 8 ]}