أتمتة المستندات

أتمتة المستندات (المعروفة أيضًا بتجميع المستندات ) هي تصميم أنظمة وسير عمل تُساعد في إنشاء المستندات الإلكترونية . تشمل هذه الأنظمة أنظمة منطقية تستخدم أجزاءً من نصوص و/أو بيانات موجودة مسبقًا لتجميع مستند جديد. يُستخدم هذا الأسلوب بشكل متزايد في بعض القطاعات لتجميع المستندات القانونية والعقود والرسائل. كما يُمكن استخدام أنظمة أتمتة المستندات لأتمتة جميع النصوص المشروطة والمتغيرة والبيانات الموجودة ضمن مجموعة من المستندات.

تُمكّن أنظمة الأتمتة الشركات من تقليل إدخال البيانات، وتقليص وقت التدقيق اللغوي، والحد من مخاطر الخطأ البشري . وتشمل المزايا الإضافية: توفير الوقت والمال بفضل انخفاض التعامل مع الورق، وتحميل المستندات، وتخزينها، وتوزيعها، وتكاليف البريد/الشحن، والفاكسات، والهاتف، والعمالة، والنفايات.

تتمثل الوظائف الأساسية في استبدال التعبئة اليدوية للمستندات المتكررة بأنظمة تعتمد على القوالب، حيث يجيب المستخدم على أسئلة مقابلة مُبرمجة أو شاشة إدخال بيانات. ثم تُملأ المعلومات المُجمعة المستند لتشكيل مسودة أولية. ^{[ 1 ]} وتتيح أنظمة أتمتة المستندات الأكثر تطورًا اليوم للمستخدمين إنشاء بياناتهم وقواعدهم (منطقهم) الخاصة دون الحاجة إلى البرمجة.

على الرغم من أن برامج أتمتة المستندات تُستخدم بشكل أساسي في قطاعات القانون والخدمات المالية وإدارة المخاطر ، إلا أنه يُمكن استخدامها في أي قطاع يُنشئ مستندات قائمة على المعاملات. ومن الأمثلة الجيدة على كيفية استخدام برامج أتمتة المستندات، مستندات الرهن العقاري التجاري . قد تتضمن معاملة الرهن العقاري التجاري النموذجية عدة مستندات، منها:

• سند إذني
• التعويض البيئي
• صك الائتمان
• القرض العقاري
• ضمانة

قد تحتوي بعض هذه المستندات على ما يصل إلى 80 أو 100 صفحة، مع مئات الفقرات الاختيارية وعناصر البيانات. يتميز برنامج أتمتة المستندات بقدرته على ملء متغيرات المستند الصحيحة تلقائيًا بناءً على بيانات المعاملات. إضافةً إلى ذلك، يتيح بعض برامج أتمتة المستندات إنشاء مجموعة مستندات تضم جميع المستندات ذات الصلة في ملف واحد، مما يُسهّل التحديثات والتعاون بشكل سريع.

يمكن أيضًا استخدام تطبيقات برمجية أبسط وأسهل في التعلم لأتمتة إعداد المستندات، دون تعقيدات غير ضرورية. على سبيل المثال، يُعرّف برنامج Pathagoras نفسه بأنه نظام تجميع مستندات يعتمد على النصوص العادية فقط، دون السماح بإضافة حقول. تتيح برامج إدارة الحافظة للمستخدم حفظ أجزاء النصوص المستخدمة بكثرة، وتنظيمها في مجموعات منطقية، ثم الوصول إليها بسرعة للصقها في المستندات النهائية.

تُستخدم العديد من الوثائق في مجال الخدمات اللوجستية ، ومنها: الفواتير ، وقوائم التعبئة (الإيصالات/الأوراق/البيانات)، وقوائم المحتويات، وإيصالات الاستلام، ونماذج / تقارير إقرار الاستلام بأنواعها المختلفة (مثل بيانات سلامة المواد ، والبضائع التالفة، والبضائع المرتجعة، والتقارير التفصيلية/الملخصة، إلخ)، ووثائق الاستيراد / التصدير ، والتسليم ، وبوليصة الشحن ، وغيرها. تُعدّ هذه الوثائق عادةً بمثابة عقود بين المرسل إليه والمرسل ، لذا فهي بالغة الأهمية لكلا الطرفين وأي وسيط، مثل شركات الخدمات اللوجستية الخارجية (3PL) والجهات الحكومية . تتم معالجة الوثائق في مجال الخدمات اللوجستية وإدارة سلسلة التوريد ومراكز التوزيع عادةً يدويًا أو شبه آليًا باستخدام ماسحات الباركود والبرامج وطابعات الليزر المكتبية . يوجد لدى بعض الشركات المصنعة لأنظمة أتمتة الوثائق عالية السرعة التي تُقارن تلقائيًا الوثيقة المطبوعة بالليزر مع الطلب، وتقوم إما بإدخال أو تطبيق غلاف /حقيبة مُرفقة تلقائيًا على حاوية الشحن (غالبًا ما تكون كيسًا بلاستيكيًا مرنًا أو كرتونًا مموجًا /حاوية صلبة). انظر أدناه لروابط فيديوهات مواقع خارجية تعرض أنظمة أتمتة المستندات هذه. تُعدّ حماية الخصوصية ومنع سرقة الهوية من أهمّ الشواغل، لا سيما مع ازدياد التجارة الإلكترونية والتسوق عبر الإنترنت وقنوات التسوق الأخرى (مثل التسوق عبر الكتالوجات والبريد )، مما يجعل ضمان ربط المستند الصحيح بالطلب أو الشحنة الصحيحة في كل مرة أكثر أهمية من أي وقت مضى. تشمل البرامج التي تُنتج المستندات: أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP )، وأنظمة إدارة المستودعات (WMS) ، وأنظمة إدارة النقل (TMS) ، وبرامج الوسيطة القديمة ، ومعظم برامج المحاسبة.

وقد تناولت العديد من المشاريع البحثية موضوعات أوسع نطاقاً تتعلق بتوحيد وأتمتة الوثائق في صناعة الشحن . ^{[ 2 ] [ 3 ]}

يمكن استخدام تقنيات الأتمتة في إعداد المستندات القانونية، مثل عقود العمل ووثائق التخطيط العقاري، وذلك باستخدام واجهة إلكترونية أو شجرة قرارات. ^{[ 4 ]} وفي مكاتب المحاماة الكبيرة، تُستخدم أنظمة تجميع المستندات غالبًا لتنظيم العمل، كما هو الحال في إنشاء بنود الاتفاق المعقدة والمسودات الأولية لاتفاقيات الائتمان. ^{[ 5 ] [ 6 ]}

مع تحرير سوق الخدمات القانونية في المملكة المتحدة، والذي قاده قانون الخدمات القانونية لعام 2007 ^{[ 7 ]،} وسّعت المؤسسات الكبيرة نطاق خدماتها لتشمل المساعدة القانونية لعملائها. ^{[ 8 ] [ 9 ]} وتستخدم معظم هذه الشركات بعض تقنيات أتمتة المستندات لتقديم خدمات المستندات القانونية عبر الإنترنت. ^{[ 10 ]} وقد نُظر إلى هذا على أنه مؤشر على اتجاه نحو تحويل الخدمات القانونية إلى سلع، حيث تؤدي تقنيات مثل أتمتة المستندات إلى تقديم خدمات قانونية بكميات كبيرة وهامش ربح منخفض، مُجمّعة في حزم، ومُقدّمة لجمهور واسع. ^{[ 11 ] [ 12 ] [ 13 ]}

تضمنت الأساليب التقنية المبكرة لتجميع المستندات القانونية دمج منطق الذكاء الاصطناعي مع واجهات المستخدم القياسية. بالنسبة للملفات التنظيمية ذات الحجم الكبير، استخدم نظام إدارة الملفات الذكي (INTELLIFM) لعام 1999 بنية موزعة حيث عملت أنظمة الذكاء الاصطناعي المبكرة (عبر قواعد برولوج) كمحرك منطقي لأتمتة نشر وتعبئة النماذج القانونية. ^{[ 14 ]}

تستخدم أتمتة المستندات، في بعض الحالات، الذكاء الاصطناعي أو برامج نماذج اللغة الكبيرة (LLM) والقوالب والقواعد لإنشاء المستندات وتكوينها والتعامل معها بأقل قدر من التدخل البشري.

يُغني هذا عن المهام المتكررة في صياغة العقود أو غيرها من الوظائف كإعداد التقارير أو إنشاء الفواتير، مما يوفر وقتًا ثمينًا وموارد إدارية قيّمة، ويُسهّل التوسع في العمليات واسعة النطاق، وبالتالي يضمن الاتساق والدقة في جميع الأعمال. وينطبق هذا أيضًا على توحيد اللغة، واعتماد البنود، وتنسيق المستندات، مما يقلل من الأخطاء البشرية ^{[ 15 ]} ويُسهّل الامتثال للأطر التنظيمية المعمول بها.

على الرغم من المزايا الهائلة لاستخدام أتمتة المستندات، إلا أنها لا تزال تواجه عقبات كبيرة في التنفيذ. فعلى سبيل المثال، يحتاج العاملون ^{عن بُعد وعملاؤهم} إلى استثمار أولي لإنشاء القوالب وقواعد التشغيل وتكامل البيانات، بالإضافة إلى تلقي تدريب كافٍ لضمان التوافق بين الإنسان والآلة.

كما أن الاعتماد المفرط على النماذج التوليدية يزيد من خطر عدم دقة المحتوى في مختلف المخرجات، لا سيما في المسائل القانونية المعقدة ^{[ 17 ]} أو السياقات القانونية، مما يُجبر قادة الأعمال على قضاء وقت طويل في التحقق من موثوقية ودقة المستند. علاوة على ذلك، عند استخدام الذكاء الاصطناعي أو برامج إدارة التعلم لإنشاء مستند، قد تحدث أخطاء في التصميم، مما يؤدي إلى توليد محتوى غير متسق، وتقديم معلومات غير دقيقة في السياقات القانونية التقنية أو الأكثر دقة، الأمر الذي يتطلب مراجعة بشرية مطولة. وفي بعض القطاعات، تمتد المخاوف لتشمل دقة المستند المُنشأ، والتحيز المحتمل في البيانات، وأمن البيانات.

تختلف وثائق التأمين وشهاداتها، وقد تصل صفحاتها إلى مئات الصفحات، بحسب نوعها، وتتضمن معلومات تفصيلية عن المؤمَّن عليه. في السابق، كانت هذه الوثائق تُعدّ عادةً عبر: أ) كتابة رسائل حرة، ب) إضافة كتيبات مطبوعة مسبقًا، ج) تعديل القوالب، د) تخصيص الرسومات بالمعلومات المطلوبة، ثم فرز جميع الوثائق يدويًا ووضعها في حزمة واحدة وإرسالها بالبريد إلى المؤمَّن عليه. وتشمل الوثائق المختلفة في الحزمة الواحدة الأنواع التالية:

• رسالة ترحيب
• عقد
• شهادة
• وثائق السياسات الخاصة بكل ولاية
• قائمة بالبنود المؤمن عليها ومبالغ التأمين
• التعديلات
• الدراجون
• بطاقة الهوية
• معلومات الشركة
• مواد تسويقية (منتجات أخرى)
• بيانات

قد يتطلب تجميع حزمة واحدة الكثير من العمل. في معظم أنظمة إدارة السياسات، يقوم النظام بإنشاء بيان سياسة كنقطة انطلاق، ولكن قد يحتاج إلى تخصيصه وتحسينه بمواد أخرى مطلوبة.

• تكوين الوثيقة
• نمذجة المستندات
• معالج المستندات
• معالج القوالب
• وثيقة التحويل