الجرد (المكتبة والأرشيف)

📅 آخر تحديث: ٤ أغسطس ٢٠٢٦
✍️ نُشر في: ٤ أغسطس ٢٠٢٦
📷 يحتوي على 1 صور
الموسوعة الحرة

في سياق المكتبات والمحفوظات، يشير الجرد إلى قائمة أو سجل مفصل للعناصر أو المواد أو الموارد الموجودة داخل مجموعة ما.

ملخص

يُساعد الجرد على توثيق وتنظيم المحتويات، مما يُسهّل على الموظفين إدارة العناصر وتحديد مواقعها وتتبعها. يتضمن الجرد عادةً معلومات مثل العناوين والمؤلفين وتواريخ النشر وأرقام التصنيف وغيرها من التفاصيل ذات الصلة بكل عنصر في المجموعة. وهو الأسلوب الوحيد الذي تستخدمه المكتبات ودور المحفوظات لتحديد ما إذا كانت بعض العناصر في مجموعاتها بحاجة إلى أنشطة حفظ أو صيانة. قد يتضمن الجرد الحديث فحص كل عنصر على حدة باستخدام ماسح ضوئي للرموز الشريطية وحاسوب محمول، بهدف تعديل السجلات الببليوغرافية وسجلات العناصر في قواعد بياناتها وقاعدة بيانات WorldCat التابعة لـ OCLC . [ 1 ] إن استخدام حاسوب محمول وقارئ رموز شريطية محمول سيُقلل من الأخطاء البشرية والتناقضات، مع الحفاظ على تركيز الموظفين وحماسهم للمشروع. [ 2 ]

رغم صغر حجم المواد المطبوعة في العصر الرقمي مقارنةً بالمواد الإلكترونية، إلا أنها لا تزال تُشكّل جزءًا قيّمًا من مجموعات المكتبة. ويُسهم تحسين إمكانية الوصول إلى المواد المطبوعة، والحدّ من إحباط المستخدمين، في جعل عملية الجرد أداةً فعّالةً لرفع مستوى جودة خدمات المكتبة. "عندما يعجز روّاد المكتبة عن إيجاد المواد في أماكنها المُتوقّعة، يفقدون ثقتهم في فهرس المكتبة وفي المكتبة نفسها". [ 3 ] كما أن الكتب المفقودة أو المُصنّفة بشكل خاطئ تُؤثّر سلبًا على جودة خدمات المكتبة. ويُمكن لصيانة رفوف الكتب من خلال عمليات الجرد ومراجعة الرفوف أن تُقلّل من الوقت الذي يُهدره الموظفون في البحث عن الكتب المفقودة أو المُصنّفة بشكل خاطئ.

تحتوي المكتبات على آلاف الكتب، وقد تضم المكتبات الأكاديمية الكبيرة ملايين الكتب. [ 4 ] قد لا يكون إجراء جرد فعلي سنوي (أو أقل تكرارًا) يتضمن فحص كل عنصر على حدة عمليًا لعدة أسباب. فقد لا يكون مجديًا من الناحية المالية، وقد لا يتوفر لدى الموظفين المطلوبين وقت إضافي لتخصيصه لمثل هذا الجرد، ولا توجد مكافآت مالية للمكتبة مقابل إتمامه. كما أن المشكلات التي يتم اكتشافها (مثل الكتب التي تحتاج إلى إعادة شراء أو تجليد أو إصلاح أو رقمنة) قد تتطلب حلولًا مكلفة وتتطلب جهدًا كبيرًا. وبسبب هذه القيود، قد لا يتم إجراء عمليات الجرد لعقود، إن لم يكن أبدًا، في المؤسسات الأكاديمية الكبيرة. في المقابل، غالبًا ما تكون عمليات الجرد الكاملة جزءًا أساسيًا من عمل أخصائي مكتبة الوسائط المدرسية في مؤسسات التعليم الأساسي والثانوي ، حيث قد يكون الجرد متطلبًا قانونيًا يُظهر أن المكتبات مسؤولة عن الأموال التي أنفقتها على مدار العام. [ 5 ] ويمكن تشبيه البحث عن الكتب والمواد المفقودة بالتدقيق . [ 6 ]

مع ذلك، توجد خيارات بديلة لإجراء جرد شامل، مثل الجرد الانتقائي. يمكن إجراء الجرد الانتقائي بناءً على الظروف أو التنبؤ بالبيانات. تُعدّ المساحة المادية في المكتبات ذات قيمة عالية. يتيح جرد المجموعات الصغيرة قبل نقلها إلى مواقعها الجديدة للمكتبة فرصةً لإجراء مشروع جرد انتقائي. ومن البدائل لمشاريع الجرد الانتقائي المتاحة، ما ذكره كول (1982) من أن إحصاءات الإعارة، وإحصاءات البحث عن الكتب، وإحصاءات الإعارة بين المكتبات، يمكن أن تكون أدوات مفيدة في تحديد المجالات التي يُحتمل أن تُجرى فيها عمليات جرد انتقائي. يكتب كول: "يمكن تحديد المجالات التي تحتاج إلى جرد من خلال استخدام البيانات التنبؤية". [ 3 ] بمجرد تحديد أهداف الدقة وطرق القياس، "يجب تحديد المعايير كميًا. ينبغي الحفاظ على مقياس شامل لدقة الجرد كمؤشر أداء رئيسي للإدارة". [ 7 ]

دور المخزونات

على الرغم من أن جمع المواد الجديدة يعتبر مهمة مركزية للمكتبة، إلا أن الحفاظ على حالة مجموعات المكتبة، والذي يشمل أنشطة أقل إرضاءً مثل إزالة الأعشاب الضارة وإصلاح الكتب ونقلها وحساب ما تعتقد المكتبات أنها تمتلكه على رفوفها، يعد أيضًا جزءًا حيويًا من مهمة المكتبة لتوفير الوصول للمستفيدين الحاليين، وكذلك للأشخاص الذين سيستخدمون المكتبة في وقت ما في المستقبل.

في كل مرة يُجرى فيها جرد، يتم تحديد ومعالجة الحالة المادية للمجموعة ومشاكل التمثيل الببليوغرافي. "يُسهم ذلك في تعزيز سلامة فهرس الوصول العام عبر الإنترنت (OPAC)، مما يجعله مصدرًا أكثر فعالية للمستخدمين". [ 8 ] يُؤثر تحسين إمكانية وصول المستخدمين إلى المجموعات تأثيرًا كبيرًا على خدمة المستفيدين وكيفية إدراك المكتبة. خلال عملية الجرد، "يكتسب موظفو المكتبة معرفة بالمجموعة ويصبحون قادرين على تقديم خدمة عملاء أفضل". [ 9 ] يستفيد المستفيدون من الثقة التي يكتسبها موظفو المكتبة في مجموعاتهم وفي مهاراتهم في تطويرها. تُساعد عمليات الجرد في ضمان سلامة المجموعات كما هي مُدرجة في فهارس الوصول العام عبر الإنترنت وأدوات البحث . كما تستخدم المكتبات المدرسية الجرد لتقييم المجموعة (الأعداد، والعمر، والنسبة إلى الطلاب) وفقًا لمعايير مؤسسات الاعتماد، وكذلك لفحص كل مورد وتحديد مستقبله في المجموعة بناءً على عمره، وأهميته، وحداثته، وحالته - والتي قد تشمل الإصلاح، أو الاستبدال، أو التخلص منه، أو تنظيفه لضمان توفر موارد جذابة وحديثة للمستفيدين. [ 10 ] يمكن أن يكشف الجرد أيضًا عن أي خلل في الكتالوج، ويوفر فرصة لتصحيح سجلات الكتالوج وتصنيف المنتجات. كما يُعد هذا الوقت مناسبًا لإعادة ترتيب الرفوف لتقليل الازدحام ومنع التلف.

أخذ العينات

يُعدّ أخذ العينات إجراءً وسطًا، ولكنه قد يكون أداة إدارية مهمة. [ 11 ] إذ يُمكن لأخذ عينات عشوائية من مجموعات المكتبات أن يُتيح تقييمًا سريعًا وواضحًا للمجموعة، من حيث وجود الكتب وحالتها المادية. في عام 1982، اقترحت مكتبات جامعة ولاية كاليفورنيا إجراءات جرد لضمان سلامة مجموعات الحرم الجامعي التسعة عشر. وقد أدركت أن الجرد الدوري الكامل مُكلف للغاية، فقررت أن أفضل طريقة لتقييم فقدان الكتب هي استخدام أخذ العينات. كل ثلاث سنوات، تُؤخذ عينة من عدد مُحدد من المواد في كل تصنيف من تصنيفات مكتبة الكونغرس . إذا تجاوزت نسبة الفقد 1% لسنتين متتاليتين، فهذا يُشير إلى ضرورة إجراء جرد كامل. [ 12 ]

"تُعدّ العينة العشوائية من المجموعة مؤشراً لبقية المجموعة. فإذا تمّ حصر جميع العناصر في العينة العشوائية، يُمكن افتراض أن سجلات بقية المجموعة موثوقة بنفس القدر. ومع ذلك، فإنّ الجرد الكامل يُزوّد ​​المؤسسة بمعرفة إمكانية حصر المجموعة بأكملها؛ وتُستخدم العينة العشوائية للتحقق من اتساق سجلات المجموعات." [ 13 ]

تحديد حجم العينة والعناصر

أولًا، يجب تحديد ما إذا كان سيتم أخذ عينة من المجموعة بأكملها، بما في ذلك رفوف الكتب والمراجع والمجموعات الخاصة، أم سيتم تحليل جزء منها فقط. في جامعة إلينوي، شملت رفوف الكتب منشورات حكومية ومكتبة آسيا، لكن هذه المقتنيات الخاصة لم تُدرج في الدراسة. كما يمكن استبعاد المواد غير المجلدة. [ 14 ]

بعد ذلك، يتعين على المكتبة تحديد حجم العينة. وبطبيعة الحال، يؤدي وجود المزيد من نقاط البيانات إلى بيانات أكثر دقة حول المجموعة. هناك نوعان من الأخطاء المحتملة في أخذ العينات: التسامح والثقة. التسامح هو النسبة المئوية غير الدقيقة، وهي أقصى انحراف عن قيمة الخطأ الاسمية، فعلى سبيل المثال، قد يكون سؤال استطلاع دقيقًا لنسبة 85-95% من السكان، ويمكن أيضًا تحديده بنسبة 90% ± 5؛ وفي هذه الحالة، يكون التسامح 5. أما الثقة فهي الخطأ الثاني، وتقيس مدى اليقين من صحة الإجابة ضمن الحدود المحددة في التسامح. فإذا كانت الثقة 90%، فمن المتوقع أنه إذا تكررت دراسة العينة عشر مرات باستخدام عينات مختلفة، ولكن بنفس التسامح، فإن النتائج ستكون دقيقة لتسع من تلك الدراسات العشر. [ 15 ]

في الجدول أدناه، وباستخدام هامش خطأ ±5%، يبلغ حجم العينة لمجموعة تضم أكثر من 50,000 كتاب 381 كتابًا بمستوى ثقة 95%، و648 كتابًا بمستوى ثقة 99%. ولتحقيق هامش خطأ أقل يبلغ ±1%، سيتعين أخذ عينات من آلاف الكتب، مما قد يستنزف الموارد المتاحة حتى لجرد عينة بسيطة. لذا، يُعدّ مسح ما بين 270 و655 مجلدًا أكثر منطقية بكثير بالنسبة لموظفي المكتبات متوسطة الحجم.

يُعدّ العدّ حتى التأكد من وجود مشكلة أو عدم وجودها بديلاً عن عدّ مئات الكتب في عينة عشوائية معينة. وقد استخدمت مكتبة بريسكوت التذكارية في جامعة لويزيانا للتكنولوجيا التحليل التسلسلي في أواخر ثمانينيات القرن الماضي عند العمل على أتمتة مجموعاتها. [ 16 ]

يمكن اختيار الكتب عشوائيًا بعدة طرق. فإذا أرادت المكتبة، بالإضافة إلى معرفة حالتها المادية، التأكد من عدم وجود كتب مفقودة من الرفوف، فينبغي استخراج عينات عشوائية من نظام إدارة المكتبات المتكامل (ILS). أما إذا كان أمناء المكتبات يطلعون على المجموعة لأغراض الحفظ فقط، فيمكنهم بسهولة عدّ النطاقات والأعمدة والرفوف والكتب [ 17 ] واستخدام برنامج مايكروسوفت إكسل أو أي برنامج جداول بيانات آخر لإنشاء عينات عشوائية . يُذكر أن وضع الكتب في غير مكانها على الرفوف له تكاليفه، سواءً من حيث رضا المستفيدين عن خدمات المكتبة أو من حيث الوقت الذي يقضيه الموظفون في البحث عن الكتب المفقودة [ 18 ] . لذا، قد يكون من المفيد تخصيص وقت إضافي لمعرفة كيفية استخراج عناصر عشوائية من نظام إدارة المكتبات المتكامل (ILS) لإكمال العينة.

إدارة مسوحات العينات

بمجرد أن يبدأ أمناء المكتبات بفحص الكتب الفردية في عينة مكتباتهم، ما الذي يبحثون عنه؟ ينبغي عليهم فحص غلاف الكتاب بحثًا عن أي تغير في اللون أو تقشر أو تلف. ثم عليهم فتح الكتاب والنظر إلى صفحات النص - هل هي مصفرة أو هشة؟ يمكن استخدام قلم تحديد خاص بالأرشيف لتحديد ما إذا كان الكتاب حمضيًا. كيف هي حالة التجليد؟ هل الصفحات سليمة؟ يمكن تسجيل هذه البيانات في جدول بيانات لاستخدامها لاحقًا في تحليل العينة بأكملها. يجب تضمين رقم تصنيف الكتاب، ومكان النشر، ومكان الإنتاج، وتاريخ النشر، والقياسات (ارتفاع العمود الفقري، وعرض الغلاف، وعمق الغلاف من الخلف إلى الأمام، ومساحة الرف المحيطة بالكتاب، أفقيًا وعموديًا)؛ وصف نمط الغلاف، وحالة تثبيت الأوراق والتجليد، وتثبيت النص، والحموضة، وقوة الورق، وتباين النص؛ سرد الصفحات التالفة ووصف نوع الغلاف وحالته؛ تسجيل أي ملاحظات إضافية ستكون مفيدة للرجوع إليها وتحليلها في المستقبل. [ 19 ]

بلغت تكلفة أخذ عينات عشوائية من 384 عنصرًا في جامعة إلينوي في أوربانا-شامبين عام 1987 أقل من 5000 دولار. وظّفت مكتبة الجامعة أحد عشر طالب دراسات عليا من كلية علوم المكتبات والمعلومات، تلقوا التدريب والإشراف اللازمين. جمع كل باحث أربعين عينة، وأُنجز 90% من الاستبيانات في اليوم الأول خلال 5.5 ساعات. [ 17 ]

تحليل النتائج

يمكن تسجيل المعلومات المستقاة من العينات بسهولة في برنامج إكسل أو أي برنامج جداول بيانات آخر، حيث يمكن إجراء تحليل بسيط. ولأغراض الحفظ، يرغب أمناء المكتبات في معرفة حالة مجموعاتهم: ما نسبة الكتب الحمضية؟ ما نسبة الكتب التالفة؟ هل يحدث تلف أكبر على الرفوف المزدحمة؟ هل تحتاج المكتبة إلى الاهتمام بالكتب المطبوعة في أوروبا الشرقية؟ إلخ. بعد تحديد المشكلات ذات الأهمية الرئيسية في المجموعة، ينبغي النظر في تدابير الحفظ. ما الذي يجب فعله في أسرع وقت ممكن لحفظ المجموعة؟ ما الخيارات التي يمكن تأجيلها لبعض الوقت؟ هل لدى المكتبة خطة حفظ ضمن سياسة إدارة مجموعاتها؟ هل هناك ميزانية مخصصة لصيانة المجموعات؟ ما الذي يمكن استنتاجه من البيانات حول ما قد يحدث للمجموعة خلال عشر إلى عشرين عامًا؟

باستخدام نتائج تقييم مجموعات المكتبة، يمكن تدعيم طلبات الميزانية بالبيانات. تحتاج المكتبة إلى زيادة في الميزانية للعناية بالمجموعات القديمة، أو إلى زيادة في التمويل لإضافة مواد جديدة لطلابنا لسدّ النقص ومعالجة نقاط الضعف. وقد طبّقت مكتبة جوينر في جامعة كارولينا الشرقية هذه الاستراتيجية بعد مشروع جرد وتحليل رفوف الكتب عام ٢٠٠٥. [ ٢٠ ]

استخدامات أخرى لأخذ العينات في إدارة مجموعات المكتبات

يمكن أيضًا استخدام أسلوب المعاينة لحساب الفترات المثلى لقراءة الرفوف. يبلغ متوسط ​​نسبة الكتب الموضوعة في غير مكانها على الرفوف في مكتبة جامعية 5.6%. 65% من الكتب كانت موجودة على الرف الصحيح، ولكن ليس بالترتيب الصحيح. وضع كوبر وولثاوزن معادلات تشير إلى أن الفترة المثلى لقراءة الرفوف تعتمد على عدد الكتب في القسم، واحتمالية انتقال كتاب من قسم إلى آخر، وتكاليف الفحص والمستخدمين، ومعدل خطأ قارئ الرفوف. [ 21 ] تُعدّ مهام قراءة الرفوف اليومية، وهي عنصر مهم آخر في صيانة المجموعة، والتي يقوم بها موظفو صيانة الرفوف، وسيلةً للحفاظ على الترتيب الصحيح للرفوف في مجموعة المكتبة. ومع ذلك، لا يمكن اعتبار قراءة الرفوف اليومية بديلاً عن جرد المجموعة، فالجهد المبذول في قراءة الرفوف لا يُقدّر بثمن بالنسبة لمجموعة المكتبة.

بالنسبة للمواد التي تحمل ملصقات خاطئة، تُعدّ قدرة قسم صيانة الرفوف على قراءة الرفوف بدقة، وقدرة موظفي الإعارة بين المكتبات على استرجاع المواد، أمرًا بالغ الأهمية. تؤثر المجموعات التي لم تُجرَ عليها عمليات جرد صحيحة على مستخدمي المكتبة خارج أسوار الجامعة، وذلك من خلال طلبات إعارة بين المكتبات غير قابلة للتنفيذ. يمكن لمشاريع الجرد أن توفر المال عن طريق تقليل طلبات الإعارة غير الضرورية بين المكتبات وعمليات الشراء المكررة. استخدم أتكينز وويبل (2003) طلبات الإعارة بين المكتبات لتحديد مشاكل تحديد مواقع المواد. يُعدّ عدم وجود المادة على الرف سببًا شائعًا لإلغاء طلب الإعارة بين المكتبات. [ 22 ] إن معالجة هذه العوامل تُسهم حتمًا في تحسين جودة الخدمة.

مراجع

  1. ↑ سميث، ديبي (نوفمبر 2006). "جرد المجموعات في العصر الرقمي: كيف يمكننا التحليل حتى نعرف ما لدينا؟" . ضد التيار . 18 (5): 18، 20، 22. doi : 10.7771/2380-176X.5006 .
  2. ↑ الريس، م. (2015). "حل سريع ودقيق ومجاني لجرد المخزون وقراءة الرفوف". مجلة خدمات الوصول . 12 ( 3-4 ): 104-117 . doi : 10.1080/15367967.2015.1096209 . S2CID 216147474 . 
  3. 1 2 غرينوود، جودي ت. (2013). "نقلها إلى رفوف المكتبات: مشروع جرد في مكتبات جامعة ميسيسيبي". مجلة خدمات الوصول . 10 (2): 77-89 . doi : 10.1080/15367967.2013.762266 . S2CID 62673248 . 
  4. ↑ تيبر، توماس هـ.؛ ستيفاني س. أتكينز (مايو 2003). "حفظ المباني: تقييم رفوف جامعة إلينوي في أوربانا-شامبين" . مكتبات الكليات والبحوث . 64 (3): 211-227 . doi : 10.5860/crl.64.3.211 .
  5. ↑ براكستون، باربرا (أبريل 2004). "تقييم موارد المكتبة". أمين مكتبة المعلم . 31 (4): 42-43 .
  6. ↑ ديكارلو، مايكل أ. (1988). "التحليل التسلسلي كاختبار لأخذ العينات لتحديد الحاجة إلى المخزون". مجلة المكتبات الأكاديمية . 13 (6): 345-348 .
  7. ↑ وايلد، أ. (2004). تحسين دقة سجلات المخزون: الحصول على معلومات المخزون الصحيحة . بيرلينجتون، ماساتشوستس: إلسيفير بتروورث-هاينمان. ص 11. ISBN  9780750659000.
  8. ↑ ألفين، غليندا (2016). "إدارة المجموعات مهمة - مواجهة الحقيقة المرة: المخزون" . ضد التيار . 28 : 62. doi : 10.7771/2380-176X.7292 .
  9. ↑ هارفيلاند، جينيفر (2017). "أساليب جرد المكتبة: استخدام المرونة والإبداع لتحقيق هدف مشترك ضمن نظام مكتبة اتحادي" . علم المكتبات التعاوني . 9 (3): 168-174 .
  10. ↑ المرجع نفسه. براكستون
  11. ↑ دروت، م. كارل (مارس 1969). "المعاينة العشوائية: أداة لبحوث المكتبات" . مكتبات الكليات والبحوث . 30 (2): 119-125 . doi : 10.5860/crl_30_02_119 . hdl : 2142/38352 .
  12. ↑ كريج، نورما س. (1982). "إجراءات الجرد لمكتبات جامعة ولاية كاليفورنيا، نورثريدج، ودليل محتمل لنظام جامعة ولاية كاليفورنيا". وثيقة ERIC رقم ED244640 .
  13. ↑ قائمة الجرد (المتحف)
  14. ↑ تشزاستوفسكي، تينا؛ ديفيد كوب؛ نانسي ديفيس؛ جين جيل؛ بيتسي كروجر (1989). "تدهور مجموعات المكتبة: دراسة في جامعة إلينوي في أوربانا-شامبين" . مكتبات الكليات والبحوث . 50 (5): 577-583 . doi : 10.5860/crl_50_05_577 .
  15. ↑ المرجع نفسه. دروت
  16. ↑ المرجع نفسه. ديكارلو
  17. 1 2 المرجع نفسه. تشزاستوفسكي
  18. ↑ ريتيف، إستر (2006). "دور مراقبة المخزون في جودة خدمة المكتبة الأكاديمية فيما يتعلق بالوصول إلى مواد المكتبة". موسايون . 24 (1): 75-95 .
  19. ↑ نادال، جاكوب ج. (2009). أداة المسح الأساسية - S582 (الإصدار 2009a) (طبعة منشورة داخليًا ). بلومنجتون، إنديانا: كلية علوم المكتبات والمعلومات بجامعة إنديانا. 
  20. ↑ تيل، ليندا (2008). "تطبيق الأساسيات لتحسين المجموعة". بناء المجموعات . 27 (3): 96-103 . CiteSeerX 10.1.1.545.3804 . doi : 10.1108/01604950810885997 . 
  21. ↑ كوبر، مايكل د.؛ جون وولتهاوزن (1977). "وضع الكتب في غير موضعها على رفوف المكتبة: نموذج رياضي". مجلة المكتبات الفصلية . 47 (1): 43-57 . doi : 10.1086/620621 . S2CID 62351824 . 
  22. ↑ غرينوود، جودي ت. (2013). "نقلها إلى رفوف المكتبات: مشروع جرد في مكتبات جامعة ميسيسيبي". مجلة خدمات الوصول . 10 (2): 77-89 . doi : 10.1080/15367967.2013.762266 . S2CID 62673248 . 

للمزيد من القراءة

  • بيرد، برايان. تقييم مجموعات المكتبات من خلال أخذ العينات الإحصائية، دار سكيركرو للنشر، لانام، ماريلاند، 2004.
  • إرنيك، ليندا. "المرايل العائمة والرموز الشريطية اليتيمة: فوائد الجرد في كلية صغيرة." موارد المكتبة والخدمات الفنية، 49(3)، 2005، الصفحات 210-216.
  • هينيج، ديفيد. "مأزق معرفي وكارثة مريحة؟ مشروع جرد مجموعات أمريكا الشمالية." مجلة المكتبات الأكاديمية، 13(4)، 1987، الصفحات 209-213.
  • شوز، دانيال ل. وليندا تيل. "الجرد: حافز لتطوير المجموعات." بناء المجموعات، 25(4)، 2006، الصفحات 129-133.
  • وايلد، جوديث دبليو. "جرد في كلية بروكلين، 1998-1999." موارد المكتبة والخدمات الفنية، 46(2)، 2002، الصفحات 62-71.