مكتب كبير أمناء المحفوظات في ليتوانيا

مكتب كبير أمناء المحفوظات في ليتوانيا ( بالليتوانية : Lietuvos Vyriausiojo Archyvaro Tarnyba ) هو وكالة حكومية في ليتوانيا ، تشارك في صياغة السياسة الوطنية في مجال إدارة واستخدام الوثائق والمحفوظات، بالإضافة إلى تنفيذ هذه السياسة، وتدعم كبير أمناء المحفوظات في ليتوانيا في تنفيذ الإدارة الحكومية لمجال الوثائق والمحفوظات.

يرتبط ظهور الأرشيفات في ليتوانيا بتأسيس دوقية ليتوانيا الكبرى في النصف الأول من القرن الثالث عشر. لم تصمد أرشيفات ديوان الدوق الأكبر والملك ميندوغاس القديمة ، إذ دُمرت بفعل حروب وحرائق عديدة. لاحقًا، اكتسبت أرشيفات ديوان الدوق الأكبر لقب " ميتريكا الليتوانية" . في العصور الوسطى، أُنشئت أرشيفات المدن والكنائس والعقارات. وعندما احتلت الإمبراطورية الروسية ليتوانيا عام ١٧٩٥، نُقلت أهم الأرشيفات الليتوانية إلى روسيا.

في منتصف القرن التاسع عشر، أُنشئ أول أرشيف كمؤسسة متخصصة في جمع وحفظ السجلات. وفي عام ١٨٥٢، أُنشئ أرشيف فيلنيوس المركزي لسجلات العصور القديمة، وكان الغرض منه حفظ الملفات الرسمية لدوقية ليتوانيا الكبرى. أما سجلات فترة الغزو الروسي (القرنين التاسع عشر والعشرين)، التابعة لمؤسسات روسيا القيصرية في محافظة فيلنيوس ، فقد حُفظت في الأرشيف المشترك لمؤسسات فيلنيوس الذي أُنشئ بين عامي ١٨٧٢ و١٨٧٦.

بعد إعلان جمهورية ليتوانيا المستقلة ، تم إنشاء الأرشيف المركزي للدولة في كاوناس في 19 أكتوبر 1921. وكان الغرض من هذه الأرشيفات هو جمع وحفظ جميع سجلات مؤسسات الدولة السابقة والحكومة المحلية، والاهتمام بالأرشيفات التي تخص الأفراد، واستيعاب السجلات الأرشيفية المستردة من روسيا.

عقب الاحتلال السوفيتي لليتوانيا عام 1940، تم تفكيك مؤسسات الدولة واستبدالها بالسلطات السوفيتية الجديدة. وفي 5 أغسطس/آب 1940، أوكل مجلس الوزراء الجديد مسؤولية إدارة الأرشيف وحفظه إلى وزارة الداخلية. ^{[ 1 ]} وفي عام 1961، أُنشئ مجلس الأرشيف التابع لمجلس وزراء جمهورية ليتوانيا الاشتراكية السوفيتية. وفي الفترة ما بين 1957 و1968، وُضعت الأسس لشبكة الأرشيف الحكومي التي تتألف من أرشيف مركزي وإقليمي. وخلال فترة الاحتلال بين عامي 1940 و1990، أحرز الأرشيف الليتواني تقدماً ملحوظاً في استعادة عدد من السجلات الأرشيفية من دول أخرى، فضلاً عن تطوير نظام أرشيف حكومي متين. ^{[ 2 ]}

بعد إعادة تأسيس استقلال ليتوانيا في 11 مارس 1990، تم تشكيل النظام الحديث للأرشيفات الحكومية.

في الوقت الحاضر، يتكون نظام الأرشيف الحكومي من مكتب كبير أمناء الأرشيف في ليتوانيا كمؤسسة مركزية و15 أرشيفًا حكوميًا تابعًا له، منها 10 أرشيفات لكل مقاطعة و5 أرشيفات متخصصة: ^{[ 3 ] [ 4 ]}

• الأرشيف التاريخي للدولة الليتوانية
• الأرشيف المركزي للدولة الليتوانية
• الأرشيف الليتواني الخاص
• الأرشيفات الحديثة للدولة الليتوانية
• الأرشيف الليتواني للأدب والفن

يتألف الصندوق الوطني للوثائق من وثائق أنشطة المؤسسات والهيئات والشركات الحكومية والبلدية، والأشخاص المفوضين من الدولة، ووثائق أنشطة الهيئات والشركات الحكومية التي عملت في ليتوانيا في أوقات مختلفة، بالإضافة إلى الوثائق المحفوظة في الأرشيفات الحكومية. ويمكن إدراج وثائق أنشطة ذات قيمة دائمة للمنظمات غير الحكومية، والأشخاص الاعتباريين والطبيعيين، وكذلك وثائق التراث التاريخي لليتوانيا أو ما يتصل بها، أو نسخ منها، الواردة من دول أخرى، في الصندوق الوطني للوثائق.

تلعب المحفوظات الحكومية اليوم دوراً هاماً في عمليات حفظ واستخدام السجلات العامة للصندوق الوثائقي الوطني الليتواني، مما يتيح الوصول إليها للمواطنين والمؤسسات الحكومية والعامة، ويساهم في إنشاء أنظمة بحث معلوماتية فعالة، وتقديم الخدمات العامة. ^{[ 5 ]}

تؤدي دائرة المحفوظات الحكومية دورًا هامًا في عمليات إدارة السجلات في القطاع العام، وذلك لضمان الشفافية والمساءلة في الإدارة العامة. وتوفر المحفوظات الحكومية سجلات تخص ما يقارب 2000 مؤسسة وهيئة. ^{[ 5 ]}

تُحدد اليوم وظائف مكتب كبير أمناء المحفوظات في ليتوانيا في قانون محفوظات جمهورية ليتوانيا. ^{[ 6 ]}

تتمثل وظائفها الرئيسية فيما يلي:

• ضمان إنفاذ القوانين في ليتوانيا في مجال إدارة واستخدام وثائق الاتحاد الأوروبي؛
• عرض نتائج التنسيق فيما يتعلق بمشاريع القوانين والوثائق الأخرى المتعلقة بسياسة إدارة المحفوظات والوثائق والتي أعدتها مؤسسات ووكالات الدولة الأخرى؛
• تشكيل ممارسة موحدة لإدارة الوثائق في المؤسسات والوكالات والشركات الحكومية والبلدية؛
• حل المشكلات المتعلقة بنقل وثائق النشاط الخاصة بالمؤسسات والوكالات والشركات الحكومية والبلدية؛
• إصدار تراخيص لتقديم خدمات ترتيب المستندات و/أو خدمات التخزين وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في القوانين؛
• إصدار تصاريح لتصدير الوثائق من جمهورية ليتوانيا وفقاً للإجراءات المنصوص عليها في القوانين؛
• في حدود اختصاصها، تقوم بإعداد موقف جمهورية ليتوانيا بشأن المسائل التي تناقش في مؤسسات وهيئات عملها التابعة للاتحاد الأوروبي، كما تشارك أيضاً عندما يتم إعداد المواقف من قبل مؤسسات ووكالات الدولة الأخرى؛
• في حدود اختصاصها نقلها إلى القانون الوطني وتنفيذ قانون الاتحاد الأوروبي (acquis communautaire)، والوفاء بالالتزامات الأخرى المتعلقة بالعضوية في الاتحاد الأوروبي وتقديم المعلومات ذات الصلة إلى مؤسسات الاتحاد الأوروبي وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في التشريعات القانونية للاتحاد الأوروبي؛
• في حدود اختصاصها، تمثل مصالح جمهورية ليتوانيا في مؤسسات وهيئات عملها التابعة للاتحاد الأوروبي؛
• في حدود اختصاصها، الحفاظ على التواصل والتعاون مع المؤسسات والمنظمات الدولية المعنية في الدول الأجنبية، والمشاركة في صياغة مسودات الاتفاقيات الدولية، وتنفيذ المشاريع الدولية؛
• إعداد مؤشرات لفترات الاحتفاظ بوثائق الإدارة الداخلية للمؤسسات الحكومية والبلدية والوكالات والشركات، ووثائق أنشطة المنظمات غير الحكومية والأشخاص الاعتباريين الخاصين، والتي يتم إنشاؤها بموجب اللوائح، وإعداد وتنسيق مؤشرات فترات الاحتفاظ بالوثائق المتراكمة في المجال المخصص لهذه الكيانات مع الكيانات المركزية المعنية في إدارة الدولة؛
• إعداد مسودات القوانين بما يتوافق مع المتطلبات المنصوص عليها في القوانين والمشاركة في إعداد مسودات القوانين المتعلقة بإدارة الدولة في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات؛
• النظر في طلبات وشكاوى الأشخاص الطبيعيين والاعتباريين؛
• تقديم المعلومات إلى المؤسسات الحكومية والبلدية والوكالات والشركات والأشخاص الاعتباريين والطبيعيين الخاصين فيما يتعلق باختصاص مكتب كبير أمناء المحفوظات في ليتوانيا. ^{[ 5 ]}

• تاريخ أرشيفات ليتوانيا

• الموقع الرسمي