قانون (وثيقة)

يُعرف النوع الأول باسم "الوثيقة الرسمية" (بالفرنسية: act en minute ، وبالهولندية : minuutakte ، وبالإيطالية: atto conservato ، وبالألمانية: urschriftliche Urkunde ، وبالإسبانية: acta protocolar )، وهي من اختصاص كُتّاب العدل . قد تتخذ الوثائق الرسمية شكل سجل لنشاط ما، يُراد له أو يُشترط أن يكون له صفة إثباتية، أو قوة أو أثر قانوني أو إداري، أو أثر تجاري. وتُعدّ هذه الوثائق حجر الزاوية في ممارسة التوثيق المدني، حيث تُصاغ كوثائق سردية منفردة مكتوبة بضمير المتكلم من قِبل كاتب العدل. تشمل الوثائق الرسمية جميع العقود والصكوك التنظيمية (مثل: نقل الملكية، والوصية، والوقف، والتوكيل، والهبة).

تقليديًا، في دول القانون المدني، تُدوَّن المسودات الأولية، التي تُسمى "محاضر الجلسات" (كانت تُسمى سابقًا " بروتوكولات " ؛ بالفرنسية minute ، وبالهولندية minuut ، وبالإيطالية minuta ، وبالألمانية Urschrift ، وبالإسبانية escritura matriz )، بالاختزال القانوني، وتُسجَّل فيها التفاصيل فقط. يُسجَّل تاريخها، واسم الحاضر، ومكان انعقادها، وموضوعها في سجل كاتب العدل، وتُحفظ المحاضر في أرشيف كاتب العدل، بينما يُسلَّم إلى الحاضر نسخة موسعة ( بالفرنسية/الهولندية grosse ، وبالإيطالية spedizione in forma esecutiva ، وبالألمانية Ausfertigung ، وبالإسبانية primer testimonio )، وهي نسخة كاملة مكتوبة بخط اليد ومختومة وموقعة. تُستخدم محاضر الجلسات لاحقًا كنسخة أصلية يُمكن من خلالها إعداد نسخ مُعدّلة (أي نسخ نهائية مُنقّحة ) . في الدول التي تعتمد القانون العام ، يُعدّ الموثقون نسخًا أصلية مُتعددة مُوقّعة ومختومة بالكامل ، إذ لا تُقبل النسخ في المحكمة. تُحفظ إحدى هذه النسخ في ملف سجلات الموثق.

يُعرف النوع الثاني باسم "الوثيقة الخاصة" (بالفرنسية: acte en brevet ، وبالهولندية: brevetakte ، akte in originali ، وبالإيطالية : atto rilasciato in originale ، وبالألمانية: Urkunde im Original ، وبالإسبانية: acta extraprotocolar )، وأفضل مثال عليها هو الشهادة التوثيقية (أو "docquet" في اسكتلندا). وهي عبارة عن وثيقة تُثبت صحة تنفيذ عقد أو صك أو أي وثيقة أخرى بحضور الموثق، أو تُثبت حقيقة أو أمراً ما لديه علمٌ به. تُصدّق الشهادات التوثيقية على وثيقة موجودة مسبقاً أو تُلحق بها، وتُثبت صحة تنفيذها، وأصالتها، وصلاحيتها، أو وضعها القانوني وآثارها. وكإجراء احترازي، قد تحتوي الشهادة أيضاً على معلومات مثل عدد الصفحات، ووصف الوثيقة، وعنوانها، وأي سمات مميزة أخرى لمنع إضافة صفحات أو حذفها. إذا تم لصقها، يمكن أيضًا ختم الشهادات المختصرة بختم بارز نصفه على الشهادة ونصفه الآخر على باقي الصفحة.

تتوفر شهادات التوثيق بنوعين: كاملة ومختصرة. تتضمن الشهادة الكاملة معلومات تمهيدية كالتاريخ والمكان وحضور المُوثِّق وإثبات الهوية، بالإضافة إلى الشهادة الرئيسية. أما الشهادة المختصرة فتتضمن عادةً المكان والتاريخ و"بند الشهادة". وينتهي كلا النوعين بـ"بند الشهادة".