مذكرة

تعود أصول المصطلح إلى "المذكرات" القانونية وما اشتق منها من "الإحاطات العسكرية". ^{[ 6 ]} صيغة الجمع للاسم اللاتيني memorandum المشتق من ذلك هي memoranda ، ولكن إذا اعتُبرت الكلمة كلمةً من اللغة الإنجليزية، فيمكن استخدام صيغة الجمع memorandums ، المختصرة إلى memos . (انظر أيضًا Agenda ، Corrigenda ، Addenda ).

للمذكرة أغراضٌ عديدةٌ وهامة. من بينها لفت الانتباه إلى المشكلات، والمساعدة في حلّها من خلال التواصل الواضح والموجز. ^{[ 7 ]} تدعم المذكرات عملية اتخاذ القرارات، وتساعد (أو تؤثر أحيانًا) على صانع القرار لاتخاذ قرارٍ أفضل في موقفٍ معينٍ مما كان سيتخذه لولا التحليل. ^{[ 8 ]} تشمل الأغراض الأخرى التي يمكن أن تخدمها مذكرة الإحاطة: نقل المعلومات، وإثراء القرارات، وتقديم الطلبات، والإجابة على الأسئلة، وتقديم الاقتراحات، وعرض التقارير غير الرسمية، واقتراح حلولٍ للمشكلات، أو توثيق المراجع للاستخدام المستقبلي. يمكن استخدام المذكرات لتقديم مناشداتٍ موجزةٍ أو اقتراحات. هذه الإجراءات الموجزة تُسهم بشكلٍ كبيرٍ في تسريع الإجراءات التجارية، مما يُحدث أثرًا إيجابيًا في المؤسسة.

باعتبارها آلية التواصل في عملية تحليل السياسات، ينبغي أن تقدم مذكرة الإحاطة ملخصًا متماسكًا لمشكلة السياسة، وتحدد خيارات السياسة المختلفة لمعالجة هذه المشكلة، وتوضح وجهات النظر المتعارضة، وتدعو إلى خيار مُوصى به. يتضمن الهيكل النموذجي لمذكرة الإحاطة وصفًا للسياسة المقترحة؛ ومعلومات أساسية ذات صلة؛ ومناقشة للاعتبارات الرئيسية (بما في ذلك مخاوف التنفيذ، والاعتبارات المالية، وتأثيرات أصحاب المصلحة، والعواقب غير المتوقعة المحتملة)، وملخصًا للحجج المؤيدة والمعارضة للسياسة، وقرارًا مُوصى به. أما وثائق السياسة التي تبدأ باقتراح وتُقدم حججًا تدعم هذا الموقف، فيُشار إليها بدقة أكبر باسم " الورقة البيضاء الحكومية". بينما تُشبه الورقة الخضراء الحكومية، التي تطرح خيارًا سياسيًا وتهدف إلى فتح حوار حول الاقتراح، مذكرة الإحاطة أكثر من الورقة البيضاء في أسلوبها.

يتميز تنسيق المذكرة بالإيجاز والاتساق، وهو تنسيق موحد نسبيًا لضمان سهولة قراءته من قبل أي قارئ. تبدأ المذكرة بعنوان يتضمن "إلى" و"من" و"التاريخ" و"الموضوع". يلي ذلك فاصل في النص، ثم فقرة افتتاحية تصف عادةً الغرض من المذكرة. بعد ذلك، يُضاف السياق إلى الوثيقة، ثم قسم يحدد الإجراءات المحددة. على سبيل المثال، قد تشمل هذه الإجراءات: "طلبتم مني النظر في..." أو "لتحديد أفضل طريقة للترويج لخط الخريف الجديد، سأقوم بـ...". يلي ذلك مناقشة، وهي عادةً الجزء الأطول من المذكرة، قبل اختتام الرسالة. ^{[ 9 ]}

لا يوجد معيار عالمي لمذكرة الإحاطة، ولكن يُفهم عمومًا أنها ملخص موجز ومتماسك لمشكلة في السياسة العامة، مع منطق واضح ومُفصّل لاتباع مسار عمل مُوصى به. "إلى جانب الفطنة السياسية والعقل المنطقي، تكمن أهم مهارات مسؤول الخزانة الجيد في براعته في الصياغة. فالمذكرة الموجزة والمتماسكة والعميقة هي التعبير النهائي عن جميع المواهب الأخرى." ^{[ 10 ]} في العديد من أنظمة الحكم القائمة على نظام وستمنستر ، يُتوقع من محللي السياسات تحليل القضية وكتابة مذكرة الإحاطة من منظور محايد للخدمة المدنية . ومع ذلك، يجب أن تتضمن مذكرة الإحاطة "المُعدّة لاتخاذ القرار" توصية، مع الإقرار بأن "قول أي شيء ذي أهمية في السياسة العامة يتطلب أحكامًا قيمية، يجب شرحها وتبريرها." ^{[ 11 ]}

إلى جانب الحرص على أن تكون المذكرة موجزة وسهلة الفهم، توجد بعض السمات المهمة الأخرى. يجب أن يكون أسلوب المذكرة ونبرتها احترافيين دائمًا، بغض النظر عن هوية المتلقي. ^{[ 12 ]} تضمن هذه الآداب تقديم الرسالة بشكل احترافي ومحترم، بغض النظر عمن يقرأها. من الشائع أيضًا استخدام فقرات مرقمة في مذكرات الإحاطة، وذلك لإنشاء وثيقة فعّالة ومنظمة. ^{[ 12 ]} منذ دخولنا العصر الرقمي، لم يعد التوقيع شائعًا في نهاية المذكرة. مع ذلك، عندما كانت مذكرة الإحاطة تُكتب بخط اليد في الماضي، كانت تتضمن عادةً توقيعًا. ^{[ 13 ]} اليوم، لا يزال من المقبول التوقيع أو وضع الأحرف الأولى من الاسم على المذكرة إذا رغب الكاتب في ذلك.