إدارة الفئات (المشتريات)

إدارة الفئات هي منهجية لتنظيم عمليات الشراء داخل المؤسسات التجارية ، وتُعرف أيضاً باسم التوريد. يُفيد تطبيق إدارة الفئات على أنشطة الشراء المؤسسات من خلال توفير آلية لخفض تكلفة شراء السلع والخدمات، وتقليل المخاطر في سلسلة التوريد، وزيادة القيمة الإجمالية من قاعدة الموردين، والوصول إلى المزيد من الابتكارات من الموردين. إنها منهجية استراتيجية تُركز على الجزء الأكبر من إنفاق المؤسسة. إذا طُبقت بفعالية على مستوى المؤسسة بأكملها، يُمكن أن تكون النتائج أفضل بكثير من مفاوضات الشراء التقليدية القائمة على المعاملات، إلا أن منهجية إدارة الفئات لا تزال غير مفهومة بشكل كافٍ. ^{[ 1 ]}

نشأ مفهوم إدارة الفئات في مجال المشتريات في أواخر ثمانينيات القرن الماضي. لا يوجد مؤسس أو مبتكر واحد، ولكن هذه المنهجية ظهرت أولاً في قطاع السيارات ، ومنذ ذلك الحين طورتها واعتمدتها مؤسسات في جميع أنحاء العالم. واليوم، تعتبر العديد من الشركات العالمية إدارة الفئات نهجًا استراتيجيًا أساسيًا في مجال المشتريات. وقد عُرّفت إدارة الفئات بأنها "منهجية متطورة تُوجّه استراتيجية التوريد في المؤسسات التقدمية اليوم". ^{[ 2 ]}

يُعرّف المعهد المعتمد للمشتريات والإمداد (CIPS) إدارة الفئات على النحو التالي:

"تنظيم موارد فريق المشتريات بطريقة تركز على أسواق التوريد الخارجية للمنظمة (بدلاً من التركيز على العملاء الداخليين أو على الوظائف الإدارية الداخلية) من أجل الاستفادة الكاملة من قرارات الشراء". ^{[ 3 ]}

في مقال نُشر عام 2007، دافع معهد تشارترد للمشتريات والتوريد (CIPS) عن مستوى من التخصص والدقة، وهو ما اعتبره آنذاك نهجًا "أقل رواجًا" في استخدام موارد المشتريات المحدودة. وبالمثل، يشير معهد تشارترد للمشتريات والتوريد - فرع أستراليا، استنادًا إلى بحث أُجري عام 2010، إلى أن "مديري الفئات يواجهون صعوبة في التركيز والتخصص عندما تكون محفظتهم واسعة النطاق للغاية (إذ يديرون فئات متعددة ذات أوجه تآزر قليلة، إن وجدت) أو عميقة للغاية (إذ يُكلفون بمسؤولية المشتريات الشاملة، بما في ذلك المتطلبات الاستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية). ^{[ 4 ]}

يعرّف جوناثان أوبراين، مؤلف كتاب إدارة الفئات في مجال المشتريات ، إدارة الفئات على النحو التالي:

"ممارسة تقسيم مجالات الإنفاق الرئيسية للمؤسسة على السلع والخدمات المشتراة إلى مجموعات منفصلة من المنتجات والخدمات وفقًا لوظيفة تلك السلع أو الخدمات، والأهم من ذلك، لمحاكاة كيفية تنظيم الأسواق الفردية. باستخدام هذا التقسيم، تعمل المؤسسات بشكل متكامل على كل فئة على حدة، وتدرس الإنفاق على الفئة بأكملها، وكيفية استخدام المؤسسة للمنتجات أو الخدمات داخل الفئة، والسوق، والموردين الأفراد." ^{[ 5 ]}

يقدم مارك ويب من شركة Future Purchasing ثلاث عبارات في تعريف إدارة الفئات:

"إنها عملية استراتيجية شاملة لشراء السلع والخدمات؛ فهي تعمل على مواءمة أهداف العمل ومتطلبات العملاء مع قدرة سوق التوريد، كما أنها تزيد من القيمة طويلة الأجل للمنظمة." ^{[ 6 ]}

كتب بيتر هانت، الشريك في شركة ADR International:

قد يحمل مصطلح إدارة الفئات معاني مختلفة لدى مختلف الأشخاص، لذا يلزم وضع تعريف عملي له. الفئة هي التجميع المنطقي لبنود الإنفاق المتشابهة، مثل الإنفاق على خدمات وكالات الإعلان أو أجهزة تكنولوجيا المعلومات. إدارة الفئات هي عملية التوريد المستخدمة لإدارة هذه الفئات لتلبية احتياجات العمل مع تحقيق أقصى قيمة ممكنة من قاعدة الموردين. ^{[ 7 ]}

تتمثل المهام الرئيسية لإدارة الفئات فيما يلي: ^{[ 8 ]}

يرى معهد تشارترد للمشتريات والتوريد في أستراليا أن مجموعة المهارات المطلوبة لإدارة الفئات تشمل القدرة الاستراتيجية في مجال المشتريات والكفاءة التجارية، والقدرة على التأثير والتواصل بفعالية، ومجموعة فرعية من المهارات المتعلقة بالفئة المحددة التي تتم إدارتها، والتي قد تشمل معرفة السوق، والقدرة على تحديد مواصفات السلع والخدمات المشتراة ضمن الفئة، وفهم محركات التكلفة والبيئة الأوسع التي تعمل فيها الفئة. ^{[ 10 ]} وقد أشار وايت إلى "المجموعة الرائعة" من المهارات المطلوبة. ^{[ 11 ]}

حددت كاي باين من المعهد الأوروبي لإدارة المشتريات (EIPM) إدارة الفئات كأحد مجالات نقص المهارات، حيث هناك حاجة إلى المزيد من متخصصي المشتريات لتولي هذا الدور. ^{[ 12 ]}

تبنّت العديد من مؤسسات القطاع العام إدارة الفئات كأداة للتحول الاستراتيجي. وقد أوصى السير فيليب غرين ، في "مراجعته لكفاءة" الإنفاق الحكومي في المملكة المتحدة (2010)، بضرورة "فرض الشراء المركزي على الفئات المشتركة لتعزيز القوة الشرائية وتحقيق أفضل الممارسات". ^{[ 13 ]} وقد قادت دائرة المشتريات الحكومية (التي تُعرف الآن باسم دائرة التاج التجارية ) تطبيق إدارة الفئات في المملكة المتحدة، مع إسهامات متخصصة في فئات محددة؛ فعلى سبيل المثال، قادت خدمات الأعمال المشتركة في المملكة المتحدة، وهي وكالة شريكة لوزارة الأعمال والابتكار والمهارات السابقة، تطبيقها على فئات البحث العلمي والتقني ، وأبحاث السوق ، والبحوث الاجتماعية والاقتصادية ، وقطاع البناء . ^{[ 14 ]}

في الولايات المتحدة، اعتمدت إدارة الخدمات العامة الفيدرالية ، بالتعاون مع مكتب سياسة المشتريات الفيدرالية التابع لمكتب الإدارة والميزانية ، إدارة الفئات كأداة تشغيلية للمشتريات تحت قيادة توماس شارب، مفوض دائرة الاستحواذ الفيدرالية التابعة لإدارة الخدمات العامة، في أبريل 2014. ^{[ 15 ] [ 16 ]} اعتمد نموذج إدارة الخدمات العامة مفهومًا يُسمى "ممرات الفئات"، وهو جزء من مسار افتراضي يمكن للمشتري الفيدرالي من خلاله الدخول إلى بوابة المشتريات الرقمية التابعة لإدارة الخدمات العامة و"التجول" عبر الممر. تُقدم في الممر نصائح وإرشادات ذات صلة لدعم المشتري الفيدرالي في تقييم احتياجاته واتخاذ قرارات التوريد ضمن الفئة ذات الصلة. ^{[ 17 ]} على سبيل المثال، يوفر ممر فئة "المرافق والإنشاءات" على بوابة الاستحواذ الإلكترونية التابعة لدائرة الاستحواذ الفيدرالية

"محتوى وموارد واسعة النطاق قابلة للتطبيق على اقتناء الخدمات والمواد المتعلقة بالبناء، والخدمات والمواد المتعلقة بالمرافق ، وشراء أو استئجار المرافق. ومن أمثلة هذه الموارد مقالات متخصصة حول الصناعة، ومقدمات لحلول التعاقد المبتكرة في تلك المجالات، ومواد إدارة الفئات والتخطيط، والوصول إلى مجتمعات اقتناء محددة تتمتع بمعرفة وظيفية عميقة وأفضل الممارسات." ^{[ 18 ]}