نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية

نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية ( EDRMS ) هو نوع من أنظمة إدارة المحتوى ويشير إلى التقنيات المدمجة لأنظمة إدارة الوثائق والسجلات كنظام متكامل.

عادةً، تعتبر الأنظمة المستند أو الملف قيد التطوير إلى حين مراجعته واعتماده وتأمينه ، وربما نشره، حيث يبقى بانتظار استخدامه. أما النسخة المحفوظة من النموذج والتي تحتوي على محتوى المستخدم، فتُصبح سجلاً رسمياً داخل المؤسسة .

بمجرد أن يصبح المستند سجلاً، قد تطبق المؤسسة أفضل الممارسات أو سياسات الاحتفاظ القانونية التي تحدد كيفية سير النصف الثاني من دورة حياة السجل . يتضمن ذلك عادةً الاحتفاظ بالسجل (وحمايته من التغيير) إلى حين وقوع أحداث معينة تتعلق به وتؤدي إلى تطبيق جدول التخلص النهائي عليه. وفي نهاية المطاف، عادةً في وقت محدد بعد هذه الأحداث، يُتلف السجل .

تقدم مجموعة من موردي البرامج هذه الأنظمة على مستوى المؤسسات (أي تستهدف إدارة جميع المستندات والسجلات داخل المؤسسة). ^{[ 1 ]}

لطالما قدّم هؤلاء المورّدون أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، واستحوذوا على شركات أصغر متخصصة في أنظمة إدارة السجلات . وتُحدّد سلاسة التكامل والهدف الأصلي لمكوّن إدارة السجلات، والمتمثّل في إدارة السجلات الإلكترونية، عادةً مدى تعقيد نشر النظام النهائي واستخدامه.

• إدارة عمليات الأعمال (BPM)
• إدارة القضايا وإدارة المسائل
• إدارة محتوى المؤسسة (ECM)
• مسح
• إدارة محتوى الويب (WCM)

تشمل المنظمات المهنية البارزة في مجال الوثائق والسجلات ما يلي:

• رابطة مديري ومسؤولي السجلات (ARMA International)
• معهد مديري السجلات المعتمدين (ICRM)
• جمعية إدارة المعلومات والسجلات (IRMS)