إدارة محتوى المؤسسة

📅 آخر تحديث: ٣ أغسطس ٢٠٢٦
✍️ نُشر في: ٣ أغسطس ٢٠٢٦
📷 يحتوي على 1 صور
الموسوعة الحرة

تُوسّع إدارة محتوى المؤسسة ( ECM ) مفهوم إدارة المحتوى بإضافة جدول زمني لكل عنصر محتوى ، وربما فرض عمليات لإنشائه واعتماده وتوزيعه. توفر الأنظمة التي تستخدم ECM عادةً مستودعًا آمنًا للعناصر المُدارة، سواءً كانت تناظرية أو رقمية. كما تتضمن طريقة واحدة (أو أكثر) لاستيراد المحتوى لإدارة العناصر الجديدة، وعدة طرق عرض لإتاحة العناصر للاستخدام. على الرغم من إمكانية حماية محتوى ECM بواسطة إدارة الحقوق الرقمية (DRM)، إلا أن ذلك ليس إلزاميًا. تتميز ECM عن إدارة المحتوى العامة بإدراكها لعمليات وإجراءات المؤسسة التي أُنشئت من أجلها. [ 1 ]

التعريفات

  • أواخر عام 2005: استُخدمت هذه التقنية لالتقاط وإدارة وتخزين وحفظ وتسليم المحتوى والوثائق المتعلقة بالعمليات التنظيمية
  • أوائل عام 2006: سمحت أدوات واستراتيجيات إدارة المحتوى المؤسسي بإدارة المعلومات غير المهيكلة للمؤسسة ، أينما وجدت تلك المعلومات.
  • أوائل عام 2008: استُخدمت الاستراتيجيات والأساليب والأدوات لجمع وإدارة وتخزين وحفظ وتوزيع المحتوى والوثائق المتعلقة بالعمليات التنظيمية. وقد أتاحت أدوات واستراتيجيات إدارة المحتوى المؤسسي إدارة المعلومات غير المهيكلة للمؤسسة ، أينما وُجدت هذه المعلومات [ 1 ].
  • أوائل عام 2010: استُخدمت الاستراتيجيات والأساليب والأدوات لجمع وإدارة وتخزين وحفظ وتوزيع المحتوى والوثائق المتعلقة بالعمليات التنظيمية. شمل نظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) إدارة المعلومات على نطاق المؤسسة بأكمله، سواء كانت هذه المعلومات في شكل وثيقة ورقية، أو ملف إلكتروني، أو سجل طباعة من قاعدة بيانات، أو حتى بريد إلكتروني [ 1 ].
  • مارس 2017: اقترحت جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM) استبدال مصطلح "إدارة محتوى المؤسسة" بمصطلح "إدارة المعلومات الذكية". تُعرَّف إدارة المعلومات الذكية بأنها "الاستراتيجيات والأساليب والأدوات المستخدمة لإنشاء المحتوى والوثائق المتعلقة بالعمليات التنظيمية، والتقاطها، وأتمتتها، وتسليمها، وتأمينها، وتحليلها. وتشير إدارة المعلومات الذكية إلى إدارة المحتوى والبيانات معًا، وليس المحتوى فقط". [ 2 ]

يشمل التعريف الأخير مجالات كانت تُعالج تقليديًا بواسطة أنظمة إدارة السجلات والوثائق . وهو ينطوي على تحويل البيانات إلى أشكال رقمية وتقليدية، بما في ذلك الورق والميكروفيلم.

يشمل مصطلح إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) إدارة محتوى المستندات والويب ، والبحث، والتعاون، وإدارة السجلات، وإدارة الأصول الرقمية (DAM)، وإدارة سير العمل ، والتقاط البيانات ومسحها ضوئيًا . وهو يدير دورة حياة المعلومات، بدءًا من النشر الأولي (أو الإنشاء) مرورًا بالأرشفة وصولًا إلى التخلص النهائي منها. ويتم تقديمه بأربع طرق:

  • البرامج المثبتة محلياً (المثبتة على شبكة المؤسسة)
  • البرمجيات كخدمة (SaaS): الوصول عبر الإنترنت إلى المعلومات المخزنة على نظام الشركة المصنعة للبرمجيات
  • مزيج من المكونات المحلية ومكونات البرمجيات كخدمة (SaaS)
  • البنية التحتية كخدمة (IaaS): خدمات عبر الإنترنت تُخفي عن المستخدم تفاصيل البنية التحتية مثل موارد الحوسبة المادية، والموقع، وتقسيم البيانات، والتوسع، والأمان، والنسخ الاحتياطي.

تشمل فوائد هذا النظام للمؤسسات تحسين الكفاءة، وتعزيز الرقابة، وخفض التكاليف. وقد تحولت البنوك من الطريقة القديمة المتمثلة في حفظ الشيكات الورقية في المستودعات إلى تخزين نسخ من الشيكات القديمة في أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي (ECM). في النظام القديم، كان طلب العميل لنسخة من شيك قد يستغرق أسابيع؛ إذ كان على موظف البنك الاتصال بالمستودع الذي يحتوي على الصندوق والملف والشيك المطلوب. ثم يُسحب الشيك وتُنسخ منه وتُرسل بالبريد إلى البنك، الذي بدوره يرسلها بالبريد إلى العميل. أما مع نظام إدارة المحتوى المؤسسي، فيمكن لموظف البنك الاستعلام من النظام عن رقم حساب العميل ورقم الشيك المطلوب. وعندما تظهر صورة الشيك على الشاشة، يمكن للبنك إرسال نسخة منه فورًا إلى العميل، عادةً أثناء مكالمة الهاتف.

رسم بياني للدماغ المؤسسي

نِطَاق

إدارة محتوى المؤسسة، وهي شكل من أشكال إدارة المحتوى ، تجمع بين التقاط المستندات والبحث عنها وربطها بالشبكة، بالإضافة إلى الأرشفة الرقمية وإدارة المستندات وسير العمل . وتشمل هذه الإدارة التحديات المتعلقة باستخدام معلومات الشركة الداخلية (غير المهيكلة في الغالب) وحفظها بجميع أشكالها. وتركز معظم حلول إدارة محتوى المؤسسة على أنظمة التعامل بين الشركات والموظفين .

ظهرت مكونات جديدة لإدارة المحتوى المؤسسي. فمع كل عملية إدخال وإخراج للمحتوى، يُولّد كل استخدام بيانات وصفية جديدة (تلقائيًا إلى حد ما). وتُمكّن المعلومات المتعلقة بكيفية (ومتى) استخدام الأشخاص للمحتوى النظام من اكتساب مسارات جديدة للتصفية والتوجيه والبحث، وتصنيفات مؤسسية وشبكات دلالية ، وقرارات بشأن قواعد الاحتفاظ.

يمكن للحلول توفير خدمات الشبكة الداخلية للموظفين (B2E)، وقد تشمل بوابات مؤسسية للعلاقات بين الشركات (B2B)، أو بين الشركات والحكومة (B2G)، أو بين الحكومة والشركات (G2B)، أو غيرها من العلاقات التجارية. تشمل هذه الفئة معظم برامج إدارة المستندات الجماعية وحلول سير العمل السابقة التي لم تُحوّل بنيتها بالكامل إلى إدارة محتوى المؤسسات (ECM) بحلول عام 2016، ولكنها وفرت واجهة ويب. تُعد إدارة الأصول الرقمية شكلاً من أشكال إدارة محتوى المؤسسات (ECM) التي تتضمن محتوى مُخزّن رقميًا. تلبي أنظمة إدارة محتوى الرعاية الصحية المتخصصة المتطلبات التنظيمية الخاصة بالأجهزة الطبية وقابلية التشغيل البيني .

تتبوأ إدارة المحتوى المؤسسي مكانة متزايدة كمنصة تعاونية وتكاملية تتجاوز الحدود التنظيمية التقليدية. فمن خلال دعم قابلية التشغيل البيني بين الأنظمة وأصحاب المصلحة، تُسهّل إدارة المحتوى المؤسسي تبادل المعلومات بسلاسة في بيئات معقدة كالشراكات بين القطاعين العام والخاص، والخدمات الحكومية، وسلاسل التوريد العالمية. وهذا يُعزز دورها ليس فقط كمستودع للذاكرة التنظيمية، بل كبنية تحتية فعّالة تدعم النظم البيئية الرقمية وأشكال الحوكمة الشبكية. [ 3 ]

تاريخ

إن التقنيات التي شملت إدارة المحتوى المؤسسي في عام 2016 تنحدر من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (DMS) في أواخر الثمانينيات وأوائل التسعينيات. كانت منتجات DMS الأصلية مستقلة، حيث توفر وظائف في أحد المجالات الأربعة التالية: التصوير ، وسير العمل، وإدارة المستندات، وإدارة علاقات المؤسسة (ERM).

كان لدى المستخدمين الأوائل لأنظمة إدارة المستندات نظام تصوير وسير عمل صغير النطاق (ربما لقسم واحد) لتحسين العمليات الورقية المكثفة والسعي نحو مكتب بلا أوراق . وقد صُممت أولى تقنيات إدارة المستندات المستقلة لتوفير الوقت (أو تحسين الوصول إلى المعلومات) من خلال تقليل التعامل مع الورق وتخزينه، والحد من فقدان المستندات، وتسريع الوصول إلى المعلومات. أتاحت أنظمة إدارة المستندات الوصول عبر الإنترنت إلى المعلومات التي كانت متاحة سابقًا على الورق أو الميكروفيلم أو الميكروفيش فقط. ومن خلال تحسين التحكم في المستندات وعملياتها، ساهمت أنظمة إدارة المستندات في تبسيط ممارسات العمل. كما عززت سجلات التدقيق الخاصة بها أمان المستندات وقياس الإنتاجية والكفاءة.

كان يُنظر إلى فئات منتجات إدارة المستندات على أنها متكاملة، وكانت المؤسسات ترغب في استخدام العديد من هذه المنتجات. يمكن لقسم خدمة العملاء الجمع بين التصوير وإدارة المستندات وسير العمل؛ ويمكن لقسم المحاسبة الوصول إلى فواتير الموردين من نظام إدارة المخاطر المؤسسية، وأوامر الشراء من نظام التصوير، والعقود من نظام إدارة المستندات. ومع إنشاء المؤسسات لوجودها على الإنترنت ، رغبت في إدارة محتوى الويب. وبدأت المؤسسات التي قامت بأتمتة أقسامها الفردية في التفكير في نشر أوسع نطاقًا.

عكست الحركة نحو أنظمة إدارة المستندات المتكاملة اتجاهاً شائعاً في صناعة البرمجيات: دمج الأنظمة الصغيرة في أنظمة أكثر شمولاً. كانت برامج معالجة النصوص والجداول الإلكترونية والعروض التقديمية منتجات مستقلة حتى أوائل التسعينيات، عندما تحول السوق نحو التكامل.

قدّم المطورون الأوائل العديد من تقنيات إدارة المستندات المستقلة كحزمة واحدة متكاملة، مع تكامل وظيفي محدود (أو معدوم). وفي حوالي عام 2001، بدأ القطاع باستخدام مصطلح "إدارة محتوى المؤسسة" للإشارة إلى الأنظمة المتكاملة [ 4 ] .

في عام 2006، دخلت مايكروسوفت (بمنتجاتها من سلسلة SharePoint ) وأوراكل (بنظام إدارة المحتوى Oracle Content Management ) سوق أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي منخفضة التكلفة. [ أ ] [ 5 ] كما تتوفر منتجات مفتوحة المصدر لإدارة المحتوى المؤسسي.

تؤثر المعايير الحكومية، بما في ذلك قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) ومعيار BS 7799 ومعيار ISO/IEC 27001 ، على تطوير واستخدام أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي (ECM). في عام 2016، أصبح بإمكان المؤسسات استخدام نظام ECM موحد لإدارة المعلومات في جميع أقسامها.

الاستخدامات

تتبنى الشركات أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) لزيادة الكفاءة، وتحسين التحكم في المعلومات، وخفض التكلفة الإجمالية لإدارة المعلومات. تُسهّل أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي الوصول إلى السجلات من خلال البحث بالكلمات المفتاحية والبحث النصي الكامل، مما يسمح للموظفين بالحصول بسرعة على المعلومات المطلوبة من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

تُسهّل إدارة محتوى المؤسسة (ECM) كفاءة المؤسسة من خلال القدرات التالية:

  • التقاط البيانات/المستندات – التقاط المستندات والبيانات ورقمنتها وفهرستها عند نقطة إدخالها، سواء عبر البريد الإلكتروني أو الفاتورة أو النموذج الورقي أو غير ذلك.
  • مستودع محتوى آمن – احتفظ بالمستندات والبيانات في نقطة وصول مركزية لسهولة استرجاعها واستخدامها والتحكم في إصداراتها.
  • تحديد ضوابط الأمان والامتثال — حماية البيانات الحساسة من خلال ضوابط الوصول التي يحددها المستخدم وإجراءات سياسة الاحتفاظ.
  • تسليم سير العمل الآلي – حافظ على سير العمليات بسلاسة من خلال الموافقات الآلية وتوجيه المستندات/البيانات إلى نقاط اتصال سير العمل. [ 6 ]

تُساعد أنظمة الإدارة الشركات على الامتثال للوائح الحكومية والصناعية، مثل قانون HIPAA، وقانون ساربينز-أوكسلي ، ومعيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI DSS)، وقواعد الإجراءات المدنية الفيدرالية . ويُوفر النظام حماية للبيانات الحساسة على مستويات المستخدم والوظيفة والسجل. ويمكن تنقيح بعض المعلومات في المستند ، ما يسمح بمشاركة الباقي دون المساس بالهوية أو البيانات الأساسية. ويتم تتبع كل إجراء في النظام، ويمكن إعداد تقارير عنه لإثبات الامتثال لمجموعة واسعة من اللوائح.

صفات

تتميز إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) عن إدارة المحتوى العامة بإدراكها لعمليات وإجراءات المؤسسة التي صُممت من أجلها. في مقالته "إدارة المحتوى المؤسسي - حاكم المعلومات"، وصف أولريش كامبفماير [ 7 ] إدارة المحتوى المؤسسي في عام 2001 على النحو التالي:

  1. يعمل نظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) كبنية تحتية تكاملية، حيث يربط التطبيقات الرأسية المعزولة سابقًا ويجعل المحتوى متاحًا في جميع أنحاء المؤسسة. ويدعم هذا الاتصال تكامل تطبيقات المؤسسة (EAI) وهندسة الخدمات الموجهة (SOA).
  2. يكشف نظام إدارة المحتوى المؤسسي عن قدراته كخدمات مستقلة، مما يعني أنه يمكن استخدام المكونات الفردية مثل التقاط البيانات أو سير العمل أو إدارة السجلات بواسطة تطبيقات مختلفة دون تكرار الوظائف.
  3. يوفر نظام إدارة المحتوى المؤسسي مستودعًا موحدًا، حيث يجمع المستندات والبيانات والأصول الرقمية في مخزن واحد مُدار، مما يؤدي إلى القضاء على التكرارات المكلفة وتحسين اتساق المعلومات في جميع أنحاء المؤسسة.

عزز الذكاء الاصطناعي هذه الخصائص الثلاث في منصات إدارة المحتوى المؤسسي الحديثة. فعلى مستوى البنية التحتية، يُمكّن الذكاء الاصطناعي من توجيه المحتوى وتصنيفه بذكاء أثناء انتقاله بين الأنظمة دون تدخل يدوي. أما على مستوى الخدمات، فتُتاح الآن إمكانيات مدعومة بالذكاء الاصطناعي، مثل التعرف الضوئي على الأحرف، واستخراج الكيانات المسماة، والتلخيص القائم على نماذج لغوية واسعة النطاق، كخدمات منفصلة يمكن للتطبيقات استدعاؤها عند الحاجة. [ 8 ] وعلى مستوى المستودع، يُساعد الذكاء الاصطناعي في توليد البيانات الوصفية تلقائيًا، واكتشاف البيانات المكررة، وتطبيق سياسات الاحتفاظ، وهي مهام كانت تتطلب سابقًا إعدادات يدوية معقدة.

عناصر

يجمع نظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) مكونات يمكن استخدامها كأنظمة مستقلة دون الحاجة إلى دمجها في نظام مؤسسي شامل. [ 9 ] وقد حددت جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM) مكونات نظام إدارة المحتوى المؤسسي الخمسة على النحو التالي:

  • يأسر
  • يدير
  • محل
  • يحفظ
  • التسليم [ 10 ]

يأسر

تتضمن عملية الاستحواذ تحويل المعلومات من المستندات الورقية إلى صيغة إلكترونية عبر المسح الضوئي، وجمع الملفات والمعلومات الإلكترونية في بنية موحدة لتسهيل إدارتها. كما تشمل تقنيات الاستحواذ إنشاء بيانات وصفية ، تصف خصائص المستند لتسهيل العثور عليه باستخدام تقنيات البحث. على سبيل المثال، قد يتضمن السجل الطبي رقم هوية المريض واسمه وتاريخ الزيارة والإجراء الطبي، مما يُمكّن الطاقم الطبي من تحديد موقعه.

كانت أنظمة أتمتة المستندات السابقة تقوم بتصوير المستندات لتخزينها على الميكروفيلم أو الميكروفيش . أما الماسحات الضوئية فتُنشئ نسخًا رقمية من المستندات الورقية. ويمكن نسخ المستندات الموجودة بالفعل بصيغة رقمية (أو ربطها) إذا كانت متاحة عبر الإنترنت. ويمكن لعمليات الالتقاط التلقائية أو شبه التلقائية استخدام تبادل البيانات الإلكتروني (EDI) أو مستندات XML ، أو تطبيقات الأعمال وتخطيط موارد المؤسسات (ERP )، أو أنظمة التطبيقات المتخصصة كمصادر.

تقنيات التعرف

تشمل تقنيات التعرف لاستخراج المعلومات من المستندات الممسوحة ضوئياً والفاكسات الرقمية ما يلي:

تنظيف الصور

تشمل ميزات تنظيف الصور التدوير، والتقويم، وتعديل الألوان، والتبديل، والتكبير، والمحاذاة، وفصل الصفحات، والتعليقات التوضيحية، وتقليل التشويش .

معالجة النماذج

تتضمن معالجة النماذج مجموعتين من التقنيات، على الرغم من تطابق محتوى المعلومات وطبيعة المستندات. تتمثل الأولى في مسح النماذج المطبوعة ضوئيًا؛ وغالبًا ما تُستخدم تقنيات التعرف الضوئي على الأحرف، نظرًا لأن النماذج المصممة جيدًا تُمكّن من المعالجة الآلية. أما الثانية، فتتمثل في مسح النماذج الإلكترونية (مثل تلك المُرسلة عبر صفحات الويب) إذا كان نظام المسح مُلمًا بتصميمها وهيكلها ومنطقها ومحتواها.

إدارة تقارير المؤسسة

تُسجّل إدارة تقارير المؤسسة (ERM) التقارير والوثائق الأخرى على أقراص ضوئية أو وسائط تخزين رقمية أخرى لأنظمة إدارة محتوى المؤسسة (ECM). وقد استُخدمت هذه التقنية في الأصل مع أقراص الليزر .

تجميع البيانات

تعمل عملية تجميع البيانات على توحيد المستندات من تطبيقات ومصادر مختلفة، وإرسالها إلى أنظمة التخزين والمعالجة في بنية وتنسيق موحدين.

فهرسة الموضوعات

يُحسّن فهرسة الموضوعات عمليات البحث، إذ يُوفّر طرقًا بديلة لتنظيم المعلومات. أما الفهرسة اليدوية، فتُسند سمات قاعدة بيانات الفهرس إلى المحتوى يدويًا، وتُستخدم عادةً بواسطة قاعدة بيانات "إدارة" لأغراض الإدارة والوصول.

يمكن تسهيل فهرسة السمات التلقائية واليدوية باستخدام ملفات تعريف مُسبقة الإعداد لتصميم المدخلات، والتي تصف فئات المستندات التي تحد من عدد قيم الفهرسة الممكنة أو تُعيّن معايير مُحددة تلقائيًا. تستطيع برامج التصنيف التلقائي استخراج الفهرس والفئة ونقل البيانات بشكل مستقل. واستنادًا إلى المعلومات الواردة في كائنات المعلومات الإلكترونية، يمكنها تقييم المعلومات بناءً على معايير مُحددة مسبقًا أو من خلال عملية تعلم ذاتي.

يدير

تتضمن فئة الإدارة خمسة مجالات تطبيقية:

  • إدارة المستندات (DMS)
  • برامج تعاونية
  • إدارة محتوى الويب، بما في ذلك البوابات الإلكترونية
  • إدارة السجلات
  • إدارة سير العمل وعمليات الأعمال (BPM)

يربط هذا النظام المكونات الأخرى، التي يمكن استخدامها مجتمعة أو منفصلة. وتتناول إدارة المستندات، وإدارة محتوى الويب، والتعاون، وإدارة سير العمل، وإدارة العمليات التجارية، الجانب الديناميكي من دورة حياة المعلومات. أما إدارة السجلات فتتولى إدارة المستندات النهائية وفقًا لفترة الاحتفاظ المحددة من قبل المؤسسة ، والتي يجب أن تتوافق مع المتطلبات الحكومية والممارسات المتبعة في القطاع. وتشمل مكونات الإدارة قواعد البيانات وأنظمة منح صلاحيات الوصول.

إدارة المستندات

تتحكم أنظمة إدارة المستندات في المستندات من إنشائها إلى أرشفتها. وتشمل هذه الأنظمة ما يلي:

  • تسجيل الدخول والخروج: يتحقق من اتساق المعلومات المخزنة
  • إدارة الإصدارات: تتتبع الإصدارات المختلفة لنفس المعلومات، مع المراجعات والتنسيقات المختلفة.
  • البحث والتصفح: يعثر على المعلومات وسياقاتها المرتبطة بها.
  • تنظيم المستندات في ملفات ومجلدات وعروض عامة

تتداخل إدارة المستندات مع مكونات الإدارة الأخرى، وتطبيقات المكتب (مثل Microsoft Outlook و Exchange، أو Lotus Notes و Domino)، وخدمات المكتبة التي تدير تخزين المعلومات.

تعاون

تساعد مكونات التعاون في نظام إدارة المحتوى المؤسسي المستخدمين على العمل معًا لتطوير المحتوى ومعالجته. وقد طُوِّر العديد من هذه المكونات من حزم برامج تعاونية؛ وتتضمن أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي التعاونية عناصر إدارة المعرفة .

تستخدم هذه الأنظمة قواعد بيانات وأساليب معالجة مصممة للاستخدام المتزامن من قبل عدد من المستخدمين على نفس المحتوى. ويعتمد التعاون على المعرفة القائمة على المهارات والموارد والبيانات الأساسية لمعالجة المعلومات بشكل مشترك. وقد تتضمن مكونات إدارية (مثل السبورة البيضاء الافتراضية للعصف الذهني، وجدولة المواعيد، وأنظمة إدارة المشاريع) وتطبيقات اتصالات مثل مؤتمرات الفيديو. كما يمكن لأنظمة إدارة المحتوى المؤسسي التعاونية دمج المعلومات من تطبيقات أخرى.

إدارة محتوى الويب

يدمج نظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) أنظمة إدارة المحتوى (CMS)، ويعرض المعلومات الموجودة التي تتم إدارتها في مستودع ECM. [ 11 ]

إدارة الملفات والأرشيفات

بخلاف أنظمة الأرشفة الإلكترونية التقليدية، تُعنى إدارة الملفات والأرشيفات بإدارة السجلات والمعلومات والبيانات الهامة التي يُلزم الشركات بأرشفتها. وبغض النظر عن وسائط التخزين، لا يلزم تخزين المعلومات المُدارة إلكترونيًا. وتشمل إدارة الملفات والأرشيفات ما يلي:

  • تصور مخططات الملفات والفهارس المنظمة الأخرى لتخزين المعلومات بشكل منظم
  • فهرسة المعلومات بشكل لا لبس فيه، مدعومة بقواميس المرادفات أو قوائم الكلمات المُتحكَّم بها
  • إدارة جداول الاحتفاظ بالسجلات وحذفها
  • حماية المعلومات وفقًا لخصائصها
  • بيانات وصفية دولية، خاصة بالقطاع (أو على مستوى الشركة)، موحدة لتحديد ووصف المعلومات المخزنة بشكل لا لبس فيه

إدارة سير العمل وعمليات الأعمال

يُستخدم مصطلحا "سير العمل" و" إدارة عمليات الأعمال " (BPM) غالبًا بشكلٍ متبادل. يستخدم سير العمل الإنتاجي تسلسلات مُحددة مسبقًا للتحكم في العمليات؛ أما في سير العمل المخصص ، فيُحدد المستخدم تسلسل العملية. يتفاعل المستخدمون في حلول سير العمل، وتُعد محركات سير العمل خدمة تعمل في الخلفية للتحكم في تدفق المعلومات والبيانات. تشمل إدارة سير العمل ما يلي:

  • تصور هياكل العمليات والتنظيم
  • جمع المعلومات وإدارتها وعرضها وتسليمها مع المستندات أو البيانات المرتبطة بها
  • دمج أدوات معالجة البيانات (مثل التطبيقات) والمستندات، مثل منتجات المكتب
  • المعالجة المتوازية والمتسلسلة للإجراءات، بما في ذلك الحفظ المتزامن
  • التذكيرات والمواعيد النهائية والتفويض والوظائف الإدارية الأخرى
  • مراقبة وتوثيق حالة العملية ومسارها ونتائجها
  • أدوات لتصميم وعرض العمليات

وفقًا لمعهد إدارة المعلومات والتحليل (AIIM)، فإن إدارة العمليات التجارية (BPM) هي طريقة للنظر إلى العمليات التنظيمية (والتحكم فيها).

محل

تُخزّن مكونات التخزين مؤقتًا معلومات غير مطلوبة أو مرغوبة أو غير جاهزة للتخزين أو الحفظ طويل الأمد. حتى لو استخدم مكون التخزين وسائط مناسبة للأرشفة طويلة الأمد، فإنه يظل منفصلاً عن "الحفظ".

يمكن تقسيم مكونات المتجر إلى ثلاث فئات:

  • المستودعات: مواقع التخزين
  • خدمات المكتبة: مكونات إدارة المستودعات
  • تقنيات التخزين

المستودعات

يمكن دمج مستودعات إدارة المحتوى المؤسسي . تشمل الأنواع ما يلي:

  • أنظمة الملفات : تُستخدم بشكل أساسي للتخزين المؤقت، كذاكرة تخزين مؤقتة للإدخال والإخراج
  • أنظمة إدارة المحتوى : أنظمة تخزين ومستودعات للمحتوى؛ قد تكون قاعدة بيانات أو نظام تخزين متخصص
  • تتولى قواعد البيانات إدارة المعلومات، ويمكنها أيضاً تخزين المستندات أو المحتوى أو الوسائط.
  • مستودعات البيانات : أنظمة تخزين معقدة تعتمد على قواعد البيانات، وتوفر معلومات من مصادر متنوعة. وقد تُصمم بوظائف شاملة، مثل المستندات أو المعلومات.

خدمات المكتبة

تُعدّ خدمات المكتبة مكونات إدارية لنظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM)، تتولى إدارة الوصول إلى المعلومات، واستلامها وتخزينها من مكونات الاستحواذ والإدارة. كما تُدير مواقع التخزين في التخزين الديناميكي، والمخزن، وأرشيف الحفظ طويل الأجل. ويُحدد موقع التخزين بناءً على خصائص المعلومات وتصنيفها. وتعمل خدمة المكتبة مع قاعدة بيانات مكونات الإدارة لتوفير خدمات البحث والاسترجاع .

يدير التخزين عبر الإنترنت (الوصول المباشر إلى البيانات والمستندات)، والتخزين شبه المتصل (البيانات والمستندات على وسيط يمكن الوصول إليه بسرعة، مثل البيانات الموجودة على قرص ضوئي في رفوف نظام التخزين ولكن لم يتم إدخالها في محرك أقراص يمكنه قراءتها)، والتخزين غير المتصل (البيانات والمستندات على وسيط غير متاح بسرعة).

إذا لم يوفر نظام إدارة المستندات هذه الميزة، فيجب أن تمتلك خدمة المكتبة نظامًا لإدارة الإصدارات للتحكم في حالة المعلومات، ونظامًا لتسجيل الدخول والخروج لتوفير المعلومات بشكل مُنظّم. ويُنشئ هذا النظام سجلًا تدقيقيًا، وسجلات لاستخدام المعلومات وتعديلها.

تقنيات التخزين

يمكن استخدام مجموعة متنوعة من التقنيات لتخزين المعلومات، وذلك حسب التطبيق وبيئة النظام:

يحفظ

الحفظ هو التخزين الآمن طويل الأمد والنسخ الاحتياطي للمعلومات غير المتغيرة. ويتم ذلك عادةً من خلال إدارة سجلات المحتوى المؤسسي، وقد يُصمم لمساعدة الشركات على الامتثال للوائح الحكومية والصناعية.

يتوقف المحتوى في النهاية عن التغيير ويصبح ثابتًا. كما تقوم مكونات الحفظ الرقمي في نظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) بتخزين المعلومات التي لا تحتاج إلى أرشفة مؤقتًا. وتتضمن مكونات الحفظ عارضات خاصة، وأدوات تحويل ونقل، ووسائط تخزين طويلة الأجل.

استراتيجيات الحفظ على المدى الطويل

لضمان توفر المعلومات على المدى الطويل، تُستخدم استراتيجيات متعددة للأرشفة الإلكترونية. ويمكن نقل التطبيقات وبيانات الفهرسة والبيانات الوصفية والكائنات بشكل مستمر من الأنظمة القديمة إلى الأنظمة الأحدث. كما تتيح محاكاة البرامج القديمة للمستخدمين الوصول إلى البيانات والكائنات الأصلية؛ إذ يمكن للبرامج تحديد تنسيق الكائنات المحفوظة وعرضها في بيئة جديدة.

يسلم

يقدم نظام إدارة مخرجات المؤسسة معلومات من مكونات الإدارة والتخزين والحفظ. ويعتمد نموذج جمعية إدارة المعلومات والصور الخاص بها لإدارة محتوى المؤسسة على الوظائف؛ حيث يمكن لمكونات التسليم إدخال المعلومات في أنظمة أخرى (مثل نقل المعلومات إلى وسائط محمولة أو إنشاء ملفات إخراج) أو إعداد المعلومات للتخزين والحفظ.

يمكن تقسيم مكونات التسليم إلى ثلاث مجموعات: تقنيات التحويل، وتقنيات الأمان، والتوزيع. تُعدّ تقنيات التحويل والأمان خدمات وسيطة ، ويجب أن تكون متاحة بالتساوي لجميع مكونات إدارة محتوى المؤسسات. أما بالنسبة للمخرجات، فتتمثل وظائفها الأساسية في التخطيط والتصميم (باستخدام أدوات لتخطيط وتنسيق المخرجات) والنشر الإلكتروني (عرض المعلومات للتوزيع).

تقنيات التحول

ينبغي التحكم في عمليات التحويل وتتبعها بواسطة خدمات تعمل في الخلفية. وتشمل هذه الخدمات ما يلي:

  • إخراج البيانات من الحاسوب إلى قرص ليزر (COLD): عند استخدام هذه التقنية للتسليم، تُهيئ بيانات الإخراج للتوزيع والأرشفة. تشمل التطبيقات القوائم والإخراج المنسق (مثل رسائل العملاء الشخصية)، والمذكرات والسجلات.
  • التخصيص : وظائف ومخرجات مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المستخدم
  • لغة الترميز القابلة للتوسيع ( XML ): تُمكّن من وصف الواجهات والهياكل والبيانات الوصفية والمستندات بشكل موحد وعبر مختلف المنصات
  • صيغة PDF (صيغة المستندات المحمولة): صيغة طباعة وتوزيع متعددة المنصات تتيح البحث عن المحتوى، وإضافة البيانات الوصفية، وتضمين التوقيعات الإلكترونية. عند إنشائها من بيانات إلكترونية، تكون ملفات PDF مستقلة عن الدقة وتتيح إعادة إنتاج واضحة بأي حجم.
  • مواصفات Open XML Paper (OpenXPS): مواصفات XML، طورتها شركة Microsoft، تصف التنسيقات والقواعد الخاصة بتوزيع وأرشفة وعرض ومعالجة مستندات XPS.
  • المحولات والعارضات: تقوم بإنشاء تنسيقات موحدة لعرض (وإخراج) المعلومات بتنسيقات مختلفة.
  • ضغط البيانات : يقلل من مساحة التخزين اللازمة للمعلومات المصورة.
  • التوزيع عبر الإنترنت : يعرض المحتوى بتنسيقات واختيارات وأشكال مختلفة لاستخدامات متعددة بأشكال مختلفة ولأغراض مختلفة.

تقنيات الأمن

تتوفر تقنيات أمنية لجميع مكونات إدارة المحتوى المؤسسي. تُستخدم التوقيعات الإلكترونية عند إرسال المستندات وفي عمليات المسح الضوئي لضمان توثيقها بالكامل. تُعد بنية المفتاح العام تقنية أساسية للتوقيع الإلكتروني، حيث تتولى إدارة المفاتيح والشهادات والتحقق من صحة التوقيع. كما تُستخدم توقيعات إلكترونية أخرى لتأكيد هوية المُرسِل وسلامة البيانات المُرسَلة.

تُستخدم إدارة الحقوق الرقمية والعلامات المائية في توزيع المحتوى وإدارة الأصول الإعلامية لحماية حقوق الملكية الفكرية وحقوق التأليف والنشر. تحمي العلامات المائية الإلكترونية، المُضمنة في الملف، حقوق استخدام محتوى الإنترنت.

توزيع

يتم تزويد المستخدمين ببرنامج إدارة المحتوى الإلكتروني (ECM) بمجموعة متنوعة من وسائط الإخراج والتوزيع:

طُرق

في الموقع

طُوِّر نظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) كتطبيق برمجي تُطبِّقه الشركات على شبكاتها؛ حيث تتولى كل شركة إدارة وصيانة نظام إدارة المحتوى المؤسسي وأجهزة الشبكة التي تخزن البيانات. ويمكن تخصيص أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المحلية لتلبية احتياجات المؤسسة. ونظرًا لأن مسح المستندات الورقية يتطلب أجهزة مثل الماسحات الضوئية أو الأجهزة متعددة الوظائف، فإنه يُنفَّذ عادةً داخل مقر الشركة؛ ومع ذلك، يمكن الاستعانة بمراكز خدمات خارجية لإجراء عمليات المسح الضوئي بكميات كبيرة، والفهرسة، وإعادة المستندات عبر الإنترنت أو على أقراص مدمجة أو أقراص DVD أو غيرها من أجهزة التخزين الخارجية.

البرمجيات كخدمة (SaaS)

تُعرف برامج إدارة المحتوى المؤسسي كخدمة، والمعروفة أيضًا باسم الحوسبة السحابية ، بأنها متاحة للمستخدمين عبر الإنترنت عند الطلب.

تطوير السوق

قبل عام 2003، كان سوق إدارة محتوى المؤسسات (ECM) يهيمن عليه البائعون المستقلون متوسطو الحجم الذين ينقسمون إلى فئتين: أولئك الذين نشأوا كشركات لإدارة المستندات وبدأوا في إضافة إدارة محتوى الأعمال الأخرى، وأولئك الذين بدأوا كمزودي إدارة محتوى الويب وحاولوا التوسع في إدارة مستندات الأعمال والوسائط الغنية.

في عام 2002، عززت شركة دوكيومنتوم قدراتها في مجال التعاون باستحواذها على شركة إي روم ؛ وردّت شركتا إنترويفن وفيغنيت باستحواذهما على شركتي آي مانج وإنتراسبكت. اشترت دوكيومنتوم شركة بولدوج لما تتمتع به من قدرات في إدارة الأصول الرقمية؛ وردّت إنترويفن وأوبن تكست باستحواذهما على شركتي ميديا ​​بين وأرتيسيا . كما استحوذت أوبن تكست على شركتي البرمجيات الأوروبيتين آيكسوس وريد دوت. في أكتوبر 2003، استحوذت شركة إي إم سي على دوكيومنتوم. اشترت آي بي إم شركة فايل نت، واستحوذت أوراكل على شركة ستيلنت في عام 2006؛ كما استحوذت أوبن تكست على شركة هامينغبيرد المحدودة في العام نفسه. استحوذت شركة هيوليت-باكارد (إتش بي) على شركة تاور سوفتوير الأسترالية في عام 2008. في مارس 2009، استحوذت شركة أوتونومي على شركة إنترويفن. استحوذت شركة OpenText على شركة Vignette في يوليو من ذلك العام وشركة MetaStorm في فبراير 2011. واستحوذت OpenText على شركة Global 360 في يوليو 2011، [ 12 ] ووافقت شركة HP على شراء شركة Autonomy في أغسطس 2011. [ 13 ]

في أبريل 2007، صرّح آلان بيلز-شارب، مدير شركة CMS Watch، قائلاً: "تشهد بعض أكبر الشركات في هذا المجال تحولاً جذرياً سيؤدي إلى تغييرات في خططها ومجموعات منتجاتها خلال السنوات القليلة المقبلة". [ 14 ] وقدّمت شركتا Nuxeo و Alfresco برامج إدارة محتوى المؤسسات (ECM) مفتوحة المصدر في ذلك العام. [ 15 ]

قدّرت شركة غارتنر في عام 2010 أن قيمة سوق إدارة محتوى المؤسسات (ECM) بلغت حوالي 3.5 مليار دولار أمريكي في عام 2009، وكان من المتوقع أن ينمو هذا السوق بمعدل نمو سنوي مركب قدره 10.1% حتى عام 2014. وشهد السوق عددًا من عمليات الاندماج والاستحواذ في عام 2010. [ 16 ] وفي عام 2014، أضافت مجموعة Real Story Group (المعروفة سابقًا باسم CMS Watch) مزودي خدمات الحوسبة السحابية إلى تقييماتها لسوق إدارة محتوى المؤسسات لعام 2014. [ 17 ]

انظر أيضاً

ملحوظات

  1. ↑ أطلقت مايكروسوفت استراتيجيتها لإدارة محتوى المؤسسات (ECM) مع MOSS 2007؛ وأوراكل مع Oracle 10g والاستحواذ على Stellent، وكلاهما في أواخر عام 2006.

مراجع

  1. 1 2 3 "ما هي إدارة محتوى المؤسسات (ECM)؟" . أوبن تكست . مؤرشف من الأصل بتاريخ 26 أكتوبر 2018. تم الاطلاع عليه بتاريخ 20 سبتمبر 2010 .
  2. ↑ مانشيني، جون. "الموجة التالية: الانتقال من إدارة محتوى المؤسسات إلى إدارة المعلومات الذكية" (ملف PDF) . AIIM .
  3. ↑ تشاتيريرا زامبوكو، فورجيت (1 نوفمبر 2023). "مجلات سيج: اكتشف أبحاثًا عالمية المستوى" . مجلات سيج . 42 (1). doi : 10.1177/02666669231211539 .
  4. ^ 2001، أولريش كامبفماير، “ECM – حاكم المعلومات”، Computerwoche، CW-exktraKT، ميونيخ، 24 سبتمبر 2001
  5. ↑ حلول إدارة المستندات الإلكترونية المتطورة: تقرير دوكولابس ، الطبعة الثالثة. شيكاغو: دوكولابس، 2002.
  6. ↑ "ما هي إدارة محتوى المؤسسات (ECM)؟" . keymarkinc.com . KeyMark, Inc. 31 يناير 2024. تم الاطلاع عليه بتاريخ 22 يونيو 2024 .
  7. ↑ "Königsdisziplin Enterprise Content Management"، Computerwoche، CW-exktraKT، ميونيخ، 24 سبتمبر 2001، https://www.computerwoche.de/article/2600944/koenigsdisziplin-enterprise-content-management.html ؛ النسخة الانجليزية https://www.project-consult.com/files/Artikel_ECM_-_Ruler_of_Information__Computerwoche_2001_en.pdf .
  8. ↑ AIIM (2024). حالة ممارسات إدارة المعلومات الذكية لعام 2024 (تقرير). جمعية إدارة المعلومات والصور . تم الاطلاع عليه بتاريخ 11 مايو 2025 .
  9. ↑ اتجاهات إدارة السجلات والوثائق ومحتوى المؤسسات . ورقة بيضاء. مؤتمر SER، فيسيغراد، 28 سبتمبر 2004.المصدر الأصلي لهذه المقالة على ويكيبيديا بصيغة PDF من قِبل شركة الاستشارات الألمانية Project Consult Unternehmensberatung
  10. ↑ كامبفماير، أولريش (2006). إدارة محتوى المؤسسات (ECM ) (ملف PDF) . معرض DMS EXPO 2006، كولونيا (باللغات الإنجليزية والفرنسية والألمانية). هامبورغ: بروجكت كونسلت. ISBN 978-3-936534-09-2تم الاطلاع عليه بتاريخ 16 ديسمبر 2016 .
  11. ↑ أولريش كامبفماير، إدارة محتوى المؤسسة، 2006، PDF
  12. ↑ "شركة أوبن تكست تستفيد من عمليات الاستحواذ مع توسع نطاق أعمالها" . 13 يوليو 2011. مؤرشف من الأصل في 18 سبتمبر 2011. تم الاطلاع عليه في 25 أغسطس 2011 .
  13. ↑ "شركة HP تستحوذ على شركة Autonomy Corporation plc الرائدة في مجال برمجيات إدارة معلومات المؤسسات" . ١٨ أغسطس ٢٠١١. مؤرشف من الأصل في ٢٤ أغسطس ٢٠١١. تم الاطلاع عليه في ٢٥ أغسطس ٢٠١١ .
  14. ↑ مانوج جاسرا (17 أبريل 2007). "موقع CMS Watch يصدر تقريرًا مقارنًا لأنظمة إدارة المحتوى المؤسسية" . مؤرشف من الأصل في 4 نوفمبر 2010. تم الاطلاع عليه في 21 سبتمبر 2010 .
  15. ↑ آلان بيلز-شارب (19 أغسطس 2007). "أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي مفتوحة المصدر تواصل نموها" . مدونة . مجموعة ريل ستوري . تم الاطلاع عليه في 16 أكتوبر 2013 .
  16. ↑ بيل، توبي؛ شيجدا، كارين م.؛ جيلبرت، مارك ر.؛ تشين، كينيث (16 نوفمبر 2010). "المربع السحري لإدارة محتوى المؤسسات" . Gartner.com . غارتنر. مؤرشف من الأصل في 1 أكتوبر 2011. تم الاطلاع عليه في 25 أغسطس 2011 .
  17. ↑ دورغا، أبورف (10 أبريل 2014). "مراجعات محدّثة لأنظمة إدارة المحتوى المؤسسي، بما في ذلك دوكيومينتوم، وآي بي إم، وألفريسكو، وأوراكل، ومايكروسوفت، وأوبن تكست، وغيرها" . RealStoryGroup.com . مجموعة ريل ستوري . تاريخ الاسترجاع: 11 أبريل 2014 .

فهرس

  • فراي، مايكل (2008). إدارة محتوى المؤسسات (باللغة الدنماركية). الدنمارك: دار نشر غلوب. رقم ISBN 978-87-7900-831-1.
  • كامبفماير، أولريش (2006). إدارة محتوى المؤسسات (ECM ) (ملف PDF) . معرض DMS EXPO 2006، كولونيا (باللغات الإنجليزية والفرنسية والألمانية). هامبورغ: بروجكت كونسلت. ISBN 978-3-936534-09-2تمت أرشفة النسخة الأصلية (PDF) بتاريخ 2022-01-13.