إدارة المباني المشتركة

كتب ستيفن راف في كتابه، " دليل الشركات العقارية: دليل لشراء وتملك والعيش في مخطط سكني مشترك أو شركة ملاك في أستراليا"، أن الفرق الوحيد بين رسوم الشركات العقارية وتكاليف صيانة المنزل "هو أنه إذا كان لديك منزل، فسيكون لديك قدر أكبر من التحكم في توقيت النفقات " . ^{[ 1 ]}

يمكن لمالكي الوحدات السكنية والمشترين المحتملين، بموافقة خطية من مالك الوحدة، الاطلاع على دفاتر وسجلات نظام الملكية المشتركة مقابل رسوم، وفقًا للمادة 108 من قانون إدارة أنظمة الملكية المشتركة لعام 1996. وتوجد شركات متخصصة في فحص الدفاتر والسجلات، ويمكنها تنظيم عملية بحث في سجلات الملكية المشتركة. ^{[ 8 ]}

يمكن لمالكي الوحدات والمشترين المحتملين، بموافقة خطية من مالك الوحدة، طلب شهادة تتضمن معلومات أساسية عن مخطط الوحدات السكنية المشتركة وفقًا للمادة 109 من قانون إدارة مخططات الوحدات السكنية المشتركة لعام 1996، بما في ذلك الرسوم الواجب دفعها، والرسوم المستحقة، وأي لوائح خاصة صادرة عن اتحاد الملاك في العامين الماضيين. ^{[ 8 ]}

تتحمل هيئة الملاك نفس أنواع النفقات التي يتحملها صاحب المنزل العادي، بما في ذلك فواتير الخدمات العامة، والتأمين على المبنى، والصيانة والإصلاح. ولتغطية هذه النفقات، ينص القانون على أن تُنشئ كل هيئة ملاك صندوقًا إداريًا وصندوقًا احتياطيًا، وأن تفرض رسومًا على الملاك وفقًا للمادة 76 من قانون إدارة مخططات الوحدات السكنية المشتركة لعام 1996. ويجب أن تُفرض جميع الرسوم بما يتناسب مع حصص كل وحدة سكنية وفقًا للمادة 78 من القانون نفسه. ويُحدد مقدار الرسوم في كل اجتماع عام سنوي. ^{[ 8 ]}

يُستخدم الصندوق الإداري لتغطية النفقات التشغيلية اليومية المتكررة، بينما يُستخدم صندوق الاستهلاك لتغطية تكاليف النفقات الرأسمالية المستقبلية. ^{[ 8 ]}

ابتداءً من يوليو 2009، يُشترط على كل اتحاد ملاك أن يكون لديه خطة صندوق صيانة لمدة عشر سنوات. ويعني وضع خطة صندوق صيانة لمدة عشر سنوات التخطيط المسبق لأعمال الصيانة والإصلاحات المستقبلية. ^{[ 8 ]}

إذا كان على اتحاد الملاك سداد دين لم يتم إدراجه في تقديرات أي من الصندوقين، فيجب الاتفاق على رسم خاص في اجتماع عام ودفعه إلى الصندوق الإداري وفقًا للمادة 76 من قانون إدارة مخططات الوحدات السكنية لعام 1996. ^{[ 8 ]}

تُفرض فائدة على الرسوم غير المدفوعة بمعدل 10% فائدة بسيطة سنوياً إذا لم يتم سدادها في غضون شهر واحد من تاريخ استحقاقها. ^{[ 8 ]}

تتحمل هيئة الملاك مسؤولية التأكد من وجود جميع وثائق التأمين اللازمة وفقًا للمادة 83 من قانون إدارة مخططات الوحدات السكنية المشتركة لعام 1996. ويجب تقييم المبنى كل خمس سنوات وفقًا للمادة 85 من قانون إدارة مخططات الوحدات السكنية المشتركة لعام 1996. ^{[ 8 ]}

يجب على اتحاد الملاك الاحتفاظ بسجلات معينة لمدة لا تقل عن 5 سنوات، بما في ذلك محاضر اجتماعاته ومراسلاته وتوكيلاته وسجلاته المالية. ^{[ 8 ]}

يجب على اتحاد الملاك إعداد سجل للوحدات السكنية المشتركة والاحتفاظ به وفقًا للمادة 96 من قانون إدارة مخططات الوحدات السكنية المشتركة لعام 1996، بما في ذلك أسماء وعناوين جميع مالكي الوحدات والمستأجرين والمرتهنين والمالك الأصلي والوكيل الإداري ووحدات الاستحقاق وتفاصيل التأمين واللوائح الداخلية لمخطط الوحدات السكنية المشتركة. ^{[ 8 ]}

يجب على اتحاد الملاك صيانة الممتلكات المشتركة، كما يجب على مالكي الوحدات السكنية صيانة أي شيء يقع ضمن وحداتهم. إلا أن هذا قد يكون صعباً، إذ ليس من الواضح دائماً ما هي الممتلكات المشتركة وما هي ملك لمالك الوحدة. ^{[ 8 ]}

ابتداءً من 30 نوفمبر 2016، لن تتطلب التغييرات التجميلية في العقار موافقة مجلس الملاك. أما التجديدات البسيطة والكبيرة، بما في ذلك تغييرات الأرضيات أو التغييرات في الهيكل الخارجي للمبنى، فستظل تتطلب موافقة 50% (قرار عام) و75% (قرار خاص) على التوالي. ^{[ 15 ]}

لا توجد مجموعة إلزامية من اللوائح الداخلية. بعض اللوائح الداخلية النموذجية منصوص عليها في التشريعات، والبعض الآخر يضعه المالك الأصلي. يمكن إضافة اللوائح الداخلية أو تغييرها أو إلغاؤها في اجتماع عام إذا تم إقرار الاقتراح. ^{[ 8 ]}

يجوز لاتحاد الملاك التعاقد مع وكيل إدارة للمجمع السكني للعمل نيابةً عن جميع الملاك للمساعدة في إدارة المجمع السكني، وذلك بموجب اتفاقية وكالة إدارة تحدد واجبات ومسؤوليات الوكيل. ولا يُعتمد تعيين وكيل الإدارة إلا بأغلبية الأصوات في اجتماع الجمعية العمومية، وفقًا للمادة 27 من قانون إدارة المجمعات السكنية لعام 1996. ويتولى الوكلاء بعضًا من مهام أو واجبات أو صلاحيات اتحاد الملاك أو جميعها، بما في ذلك الأمور الإدارية كالدعوة إلى الاجتماعات وتحصيل الرسوم. ^{[ 8 ]}

يتعين على اتحاد الملاك انتخاب لجنة تنفيذية تتولى اتخاذ العديد من القرارات اليومية المتعلقة بإدارة المجمع السكني نيابةً عنه، بدلاً من حصر القرارات في الاجتماعات العامة فقط. مع ذلك، يحق لاتحاد الملاك نقض قرارات اللجنة التنفيذية أو تقييد صلاحياتها. تُنتخب اللجنة التنفيذية في كل اجتماع عام سنوي، ويتراوح عدد أعضائها بين عضو واحد وتسعة أعضاء. بعد انتخابهم، يقرر الأعضاء شغل مناصب الرئيس والسكرتير وأمين الصندوق. يمكن انتخاب أعضاء اللجنة التنفيذية إذا كانوا من الملاك، أو مرشحين من قبل الشركة، أو أشخاصًا غير ملاك تم ترشيحهم من قبل مالك غير مرشح للانتخابات. ^{[ 8 ]}

يُعقد اجتماع اللجنة التنفيذية بعد الاجتماع السنوي العام، ويتضمن المصادقة على محاضر الاجتماعات السابقة، وتعيين أعضاء المكتب التنفيذي، ومناقشة الأمور اليومية العامة. يجب وضع إشعار الاجتماع على لوحة الإعلانات قبل 72 ساعة من موعده. إذا لم يكن لدى اتحاد الملاك لوحة إعلانات، أو إذا كان نظام الملكية المشتركة يُعتبر نظامًا كبيرًا، فيجب إرسال إشعار الاجتماع إلى جميع مالكي الوحدات. يمكن إرسال الإشعار عبر البريد الإلكتروني. ^{[ 8 ]}

عندما يتعذر حل النزاعات بشكل غير رسمي، توجد عملية أكثر رسمية لحل النزاعات منصوص عليها في قانون إدارة مخططات الوحدات السكنية المشتركة لعام 1996. ويمكن لشركات الملاك أو الملاك أو السكان اتخاذ إجراءات من خلال الوساطة والتحكيم ومحكمة نيو ساوث ويلز المدنية والإدارية. ^{[ 8 ]}