خزانة الملفات

خزانة الملفات (أو خزانة الملفات في الإنجليزية الأمريكية ) هي قطعة أثاث مكتبية تُستخدم لحفظ المستندات الورقية في ملفات . ^{[ 1 ]} ببساطة، هي عبارة عن حاوية تحتوي على أدراج تُخزن فيها المستندات. النوعان الأكثر شيوعًا لخزائن الملفات هما الخزائن العمودية والخزائن الجانبية. تحتوي الخزانة العمودية على أدراج تمتد من الجانب القصير (عادةً 380 مم أو 15 بوصة ). أما الخزانة الجانبية، فتحتوي على أدراج تمتد من الجانب الطويل (بأطوال مختلفة). وتُسمى هذه الخزائن أيضًا بالخزائن الجانبية في بريطانيا . كما توجد خزائن ملفات تُوضع على الرفوف. في الولايات المتحدة، تُصمم خزائن الملفات عادةً لاستيعاب ورق بحجم 8.5 × 11 بوصة، بينما في بلدان أخرى، تُصمم غالبًا لاستيعاب أحجام أخرى من الورق، مثل ورق A4 . 

تُصنع خزائن الملفات المكتبية عادةً من الصفائح المعدنية أو الخشب. وتستخدم الأدراج عادةً آلية انزلاق لتسهيل فتحها، تتضمن حاجزًا لمنع سحب الدرج بالكامل من الخزانة. لفتح درج في معظم خزائن الملفات المعدنية، يجب الضغط على آلية انزلاق صغيرة تُعرف باسم "زر الفتح". يحتوي كل درج على مقبض للإمساك به وسحبه. يوجد عادةً على واجهة كل درج حامل لبطاقة تعريفية لتمكين المستخدم من تحديد محتويات الدرج.

تتضمن العديد من خزائن الملفات قفلًا بمفتاح لمنع الوصول غير المصرح به إلى المستندات المخزنة. يوجد نوعان من الأقفال: قفل الكامة، الذي يُفعّل بمفتاح يدور القفل، وقفل المكبس، الذي يُفتح بمفتاح أيضًا، ويمكن إغلاقه بمجرد الضغط على جسم القفل. يتيح قفل المكبس للمستخدم إغلاق عدة خزائن بسرعة وسهولة.

تحتوي بعض خزائن الملفات على صفيحة معدنية أو هيكل سلكي في الجزء الخلفي من كل درج، يُعرف باسم كتلة التوجيه. يمكن تعديل كتلة التوجيه للأمام لتقليل طول الدرج، بحيث تبقى الملفات الموجودة بداخله منتصبة وفي مقدمة الدرج ليسهل الوصول إليها.

حصل المخترع الأمريكي هنري براون على براءة اختراع "وعاء لتخزين وحفظ الأوراق" في 2 نوفمبر 1886. كان هذا الوعاء عبارة عن حاوية آمنة من الحريق والحوادث مصنوعة من المعدن المطروق، ويمكن إغلاقها بقفل. وكانت ميزته الخاصة هي قدرته على فصل الأوراق.

لا يزال اختراع الملفات العمودية - والتي تُعرف أحيانًا باسم الملفات المعلقة - لغزًا محيرًا. يبدأ قسم "خزائن الملفات العمودية" على موقع متحف المكاتب القديمة ^{[ 2 ]} بمناقشة الاستنتاجات الخاطئة التي توصلت إليها "مصادر ثانوية" ذات مصداقية عالية، بشأن أصل الملفات العمودية. زعمت هذه المصادر أن ميدالية ذهبية مُنحت في المعرض العالمي عام 1893 لملف عمودي. لم يجد متحف المكاتب القديمة أي دليل يدعم هذه المزاعم. ومع ذلك، تشير المعلومات الواردة في مناقشة متحف المكاتب القديمة لخزائن الملفات العمودية إلى أن طرح الملفات العمودية تجاريًا ربما بدأ عام 1900 عندما نشرت شركة تُدعى "مكتبة المكتب" (التي تأسست عام 1876، وأصبحت لاحقًا قسمًا من شركة ريمنجتون راند ) كتالوجًا تضمن خزانة ملفات عمودية. وفي عام 1902، قدمت "مكتبة المكتب" طلب براءة اختراع أمريكية تُنسب إلى ديفيد إي. هنتر كمخترع. ^{[ 3 ]}

أكدت الأبحاث التي أجرتها إستر إلين-بو ^{[ 4 ]} صحة نتائج متحف المكتبات القديمة، وتشير إلى أن الادعاء الأكثر مصداقية لاختراع نظام الأرشفة العمودية، كما نعرفه اليوم، يبدو أنه يعود إلى مكتب المكتبة. يبدأ كتيب مكتب المكتبة الصادر عام 1903 بعنوان "أنظمة مكتب المكتبة للأرشفة العمودية مع خزائن الوحدات القابلة للتبديل" بالعبارة التالية: "إن نظام الأرشفة العمودية، كما ابتكره [التشديد مضاف] وأتقنه مكتب المكتبة، هو الطريقة الأكثر اكتمالاً ودقة وعملية على الإطلاق [التشديد مضاف] للتعامل مع المراسلات والفهارس والتقارير والفواتير والطلبات ونسخ الفواتير والأوراق المفردة، أو الأوراق من أي نوع لأي عمل تجاري - كبيرًا كان أم صغيرًا أم غريبًا. " ^{[ 5 ]}

بالإضافة إلى مكتب المكتبة، شملت الشركات المصنعة المبكرة لخزائن الملفات العمودية شركة غلوب-فيرنيكي، ^{[ 6 ]} وشركة يومان وإيربي للتصنيع، ^{[ 7 ]} وشركة آرت ميتال للإنشاءات. ^{[ 8 ]}

قبل ظهور خزائن الملفات العمودية التجارية، كانت الشركات تحتفظ بالأوراق في مظاريف، تُخزّن بدورها في صفوف من الخزائن الصغيرة، وغالبًا ما كانت تُرتّب على طول جدار. وكان العثور على المظاريف وفتحها، بالإضافة إلى فرد الأوراق، أمرًا شاقًا وغير فعال. مع ذلك، كان مفهوم الملفات العمودية مُطبّقًا بوضوح منذ عام 1895، عندما مُنح دبليو إيه كوك الابن براءة اختراع أمريكية (533053) لوعاء للرسائل أو الأوراق الأخرى. ^{[ 9 ] [ 10 ]}

بعد الحرب العالمية الثانية ، تأسست شركة هوم-أو-نايز في موسكاتين، أيوا، لتوفير فرص عمل للمحاربين القدامى العائدين. تأسست الشركة في الأصل لإنتاج خزائن مطبخ فولاذية، لكنها سرعان ما واجهت ندرة الفولاذ. لذا بدأت الشركة بتصنيع منتجات لجهات أخرى. وفي نهاية المطاف، تم تأمين كمية صغيرة من الفولاذ، وبدأت الشركة بتصنيع صناديق بطاقات الفهرسة الفولاذية . بعد ذلك بوقت قصير، بدأت بإنتاج خزائن أكبر، بما في ذلك خزائن الملفات. وبفضل تصميمها الذي يقلل من كمية الفولاذ المستخدمة، تميز المنتج بفعاليته من حيث التكلفة وحقق نجاحًا تجاريًا هائلًا. لم تُصنّع هوم-أو-نايز خزائن مطبخ قط، وفي عام 1961، تم تغيير اسم الشركة إلى هون. واليوم، تُعد شركة هون ، التابعة لشركة إتش إن آي ، الشركة الرائدة في تصنيع وتسويق خزائن الملفات في أمريكا الشمالية.

ازداد الطلب على خزائن الملفات بشكل كبير نتيجةً للتوزيع التجاري لآلات التصوير الجاف بدءًا من عام ١٩٥٠. وقد مكّن هذا موظفي المكاتب من امتلاك نسخهم الخاصة من المواد المطبوعة. ومن العوامل المؤثرة الأخرى توسع اللوائح الحكومية التي تلزم الشركات بإنشاء وحفظ النماذج والوثائق الأخرى. وقد أشار بعض المحللين إلى أن مستقبل خزائن الملفات غير مؤكد مع انتشار أنظمة الأرشفة الإلكترونية وانخفاض تكلفتها. ومع ذلك، لا تزال معظم الشركات تشتري أنظمة حاسوب مزودة بإمكانيات الطباعة. وما لم ينعكس هذا الاتجاه، فإن حفظ الملفات الورقية سيظل ممارسةً عمليةً.

في الولايات المتحدة، تتوفر هذه الخزائن بحجمين: أحدهما للورق بحجم الرسائل والآخر للورق بحجم قانوني . تُصنع معظم خزائن الملفات العمودية الحديثة ذات الاستخدام التجاري في الولايات المتحدة بإصدارات تحتوي على درجين، أو ثلاثة، أو أربعة، أو خمسة أدراج، وبأعماق 25 ، و 26.5 ، و28 بوصة (640، 670 ، و710 ملم) . تُثبّت الأدراج عادةً على نظام تعليق ثلاثي الأجزاء يسمح بفتحها بالكامل لسهولة الوصول إلى محتوياتها.   

يُعدّ الملف العمودي ذو الأدراج الأربعة، بعرض الرسائل، هو الإصدار الأكثر شيوعًا بين الشركات. أما الملف ذو الدرجين، فيُباع غالبًا للاستخدام بجانب المكتب. بينما يُفضّل شراء الملف ذي الأدراج الخمسة من قِبل الحكومات الفيدرالية وحكومات الولايات والحكومات المحلية ( بعمق 710 مم أو 28 بوصة )، نظرًا لانخفاض تكلفته لكل بوصة من الملفات. أما الملفات ذات الأدراج الثلاثة، وهي الأقل شيوعًا، فتتميز بارتفاعها المناسب لسطح العمل ، مما يُسهّل على المستخدمين الوصول إلى الملفات واستخدام سطح الخزانة كمساحة عمل لفحص محتوياتها. 

صُممت أدراج معظم خزائن الملفات العمودية لاستيعاب الملفات المعلقة، إذ أصبحت هذه الطريقة الأكثر شيوعًا لحفظ المعلومات. لا تزال بعض الملفات تحتوي على "كتلة تثبيت" في كل درج، وهي أداة تُعدّل العمق الظاهري للدرج من الداخل للحفاظ على الملفات في وضع مستقيم. هذه القطع هي إرث من زمن كانت فيه معظم عمليات الأرشفة تتم باستخدام الملفات الورقية بدلًا من الملفات المعلقة.

بالنسبة للمكاتب المنزلية أو الاستخدامات الخفيفة، تُصنع خزائن الملفات العمودية بعمق 460 مم (18 بوصة) . وتتميز هذه الخزائن عادةً بنظام تعليق ثنائي الأجزاء، ولا تُفتح الأدراج بالكامل. 

يبلغ عمق الملفات الجانبية عادةً 510 مم (20 بوصة ) ، وتُصنع بعرض 760 مم (30 بوصة)، و910 مم (36 بوصة)، و1070 مم (42 بوصة) ، وتتوفر بإصدارات تحتوي على درجين، أو ثلاثة، أو أربعة، أو خمسة أدراج. يُعدّ الإصدار ذو الدرجين بعرض 760 مم (30 بوصة) شائع الاستخدام داخل مكاتب العمل، حيث صُمم ليناسب أسفل أو بجانب أسطح العمل. أما بالنسبة للملفات ذات الثلاثة، والأربعة، والخمسة أدراج، فيُشابه استخدامها استخدام الملفات الرأسية. وعلى عكس الملفات الرأسية، تسمح معظم الملفات الجانبية بالترتيب من جانب إلى آخر أو من الأمام إلى الخلف.    

بالنسبة للملفات بحجم الرسائل المرتبة من الأمام إلى الخلف، تُعدّ الملفات بعرض 30 و42 بوصة (760 و1070 مم) هي الأنسب، إذ تُتيح استيعاب أكبر قدر من الملفات في كل خزانة. أما الملف بعرض 36 بوصة (910 مم) ، والمُرتب فيه ملفات بحجم الرسائل من الأمام إلى الخلف، فلا تزيد سعته عن الملف المقابل بعرض 30 بوصة (760 مم) ، لأن المساحة الإضافية ستكون مهدرة.   

يفضل بعض المستخدمين ترتيب الملفات جنبًا إلى جنب، حيث يمكنهم البحث في علامات التبويب من وضعية الجلوس. يمكن للملفات الجانبية كاملة العرض استيعاب هذا الترتيب، على الرغم من أن سعة الملف تقل نوعًا ما.

تتمثل إحدى مزايا الملفات الجانبية في أن الوصول إلى جميع الملفات ورؤيتها يمكن أن يكون أسهل من الملفات الرأسية لأن الأدراج لا تمتد إلى مسافة بعيدة.

في معظم الحالات، يكون الدرج العلوي "الخامس" من خزانة الملفات الجانبية ذات الخمسة أدراج عبارة عن باب قلاب مع رف قابل للسحب ، حيث أن معظم الناس لن يتمكنوا من الوصول إلى الجزء العلوي من الدرج على هذا الارتفاع.

خزانة الملفات الرفية هي خزانة مصممة لاستيعاب الملفات ذات الألسنة الجانبية بدلاً من العلوية. لا تحتوي هذه الخزانة على أدراج، بل على رفوف فقط. بعض خزائن الملفات الرفية مزودة بأبواب تنزلق داخل الخزانة. يبلغ عمق هذه الخزائن عادةً 300 مم (12 بوصة ) أو 460 مم (18 بوصة ) ، وذلك للملفات بحجم الرسائل أو الملفات القانونية على التوالي. ومثل خزائن الملفات الجانبية، تُصنع هذه الخزائن بعرض 760 مم (30 بوصة ) ، و 910 مم (36 بوصة ) ، و 1100 مم (42 بوصة ) ، و 1100 مم (45 بوصة )، ولكنها تُستخدم عادةً في تركيبات بارتفاع 5 أو 6 وحدات فقط.      

تستخدم الملفات ذات علامات التبويب الجانبية غالبًا رموزًا لونية تمثل نظامًا أبجديًا رقميًا. تضمن هذه الطريقة سهولة العثور على الملفات التي يتم استرجاعها وإعادتها بشكل متكرر، وعدم فقدانها. يسهل العثور على الملف بفضل علامات التبويب المرمزة بالألوان التي توجه العين بسهولة إلى الموقع الصحيح في نظام الملفات. وبالمثل، يسهل اكتشاف المجلدات غير المصنفة، حيث يكون رمز اللون غير المتسلسل واضحًا للمستخدم.

تستخدم مؤسسات مثل الأطباء وأطباء الأسنان والأطباء البيطريين والشرطة والوكالات الحكومية ملفات الرفوف والمجلدات ذات علامات التبويب الطرفية لإدارة أنظمة الملفات الكبيرة.

تتضمن أنظمة التخزين الدوارة أنواعًا مختلفة من أنظمة الرفوف التقليدية، المصممة لتوفير سعة أكبر لمساحة أرضية معينة .

في الولايات المتحدة، يُعدّ معيار X5.3 الصادر عن رابطة مصنعي أثاث الأعمال والمؤسسات (BIFMA) المعيار الأساسي لخزائن الملفات العمودية. ^{[ 11 ]} وكانت BIFMA تُصدر سابقًا معيارًا منفصلاً X5.2 لخزائن الملفات الجانبية، إلا أنه تم سحبه. وتُحدد هذه المعايير متطلبات استقرار الخزائن ومتانتها وقوتها، من بين أمور أخرى. كما تُصدر إدارة الخدمات العامة (GSA) معايير لخزائن الملفات الفولاذية العمودية والجانبية، وهما AA-3186 ^{[ 12 ]} وAA-3187 ^{[ 13 ]} على التوالي. وتُصنّف معايير GSA خزائن الملفات إلى فئتين: متوسطة وثقيلة. وتُشير هذه المعايير إلى معيار BIFMA الخاص بالخزائن متوسطة التحمل، وتُقدم متطلبات أداء إضافية للخزائن ثقيلة التحمل. كما تتولى GSA مسؤولية وضع معايير خزائن الملفات وحاويات الأمان لتخزين المواد السرية؛ ويمكن الاطلاع على مزيد من المعلومات حول هذا الموضوع في مقال " المعلومات السرية في الولايات المتحدة" .

في المملكة المتحدة، تُغطى الأبعاد وبعض جوانب الصلابة والبنية والسلامة بموجب المواصفة البريطانية BS 4438:1969 والمواصفة الأوروبية BS EN 14073-2:2004 . ^{[ 14 ]} وتتمحور معايير السلامة بشكل خاص حول الثبات عند فتح الأدراج بالكامل. لا تُعدّ آليات التعشيق لمنع فتح درجَين في آنٍ واحد إلزامية، ولكن مسؤولية صاحب العمل بموجب قانون الصحة والسلامة في العمل لعام 1974 تجعلها مُستحسنة. في دول الاتحاد الأوروبي الأخرى، ستعتمد هيئة المعايير المختصة، مثل DIN في ألمانيا ، المعيار المنسق EN 14073-2:2004 .

في أستراليا، يجب أن تكون خزائن الملفات وفقًا للمعيار AS 5079 ^{[ 15 ]} وهو نسخة معدلة من ANSI BIFMA X5.2-1997 .

تُقدّم شركات من خارج الولايات المتحدة خزائن ملفات تسمح باستخدام ورق A4 بالإضافة إلى ورق بحجم الرسائل. تحتوي خزائن الملفات المزدوجة على أدراج يمكن لكل منها استيعاب رفّين للملفات جنبًا إلى جنب.

تُصمّم العديد من الشركات الأوروبية أنظمة حفظ ملفات تتسع للمجلدات المعلقة فقط، دون وجود قيعان للأدراج. أما في الولايات المتحدة، فلا تزال معظم أدراج الملفات مزودة بقواعد، مما يسمح بتخزين أنواع مختلفة من المواد.

تختلف خزائن الملفات في المملكة المتحدة قليلاً عن نظيرتها في الولايات المتحدة من حيث عرض القضبان التي تدعم الملفات المعلقة، حيث تكون الخزائن الأمريكية أضيق؛ أما الأحجام البريطانية فهي A4 و foolscap و A3.

مع اتجاه بعض المكاتب نحو التشغيل بدون استخدام الورق (تخزين المزيد والمزيد من المعلومات على أجهزة الكمبيوتر بدلاً من الورق)، انخفض الطلب على خزائن الملفات وغيرها من أثاث المكاتب للتخزين الأرشيفي طويل الأجل.

تُعد خزائن الملفات مهمة في المكاتب الحديثة لأن المكاتب تتعامل مع كميات كبيرة من الأوراق والملفات بشكل يومي. ^{[ 16 ]}

• تُعد خزائن الملفات وسيلة موثوقة لتخزين المستندات الورقية المهمة.
• توفر خزائن الملفات الوقت والجهد أثناء العمل من خلال توفير الملفات والأوراق المخزنة في مكان مخصص.
• تُعد خزانة الملفات أداة مفيدة لأي مكتب، حيث يمكن أن تتسبب الأوراق في فوضى على المكاتب وأماكن أخرى.
• تقلل خزائن الملفات من احتمالية فقدان معلومات الشركة ووثائقها.

• فهرس البطاقات
• ملف مرئي

• الفصل الثالث، "نبذة تاريخية عن الأرشفة العمودية"، كتاب " نظّم منزلك! كيف تجد ما تبحث عنه دائمًا" ، بقلم إستر إلين بو، نسخة كيندل، 2014. ASIN B00LBMY7WI . 

• روبرتسون، كريج (2021). خزانة الملفات: تاريخ رأسي للمعلومات (  الطبعة الأولى بغلاف مقوى). مينيابوليس، مينيسوتا: مطبعة جامعة مينيسوتا. ISBN 9781517909451OCLC 1201298335. تم الاطلاع عليه بتاريخ 9 ديسمبر 2024 . 

• ملفات بحجم الرسائل والحجم القانوني
• أدراج الملفات
• أفضل خزائن الملفات للمكاتب
• الحد الأدنى لأبعاد درج الملفات