أداة التعاون

غيّر اختراع البريد الإلكتروني كأداة للتعاون طريقة تواصلنا في مكان العمل. فهو أسهل وسيلة للتواصل داخل المؤسسة، وهو راسخٌ في الاستخدام. وخاصةً لتنظيم المراسلات اليومية، إذ يُمكن للبريد الإلكتروني الوصول إلى عدة أشخاص بنقرة واحدة. ^{[ 11 ]}

على الرغم من أن البريد الإلكتروني لا يزال الأداة الأكثر شيوعًا في التواصل والتعاون، إلا أنه ليس فعالًا جدًا على نطاق واسع، ويبدو أن وسائل التواصل الأخرى تستحوذ على الاهتمام. فبالإضافة إلى مرونته، لا يُعد البريد الإلكتروني مناسبًا للمحادثات الجماعية نظرًا لتوسعها السريع. كما أنه من المستحيل التأكد من حصول الشخص على أحدث نسخة من المستند المُرسل إليه، ومن المستحيل أيضًا تتبع المهام المطلوبة ومواعيد تسليمها عبر البريد الإلكتروني. ^{[ 12 ]} وكما ذكرت شركة سيسكو في مدونتها حول "مستقبل البريد الإلكتروني"، فإن البريد الإلكتروني "سيُحسّن الإنتاجية من خلال تنظيم بياناتك" ^{[ 13 ]} ، ويسعى إلى تعزيز الشفافية في العمل عبر البريد الإلكتروني.

تتزايد أهمية البريد الصوتي كأداة للتعاون في خدمات مثل جوجل فويس . وكما أشارت شركة آي بي إم في سيناريو مستقبلي، قد يصبح دور البريد الصوتي مماثلاً لدور البريد الإلكتروني اليوم. ^{[ 14 ]}

تُعدّ المراسلة الفورية وسيلة للتواصل داخل المؤسسة في الوقت الفعلي. ^{[ 15 ]}

اكتسبت تقنية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) كأداة للتعاون شعبيةً واسعةً بين الشركات، وأصبحت جزءًا لا يتجزأ من منظومة اتصالاتها. وكما يشير تقرير صادر عن شركة إكليبس تيليكوم، فإن تقنية VoIP تتجه نحو استبدال الهواتف في مكاتبنا بشكل كامل، بالإضافة إلى إمكانية دمجها في بيئات خدمات التعاون الحالية. ^{[ 16 ]}

تُعدّ التقاويم الإلكترونية جزءًا من السلوك المهني في العمل، وهي مُدمجة بالكامل في الأنظمة الأخرى. وكما توضح ورقة بحثية من جامعة باث، يُمكن أن ترتبط التقاويم الإلكترونية في المستقبل ارتباطًا وثيقًا ببيانات أخرى، مثل وسائل التواصل الاجتماعي، وأن يكون لها تأثير أكبر. ^{[ 18 ]}

تُستخدم أجهزة تتبع الوقت بشكل خاص لقياس أداء الموظفين. ويُناقش تأثيرها على الإنتاجية باعتباره مثيراً للجدل. ^{[ 19 ]}

تُعدّ جداول البيانات، مثل البريد الإلكتروني، شائعة الاستخدام في بيئة الشركات، وتُعتبر أداة تعاون أساسية للتحليل المالي أو النمذجة. ورغم شيوعها، فقد كشفت العديد من الدراسات أن العديد من جداول البيانات تحتوي على بيانات غير دقيقة، وبالتالي فهي غير فعّالة. ^{[ 20 ]}

في معظم الحالات، تُعدّ مؤتمرات الفيديو جزءًا من استراتيجية التواصل والتعاون الشاملة للمؤسسات، لا سيما في ظلّ اعتماد جميع الخدمات على الحوسبة السحابية، ما خفّض تكاليف التنفيذ. وتكمن الرؤية طويلة الأمد لمؤتمرات الفيديو في الاستخدام الأمثل لقدرات معالجة الحواسيب، وسعة تخزين البيانات، وسرعات النطاق الترددي للأجهزة المحمولة، وذلك لتذليل عقبات التعاون. ^{[ 22 ]}

تهدف حلول المؤتمرات عن بُعد إلى تقريب الفرق والاجتماعات والفعاليات قدر الإمكان. وإلى جانب بيئات الأعمال، تُستخدم هذه التقنية حاليًا في مجالات متنوعة، مثل الطب عن بُعد ، حيث تُسهم بشكل كبير في رفع الكفاءة والإنتاجية نظرًا لضيق الوقت والمسافة. ^{[ 23 ]}

يُعد البريد الإلكتروني أشهر أدوات التعاون غير المتزامن وأكثرها استخدامًا ^{[ 26 ]} ، إذ يوفر ميزات سهلة الاستخدام لإعادة توجيه الرسائل، وإنشاء مجموعات بريدية، وإرفاق المستندات. علاوة على ذلك، يمكن فرز المعلومات تلقائيًا حسب التسلسل الزمني وتعيينها للمهام أو أحداث التقويم.

تُتيح التقاويم الجماعية جدولة الاجتماعات، وإدارة المشاريع، وتنسيق جهود الأفراد. إنها أداة فعّالة تُساعد على متابعة المهام والمواعيد النهائية. تتضمن التقاويم الجماعية وظائف مثل رصد تعارض المواعيد مع أعضاء الفريق أو المؤسسة، وتنسيق أوقات الاجتماعات بما يُناسب جميع أعضاء الفريق. إلى جانب فوائد التقاويم الجماعية، يُثار جدلٌ حول الخصوصية والتحكم، لما قد يُسببه ذلك من تأثير على إنتاجية الفرد. ^{[ 27 ]}

تتيح أنظمة سير العمل إمكانية إيصال الملفات أو المستندات إلى المؤسسة باتباع عملية منظمة ودقيقة. وتوفر هذه الأنظمة خدمات التوجيه، وتطوير النماذج، ودعم الأدوار. ونظرًا لأن أنظمة سير العمل الحالية تُدار من نقطة مركزية، فإن الأفراد داخل المؤسسة لا يملكون عادةً صلاحية إدارة عملياتهم الخاصة حتى الآن، ويجب تغيير ذلك من خلال تطبيق أدوات التخطيط التعاوني في أنظمة سير العمل الحالية. ^{[ 28 ]}

تربط تقنية النص التشعبي ملفاتنا ببعضها البعض، وتضمن توفر أحدث نسخة منها دائمًا. وعندما يعمل المستخدمون على مستندات مختلفة، يقوم النظام تلقائيًا بتحديث معلومات المستخدمين الآخرين. ^{[ 29 ]}

تتيح السبورات البيضاء المشتركة لمستخدميها إمكانية العمل بكفاءة على مهمة ما عبر منصة إلكترونية. ويمكن استخدامها للمناقشات غير الرسمية، وكذلك للتواصل الذي يتطلب هيكلة، أو يتضمن الرسم، أو يكون أكثر تعقيدًا بشكل عام. وقد يكون هذا مفيدًا جدًا في إنشاء فصول دراسية افتراضية . ^{[ 30 ]}

توفر أنظمة الاتصال المرئي إمكانية إجراء مكالمات ثنائية أو متعددة الأطراف مع بث فيديو مباشر. ويمكن تشبيهها بنظام الهاتف مع إضافة عنصر مرئي. ^{[ 31 ]}

تتيح أنظمة الدردشة للأشخاص كتابة الرسائل وإرسالها في الوقت الفعلي. وعادةً ما تكون هذه الأنظمة مُنظمة في غرف دردشة تعرض أسماء المستخدمين، وعدد الأشخاص، والموقع، وموضوع النقاش، وغير ذلك.

تُساعد أنظمة دعم القرار المجموعات على إدارة عملية صنع القرار. فهي تُمكّن الأفراد من تبادل أفكارهم وتحليلها، بل وتُستخدم أيضاً في التصويت. ^{[ 32 ]} ويُصبح صنع القرار وظيفة أساسية في العمل الحديث. وتشير الدراسات إلى أن 50% من القرارات التنظيمية تفشل. ^{[ 33 ]}

تُعد ألعاب الكمبيوتر مثالاً جيداً على الشكل الذي قد يبدو عليه وضع المستخدمين المتعددين في المستقبل. فهي تتطور وتتوسع باستمرار بميزات مثل أنظمة الدردشة والفيديو. ^{[ 34 ]}

تتغير طرق تواصلنا باستمرار، مما يُحدث تغييرات جذرية في بيئة العمل. ففي عام ١٩٧١، أرسل المبرمج راي توملينسون أول رسالة بين جهازَي كمبيوتر. وبعد ثماني سنوات ، غيّر يوزنت ، وهو منتدى إلكتروني متعدد الشبكات، طريقة تبادل المعلومات. ومع ظهور بروتوكول IRC عام ١٩٨٦، أصبح التراسل الفوري والدردشة الجماعية متاحين للمستخدمين غير التقنيين لأول مرة، وبعد إطلاق AOL/AIM عام ١٩٩٢، شهدنا ظهور أول مجتمع عالمي. أما اختراع ويكيبيديا عام ٢٠٠١، وشبكات التواصل الاجتماعي المختلفة ( ماي سبيس ، لينكد إن ، وفيسبوك ) ، فقد شكّل مجتمعًا متصلًا بالعالم الرقمي، ذو توجه عالمي، ومستعد لاستخدام أدوات التعاون ليس فقط للتفاعل الاجتماعي، بل لتعزيز كفاءة العمل أيضًا. ^{[ ٤١ ]}

إلى جانب تعزيز كفاءتنا، تواجه أدوات التعاون عبر الإنترنت تحولًا يتمثل في عمل المؤسسات على مستوى عالمي، مما يجعل تطبيق العمل المرن أكثر أهمية. تُعد بيئات العمل التعاونية أحد محركات عولمة الشركات ، إذ توفر فرصًا تجارية جديدة من خلال الابتكار، وتساعد على جمع المعرفة من جميع أنحاء العالم. وبفضلها، تستطيع الشركات الصغيرة والمتوسطة ، والشركات الكبيرة على وجه الخصوص، ممارسة أعمالها على نطاق عالمي. منذ عام 1950، ازدادت كثافة التعاون بشكل ملحوظ، وتسارع تدفق المعلومات، وتزايدت المهارات المطلوبة لإنجاز العمل بشكل كبير. لذا، تُمكّن أدوات التعاون عبر الإنترنت الشركات من البقاء في قطاعاتها ذات التوجه العالمي. ^{[ 42 ]}

أجرت شركة IBM دراسة مع مديري المعلومات في المؤسسات لمعرفة الاتجاهات التي ستؤثر بشكل كبير على الأعمال في عام 2010، وتوصلت إلى ست نقاط رئيسية: ^{[ 43 ]}

1. الإنترنت التشاركي
2. تغير التركيبة السكانية للقوى العاملة
3. صعود البرمجيات كخدمة
4. محاكاة البيانات والأجهزة
5. زيادة تبسيط تصميم التكنولوجيا واستخدامها

تؤكد جميع هذه النقاط على أهمية التعاون، وتحدد متطلبات معينة لمستقبل أدوات التعاون عبر الإنترنت، وذلك لتمكين تعاون تجاري واسع النطاق بشكل مستمر. وتُظهر أدوات التعاون عبر الإنترنت، مثل مواقع التواصل الاجتماعي ومؤتمرات الويب، مدى سرعة تغير هذا المجال، إذ "بحلول عام 2010، سيشارك الموظف العادي بنشاط في خمسة فرق عمل مؤقتة على الأقل في وقت واحد". ^{[ 44 ]}

عند سؤال المشاركين في "الدراسة العالمية الجديدة"، وهو تقرير أعدته المفوضية الأوروبية في عام 2009، عن فوائد التعاون عبر الإنترنت، تم ذكر النقاط الثلاث التالية بشكل رئيسي: ^{[ 45 ]}

1. يدعم التنسيق داخل الفريق (73% من المشاركين في الاستطلاع)
2. يدعم المعرفة والتعلم (69%)
3. يُتيح ذلك لأعضاء الفريق المنتشرين في أماكن متفرقة أن يكونوا جزءًا أفضل من الفريق