دعوة لتقديم العطاءات

تضمن استبيانات الموردين أو استبيانات التأهيل المسبق أن يُطلب من جميع الموردين المحتملين نفس المعلومات عند تقييم مدى ملاءمتهم للمشاركة في المناقصات أو لتقييم عروضهم. تُصدر بعض المنظمات استبيانًا موحدًا للتأهيل المسبق، فعلى سبيل المثال، وضعت حكومة المملكة المتحدة أسئلة أساسية موحدة لاستبيانات التأهيل المسبق، والتي نُقحت عدة مرات، وهي مُلزمة للاستخدام في جميع أنحاء الحكومة، كما نصت على عدم استخدام استبيانات التأهيل المسبق من قِبل هيئات التعاقد الحكومية المركزية عند شراء سلع أو خدمات تقل قيمتها عن القيم الحدية التي حددها تشريع المشتريات في المملكة المتحدة. ^{[ 13 ]}

صندوق العطاءات هو صندوق بريد يُستخدم لاستلام وثائق العطاءات أو المناقصات الورقية، أو ما يعادلها رقميًا. ^{[ 14 ]} ولا يُطبّق نظام صندوق العطاءات في جميع دول العالم.

تاريخ صلاحية العطاء هو التاريخ الذي يلتزم فيه مقدم العطاء بإبقاء أسعاره (وتفاصيل العطاء الأخرى) متاحة للقبول (أو الرفض) من قبل العميل. يُدرج هذا التاريخ عادةً في نموذج العطاء، ^{[ 15 ]} إما كتاريخ محدد أو كنهاية لفترة محددة من تاريخ عطاء رئيسي آخر. على سبيل المثال، عند طرح مناقصة لمعدات صالة رياضية في عام 2013، اشترط مجلس غرب دنبارتونشاير على مقدمي العطاءات الموافقة على أن "يظل عطاءكم متاحًا للقبول لمدة تسعين (90) يومًا من تاريخ إعادة العطاءات المذكور أعلاه، أو أي تاريخ لاحق نُخطركم به. ويجوز لنا قبول عطاءكم في أي وقت خلال هذه الفترة." ^{[ 16 ]}

توجد عدة طرق مختلفة متاحة لتقييم العطاءات، وهي مرتبطة بطريقة العرض التي تطلبها إدارة المشتريات:

توجد حالاتٌ يُنشئ فيها طلب تقديم العطاءات التزاماً تعاقدياً، أو يُشير ضمنياً، على الجهة الداعية إلى الالتزام بواجبات النزاهة وحسن النية في كيفية إدارتها لعملية تقديم العطاءات. على سبيل المثال:

• بموجب القانون الكندي ، يُعدّ وجود "عقد الإجراءات" أو "العقد أ" مبدأً راسخاً. ويختلف "العقد أ" في الممارسة القانونية الكندية عن "العقد ب" ، وهو العقد الذي سيُمنح بشأن موضوع المناقصة.
• تمت مراجعة قانون نيوزيلندا المتعلق بـ "الظروف التي يؤدي فيها طلب العطاءات إلى إنشاء عقد عملية" في قضية Transit New Zealand ضد Pratt Contractors Ltd. [2002] ^{[ 22 ]} ولخصته محكمة الاستئناف في قضية Prime Commercial Ltd. ضد Wool Board Disestablishment Company في عام 2006:

  [15] ... القاعدة الأساسية هي أن عملية المناقصة لا تعدو كونها دعوة للتفاوض من جانب الجهة الداعية للمناقصة، دون أي التزام تعاقدي ينشأ إلا بعد قبول العرض، انظر قضية Shivas & Westmark Investments Ltd ضد BTR Nylex Holdings NZ Ltd وآخرين [1997] 1 NZLR 318 (المحكمة العليا). إلا أن عمليات المناقصة قد تُنشئ أحيانًا عقودًا إجرائية بين الجهة الداعية للمناقصة والمناقصين، انظر على سبيل المثال Blackpool & Fylde Aero Club Ltd ضد مجلس بلدية بلاكبول [1990] 1 WLR 1195 (محكمة الاستئناف) ^{[ أ ]} و Pratt Contractors Ltd ضد مجلس مدينة بالمرستون نورث [1995] 1 NZLR 469 (المحكمة العليا). وكما أشارت هذه المحكمة في قضية Quay Stevedoring Services Ltd ضد ENZA Ltd CA214/00 بتاريخ 15 نوفمبر 2001، يجب على الطرف الذي يدعي وجود عقد إجرائي أن يُثبت "العناصر الضرورية" للعرض والقبول ونية الدخول في عقد مُلزم. في حال وجود عقد إجرائي، فإن التزامات الطرف الداعي للمناقصة بموجبه ستعتمد، بطبيعة الحال، على ما تم الاتفاق عليه صراحةً أو ضمنًا. يجب احترام الادعاء بأن الطرف المُقدِّم للمناقصة غير مُلزم بقبول أعلى عرض أو أي عرض آخر، ولكن هذا لا يتعارض بالضرورة مع خضوع هذا الطرف لالتزامات تتعلق بعملية تقييم العطاءات. [16] غالبًا ما تضمنت القضايا التي خلصت فيها المحاكم إلى وجود عقود إجرائية إجراءات مناقصة رسمية للغاية، تتسم بواحدة أو أكثر من الخصائص التالية: تسجيل اهتمام المُناقصين؛ مواصفات تفصيلية يجب أن تتوافق معها العطاءات؛ منهجية مُحددة (غالبًا ما تكون مُفصلة) لتقييم العطاءات؛ والتزام صريح أو ضمني باختيار المُناقص الفائز بناءً على هذا التقييم. لا ندعي أن العقود الإجرائية لا تُفعَّل إلا في هذه الظروف. في الواقع، تُظهر قضية نادي بلاكبول وفيلد للطيران أن هذا ليس صحيحًا. ولكن كلما كانت عملية المناقصة أقل رسمية، قلّ مجال فرض أي التزامات، أو على الأقل أي التزامات مُرهِقة، على الطرف الداعي للمناقصة. ^{[ 23 ]}

• وقد أوضح فيلوز في مقال نُشر عام 2010 حول تطور عقود المناقصات العديد من القضايا الأخرى ذات الصلة في القانون الإنجليزي . ^{[ 24 ]}
• في قضيةٍ في أيرلندا الشمالية ، جيرارد مارتن وآخرون ضد مجلس التعليم والمكتبة في بلفاست ، أشار القاضي ويذروب إلى "عقدٍ ضمني بشروطٍ ضمنيةٍ للإنصاف وحسن النية". وقد أدت وثائق المناقصة التي أصدرها مجلس المكتبة في هذه القضية إلى نشوء التزامٍ بالإنصاف في كيفية إدارة المجلس لعملية المناقصة. ^{[ 25 ]}

بعد الانتهاء من تقييم العطاءات، جرت العادة على ترسية العقد، ما لم يتم استلام أي عطاءات مرضية. ويجوز للمنظمات الساعية إلى تقديم العطاءات أن تحتفظ مسبقاً بخيار عدم ترسية العقد أو التخلي عن الإجراء. ^{[ 26 ]}

تتضمن مفاوضات ما بعد تقديم العطاءات التفاوض بين المشتري والبائع المحتملين بعد تقديم البائع لعرضه أو عطاءه، ^{[ 27 ]} وعادةً ما يكون الهدف هو معرفة ما إذا كان من الممكن الحصول على أي تحسينات في الشروط قبل توقيع العقد. ^{[ 28 ]}

قد تشير وثائق المناقصة مسبقاً إلى إمكانية أو خيار التفاوض. ^{[ 29 ]}