إدارة الفعاليات

إدارة الفعاليات هي تطبيق مبادئ إدارة المشاريع على إنشاء وتطوير فعاليات شخصية أو مؤسسية صغيرة أو كبيرة الحجم، مثل المهرجانات والمؤتمرات والاحتفالات وحفلات الزفاف والحفلات الرسمية والحفلات الموسيقية والندوات . وتشمل دراسة العلامة التجارية، وتحديد جمهورها المستهدف ، ووضع مفهوم الفعالية، وتنسيق الجوانب التقنية قبل إطلاقها فعلياً. ^{[ 1 ]}

يشمل قطاع تنظيم الفعاليات اليوم فعالياتٍ من جميع الأحجام، بدءًا من الألعاب الأولمبية وصولًا إلى اجتماعات إفطار العمل. وتقيم العديد من القطاعات والشخصيات العامة والمنظمات الخيرية وجماعات المصالح فعالياتٍ لتسويق علاماتها التجارية، وبناء علاقات تجارية، وجمع التبرعات، أو الاحتفال بالإنجازات.

تُعرف عملية تخطيط وتنسيق الفعالية عادةً باسم تخطيط الفعاليات ، وتشمل إعداد الميزانية ، ووضع الجداول الزمنية، واختيار الموقع، والحصول على التصاريح اللازمة ، وتنسيق وسائل النقل ومواقف السيارات، وترتيب المتحدثين أو الفنانين، وتنسيق الديكور، وتوفير الأمن، وخدمات الطعام ، والتنسيق مع الموردين الخارجيين، ووضع خطط الطوارئ. تختلف طبيعة كل فعالية، لذا تختلف عملية تخطيطها وتنفيذها تبعًا لنوعها.

مدير الفعاليات هو الشخص المسؤول عن تخطيط وتنفيذ الفعالية، ويتولى مسؤولية الجوانب الإبداعية والتقنية واللوجستية. ويشمل ذلك التصميم العام للفعالية، وبناء العلامة التجارية، واستراتيجية التسويق والاتصال، والإنتاج السمعي البصري ، وكتابة السيناريو، والخدمات اللوجستية، وإعداد الميزانية، والتفاوض، وخدمة العملاء.

نظراً للتعقيدات التي ينطوي عليها الأمر، والمعرفة الواسعة المطلوبة، والبيئة سريعة التغير، غالباً ما يُشار إلى إدارة الفعاليات على أنها واحدة من أكثر المسارات المهنية إرهاقاً. ^{[ 2 ]}

قد تُشكّل إدارة الفعاليات أداةً للتسويق والتواصل الاستراتيجي ، تستخدمها الشركات من جميع الأحجام. إذ تستفيد الشركات من الفعاليات الترويجية كوسيلة للتواصل مع العملاء الحاليين والمحتملين. فعلى سبيل المثال، يمكن أن تُعقد هذه الفعاليات التي تركز على الإعلان على شكل مؤتمرات صحفية، أو فعاليات ترويجية، أو إطلاق منتجات جديدة.

قد يلجأ منظمو الفعاليات أيضاً إلى وسائل الإعلام الإخبارية التقليدية لاستهداف جمهورهم، أملاً في الحصول على تغطية إعلامية تصل إلى آلاف أو ملايين الأشخاص. كما يمكنهم دعوة جمهورهم إلى فعالياتهم والتواصل معهم أثناء الفعالية نفسها. ^{[ 3 ]}

قد يكون مكان إقامة الفعالية داخل الموقع أو خارجه. يتولى مدير الفعالية مسؤولية إدارة العمليات في مكان الفعالية أو الترفيه المستأجر، حيث ينسق مباشرةً مع مالك العقار. ويراقب مدير الفعالية جميع جوانب الفعالية في الموقع. قد تُنقل بعض المهام المذكورة في المقدمة إلى مكان إقامة الفعالية، ولكن عادةً مقابل رسوم.

تُشكّل الفعاليات مخاطر مسؤولية كبيرة على المنظمين وأماكن إقامتها. ونتيجةً لذلك، تشترط معظم أماكن إقامة الفعاليات على المنظمين الحصول على تأمين شامل أو تأمين خاص بالفعالية ضد المسؤولية العامة بمبلغ لا يقل عن مليون دولار أمريكي لكل حادثة ومليوني دولار أمريكي إجمالاً، وهو المعيار المتعارف عليه في هذا القطاع. ^{[ 4 ] [ 5 ]}

يقوم مديرو فعاليات الشركات بحجز أماكن الفعاليات لاستضافة اجتماعات الشركات والمؤتمرات وفعاليات التواصل والمعارض التجارية وإطلاق المنتجات وفعاليات بناء الفريق أو الدورات التدريبية في بيئة أكثر تخصيصًا.

يواجه منظمو الفعاليات مخاطر مالية كبيرة ناجمة عن دعاوى المسؤولية، والإلغاء، وتلف الممتلكات، وبشكل متزايد، الحوادث الإلكترونية. ولذلك، أصبحت إدارة المخاطر عنصراً أساسياً في التخطيط الاحترافي للفعاليات. ^{[ 6 ]}

إدارة الفعاليات المستدامة (المعروفة أيضًا بتخضير الفعاليات) هي عملية تُستخدم لتنظيم فعالية مع مراعاة خاصة للجوانب البيئية والاقتصادية والاجتماعية. ^{[ 13 ]} يشمل مفهوم الاستدامة في إدارة الفعاليات اتخاذ قرارات مسؤولة اجتماعيًا وبيئيًا في تخطيط الفعالية وتنظيمها وتنفيذها والمشاركة فيها. ويتضمن ذلك دمج مبادئ وممارسات التنمية المستدامة في جميع مستويات تنظيم الفعالية، ويهدف إلى ضمان استضافة الفعالية بطريقة مسؤولة. وهو يمثل حزمة متكاملة من التدخلات في الفعالية، ويجب تنفيذه بطريقة متكاملة. ينبغي أن يبدأ تخضير الفعاليات منذ بداية المشروع، وأن يشمل جميع الجهات الفاعلة الرئيسية، مثل العملاء والمنظمين وأماكن إقامة الفعاليات والمقاولين من الباطن والموردين. ^{[ 14 ]} تُظهر دراسة حديثة أن اتجاه تحويل الفعاليات من الحضور الشخصي إلى الأنماط الافتراضية والهجينة يمكن أن يقلل من البصمة الكربونية بنسبة 94% (افتراضية) وبنسبة 67% (نمط هجين مع معدل مشاركة حضوري يزيد عن 50% نتيجة للمفاضلة بين البصمة الكربونية للفرد ومستوى المشاركة الحضورية). ^{[ 15 ]}

توفر شركات برامج إدارة الفعاليات أدوات برمجية لتخطيط الفعاليات للتعامل مع العديد من الأنشطة الشائعة مثل تسجيل المندوبين، وحجز الفنادق، وحجز السفر، أو تخصيص مساحة أرضية المعرض.

يُعدّ استخدام تطبيقات الهاتف المحمول في الفعاليات اتجاهًا حديثًا في مجال تكنولوجيا الفعاليات . وتشهد هذه التكنولوجيا تطورًا مستمرًا، مما يُتيح لمتخصصي الفعاليات تبسيط وإدارة الفعاليات، سواءً كانت معقدة أو بسيطة، بكفاءة أكبر. ^{[ 16 ]} تتعدد استخدامات تطبيقات الهاتف المحمول، حيث يُمكن استخدامها لعرض معلومات ثابتة نسبيًا، مثل جدول الأعمال، والسير الذاتية للمتحدثين، والأسئلة الشائعة. كما يُمكنها تشجيع مشاركة الجمهور وتفاعله من خلال أدوات تفاعلية، مثل التصويت/الاستطلاعات المباشرة، وطرح الأسئلة على المتحدثين أثناء جلسات الأسئلة والأجوبة، أو إنشاء "سحب كلمات" تفاعلية مباشرة. ويمكن لمنظمي الفعاليات أيضًا استخدام تطبيقات الهاتف المحمول كوسيلة للتواصل. تُساهم هذه التطبيقات في تحسين النتائج الإجمالية للفعاليات، وتُخفف الكثير من الأعباء الروتينية عن كاهل المنظمين. ^{[ 17 ]} يُمكن للمنظمين التواصل مع المشاركين من خلال التنبيهات والإشعارات والرسائل الفورية. كما يُمكن استخدامها لجمع آراء المشاركين من خلال استطلاعات الرأي داخل التطبيق. وتُتيح بعض تطبيقات الهاتف المحمول للمشاركين التفاعل فيما بينهم، ومع الرعاة، ومع المنظمين، وذلك بفضل وظائف التواصل الشبكي المُدمجة.

هناك عدد متزايد من الجامعات التي تقدم التدريب في إدارة الفعاليات في شكل شهادات ودرجات جامعية أو دراسات عليا.

بدأت كلية روزن لإدارة الضيافة بجامعة سنترال فلوريدا بتقديم أول درجة بكالوريوس في إدارة الفعاليات عام ٢٠٠٦. ^{[ ١٨ ] [ ١٩ ]} يستفيد البرنامج من التدريب الأساسي في مجال الضيافة ، الذي يغطي عمليات الإقامة والسياحة وخدمات الضيوف والمحاسبة والتسويق، بالإضافة إلى إدارة الفعاليات، بما في ذلك المبيعات والترويج والتكنولوجيا والتصميم وإدارة المخاطر وخدمات الطعام، مع توفير مواد اختيارية تناسب اهتمامات محددة، مثل الرحلات البحرية أو السهر في النوادي الليلية أو النبيذ أو المعارض التجارية . ^{[ ٢٠ ]} عادةً ما تقدم برامج دراسية أخرى لا تمنح درجة كاملة تخصصات فرعية، مثل جامعة نيويورك التي تقدم درجة بكالوريوس في إدارة الفنادق والسياحة مع تخصص فرعي في إدارة الفعاليات. ^{[ ٢١ ]} كما تقدم جامعة فلوريدا برنامجًا مشابهًا . ^{[ ٢٢ ]}

نظراً لمحدودية برامج البكالوريوس المتاحة، فليس من المستغرب أن يحصل مديرو الفعاليات على شهاداتهم في إدارة الأعمال أو التسويق أو العلاقات العامة . ولتعزيز مؤهلاتهم، عادةً ما يحصل المهتمون بإدارة الفعاليات على شهادة أو أكثر تُتيح لهم التخصص في مجالات محددة. ومن بين الشهادات المتاحة:

• محترف معتمد في إدارة الاجتماعات (CMP) ^{[ 23 ]}
• حاصل على شهادة في إدارة المعارض (CEM) ^{[ 24 ]}
• مسوق معتمد في المعارض التجارية (CTSM) ^{[ 25 ]}
• شهادة في إدارة الاجتماعات (CMM) ^{[ 26 ]}
• محترف معتمد في مجال تقديم الطعام والفعاليات (CPCE) ^{[ 27 ]}
• مصمم فعاليات معتمد (CED) ^{[ 28 ]}
• محترف معتمد في تنظيم الفعاليات الخاصة (CSEP) ^{[ 29 ]}
• محترف إدارة المشاريع (PMP) ^{[ 30 ]}

• جدولة الفعاليات
• حدث إعلامي
• منظم اجتماعات ومؤتمرات
• إدارة الفعاليات المستدامة
• قائمة المهام