خطة المشروع

خطة المشروع عبارة عن سلسلة من المهام والأهداف والجداول الزمنية المنظمة لتحقيق النتيجة المرجوة، وفقًا لتصميمات مدير المشروع وأهدافه. ووفقًا لدليل إدارة المشاريع (PMBOK)، فإن خطة المشروع هي "...وثيقة رسمية معتمدة تُستخدم لتوجيه تنفيذ المشروع والتحكم فيه . وتتمثل الاستخدامات الرئيسية لخطة المشروع في توثيق افتراضات وقرارات التخطيط، وتسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة في المشروع ، وتوثيق النطاق المعتمد والتكاليف والجداول الزمنية الأساسية . ويمكن تلخيص خطة المشروع أو تفصيلها." ^{[ 1 ]}

يستخدم الإصدار الأخير من دليل إدارة المشاريع (PMBOK) (الإصدار 6) مصطلح " ميثاق المشروع" للإشارة إلى العقد الذي يستخدمه راعي المشروع ومدير المشروع للاتفاق على الرؤية الأولية للمشروع (النطاق، والأساسيات، والموارد ، والأهداف، وما إلى ذلك) على مستوى عالٍ. أما في منهجية معهد إدارة المشاريع (PMI) الموضحة في الإصدار 5 من دليل إدارة المشاريع (PMBOK)، فيُعدّ كلٌّ من ميثاق المشروع وخطة إدارة المشروع أهم وثيقتين لوصف المشروع خلال مرحلتي البدء والتخطيط.

يقوم مدير المشروع بوضع خطة إدارة المشروع بناءً على مدخلات فريق المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين. يجب أن تحظى الخطة بالموافقة والموافقة من قبل فريق المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين على الأقل.

يذكر دليل PMBOK العديد من عمليات إدارة المشاريع، ولكن تحديد العمليات التي يجب استخدامها بناءً على احتياجات المشروع، وهو ما يسمى "التخصيص"، هو جزء من تطوير خطة إدارة المشروع. ^{[ 2 ]}

الهدف من خطة المشروع هو تحديد النهج الذي سيستخدمه فريق المشروع لتحقيق نطاق المشروع المقصود من قبل مديري المشروع.

كحد أدنى، تجيب خطة المشروع على الأسئلة الأساسية المتعلقة بالمشروع:

لماذا؟

ما هي المشكلة أو القيمة المقترحة التي يعالجها المشروع؟ ولماذا يتم تمويله؟

ماذا؟

ما هو العمل الذي سيتم تنفيذه في المشروع؟ ما هي المنتجات/ المخرجات الرئيسية ؟

من؟

من سيشارك في المشروع وما هي مسؤولياتهم ؟ وكيف سيتم تنظيمهم؟

متى؟

ما هو الجدول الزمني للمشروع ومتى ستكتمل النقاط المهمة بشكل خاص، والتي يشار إليها باسم المعالم الرئيسية؟

To be a complete project plan according to industry standards such as the PMBOK or PRINCE2, the project plan must also describe the execution, management and control of the project. This information can be provided by referencing other documents that will be produced, such as a procurement plan or construction plan, or it may be detailed in the project plan itself.

The project plan typically covers topics used in the project execution system and includes the following main aspects:

• Scope management
• Requirements management
• Schedule management
• Financial management
• Quality management
• Resource management
• Stakeholder management – New from PMBOK 5
• Communications management
• Project change management
• Risk management

The project plan document may include the following sections:

• Introduction: A high-level overview of the project.
• Project management approach: The roles and authority of team members. It represents the executive summary of the project management plan.
• Project scope: The scope statement from the Project charter should be used as a starting point with more details about what the project includes and what it does not include (in-scope and out-of-scope).
• Milestone list: A list of the project milestones (the stop points that helps evaluating the progress of the project). This list includes the milestone name, a description about the milestone, and the date expected.
• Schedule baseline and work breakdown structure: The WBS which consists of work packages and WBS dictionary, which defines these work packages, as well as schedule baseline, which is the reference point for managing project progress, are included here.
• Project management plans: This section contains all management plans of all project aspects.
• Change management plan
• Communication management plan
• Cost management plan
• Procurement management plan
• Project scope management plan
• Schedule management plan
• Quality management plan
• Risk management plan
• HR or staffing management plan
• Resource calendar: Identify key resources needed for the project and their times and durations of need.
• Cost baseline: This section includes the budgeted total of each phase of the project and comments about the cost.
• Quality baseline: Acceptable levels of quality.
• Sponsor acceptance: Some space for the project sponsor to sign off the document.

• Project planning