نظام إدارة الموردين

نظام إدارة الموردين ( VMS ) هو تطبيق متصل بالإنترنت ، وغالبًا ما يكون قائمًا على الويب، ويعمل كآلية للشركات لإدارة وتوفير خدمات التوظيف - المؤقتة، وفي بعض الحالات، الدائمة - بالإضافة إلى العمالة الخارجية المتعاقدة أو المؤقتة. تشمل الميزات النموذجية لتطبيق VMS توزيع الطلبات، والفواتير الموحدة، وتحسينات كبيرة في إمكانيات إعداد التقارير التي تتفوق على الأنظمة والعمليات اليدوية. ^{[ 1 ]}

في القطاع المالي، وبسبب اللوائح الأخيرة (انظر FRB SR13-19؛ ^{[ 2 ]} OCC 2013-29 ^{[ 3 ]} وCFPB 2012-03 ^{[ 4 ]} )، تتطلب إدارة الموردين تصنيفًا متسقًا للمخاطر وبذل العناية الواجبة لإدارة مخاطر الأطراف الثالثة. وقد أعادت العديد من المؤسسات تصنيف برامجها أو تغيير مسمياتها إلى إدارة مخاطر الأطراف الثالثة (TPRM) لتتوافق مع المصطلحات المستخدمة من قبل الهيئات التنظيمية.

القوى العاملة المؤقتة هي مجموعة من العاملين الذين يعملون لدى مؤسسة ما بشكل غير دائم، ويُعرفون أيضاً بالعاملين المستقلين ، أو المهنيين المستقلين، أو العاملين بعقود مؤقتة، أو المتعاقدين المستقلين، أو الاستشاريين. يُعد نظام إدارة القوى العاملة المؤقتة (VMS) أحد أنواع إدارة القوى العاملة المؤقتة . وهناك مصطلحات أخرى عديدة مرتبطة بنظام إدارة القوى العاملة المؤقتة، وكلها ذات صلة بالقوى العاملة المؤقتة، أو بقطاع التوظيف.

المورد هو شخص أو مؤسسة تقوم ببيع أو توريد العمالة المؤقتة. ويمكن أن يكون المورد مستشارًا مستقلاً، أو شركة استشارية، أو شركة توظيف (والتي يمكن تسميتها أيضًا بالمورد - لأنها توفر العمالة أو الخبرة بدلاً من بيعها مباشرة) . ^{[ 1 ]}

المورد المتواجد في الموقع (VOP ) هو مورد يُقيم متجره في مقر العميل، ويتولى مسؤولية تلبية احتياجات العميل من العمالة. ^{[ 1 ]} ويقوم المورد المتواجد في الموقع بذلك إما عن طريق توفير العمالة مباشرةً منه أو من موردين آخرين قد ينافسهم. كما يتولى المورد المتواجد في الموقع إدارة وتنسيق هذه العمالة لصالح العميل.

تتولى شركات إدارة الخدمات (MSP ) إدارة الموردين وقياس فعاليتهم في التوظيف وفقًا لمعايير العميل ومتطلباته. لا تقوم هذه الشركات عادةً بالتوظيف المباشر، بل تسعى إلى إيجاد أفضل موردي الموردين بما يتناسب مع متطلبات العميل. وهذا، في جوهره، يجعل شركات إدارة الخدمات أكثر حيادية من شركات التوظيف التقليدية (VOP) في البحث عن الكفاءات، لأنها لا توفر العمالة بنفسها. ^{[ 1 ] [ 5 ]}

نظام إدارة الموردين (VMS) هو أداة، وتحديداً برنامج حاسوبي ، يقوم بتوزيع متطلبات الوظائف على شركات التوظيف، ووكالات التوظيف، وشركات الاستشارات، وغيرهم من الموردين (مثل الاستشاريين المستقلين). ^{[ 1 ]} وهو يُسهّل عملية المقابلة والتوظيف، بالإضافة إلى الموافقة على تحصيل ساعات العمل ودفعها.

نظام إدارة الخدمات المتعاقد عليها (CSM ) هو أداة تتكامل مع أنظمة التحكم بالوصول في المصافي الكبيرة والمصانع ومرافق التصنيع، بالإضافة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وذلك لتسجيل ساعات العمل والبيانات في الوقت الفعلي بين المقاولين والعميل. يتطلب هذا النوع من الأنظمة عادةً جهدًا تعاونيًا بين المقاول ومالك المنشأة لتبسيط عملية تسجيل الوقت وتحسين شفافية تكاليف المشروع.

يُصمّم نظام صاحب العمل المُسجّل (EOR ) لتسهيل جميع جوانب إدارة المقاولين المستقلين، بما في ذلك التصنيف والتدقيق ومراجعات الامتثال. ويُساعد هذا النظام على تقليل مخاطر التوظيف المشترك، ويُمكّن الشركات من التعاقد مع المقاولين المستقلين وإدارتهم دون ضغوط عمليات التدقيق الحكومية أو الالتزامات الضريبية. ^{[ 6 ]}

يُعد نظام إدارة الموردين (VMS) تطورًا حديثًا نسبيًا في إدارة نفقات العمالة المؤقتة. وهو امتداد لمفهوم مزود الخدمة الرئيسي (MSP) أو المورد المحلي (VOP)، الذي انتشر على نطاق واسع في أواخر الثمانينيات وحتى منتصف التسعينيات عندما بدأت الشركات الكبرى بالبحث عن سبل لخفض تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية. كان مزود الخدمة الرئيسي أو المورد المحلي في الأساس موردًا رئيسيًا مسؤولًا عن إدارة احتياجات عملائه من العمالة المؤقتة/المتعاقدة في مواقعهم. وتماشيًا مع مفهوم الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات الأعمال (BPO) ، يُبرم المورد الرئيسي اتفاقيات مقاولة فرعية مع وكالات التوظيف المعتمدة.

من الجدير بالذكر أن تحديث أنظمة إدارة الموردين (VMS) بدأ بالتزامن مع تحقيق كتاب "إعادة هندسة الشركات" لمايكل هامر وجيمس تشامبي مبيعات هائلة. كانت الشركات الكبرى تبحث عن سبل للمنافسة في اقتصاد عالمي متزايد الترابط. تمثلت الميزة الرئيسية للشركات الأمريكية في ذلك الوقت في إدارات المشتريات لديها، التي كانت قادرة على توجيه طلبات توظيف الموظفين الجدد المتعاقدين إلى مصدر واحد (VOP)، وبالتالي خفض تكاليف الشراء من خلال تبسيط عملية الدفع. ونتيجة لذلك، لم تكن الشركات الأمريكية مضطرة إلا لكتابة شيك واحد لمورد واحد مقابل مئات الموردين.

مع ظهور الإنترنت، ظهرت أساليب جديدة لممارسة الأعمال، بما في ذلك الدفع الإلكتروني. وكان ظهور التجارة الإلكترونية، والتجارة بين الشركات، والمشتريات الإلكترونية، وغيرها، بمثابة الحافز الذي أدى إلى انطلاق صناعة أنظمة إدارة الموردين. ومع بدء الشركات في دمج مفهوم التجارة الإلكترونية، بدأت المزادات الإلكترونية بالظهور. وادّعت هذه الشركات أن القيمة المضافة تكمن في إمكانية خفض الإنفاق على شراء لوازم المكاتب، واللوازم الصناعية، وغيرها من السلع، وذلك عن طريق طرح طلبات الشراء هذه للمزايدة عبر مزاد إلكتروني.

في عام ١٩٩٣، أدركت إحدى الشركات المتخصصة في إدارة نفقات العمالة المؤقتة فرصةً هائلة، وهي شركة Geometric Results Inc. (GRI). كانت GRI في الأصل شركة تابعة مملوكة بالكامل لشركة فورد موتور ، وهي التي طورت أحد أوائل تطبيقات إدارة العمالة المؤقتة الهامة في هذا القطاع، وهو PeopleNet. بدأ PeopleNet كعملية يدوية، ثم أُدخلت عليه بعض الأتمتة في عام ١٩٩٥. وبعد عام، أصبح PeopleNet نظامًا آليًا لإدارة العمالة المؤقتة. إجمالًا، أدارت GRI ما يقارب ٢٠٠ مليون دولار من النفقات في فورد. في عام ١٩٩٧، استحوذت شركة MSX International على GRI وواصلت نموها في السوق، مقدمةً نظامًا لإدارة العمالة المؤقتة محايدًا للبائعين في قطاع صناعة السيارات.

أطلقت MSXI لاحقًا برنامجًا جديدًا خاصًا بها على الإنترنت، وهو b2bBuyer، واستمر البرنامج في النمو مع توسع عمليات MSXI في أوروبا. ويعود نجاحها إلى أفضل الممارسات والتقنيات المدعومة بنموذج محايد للبائعين. كما أنشأت MSXI شركة تابعة مملوكة بنسبة 51/49 للأقليات، وأعادت تصميم تطبيقها الإلكتروني تحت اسم "TechCentral" لخدمة مورد قطع غيار جنرال موتورز السابق، شركة دلفي. واليوم، استحوذت مجموعة بارتك، وهي شركة توظيف مملوكة للأقليات ومزود خدمات مُدارة جديد، على نظام إدارة الموردين (VMS) الخاص بشركة دلفي في عام 2006، وتُدير البرنامج حاليًا باستخدام منصة Fieldglass VMS.

في الوقت نفسه، أطلقت شركة ProcureStaff Technologies حلاً محايداً للموردين لإدارة رأس المال البشري عام 1996. ^{[ 7 ]} انفصلت ProcureStaff Technologies كشركة تابعة لشركتها الأم، Volt Information Sciences، لتلبية الحاجة المُلحة إلى حيادية الموردين في شراء هذه السلعة. طبقت ProcureStaff Technologies نموذجاً محايداً للموردين مع أول عميل لها، وهي شركة اتصالات عالمية، لأنه عزز المنافسة من خلال فتح باب الطلبات أمام عدد أكبر من موردي التوظيف المؤهلين مسبقاً دون تحيز أو محاباة. وشملت الفوائد التي حققها العميل تقليل أوقات دورة العمل وخفض إجمالي الإنفاق على العمالة المؤقتة.

لم يمضِ وقت طويل حتى دخلت شركات أخرى، متلهفة للاستفادة من السوق المتنامية، إلى المنافسة. ورغم أن شركة تشايمز كانت شركة تابعة مملوكة بالكامل لشركة كمبيوتر هورايزونز، إلا أن ما ميّزها عن غيرها من مزودي أنظمة إدارة الموردين (VMS) الناشئين آنذاك هو أنها قدّمت نفسها كمزود "محايد" لخدمات إدارة العمليات التجارية (BPO)، بدلاً من كونها مجرد شركة تقنية تُرخّص برامجها الخاصة بأنظمة إدارة الموردين. تمثلت القيمة المضافة لشركة تشايمز في إنشاء مكتب برامج (PO) وتزويده بالموظفين اللازمين، بحيث يتكامل مع عمليات المشتريات والموارد البشرية والمحاسبة لدى العميل. أي أن تشايمز أدركت أن مجرد ترخيص برامجها لعملائها استراتيجية لا تضمن نجاح تطبيق مفهوم أنظمة إدارة الموردين وتحقيق فوائده.

في فبراير 2007، استحوذت شركة أكسيوم إنترناشونال على شركة تشايمز من شركتها الأم (CHC) ودمجتها مع شركة إنسيمبل وورك فورس سوليوشنز. ^{[ 8 ]} وشكّلت الشركتان معًا شركة ECG (إنسيمبل تشايمز غلوبال)، أكبر مزود لأنظمة إدارة الموردين في العالم. أدّت مخالفات مالية إلى انهيار غير متوقع لشركة تشايمز (ECG) وشركتها الأم أكسيوم في أوائل عام 2008. في يناير 2008، تقدّمت شركة أكسيوم إنترناشونال، الشركة الأم لشركة إنسيمبل تشايمز غلوبال، بطلب إفلاس بموجب الفصل السابع في لوس أنجلوس ، وتوقّفت كلٌّ من أكسيوم إنترناشونال وإنسيمبل تشايمز غلوبال عن العمل. في 24 يناير 2008، أعلنت شركة بيلاين، وحدة أعمال حلول القوى العاملة التابعة لمجموعة MPS ، فوزها بالمزايدة على أصول شركة تشايمز.

وجدت مجموعة أبردين ، وهي منظمة بحثية مستقلة، أن أقل من 17% من الشركات التي طبقت برنامجًا لإدارة القوى العاملة المؤقتة لديها قد شهدت تحسنًا في الإنفاق ومؤشرات أداء دورة الإنتاج. وهذا يدعم رأي تشايمز بأن أفضل التطبيقات هي تلك التي تركز على تحسين عمليات الأعمال بدلًا من مجرد بيع أداة للعميل.

بحلول عام 2002، تجاوز عدد مزودي حلول إدارة الموردين 50 مزودًا. وأصبح البرنامج الآن قائمًا على الإنترنت، مما مكّن أصحاب المصلحة - مديري التوظيف لدى العملاء، وموظفي مكتب برنامج إدارة الموردين، والموردين - من الوصول إلى النظام عبر الإنترنت. وشملت المزايا النموذجية ما يلي:

• تبسيط سير عمل الموافقة على الطلبات
• تقليل أوقات دورة التعبئة
• تبسيط إدارة الموردين ^{[ 9 ]}
• توحيد/إدارة أسعار الفواتير
• تحسين قاعدة الموردين
• الفواتير الموحدة
• تحسين الأمن وإدارة الأصول
• توافر مقاييس أداء الموردين
• الشفافية والتحكم في التكاليف المتعلقة بالإنفاق غير التقليدي
• انخفاض بنسبة 10-20% في الإنفاق على العمالة المؤقتة

• القوى العاملة المؤقتة
• منظمة أصحاب العمل المحترفين
• الموارد البشرية
• إدارة الموارد البشرية
• العمالة المؤقتة
• إدارة المقاولين
• شفافية تكاليف تكنولوجيا المعلومات