إدارة الوقت

الموسوعة الحرة
الجدول اليومي لبنيامين فرانكلين

إدارة الوقت هي عملية تخطيط وممارسة التحكم الواعي في الوقت الذي يقضيه المرء في أنشطة محددة، وخاصة لزيادة الفعالية والكفاءة والإنتاجية . [ 1 ]

يشمل تنظيم الوقت متطلبات العمل والحياة الاجتماعية والأسرة والهوايات والاهتمامات الشخصية والالتزامات. يمنح الاستخدام الفعال للوقت الأفراد خيارات أوسع في إدارة أنشطتهم. [ 2 ] يمكن الاستعانة بمجموعة من المهارات والأدوات والتقنيات لتنظيم الوقت، لا سيما عند إنجاز مهام ومشاريع وأهداف محددة ذات مواعيد نهائية . [ 3 ]

وجهات النظر الثقافية

قد تؤثر الاختلافات في نظرة الثقافات المختلفة للوقت على كيفية إدارتها. فعلى سبيل المثال، تُعتبر النظرة الخطية للوقت طريقةً لتصوره على أنه يتدفق من لحظة إلى أخرى بشكل خطي. وتسود هذه النظرة الخطية في أمريكا ومعظم دول شمال أوروبا، مثل ألمانيا وسويسرا وإنجلترا. [ 4 ] يميل الناس في هذه الثقافات إلى إيلاء أهمية كبيرة لإدارة الوقت بكفاءة، ويتجنبون القرارات أو الإجراءات التي قد تؤدي إلى إهدار الوقت. [ 4 ] وترتبط هذه النظرة الخطية للوقت بكون هذه الثقافات أكثر "أحادية التزامن"، أو تفضيلها القيام بمهمة واحدة فقط في كل مرة. ونتيجةً لذلك، غالبًا ما يؤدي هذا التركيز على الكفاءة إلى ثقافة الالتزام بالمواعيد النهائية والتأكيد الشديد على الوفاء بها. [ 5 ]

يُعدّ مفهوم الوقت متعدد الأنشطة أحد النظريات الثقافية الأخرى للوقت. ففي الثقافات متعددة الأنشطة، يشعر معظم الناس بأنّ إنجاز المزيد من الأنشطة أو المهام في وقت واحد أفضل، مما يُولّد شعورًا بالسعادة. [ 4 ] وتُعرف هذه الثقافات بتعدد المهام، أي تفضيلها لإنجاز مهام متعددة في آنٍ واحد. وتبرز هذه النظرة في معظم دول جنوب أوروبا، مثل إسبانيا والبرتغال وإيطاليا. [ 4 ] وفي هذه الثقافات، يميل الناس غالبًا إلى قضاء وقتهم في الأمور التي يعتبرونها أكثر أهمية، كإعطاء أهمية كبيرة لإنهاء المحادثات الاجتماعية. [ 4 ] أما في بيئات العمل، فغالبًا ما يُقلّلون من الاهتمام بمدة الاجتماعات، ويركّزون بدلًا من ذلك على جودة الاجتماعات. وبشكل عام، يميل التركيز الثقافي إلى التآزر والإبداع أكثر من الكفاءة. [ 6 ]

يُعدّ المنظور الزمني الدوري أحد أبرز وجهات النظر الثقافية للزمن. ففي الثقافات الدورية، لا يُنظر إلى الزمن على أنه خطي ولا يرتبط بالأحداث. ولأن الأيام والشهور والسنوات والفصول والأحداث تتكرر بانتظام، يُنظر إلى الزمن على أنه دوري. وبناءً على هذا المنظور، لا يُعتبر الوقت مُهدرًا لأنه سيعود دائمًا لاحقًا، وبالتالي فهو غير محدود. [ 4 ] ينتشر هذا المنظور الزمني الدوري في معظم دول آسيا، بما فيها اليابان والصين. ومن الأهمية بمكان في الثقافات التي تتبنى مفاهيم دورية للزمن التركيز على إنجاز المهام على أكمل وجه، ولذلك يقضي معظم الناس وقتًا أطول في التفكير في القرارات وتأثيرها قبل تنفيذ خططهم. [ 6 ] يميل معظم الناس في الثقافات الدورية إلى إدراك أن الثقافات الأخرى لديها وجهات نظر مختلفة للزمن، وهم على دراية بذلك عند التصرف على الصعيد العالمي. [ 7 ] ونتيجة لذلك، غالبًا ما يؤدي هذا الوعي إلى التركيز بشكل أكبر على العلاقات وجودة التفاعلات بدلًا من الالتزام الصارم بالجداول الزمنية. [ 8 ]

علم النفس العصبي

قد ينتج عن اضطراب نقص الانتباه مع فرط النشاط (ADHD) عدم القدرة المفرطة والمزمنة على إدارة الوقت بفعالية . [ 9 ] تشمل معايير التشخيص الشعور بنقص الإنجاز، وصعوبة التنظيم، وصعوبة البدء، وصعوبة إدارة العديد من المشاريع المتزامنة، وصعوبة المتابعة. [ 10 ]

طُرق

تنظيم قائمة المهام

غالباً ما يتم ترتيب أولويات قوائم المهام بالطرق التالية:

  • تُنسب قائمة المهام، المرقمة حسب أهميتها والتي تُنفذ بهذا الترتيب واحدة تلو الأخرى حسب الوقت المتاح يوميًا، إلى المستشارة آيفي لي باعتبارها أنفع نصيحة تلقاها تشارلز إم. شواب ، رئيس شركة بيت لحم للصلب . [ 11 ] [ 12 ] [ 13 ]
  • كان آلان ليكين من أوائل المؤيدين لترتيب الأولويات "ABC" ، وذلك في عام 1973. في نظامه، كانت العناصر "A" هي الأكثر أهمية ("A-1" هي الأكثر أهمية ضمن تلك المجموعة)، و"B" هي ثاني أهم العناصر، و"C" هي الأقل أهمية. [ 14 ]
  • لترتيب أولويات قائمة المهام اليومية، يتم تسجيل المهام إما حسب الأولوية القصوى ، أو بترقيمها بعد إدراجها ("1" للأولوية القصوى، "2" للأولوية الثانية، وهكذا) مما يشير إلى ترتيب تنفيذها. الطريقة الأخيرة أسرع عمومًا، إذ تسمح بتسجيل المهام بسرعة أكبر. [ 15 ]

أكد العديد من الكتاب على الصعوبات المحتملة المتعلقة بقوائم المهام مثل القائمة التالية.

  • لكي يظل نظام المهام مرنًا، يجب أن يسمح بالظروف غير المتوقعة. [ 16 ]
  • ولتجنب الوقوع في نمط هدر للموارد، ينبغي أن يتضمن نظام المهام أيضًا جلسات تخطيط وتقييم منتظمة (شهرية، نصف سنوية، وسنوية)، وذلك للقضاء على أوجه القصور وضمان سير المستخدم في الاتجاه المطلوب. [ 17 ]

GTD (إنجاز الأمور)

تعتمد طريقة "إنجاز المهام" (Getting Things Done) ، التي ابتكرها ديفيد ألين ، على إنهاء المهام الصغيرة فورًا، وتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر للبدء بإنجازها الآن. [ 18 ] يرتكز جوهر هذه الطريقة على تشجيع المستخدم على تدوين مهامه وأفكاره على الورق وتنظيمها بأسرع وقت ممكن ليسهل عليه رؤيتها وإدارتها. يقول ألين: "الحقيقة هي أن الاحتفاظ بشيء ما في ذهنك يتطلب طاقة أكبر من تدوينه". [ 18 ] [ 19 ]

بومودورو

طُورت تقنية "بومودورو" لفرانشيسكو سيريلو في أواخر ثمانينيات القرن العشرين، وجرى تطويرها تدريجيًا حتى تم تحديدها رسميًا عام ١٩٩٢. سُميت التقنية تيمنًا بمؤقت مطبخ على شكل طماطم، استخدمه سيريلو في البداية خلال دراسته الجامعية. تُوصف "بومودورو" بأنها الوحدة الزمنية الأساسية في هذه التقنية، وتُعرف تقليديًا بأنها ٣٠ دقيقة، تتكون من ٢٥ دقيقة عمل و٥ دقائق استراحة. كما يوصي سيريلو بأخذ استراحة أطول تتراوح بين ١٥ و٣٠ دقيقة بعد كل أربع دورات بومودورو. [ ٢٠ ]

مخطط فرانكلين

مخطط فرانكلين هو نظام لإدارة الوقت يعتمد على الورق، ابتكره هايروم دبليو سميث وسُمّي تيمنًا ببنيامين فرانكلين ، وقد لاقى رواجًا واسعًا خلال ثمانينيات وتسعينيات القرن الماضي. تركز هذه المنهجية على ربط المهام اليومية بالأهداف طويلة الأجل والقيم الشخصية، مُروّجةً لمفهوم "البدء والغاية في ذهنك" لضمان توافق الأنشطة اليومية مع أهداف الحياة الأوسع [ 21 ] . يستخدم النظام مخططًا على شكل مجلد ذي حلقات، يحتوي على صفحات مُخصصة للتخطيط اليومي، وتقاويم شهرية وأسبوعية، وأوراق عمل لتحديد الأهداف، وتمارين لتوضيح القيم. يتميز هذا النظام بنظام أولويات ABC المُدمج مع تصنيفات رقمية (A1، A2، B1، إلخ) لتحديد أولويات المهام، حيث يُمثل A المهام الحيوية، وB المهام المهمة، وC المهام المُستحبة.

طريقة أيزنهاور

مصفوفة أيزنهاور أساسية للمساعدة في تقييم مدى الإلحاح والأهمية. يمكن وضع العناصر في نقاط أكثر دقة داخل كل ربع.

تُعدّ طريقة أيزنهاور، أو مبدأ أيزنهاور، منهجًا يستخدم مبدأي الأهمية والإلحاح لتنظيم الأولويات وعبء العمل. ويستند هذا المنهج إلى مقولة تُنسب إلى دوايت د. أيزنهاور : "لديّ نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة. العاجلة ليست مهمة، والمهمة ليست عاجلة أبدًا." [ 22 ] لم ينسب أيزنهاور هذه الفكرة لنفسه، بل نسبها إلى "رئيس جامعة سابق" لم يذكر اسمه. [ 23 ]

باستخدام مبدأ أيزنهاور لاتخاذ القرار، تُقيّم المهام وفقًا لمعياري الأهمية/عدم الأهمية والعاجلة/غير العاجلة، [ 24 ] ثم تُوضع في أرباع مصفوفة أيزنهاور المناسبة. بعد ذلك، تُعالج المهام الموجودة في الأرباع على النحو التالي.

  1. يتم إنجاز مهام الربع المهم/العاجل على الفور وبشكل شخصي
  2. تُحدد مهام الربع المهم/غير العاجل بتاريخ انتهاء ويتم إنجازها شخصيًا
  3. يتم تفويض مهام الربع غير المهمة/العاجلة
  4. يتم إسقاط مهام الربع غير المهمة/غير العاجلة

انظر أيضاً

مراجع

  1. ↑ "إدارة الوقت | التعريف" .
  2. ↑ ستيلا كوتريل (2013). دليل مهارات الدراسة بقلم ستيلا كوتريل (جامعة ليدز) . بالغراف ماكميلان. ص 123+. ISBN  978-1-137-28926-1.
  3. ↑ "إدارة الوقت: 10 استراتيجيات لإدارة أفضل للوقت" . extension.uga.edu . تم الاطلاع عليه بتاريخ 31-10-2024 .
  4. 1 2 3 4 5 6 الاتصالات، ريتشارد لويس (عالم لغوي ذو شهرة عالمية). "كيف تفهم الثقافات المختلفة الزمن" . بزنس إنسايدر . تم الاسترجاع في 4 ديسمبر 2018 .
  5. ↑ دراغونز، جوريس ج. (26 فبراير 2007). "تأثير الثقافة في مكان العمل وخارجه" . مراجعات في الأنثروبولوجيا . 36 (1): 43-58 . doi : 10.1080/00938150601177579 . ISSN 0093-8157 . 
  6. 1 2 بانت، بهاسكار (23 مايو 2016). "كيف تختلف نظرة الثقافات المختلفة إلى المواعيد النهائية" . مجلة هارفارد للأعمال . تم الاطلاع عليه بتاريخ 4 ديسمبر 2018 .
  7. ↑ دورانتي، جيانكارلو؛ دي براتا، أولفرز (2009). "كل شيء يتعلق بالوقت: هل له نفس المعنى في جميع أنحاء العالم؟" .
  8. ↑ دينيس، فيليب أ.؛ هول، إدوارد ت. (1984). "رقصة الحياة: البُعد الآخر للزمن" . التاريخ الإثني . 31 (4): 309. doi : 10.2307/482722 . ISSN 0014-1801 . JSTOR 482722 .  
  9. ↑ "المعهد الوطني للصحة العقلية - اضطراب نقص الانتباه مع فرط النشاط" . www.nimh.nih.gov . مؤرشف من الأصل بتاريخ 29-12-2016 . تم الاطلاع عليه بتاريخ 05-01-2018 .
  10. ↑ هالويل، إدوارد م .؛ رايتي، جون ج. (1994). التشتت: التعرف على اضطراب نقص الانتباه والتعامل معه من الطفولة إلى البلوغ . تاتشستون. ص 73-76 . ISBN  9780684801285تم الاطلاع عليه بتاريخ 30 يوليو 2013 .
  11. ↑ ماكنزي، أليك (1972). فخ الزمن ( الطبعة الثالثة). أماكوم - قسم من جمعية الإدارة الأمريكية. الصفحات 41-42 . ISBN   081447926X.
  12. ↑ ليبوف، مايكل (1979). العمل بذكاء . دار وارنر للنشر. الصفحات 52-54 . ISBN  0446952737.
  13. ↑ نايتنجيل، إيرل (1960). "الجلسة 11. أعظم مغامرة اليوم" . برنامج " قيادة الميدان " (برنامج صوتي كامل). نايتنجيل-كونانت. مؤرشف من الأصل بتاريخ 8 يناير 2013.
  14. ↑ ليكين، آلان (1973). كيف تتحكم بوقتك وحياتك . نيويورك: بي إتش وايدن. رقم ISBN 0-451-13430-3.
  15. ↑ مورغنسترن، جولي (2004). إدارة الوقت من الداخل إلى الخارج: النظام الأمثل للتحكم في جدولك الزمني وحياتك (الطبعة الثانية ). نيويورك: هنري هولت/أول بوكس. ص 285. ISBN   0-8050-7590-9.
  16. ↑ هورتون، توماس. نيويورك. مفارقة الرئيس التنفيذي (1992)
  17. ↑ مقال "طغيان العاجل" لتشارلز هومل 1967
  18. 1 2 هامرسلي، بن (28 سبتمبر 2005). "تعرّف على الرجل الذي يستطيع أن يُرتب عالمك" . صحيفة الغارديان . لندن: غارديان نيوز آند ميديا ​​ليمتد . تم الاطلاع عليه في 5 مارس 2010 .
  19. ↑ فيراري، جوزيف ر. (أغسطس 2015). "إنجاز الأمور في الوقت المحدد" . علم النفس السريري في أكسفورد . doi : 10.1093/med:psych/9780195130447.003.0002 .
  20. ↑ سيريلو، فرانشيسكو (14 أغسطس 2018). تقنية بومودورو: نظام إدارة الوقت الشهير الذي غيّر طريقة عملنا . دار كراون للنشر. رقم ISBN 978-1-5247-6071-7.
  21. ↑ سميث، هايروم دبليو. (1994). القوانين الطبيعية العشرة لإدارة الوقت والحياة بنجاح . دار وارنر للنشر. رقم ISBN 978-1-4000-5217-2.
  22. ↑ دوايت د. أيزنهاور (19 أغسطس 1954). خطاب في الجمعية الثانية لمجلس الكنائس العالمي . مؤرشف من الأصل بتاريخ 2 أبريل 2015. إيفانستون، إلينوي. (تم الاطلاع عليه بتاريخ 31 مارس 2015).
  23. ↑ تُفصّل المعلومات الأساسية حول اقتباس أيزنهاور وكيفية استخدامه في وسائل الإعلام لاحقًا في: أوتول، غارسون (9 مايو 2014). "ما هو مهم نادرًا ما يكون عاجلًا، وما هو عاجل نادرًا ما يكون مهمًا" . موقع Quote Investigator .{{cite web}}: CS1 maint: deprecated archiveal service ( link )
  24. ↑ دريك باير (10 أبريل 2014)، "دوايت أيزنهاور توصل إلى رؤية مهمة حول الإنتاجية" مؤرشف في 2015-04-02 في Wayback Machine ، Business Insider ، (تم الوصول إليه في 31 مارس 2015)

للمزيد من القراءة