سكرتير الشركة

في الصين، يُشترط على كل شركة مُدرجة تعيين أمين سر لمجلس إدارتها. ووفقًا للمادة 124 من قانون الشركات لعام 2005، يُلزم القانون كل شركة مُدرجة بتعيين أمين سر لمجلس إدارتها. تشمل مسؤوليات أمين سر مجلس الإدارة إعداد اجتماعات المساهمين ومجالس الإدارة، وحفظ سجلات الشركة ومعلومات المساهمين، والتعامل مع الإفصاح عن المعلومات، وغيرها. وتوضح قواعد الإدراج ذات الصلة في الصين أن منصب أمين سر مجلس الإدارة هو منصب إداري. وتناقش هذه القواعد واجبات أمين سر مجلس الإدارة بالتفصيل. ووفقًا لـ" الأحكام الخاصة لمجلس الدولة بشأن طرح وإدراج أسهم الشركات المساهمة المحدودة في الخارج "، و" إرشادات النظام الأساسي للشركات المُدرجة"، و"قواعد إدراج الأسهم في بورصة شنغهاي"، و"قواعد إدراج الأسهم في بورصة شنتشن"، يُصنف أمين سر مجلس الإدارة ضمن فريق الإدارة العليا. وبناءً على هذه القواعد، يُمكن مقارنة منصب أمين سر مجلس الإدارة في الصين بمنصب أمين سر الشركة في العديد من الدول الأخرى.

في الهند، يتولى "معهد أمناء الشركات في الهند" (ICSI) ^{[ 3 ]} تنظيم مهنة أمناء الشركات. وهو هيئة مهنية قانونية تضم أكثر من 70,000 عضو منتسب. كما يضم المعهد أكثر من 200,000 طالب مسجل في دورة أمناء الشركات. وتشير التوقعات إلى أن الهند ستحتاج إلى حوالي 100,000 أمين شركة بحلول عام 2030.

يشغل أمناء الشركات المعتمدون مناصب رؤساء مجالس الإدارة، والرؤساء التنفيذيين، وأعضاء مجالس الإدارة غير التنفيذيين، بالإضافة إلى مناصب تنفيذية وأمينة سر الشركات. كما يُعرف بعض أمناء الشركات المعتمدين في شركاتهم باسم المديرين التنفيذيين/المديرين لشؤون أمانة الشركات أو مديري شؤون أمانة الشركات.

جميع الشركات المسجلة بموجب قانون الشركات لعام 2014 ملزمة بتعيين سكرتير للشركة، والذي قد يكون أيضًا مديرًا للشركة.

يجب أن يمتلك سكرتير الشركة ذات المسؤولية المحدودة الخاصة "المهارات أو الموارد اللازمة لأداء واجباته القانونية وغيرها من الواجبات"، ^{[ 4 ]} بينما يجب أن يستوفي سكرتير الشركة ذات المسؤولية المحدودة العامة اثنين من المعايير الثلاثة التالية قبل التعيين: ^{[ 5 ]}

على الرغم من أن سكرتير الشركة هو أحد مسؤولي الشركة، إلا أن قوانين الشركات لا تنص صراحة على واجبات السكرتير.

تشمل الواجبات القانونية التالية عادةً، ولكن ليس حصراً، ما يقوم به أمين سر الشركة:

تشمل الواجبات غير القانونية التالية التي يقوم بها أمين سر الشركة عادةً، ولكن ليس حصراً:

يُخصص لقب "السكرتير المعتمد" للأعضاء المؤهلين في الفرع الأيرلندي لمعهد الحوكمة المعتمد.

في ماليزيا، ينص قانون الشركات لعام 2016 ^{[ 9 ]} على إلزام كل شركة بتعيين سكرتير واحد على الأقل. ويجب تعيين السكرتير خلال الثلاثين يومًا الأولى من تاريخ التأسيس، وإلا ستُفرض غرامة على أعضاء مجلس الإدارة، مما قد يعرضهم لخطر الإدراج في القائمة السوداء. وتشمل مسؤوليات السكرتير ما يلي:

• إعداد اجتماعات مجلس الإدارة والاجتماع العام السنوي (AGM) - اعتبارًا من عام 2016 بموجب قانون الشركات المعدل، لم يعد الاجتماع العام السنوي ضروريًا للشركات ذات المسؤولية المحدودة الخاصة (Sendirian Berhad أو Sdn Bhd).
• تقديم الإقرارات السنوية إلى هيئة تسجيل الشركات (CSM باللغة الإنجليزية)
• تعديلات على دستور الشركة
• حفظ الوثائق القانونية
• تقديم تحديثات إلى هيئة تسجيل الشركات بشأن أمور مثل تغييرات اسم الشركة أو عنوانها، وإصدار الأسهم، والتغييرات في المديرين والمساهمين، وما إلى ذلك.

لا يجوز تعيين سكرتير شركة إلا لمن يستوفي الشروط المنصوص عليها في المادة 235 (2) من قانون الشركات لعام 2016. ^{[ 10 ]} والهيئة المهنية الوحيدة في ماليزيا التي تمنح شهادة السكرتير المعتمد (FCIS/ACIS) هي المعهد الماليزي للسكرتيرين والإداريين المعتمدين (MAICSA)، وهو قسم من معهد الحوكمة المعتمد في المملكة المتحدة. إضافةً إلى المؤهلات المحددة في المادة 235 (2) من قانون الشركات لعام 2016 ، يجب على سكرتير الشركة أيضًا أن يحمل شهادة مزاولة مهنة سارية صادرة عن هيئة الشركات الماليزية (Suruhanjaya Syarikat Malaysia). ^{[ 11 ]}

يتعين على كل شركة في سنغافورة تعيين أمين سر للشركة في غضون ستة أشهر من تاريخ تأسيسها، وفقًا لما تنص عليه هيئة تنظيم الشركات والمحاسبة (ACRA). ^{[ 12 ]} إذا كان للشركة مدير واحد فقط، فلا يجوز له أن يكون أمين سر الشركة. تشمل مسؤوليات أمين سر الشركة ما يلي:

• تقديم الإقرارات السنوية: يقوم بإعداد وتقديم معلومات دقيقة عن الشركة إلى هيئة تنظيم الشركات والمحاسبة (ACRA) .
• الاحتفاظ بالسجلات القانونية: تحديث السجلات مثل المديرين والمساهمين والرسوم.
• مراقبة المواعيد النهائية: يضمن استيفاء متطلبات اجتماعات الجمعية العمومية السنوية، وتقديم الملفات، وغيرها من المتطلبات في الوقت المحدد.
• التواصل مع هيئة تنظيم الشركات والمحاسبة (ACRA): إدارة المراسلات المتعلقة بتغييرات تفاصيل الشركة أو التعيينات.

بالنسبة للشركات العامة، يجب أن يكون السكرتير وكيلاً مسجلاً لتقديم الملفات أو فرداً مؤهلاً.

في جنوب أفريقيا، يُلزم القانون جميع الشركات العامة والشركات المملوكة للدولة بتعيين أمين سر. وتُحدد أدوار ومسؤوليات أمين السر في قانون الشركات رقم 71 لسنة 2008. أما بالنسبة للشركات المدرجة في البورصة، فقد تم توضيح هذه الأدوار وتوسيع نطاقها بموجب تقرير كينغ الرابع . ^{[ 13 ]} إضافةً إلى ذلك، يتعين على الشركات غير الربحية التي تبنت طواعيةً أحكام "تعزيز المساءلة والشفافية" الواردة في قانون الشركات تعيين أمين سر يكون دوره مماثلاً لدور أمين سر الشركات العامة. ^{[ 14 ]}

في سريلانكا، ينص قانون الشركات رقم 7 لسنة 2007 على ضرورة تعيين أمين سر لكل شركة مسجلة. ويشترط على أمين السر أن يكون مسجلاً لدى دائرة تسجيل الشركات لممارسة مهامه. وتشمل شروط الأهلية للعمل كأمين سر ما يلي:

• مواطن سريلانكي
• يجب على المحامي أو المحاسب القانوني أو أي شخص آخر مطلوب منه اتباع برنامج دراسي من قبل الوزير المختص
• يمكن تعيين المتقدمين الذين لديهم خبرة تزيد عن 20 عامًا في مجال سكرتارية الشركات بعد إجراء مقابلة مع مسجل الشركات.

أُلغي الشرط القانوني الذي يُلزم الشركات الخاصة في المملكة المتحدة بتعيين أمين سر بموجب قانون الشركات لعام 2006 ، اعتبارًا من 8 أبريل 2008. ولا يوجد الآن أي التزام قانوني بهذا الشرط ما لم ينص النظام الأساسي للشركة على خلاف ذلك. ^{[ 15 ]} إذا لم يكن لدى الشركة الخاصة أمين سر، فإن واجبات ومسؤوليات سكرتارية الشركة تقع على عاتق أعضاء مجلس إدارتها. مع ازدياد عدد المؤسسات الاجتماعية وشركات المصلحة المجتمعية، يزداد الطلب على أمين سر في القطاعات التطوعية والمجتمعية، وكذلك في شركات التجارة الخاصة العادية. ولا تزال الشركات المساهمة العامة في المملكة المتحدة ملزمة بتعيين أمين سر رسمي. ^{[ 16 ]}

يُعدّ السكرتيرون المعتمدون سادس أعلى الموظفين أجراً في المملكة المتحدة وفقاً للمسح السنوي لساعات العمل والأجور الصادر عن مكتب الإحصاءات الوطنية (مارس 2010).

تعتمد المسؤوليات الدقيقة لأمين سر الشركة على حجم الشركة وطبيعتها، ولا يوجد تعريف قانوني لماهية هذه المسؤوليات، ولكنها تشمل بشكل عام بعض أو كل ما يلي: ^{[ 17 ]}

• الاحتفاظ بالسجلات القانونية للشركة؛
• تحديث السجلات التي تحتفظ بها شركة Companies House ؛
• الحفاظ على المكتب المسجل للشركة ؛

• تقديم المشورة لمجلس الإدارة بشأن مسؤولياتهم القانونية والشركاتية ومسائل حوكمة الشركات ؛

• تنظيم اجتماعات مجلس إدارة الشركة واجتماعها السنوي العام ؛
• تدوين محاضر اجتماعات مجلس الإدارة؛
• ضمان امتثال الشركة للالتزامات القانونية؛
• إدارة وتخزين سجلات الشركة، على سبيل المثال فيما يتعلق بالاستثمارات، والعقارات، والرواتب، والتأمين، والمحاسبة، والضرائب ( ضريبة القيمة المضافة ، وضريبة الدخل على الرواتب ، وضريبة الشركات )؛ و
• حلقة وصل بين الشركة وأصحاب المصلحة والمساهمين

في المملكة المتحدة، يُمكن تأهيل أمين سر الشركة من خلال اجتياز امتحان والحصول على عضوية معهد الحوكمة المعتمد (CGI)، وهو المؤهل الرئيسي المُخصص لأمناء سر الشركات. يُعنى معهد الحوكمة المعتمد بتطوير الإدارة المهنية والاعتراف بها، استنادًا إلى مزيج من الدراسات الجامعية والخبرة المُدققة بعناية وتزكية شخصين ذوي مكانة مهنية. ولا يحق لأحدٍ أن يُطلق عليه لقب "أمين سر معتمد" أو "أمين سر شركة معتمد" إلا إذا كان مؤهلًا بهذه الطريقة. أما كلية الأمناء والإداريين، التي تأسست عام 1930، فهي ثاني هيئة لأمناء سر الشركات في المملكة المتحدة، وتُركز حاليًا بشكل كبير على المساواة والحوكمة، ويُطلق على أعضائها لقب "أمناء سر شركات" أو "أمناء سر معتمدين". ومن المتوقع أن يكون أمناء سر الشركات المدرجة في البورصة مؤهلين مهنيًا من خلال معهد الحوكمة المعتمد، أحد الهيئات المهنية المعتمدة في مهنة المحاسبة، أو أن يكونوا قد تلقوا التدريب والخبرة المناسبين من خلال هيئة أخرى.

يخضع دور سكرتير الشركة لقانون الشركات في الولايات المتحدة، وهو مسؤول بشكل عام، ولكن ليس حصريًا، عن ما يلي: ^{[ 18 ]}

أصبح دور أمين سر الشركة بالغ الأهمية في الشركات المساهمة العامة في أمريكا الشمالية، مع تزايد التركيز على تقديم التوجيه بشأن مسائل حوكمة الشركات. وتُعتبر الحوكمة الرشيدة ضرورية لأداء مجلس الإدارة والشركة على حد سواء، لا سيما في نظر المساهمين، وخاصة المستثمرين المؤسسيين. وفي بعض الشركات، تمّ إضفاء الطابع الرسمي على وظيفة أمين سر الشركة كمستشار في مجال حوكمة الشركات، وغالبًا ما ينعكس ذلك في إضافة مسمى وظيفي جديد، مثل "رئيس قسم الحوكمة"، إلى مسمى وظيفته الحالي. ^{[ 18 ]}

نظراً للأدوار المهمة التي يلعبها سكرتير الشركة في مجال الأعمال، فإن الشركات المساهمة العامة والشركات الكبيرة تتطلب أن يكون سكرتير الشركة مدرباً بشكل مناسب، وذو خبرة، ومؤهلاً مهنياً لهذه المسؤوليات.

كثير من أمناء سر الشركات المساهمة العامة في أمريكا الشمالية محامون، وبعضهم يشغل منصب المستشار القانوني العام للشركة . ورغم أن هذا قد يكون مفيدًا في أداء مهامهم، إلا أنه قد يُثير لبسًا حول ما يُعد استشارة قانونية محمية بموجب السرية المهنية، وما يُعد استشارة تجارية. ^{[ 18 ]}