دليل الموظف

دليل الموظف ، والذي يُعرف أحيانًا أيضًا باسم دليل الموظف أو دليل الموظفين أو دليل سياسة الشركة ، هو كتاب يُقدمه صاحب العمل للموظفين.

يمكن استخدام دليل الموظف لجمع المعلومات المتعلقة بالتوظيف والوظيفة التي يحتاج الموظفون إلى معرفتها. وعادةً ما يحتوي على ثلاثة أنواع من المحتوى: ^{[ 1 ]}

1. ثقافي: بيان ترحيبي، ورسالة الشركة أو هدفها، وقيم الشركة، وغير ذلك.
2. معلومات عامة: ترتيبات العطلات، ومزايا الشركة، والسياسات غير المطلوبة بموجب القانون، وملخصات السياسات، والمزيد.
3. خاص بالحالة: سياسات الشركة، والقواعد، وإجراءات التأديب والتظلم، وغيرها من المعلومات المصممة على غرار قوانين أو لوائح العمل.

يُعدّ دليل الموظف، إن وُجد، جزءًا أساسيًا من عملية تعريف الموظفين الجدد بالشركة. ويُقدّم هذا الدليل المكتوب نصائح واضحة للموظفين، ويُرسّخ ثقافة تُعالج فيها المشكلات بنزاهة وشفافية.

على الرغم من أن الأمر يختلف غالبًا من شركة إلى أخرى، إلا أن المجالات المحددة التي قد يتناولها دليل الموظف تشمل ما يلي:

• بيان ترحيبي، قد يصف بإيجاز تاريخ الشركة، وأسباب نجاحها، وكيف يمكن للموظف المساهمة في النجاحات المستقبلية.
• المعلومات الثقافية ، مثل بيان المهمة أو الرؤية أو الغرض ، ومعلومات حول القيم التنظيمية ، ومعلومات تاريخية عن الشركة، و/أو بيان حول أهداف وغايات العمل.
• إجراءات التوجيه. يتضمن هذا عادةً تقديم نماذج استقطاع ضريبة الدخل المكتملة إلى مدير الموارد البشرية أو موظف آخر معين ، وتقديم إثبات الهوية والأهلية للعمل (وفقًا لقانون إصلاح ومراقبة الهجرة الأمريكي لعام 1986 )، وإثبات إجراء اختبار المخدرات (من قبل مركز طبي معتمد) وغيرها من النماذج المطلوبة.
• تعريفات العمل بدوام كامل وجزئي، والمزايا التي يحصل عليها كل تصنيف. بالإضافة إلى ذلك، يصف هذا القسم إجراءات تسجيل الوقت (مثل تعريف "أسبوع العمل"). وقد يتضمن هذا القسم أيضًا معلومات حول فترات الراحة اليومية (للغداء والاستراحة).
• معلومات حول رواتب الموظفين ومزاياهم (مثل الإجازات والتأمين). عادةً ما يحصل الموظفون الجدد على بعض المزايا، بالإضافة إلى مكافآت إضافية (مثل الاشتراك في برنامج حساب التقاعد 401K ، وإجازات إضافية، وزيادات في الراتب) بعد العمل في الشركة لفترة زمنية محددة. يتم توضيح هذه المزايا في هذا القسم.
• إرشادات وإجراءات السفر والمصروفات (T&E).
• معلومات حول أنواع الإجازات المختلفة، بما في ذلك العطلات الرسمية ، والإجازات المدفوعة ، والإجازات المرضية ، والإجازات الشخصية، والإجازات العسكرية، وإجازات الحداد، وإجازات التصويت. إذا كان صاحب العمل مشمولاً بقانون الإجازة العائلية والطبية الأمريكي لعام 1993 - عادةً ما يكون لديه 50 موظفًا أو أكثر - فإن دليل الموظفين يحتوي عادةً على معلومات حول هذا القانون، ويتضمن غالبًا سياسات محددة للإجازات الوالدية والطبية.
• تتضمن هذه الأقسام توقعات بشأن السلوك وسياسات التأديب، بما في ذلك سياسات السلوك في مجالات مثل التحرش الجنسي ، وتعاطي الكحول والمخدرات، والالتزام بالحضور؛ بالإضافة إلى أسباب الفصل (أي الطرد أو التسريح ) والإجراءات القانونية الواجبة . وقد يشمل هذا القسم أيضًا معلومات حول تقديم الشكاوى إلى المشرفين و/أو زملاء العمل، والتواصل بشأن المشكلات المتعلقة بالعمل مع المشرفين و/أو مديري الشركة.
• إرشادات لتقييم أداء الموظفين (مثل كيفية ووقت إجرائها).
• سياسات الترقية أو النقل أو خفض الرتبة إلى منصب معين.
• القواعد المتعلقة بالبريد؛ واستخدام الهاتف ومعدات الشركة والإنترنت والبريد الإلكتروني ؛ واستخدام الموظفين للمركبات الآلية في مهام العمل.
• إجراءات التعامل مع حوادث العمل، مثل تلك التي تؤدي إلى الإصابة.
• كيف يمكن للموظف إنهاء وظيفته طواعية (عن طريق التقاعد أو الاستقالة)، ومقابلات الخروج.
• يشترط هذا النظام على الموظفين الحفاظ على سرية معلومات العمل. ويشمل هذا عادةً معلومات حول الإفصاح عن سجلات ومعلومات الموظفين، بالإضافة إلى تحديد من يحق له الاطلاع على هذه المعلومات ومراجعتها.

تختلف مراجعات دليل الموظفين من شركة لأخرى. في العديد من الشركات الكبيرة، يصدر دليل منقح سنويًا أو على فترات منتظمة أخرى. يُنصح بتحديث الأدلة بانتظام لمواكبة تغير القوانين واللوائح.

غالباً ما يُطلب من الموظفين الجدد التوقيع على نموذج إقرار يفيد بأنهم قد استلموا وقرأوا وفهموا المعلومات الواردة في دليل الموظف، وأنهم يقبلون بنوده. ^{[ 2 ]}

عادةً ما تحتوي نماذج الإقرار على محتوى إضافي:

• إخلاء مسؤولية ينص على أن هذا الدليل ليس عقدًا أو اتفاقية توظيف أخرى.
• بيانٌ يُفيد بأنّ دليل الموظف قد يتغيّر بمرور الوقت، سواءً بإشعارٍ مسبقٍ أو بدونه، وأنّ الموظف يوافق على هذه التغييرات. يُعدّ هذا محاولةً من أصحاب العمل لحماية أنفسهم من المسؤولية القانونية في حال تغيّر السياسة دون إخطار الموظف صراحةً بهذا التغيير.
• في الولايات المتحدة، عادةً ما يذكر أصحاب العمل الذين يعملون بنظام التوظيف حسب الرغبة حقيقة أن التوظيف يخضع لنظام التوظيف حسب الرغبة، وأنه يمكن إنهاء علاقة العمل في أي وقت ولأي سبب كان، سواء كان هناك سبب أم لا.

قد يؤدي عدم توقيع الموظف على نموذج الإقرار في الوقت المناسب إلى منعه من التوظيف أو قد يؤدي إلى إنهاء خدمته.

في عام ٢٠٠٩، نشرت نتفليكس عرضًا تقديميًا بعنوان "ثقافة نتفليكس: الحرية والمسؤولية " ^{[ ٣ ]} ، وصفت فيه تحولها من ثقافة مؤسسية قائمة على الأوامر والسيطرة إلى ثقافة تتمحور حول الحرية والمسؤولية. وقد لاقى العرض رواجًا واسعًا، وبلغت مشاهداته أكثر من ١٧ مليون مشاهدة حتى مارس ٢٠١٨.

ولأن العرض التقديمي يتناول أيضاً سياسات الشركة الشائعة الأخرى، فإنه يُشار إليه غالباً باسم دليل موظفي نتفليكس. وقد كان له تأثير كبير، حيث قامت العديد من الشركات بنسخ سياسة الإجازات "غير المحدودة" ^{[ 4 ]} وسياسة النفقات البسيطة "التصرف بما يخدم مصالح نتفليكس".

إلى جانب دليل Valve للموظفين الجدد ^{[ 5 ]} وكتاب Zappos الثقافي ^{[ 6 ]} ، ألهم هذا العرض التقديمي العديد من الشركات لإنشاء أدلة موظفين تركز على الثقافة، وتسلط الضوء على ثقافة الشركة بدلاً من السياسات أو قبلها، كما هو الحال في أدلة الموظفين التقليدية ^{[ 7 ]} . حتى السياسات نفسها أعيدت صياغتها بطريقة مختلفة تمامًا عن المعتاد، أو تضمنت ملخصات أو مقدمات غير رسمية بلغة بسيطة.

تشير القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات والعدد المتزايد من قضايا التقاضي المتعلقة بالموظفين ضد الإدارة بقوة إلى أن البيان المكتوب لسياسة الشركة هو ضرورة تجارية للشركات من أي حجم.

فعلى سبيل المثال، أفادت لجنة تكافؤ فرص العمل في الولايات المتحدة أن الشركات دفعت في عام 2005 أكثر من 378 مليون دولار أمريكي كتعويضات غير قضائية عن التمييز. وفي عام 2014، تلقت اللجنة ما مجموعه 88,778 شكوى تمييز ضد شركات خاصة. ^{[ 8 ]}

ومن الأمثلة الأخرى على التقاضي ضد شركة ما نتيجة لأفعال الموظفين، الإفصاح عن المعلومات الخاصة بالعميل، وبالطبع، أفعال أحد الموظفين ضد موظف آخر؛ ويُعد التحرش الجنسي أحد أنواع السلوك المسيء للموظفين.

مع ذلك، ينصح بعض المستشارين القانونيين الشركات الصغيرة جدًا (أقل من 10 أو 15 موظفًا) بعدم وجود دليل للموظفين على الإطلاق، لأن معظم هذه الشركات تجد صعوبة في تخصيص الوقت أو الموارد اللازمة لتحديثه باستمرار. وقد يكون من الأنسب لهذه الشركات عدم وجود سياسات موثقة على الإطلاق بدلًا من وجود سياسات مضللة أو قديمة أو غير مكتملة. ^{[ 9 ] [ 10 ]} في المقابل، يرى آخرون أن هناك فوائد للمنظمات الصغيرة، مثل بعض المنظمات غير الحكومية، في الاحتفاظ بدليل سياسات عالي الجودة للموظفين. ^{[ 10 ]}

من أهم جوانب أي دليل للموظفين هو تحديثه باستمرار لمواكبة التغييرات القانونية. إذا اختارت الشركة نشر دليلها بلغات متعددة، فيجب تحديث كل نسخة في الوقت نفسه.

تُعد كتيبات الموظفين ضرورة كبيرة عندما يتعلق الأمر بإدارة الأعمال، فهي تساعد أصحاب العمل على إدارة أعمالهم دون أي تعقيدات أو تضارب في المصالح، كما أنها تساعد الموظفين على فهم ما هو متوقع منهم أثناء عملهم.

ينبغي مراجعة كتيبات الموظفين من قبل محامٍ للتأكد من اتساقها ومطابقتها للقوانين الفيدرالية وقوانين الولايات أو المقاطعات السارية. فعلى سبيل المثال، لدى العديد من الولايات الأمريكية قوانين خاصة تتجاوز القوانين الفيدرالية . ولهذا السبب، لا يُنصح باستخدام كتيب موظفين صادر عن ولاية نيو مكسيكو في ولاية كاليفورنيا. تُعد كاليفورنيا في الولايات المتحدة الولاية التي تضم أكبر عدد من اللوائح التي تتجاوز القانون الفيدرالي، وعادةً ما تُخصص الشركات العاملة فيها محتوىً خاصًا لموظفيها. ومن الولايات الأخرى التي تتطلب عادةً محتوىً خاصًا: نيويورك، وماساتشوستس، وإلينوي، وكونيتيكت، وواشنطن العاصمة، وتكساس.

في المملكة المتحدة، قد يشكل دليل الموظف جزءًا من شروط وأحكام توظيفه. إذا كان عدد الموظفين خمسة أو أكثر، فإن قانون الصحة والسلامة في العمل يشترط وجود بيان مكتوب لسياسة الصحة والسلامة الخاصة بالشركة. ^{[ 11 ]}

• حوكمة الشركات
• سياسات الموارد البشرية