توثيق الممتلكات الثقافية

يتطلب اقتناء القطع الأثرية، سواءً كان ذلك مؤقتًا للإعارة أو مقابل عوض، أو دائمًا للمجموعة، توثيقًا دقيقًا. وبمجرد أن تقبل المؤسسة مسؤولية رعاية قطعة أثرية، تُفرض عليها التزامات قانونية محددة: يجب تخزين القطعة وصيانتها وحفظها بشكل سليم، وإتاحتها للجمهور. ^{[ 4 ]} يُعد توثيق الأنشطة المتعلقة بإدارة الممتلكات الثقافية مفيدًا في تسجيل وتقييم الوفاء بهذه الالتزامات. قبل وصول القطعة الأثرية إلى المؤسسة، تُعدّ اتفاقية الحفظ الأولية أول وثيقة يتم إعدادها . تتضمن هذه الوثيقة معلومات الاتصال بمالك/مصدر القطعة الأثرية؛ والغرض من هذه المعاملة - هبة، أو إعارة، أو شراء، أو وصية؛ ومسؤوليات التأمين والتغليف والشحن؛ ووصفًا للقطعة الأثرية. ^{[ 5 ]} إذا كان سيتم ضم القطعة الأثرية رسميًا إلى المجموعة الدائمة، فيلزم أيضًا نقل ملكيتها عند وصولها. قد تكون الوثائق المطلوبة لنقل الملكية سند هبة أو إيصال بيع. كجزء من عملية الإضافة القياسية، تُعدّ تقارير عن حالة القطع الفنية ، وتُخصّص لها أرقام وتُعلّم، ويمكن التقاط صور لها. تُشكّل هذه الوثائق الأولية بداية ملف القطعة. وإذا توفرت وثائق إضافية، مثل استبيانات المتبرعين ومصادر القطع الفنية ، وملفات بحثية تتعلق بتاريخ القطعة أو سياقها/أهميتها التاريخية الفنية، فيمكن إضافتها إلى الملف أيضًا. لطالما كان توثيق مصدر العمل الفني عنصرًا قيّمًا في البحث التاريخي الفني. فبالإضافة إلى توفير نظرة ثاقبة على تاريخ جمع الأعمال الفنية، يُمكن أن يُستخدم كوسيلة للتحقق من أصالة القطعة وتحديد أولويات صيانتها. ^{[ 6 ]}

يُعدّ إنشاء وصيانة جرد موثوق ودقيق ومُحدّث أمرًا بالغ الأهمية لأي مؤسسة تُعنى بجمع المقتنيات. توثّق المؤسسات مقتنياتها بهدف الحفاظ عليها وإتاحتها للجمهور. تدعم عمليات الجرد الإدارة المسؤولة للممتلكات الثقافية والحفاظ عليها من خلال تحديد القطع التي تتطلب ترميمًا، وتحديد القطع التي قد تحتاج إلى تحسين ظروف التخزين لمنع التلف أو الحدّ منه، وتوثيق موقع القطعة وتاريخ نقلها لأغراض أمنية، وتوثيق المجموعة في حالة فقدانها بشكل كارثي، وتمكين البحث عنها وتشجيعه، وتحديد القطع غير الموثقة أو قليلة التوثيق لتسهيل البحث عنها وتوثيقها، وتحديد القطع المفقودة لاتخاذ الإجراءات المناسبة، وتسهيل الإدارة اليومية للمجموعة. ^{[ 7 ]} نظرًا لأن عمليات الجرد قد تتطلب التزامًا كبيرًا من الموظفين من حيث الوقت والتخطيط، يُجرى عادةً جرد شامل وكامل كل خمس إلى عشر سنوات. وبين عمليات الجرد الكاملة، تُجرى عمليات جرد جزئية وفحوصات عشوائية.

تشمل الأحداث الأخرى في حياة أي قطعة أثرية والتي تتطلب إجراءات توثيق قياسية الإعارات - سواءً كانت صادرة أو واردة - والمعارض. قبل الموافقة على إعارة أو عرض أي قطعة، يُسجل عادةً تقرير حالة لتحديد مدى ملاءمتها للسفر والعرض. توفر تقارير الحالة معلومات قيّمة حول حالة حفظ القطعة في لحظة زمنية محددة. يمكن إعداد هذه التقارير من قِبل مديري/مسجلي المجموعات والمرممين، وقد تكون بالغة الأهمية في تحديد أنواع ومعدلات التدهور وتوثيق تاريخ حالة القطعة استعدادًا للعناية بها مستقبلًا. توثق تقارير الحالة أي عيوب واضحة، أو عدم استقرار، أو إصلاحات قديمة، أو حالات سابقة. ^{[ 8 ]} من الأدوات اللازمة لإجراء الفحوصات وتوثيق حالة القطعة بدقة: أقلام رصاص ذات سن ناعم، نماذج فحص، كاميرا، شريط قياس قماشي، قفازات قطنية بيضاء نظيفة أو قفازات نتريل ، لفائف وقطع من قماش الموسلين المبطن، مصباح يدوي، ضوء فوق بنفسجي ، وعدسة مكبرة.

عند النظر في إعارة القطع الأثرية، يمكن للمؤسسات أيضًا طلب نموذج تقرير عام عن المنشأة للتحقق من استيفاء المتحف المُستعير للمعايير الدنيا للمؤسسة المُعيرة فيما يتعلق بالتحكم في المناخ والأمن. بمجرد الموافقة على الإعارة، يتم صياغة اتفاقية إعارة ، وهي وثيقة قانونية مُلزمة تُفصّل الحد الأدنى من متطلبات العناية بالقطعة أثناء وجودها في حوزة المُستعير، وترتيبات التعبئة والنقل، ومتطلبات التأمين، وإرشادات النسخ والإشارة إلى المصدر، وأي أحكام خاصة أخرى متفق عليها بين المؤسستين. قد تشمل الوثائق الإضافية التي تُرفق بالقطع الأثرية المنقولة تعليمات تعبئة مُحددة مع رسومات توضيحية وإيصال شحن مُفصّل أو بوليصة شحن . تُحفظ نسخ من جميع هذه الوثائق في ملفات المعرض، بالإضافة إلى الملف الدائم للقطعة الأثرية. قد يحتوي ملف المعرض أيضًا على قوائم مُراجعة، وتخطيطات المعرض وقوائم مواقع القطع الأثرية، وسجلات الحفظ، وتقارير الحاسوب، وصور التركيب، وسجلات مراقبة مناخ المعرض والآفات، وطلبات الشراء، والمراسلات المتعلقة بالمعرض.

يُعدّ توثيق عمليات الترميم جزءًا أساسيًا من إدارة المقتنيات. يتطلب الأمر توثيقًا قبل الترميم، كالمقترحات ونتائج الفحص ؛ وتوثيقًا بعد الترميم، كالتقارير ؛ بالإضافة إلى الصور الفوتوغرافية التي توثّق العملية بصريًا قبل الترميم وأثناءه وبعده. لتحديد أولويات الترميم والحالة المثلى للقطعة الأثرية، يستشير المرمم أولًا البحوث التاريخية والثقافية، ويُجري فحصًا ماديًا للقطعة ويوثّقه. تُفيد الفحوصات المادية في فهم تركيب المواد وأسباب التلف، وعند توثيقها بشكل صحيح، تُشكّل مرجعًا للمرممين في المستقبل. كما توثّق المقترحات مبررات مسار العمل المقترح وأهداف الترميم، مستخدمةً المنطق المادي والسياقي. قبل بدء أي عملية ترميم، تُصوّر القطعة بدقة لتوثيق حالتها "قبل" الترميم. بمجرد بدء المراحل الأولية للترميم والتنظيف، تُؤخذ المزيد من الصور لتوثيق "الحالة الفعلية" للقطعة، خاليةً من أي ترميمات أو طبقات ورنيش قديمة.

أثناء عملية الترميم، يقوم المرممون بتوثيق المواد المستخدمة، والتفاعلات التي حدثت، ومعلومات حول إمكانية عكس الترميم، وما إلى ذلك. ويمكن تلخيص معظم هذه المعلومات في تقرير رئيسي للمختبر ، يسجل معلومات قد لا تُدرج في التقارير النهائية، مثل أسباب اختيار الأساليب، والعوامل التي تحدد اختيار المعالجة، والتغييرات في المنهجية، وبيانات سلامة المواد، وما إلى ذلك. ^{[ 9 ]} يمكن أن تتضمن التقارير النهائية هذه المعلومات أيضًا، ولكن بتفاصيل فنية أقل. يتكون التقرير النهائي من صور "بعد" الترميم، وملخص للعمل المنجز مقارنةً بأهداف المعالجة، ومعلومات الاتصال بالمرمم في حال كان لدى المرممين المستقبليين الذين يعملون على القطعة أسئلة حول العمل السابق. كما تُحفظ أي وثائق خاصة بعمليات الترميم في الملف الدائم للقطعة لسهولة الوصول إليها واسترجاعها.

يُعدّ توثيق السياق التاريخي الفني وأهمية أي قطعة فنية أمرًا بالغ الأهمية لأغراض البحث. عادةً ما يُجري أمناء المتاحف هذا البحث ويُفهرسون ملاحظاتهم في ملف القطعة. كما ينشرون نتائجهم غالبًا، بهدف تطوير المجال وإثراء فهمنا وتفسيرنا لمختلف المواضيع التاريخية الفنية. يستفيد العديد من المتخصصين في مجال المجموعات الفنية من إنشاء ملفات توثيق وبحوث تاريخية فنية مُنظمة جيدًا والحفاظ عليها. يستخدم المرممون هذا التوثيق لتحديد الحالة المثلى للقطع الفنية بما يتناسب مع أهدافهم العلاجية، استنادًا إلى النية الفنية والقيمة التاريخية. كما يستخدم مديرو المجموعات التوثيق السياقي لتحديد أفضل طرق التخزين والتعامل مع القطع الفنية، وذلك تبعًا لاستخدامها التاريخي. ويستخدم أمناء المتاحف والباحثون الآخرون هذه المعلومات لتطوير المعارض والتعرف على الدوافع الجمالية والثقافية، فضلًا عن الخصائص التقنية للقطع الفنية.

يُعدّ تحديد المخاطر التي تواجهها المؤسسة وتوثيق السياسات والتدابير المُطبقة للتخفيف من هذه المخاطر جانبًا هامًا من جوانب إدارة المقتنيات. إنّ وجود خطة استجابة طارئة شاملة ومكتوبة، وبرنامج متكامل لإدارة الآفات ، يُحسّن من قدرة المتحف على تقليل المخاطر الإجمالية التي تُهدد المقتنيات. كما تُنقل المؤسسات مسؤولية المخاطر المُحتملة من خلال التأمين . تُوثّق المتاحف وتُتابع مقدار التغطية التأمينية التي تُغطي كل مجموعة أو قطعة أثرية، بالإضافة إلى أي أحكام أو استثناءات مُحددة. يُمكن أيضًا الاحتفاظ بأي وثائق مُرتبطة مطلوبة لمطالبات التأمين، مثل التقييمات والدراسات، في ملف القطعة الأثرية.

من جوانب إدارة مخاطر المؤسسة توثيق وتتبع حقوق الملكية الفكرية لكل قطعة في المجموعة بدقة. ولتجنب انتهاك حقوق الملكية الفكرية والمشاكل القانونية المكلفة، يضع العاملون في المتاحف إجراءات معيارية لتسجيل وتحديث حقوق الملكية الفكرية للقطع.

عندما تقرر مؤسسة ما التخلص من قطعة أثرية ثقافية، يُشترط توثيق عملية دراسة هذا القرار. وتوثق المؤسسة قيمة القطعة، والأسباب التي تجعلها غير مناسبة للمجموعة؛ كعدم ملاءمتها للسياق، أو تدهور حالتها لدرجة فقدان جدواها، أو كونها نسخة مكررة من قطعة أخرى، وما إلى ذلك، وكيفية التخلص منها - بيع خاص، أو مزاد علني، أو تبرع بها لمتحف آخر، إلخ. ^{[ 10 ]} كما تُوثق سياسات وإجراءات مكتوبة خاصة بالاقتناء والتخلص من القطع، تُحدد بوضوح أولويات المجموعة والأسباب المقبولة للتخلص منها، وذلك لحفظها في سجلات المتحف. وهذا يحمي المتحف من أي ردود فعل سلبية محتملة عند إزالة القطع من مجموعته. ^{[ 11 ]}

يُعدّ ترقيم القطع الأثرية ووضع علامات عليها (عادةً برقمها التعريفي) جزءًا من عملية الفهرسة الأولية، والتي تشمل أيضًا إجراءات قياسية لقياس القطع وتصويرها وفحص حالتها. ويتم تحديد القطعة وربطها بوثائقها من خلال وضع علامة عليها برقمها التعريفي (أو رقم مؤقت إذا لم تُضمّن في المجموعة الدائمة). ولتتبع مجموعات المتاحف، والتمييز بين المجموعات الدائمة والمعارة والفرعية، وتوفير الوصول إلى وثائق القطع في المجموعة، تُستخدم أنظمة ترقيم منهجية، حيث يُوضع كل رقم فريد على القطعة ويُذكر بوضوح في جميع الوثائق المتعلقة بها. وهناك طرق عديدة لترقيم القطع. اعتمادًا على نوع الشيء ومدة بقاء العلامة المطلوبة، تشمل بعض الطرق المفضلة ما يلي: بطاقات ورقية ذات جودة أرشيفية مع قلم رصاص، طبقة عازلة مع حبر أو طلاء، ملصقات لاصقة، ملصقات مخيطة بشريط قطني، ريمي، أو تايفك ، قلم رصاص مباشرة على الشيء (موصى به للورق والصور الفوتوغرافية في الغالب)، وتقنية الرموز الشريطية / RFID .

من الطرق الأخرى للتحكم في معلومات المجموعات لتعزيز إمكانية الوصول إليها استخدام تنسيقات موحدة لعناصر البيانات المطلوبة والمصطلحات المفضلة عند وصف وتوثيق الأعمال الفنية والمعمارية والتحف الثقافية، بالإضافة إلى صورها. ^{[ 14 ]} تتوفر العديد من الأدلة لتحديد المعلومات الوصفية الضرورية لملف أي عنصر وكيفية تنسيق هذه المعلومات لتسهيل الوصول إليها، مثل: تصنيفات وصف الأعمال الفنية (CDWA) وفهرسة الأشياء الثقافية (CCO)، وغيرها. كما تتوفر أيضًا قوائم مرجعية وقواميس مصطلحات عديدة للمختصين في التوثيق، والتي يمكن أن تكون مفيدة جدًا في اختيار المصطلحات المفضلة لوصف الأشياء الثقافية. وقد أنشأ معهد جيتي للأبحاث قواميس مصطلحات شاملة، منها: قاموس الفن والعمارة (AAT)، وقاموس جيتي للأسماء الجغرافية (TGN)، وسلطة أسماء الأشياء الثقافية (CONA)، والقائمة الموحدة لأسماء الفنانين (ULAN). ومن الأدوات القيّمة الأخرى للمهنيين الذين يقومون بتوثيق الممتلكات الثقافية CAMEO ومشروع المعجم التابع للمعهد الأمريكي للحفاظ على الأعمال التاريخية والفنية ، وهما جهود تعاونية مصممة لتحديد وتوحيد المصطلحات المستخدمة في وصف الأشياء والمواد المستخدمة في الحفاظ على الأشياء.

أصبح تطبيق نظام إدارة المجموعات (CMS) إجراءً روتينياً في المتاحف بمختلف تخصصاتها وأحجامها. نظام إدارة المجموعات عبارة عن قاعدة بيانات تُستخدم لتتبع مواقع القطع الأثرية، وإعداد قوائم المعارض، وإنشاء النماذج (التأمين، الشحن، الإعارة، إلخ)، وتنظيم معلومات الحفظ والنشر والمعارض والأصل والتقييم في ملفات على الحاسوب. يتم الآن إدخال جميع البيانات والوثائق التي كانت تُخزن سابقاً في ملفات ورقية للقطع الأثرية، أو مسحها ضوئياً، إلى نظام إدارة المجموعات. (مع إمكانية الاحتفاظ بنسخ ورقية لأغراض الأرشفة). يتميز نظام إدارة المجموعات المرن والقوي بقدرته على تخزين معلومات القطع الأثرية بأمان، مع تعزيز إمكانية مشاركة المعلومات الثقافية ونشرها لجمهور واسع عبر الإنترنت.

يُعد نظام إدارة الأصول الرقمية (DAMS) نظامًا أساسيًا آخر للتحكم في وثائق المجموعات وحفظها. وهو عبارة عن أرشيف رقمي يُمكنه استيعاب الموارد (الصور، والملفات الصوتية، والنصوص) بالإضافة إلى البيانات الوصفية المستخدمة لوصفها. تُسهّل هذه الأنظمة تنظيم الصور والملفات الأخرى وتحديدها واسترجاعها بكفاءة أكبر. كما يُمكن دمج أنظمة إدارة الأصول الرقمية بسهولة مع أنظمة إدارة المحتوى (CMS)، بحيث تتم مزامنة المعلومات في نظام إدارة المحتوى تلقائيًا مع نظام إدارة الأصول الرقمية عند فهرستها وتحديثها.

تحتفظ العديد من المؤسسات بأرشيفات لوثائقها المهمة. تُحفظ الوثائق المتعلقة بالمؤسسة نفسها، بالإضافة إلى وثائق المجموعات، في الأرشيف المؤسسي أو المكتبة. وفي بعض الأحيان، تُحفظ نسخ ورقية من ملفات المجموعات في مواقع خارجية لضمان مزيد من الأمان والحماية (ولأسباب تتعلق بالمساحة). قد يكون لأرشيف معلومات المجموعات سياسة وترتيب خاص به، لا يرتبط بكيفية تنظيم الوثائق في ملفات المجموعات الحالية. ويقع على عاتق أمين الأرشيف تحديد كيفية حفظ هذه المجموعة من الوثائق وتنظيمها. وتُعد متطلبات التخزين لأنواع الملفات المختلفة في الأرشيف (السجلات الورقية، والمواد الفوتوغرافية، والوسائط الإلكترونية، والأشرطة المغناطيسية، وما إلى ذلك) بالغة الأهمية للحفاظ على المواد على المدى الطويل.

غالبًا ما تُنسخ المعلومات في وثائق المتاحف في مواقع متعددة، وذلك لحماية البيانات من الضياع. تُجرى عمليات النسخ الاحتياطي بانتظام وتُخزن في أنظمة أو مواقع منفصلة. يمكن نسخ البيانات وتخزينها تلقائيًا على خادم النظام أو نقلها إلى وسائط تخزين خارجية، مثل الأشرطة المغناطيسية والأقراص الضوئية ومحركات الأقراص الصلبة الخارجية، وما إلى ذلك. "للحصول على نسخ احتياطية طويلة الأجل، يُعدّ التخزين المباشر الطريقة الأكثر موثوقية. تُعاد كتابة البيانات باستمرار في مواقع إلكترونية أو مادية متعددة، مما يضمن عدم تدهور المعلومات بفعل الزمن أو تعطل أي جهاز." ^{[ 16 ]}

تتمثل إحدى الاستراتيجيات الأخرى لضمان استقرار الملفات الرقمية على المدى الطويل في نقل البيانات دوريًا من وسائط تخزين إلى أخرى، وعادةً ما يكون ذلك من وسائط قديمة إلى وسائط أحدث. تنطبق هذه العملية على كلٍ من تنسيقات الملفات ووسائط التخزين. كما يُعد نقل البيانات من وسيط إلى آخر، كالنقل من قرص مضغوط إلى قرص DVD، دون تغيير تنسيق الملف، شكلاً من أشكال الحفظ يُسمى " التحديث" . ويتم توثيق أي عمليات تحويل للملفات أو نقل للوسائط في السجلات للرجوع إليها تاريخيًا.