مسك الدفاتر

مسك الدفاتر هو تسجيل المعاملات المالية التي تحدث في الأعمال التجارية يوميًا أو في أي وقت من أجل الحصول على تقرير مالي سليم ودقيق.

مسك الدفاتر هو تسجيل المعاملات المالية ، وهو جزء من عملية المحاسبة في الشركات والمؤسسات الأخرى. ^{[ 1 ]} ويتضمن إعداد المستندات الأصلية لجميع المعاملات والعمليات والأحداث الأخرى التي تجريها الشركة. تشمل المعاملات عمليات الشراء والبيع والإيصالات والمدفوعات التي يقوم بها الأفراد أو المؤسسات أو الشركات. توجد عدة طرق قياسية لمسك الدفاتر، منها نظام القيد المفرد ونظام القيد المزدوج . ورغم أن هذه الطرق قد تُعتبر مسك دفاتر "حقيقي"، إلا أن أي عملية لتسجيل المعاملات المالية تُعد عملية مسك دفاتر.

يُطلق على الشخص المُكلّف بوظائف مسك الدفاتر في المؤسسة اسم " مُسجّل الدفاتر". ^{[ 2 ]} يقوم عادةً بتسجيل دفاتر اليومية (التي تتضمن سجلات المبيعات والمشتريات والإيصالات والمدفوعات)، وتوثيق كل معاملة مالية، سواءً كانت نقدية أو ائتمانية، في دفتر اليومية المُناسب - أي دفتر المصروفات النثرية، أو دفتر الموردين، أو دفتر العملاء، إلخ - وفي دفتر الأستاذ العام . بعد ذلك، يُمكن للمحاسب إعداد التقارير المالية من المعلومات التي سجلها مُسجّل الدفاتر. يُحضر مُسجّل الدفاتر الدفاتر إلى مرحلة ميزان المراجعة ، والتي يُمكن للمحاسب من خلالها إعداد التقارير المالية للمؤسسة، مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية .

يكتنف الغموض أصل المحاسبة، لكن تشير الأبحاث الحديثة إلى وجود أساليب لحفظ الحسابات منذ أقدم العصور البشرية في المدن. فقد عُثر على سجلات بابلية مكتوبة بأقلام على ألواح طينية صغيرة يعود تاريخها إلى 2600 قبل الميلاد. ^{[ 3 ]} كما احتفظ محاسبو بلاد ما بين النهرين بسجلات على ألواح طينية قد يعود تاريخها إلى 7000 عام. ووصف لوكا باتشولي استخدام نظام القيد المزدوج الحديث في المحاسبة عام 1494. ^{[ 4 ]}

استُخدم مصطلح " دفتر المهملات " في أمريكا الاستعمارية، للإشارة إلى توثيق المعاملات اليومية من إيرادات ونفقات. كانت السجلات تُدوّن بترتيب زمني، وللاستخدام المؤقت فقط. ثم تُنقل السجلات اليومية إلى دفتر اليومية أو دفتر الأستاذ لموازنة الحسابات وإنشاء سجل دائم؛ وبعد ذلك يُمكن التخلص من دفتر المهملات، ومن هنا جاءت التسمية. ^{[ 5 ]}

يتمثل الغرض الأساسي من مسك الدفاتر في تسجيل الآثار المالية للمعاملات. ومن الفروقات المهمة بين نظام المحاسبة اليدوي ونظام المحاسبة الإلكتروني وجود تأخير بين تسجيل المعاملة المالية وترحيلها إلى الحساب ذي الصلة في النظام اليدوي. هذا التأخير، الذي يغيب في أنظمة المحاسبة الإلكترونية بفضل الترحيل الفوري تقريبًا إلى الحسابات ذات الصلة، هو سمة مميزة للأنظمة اليدوية، وقد أدى إلى ظهور دفاتر الحسابات الأساسية - دفتر النقدية، ودفتر المشتريات، ودفتر المبيعات، وما إلى ذلك - لتوثيق المعاملات المالية فورًا.

في سياق العمل المعتاد، يُصدر مستند في كل مرة تتم فيها معاملة. عادةً ما تُرفق المبيعات والمشتريات بفواتير أو إيصالات . تاريخيًا، كانت تُصدر إيصالات إيداع عند إيداع الأموال في حساب مصرفي ، وتُحرر شيكات (تُكتب "شيكات" في المملكة المتحدة والعديد من الدول الأخرى) لدفع الأموال من الحساب. أما اليوم، فتُجرى معظم هذه المعاملات إلكترونيًا. تبدأ عملية مسك الدفاتر بتسجيل تفاصيل جميع هذه المستندات الأصلية في دفاتر يومية متعددة الأعمدة (تُعرف أيضًا بدفاتر القيد الأول أو دفاتر اليومية ). على سبيل المثال، تُسجل جميع مبيعات الائتمان في دفتر المبيعات، وتُسجل جميع المدفوعات النقدية في دفتر المدفوعات النقدية. عادةً ما يتوافق كل عمود في دفتر اليومية مع حساب. في نظام القيد الفردي ، تُسجل كل معاملة مرة واحدة فقط. يستخدم معظم الأفراد الذين يوازنون دفاتر شيكاتهم شهريًا هذا النظام، وتتبع معظم برامج إدارة الشؤون المالية الشخصية هذا النهج.

بعد فترة زمنية محددة، عادةً شهر، يُجمع كل عمود في كل دفتر يومية لتقديم ملخص لتلك الفترة. وباستخدام قواعد القيد المزدوج، تُنقل ملخصات دفاتر اليومية هذه إلى حساباتها المقابلة في دفتر الأستاذ ، أو دفتر الحسابات . على سبيل المثال، تُؤخذ القيود من دفتر يومية المبيعات، ويُسجل قيد مدين في حساب كل عميل (يُظهر أن العميل مدين للشركة الآن)، وقد يُسجل قيد دائن في حساب "بيع أدوات من الفئة 2" (يُظهر أن هذا النشاط قد حقق إيرادات). تُسمى عملية نقل الملخصات أو المعاملات الفردية إلى دفتر الأستاذ بالترحيل . بمجرد اكتمال عملية الترحيل، تخضع الحسابات المُسجلة بصيغة "T" (المدين على الجانب الأيسر من حرف "T" والدائن على الجانب الأيمن) لعملية الموازنة ، وهي ببساطة عملية للوصول إلى رصيد الحساب.

كإجراء جزئي للتحقق من صحة عملية الترحيل، يتم إنشاء مستند عمل يُسمى ميزان المراجعة غير المعدل . في أبسط صوره، يتكون هذا المستند من قائمة بثلاثة أعمدة. يحتوي العمود الأول على أسماء الحسابات في دفتر الأستاذ التي لها رصيد غير صفري. إذا كان رصيد الحساب مدينًا ، يُنسخ المبلغ إلى العمود الثاني ( عمود المدين )؛ وإذا كان رصيد الحساب دائنًا ، يُنسخ المبلغ إلى العمود الثالث ( عمود الدائن ). ثم يُجمع مجموع عمود المدين، ثم يُجمع مجموع عمود الدائن. يجب أن يتطابق المجموعان - وهذا ليس من قبيل الصدفة - لأنه بموجب قواعد القيد المزدوج، عند كل عملية ترحيل، تتساوى أرصدة المدين مع أرصدة الدائن. إذا لم يتطابق المجموعان، فهذا يعني وجود خطأ، إما في دفاتر اليومية أو أثناء عملية الترحيل. يجب تحديد الخطأ وتصحيحه، وإعادة حساب إجمالي عمود المدين وعمود الدائن للتحقق من التطابق قبل إجراء أي معالجة أخرى.

بعد موازنة الحسابات، يُجري المحاسب عدداً من التعديلات ويغير أرصدة بعض الحسابات. يجب أن تلتزم هذه التعديلات بقاعدة القيد المزدوج؛ فعلى سبيل المثال، قد يتم تعديل حساب المخزون وحساب الأصول ليتوافقا مع الأرقام الفعلية التي تم جردها . في الوقت نفسه، يتم تعديل حساب المصروفات المرتبط باستخدام المخزون بمقدار مساوٍ ومعاكس. كما تُجرى تعديلات أخرى في هذه المرحلة، مثل تسجيل الإهلاك والمدفوعات المقدمة. ينتج عن ذلك قائمة تُسمى ميزان المراجعة المعدل . تُستخدم الحسابات الواردة في هذه القائمة، وأرصدتها المدينة أو الدائنة، لإعداد القوائم المالية .

وأخيراً، تُستخلص البيانات المالية من ميزان المراجعة، والذي قد يشمل ما يلي:

• بيان الدخل ، المعروف أيضاً باسم بيان النتائج المالية ، أو حساب الأرباح والخسائر ، أو بيان الأرباح والخسائر
• الميزانية العمومية ، والمعروفة أيضاً باسم بيان المركز المالي
• بيان التدفقات النقدية
• بيان التغيرات في حقوق الملكية ، المعروف أيضاً باسم بيان إجمالي المكاسب والخسائر المعترف بها

دفتر اليومية هو سجل وصفي وتسلسلي (يشبه اليوميات) للمعاملات المالية اليومية ؛ ويُسمى أيضًا دفتر الإدخال الأصلي . ^{[ 8 ]} يجب تدوين تفاصيل دفتر اليومية رسميًا في دفاتر اليومية لتمكين ترحيلها إلى دفاتر الأستاذ. تشمل دفاتر اليومية ما يلي: ^{[ 9 ]}

• دفتر يومية المبيعات، لتسجيل فواتير المبيعات. ^{[ 8 ] [ 10 ]}
• دفتر يومية مدفوعات المبيعات، لتسجيل إشعارات مدفوعات المبيعات.
• دفتر يومية المشتريات، لتسجيل فواتير الشراء. ^{[ 11 ]}
• دفتر يومية المشتريات المدينة، لتسجيل إشعارات خصم المشتريات.
• دفتر النقدية، ^{[ 12 ] [ 13 ]} المعروف عادةً بدفتر النقدية، يُستخدم لتسجيل جميع الأموال المستلمة والمدفوعة. ويمكن تقسيمه إلى دفترين: دفتر الإيصالات الذي يوثق كل مبلغ مالي مستلم، ودفتر المدفوعات الذي يسجل كل دفعة تم سدادها.
• دفتر يوميات عام، لتسجيل مدخلات دفتر اليومية.

يُعدّ دفتر الأستاذ (أو دفتر اليومية) سجلاً أساسياً هاماً، إذ تتطلب مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً (GAAP) تسجيل كل معاملة تجارية على حدة. ^{[ 14 ] [ 15 ] [ 13 ]} ويقتضي المبدأ الأساسي للمحاسبة السليمة تسجيل كل معاملة مالية، مما يُحافظ على سجل تدقيق كامل وقابل للتحقق. مع ذلك، بالنسبة لتجار التجزئة والشركات التي تُجري حجماً كبيراً من المعاملات النقدية ذات القيمة المنخفضة (مثل محلات البقالة، وخدمات الطعام، وتجارة التجزئة سريعة التداول)، يُطبّق استثناء عملي من شرط تسجيل كل عملية بيع على حدة في قيد واحد، وذلك بشكل عام في مختلف الأنظمة القانونية الرئيسية. ومن المُسلّم به عموماً أن تفصيل كل عملية بيع نقدية على حدة غير عملي تجارياً، ولا يتناسب مع حجم المعاملة. وبدلاً من التسجيل المُفصّل، يتم تحديد الإيرادات اليومية (الإيرادات اليومية) بشكل مُوجز بناءً على أنظمة نقاط البيع الآمنة أو إجمالي مدفوعات الصندوق النقدي. يجب توثيق هذا الرقم اليومي الموجز بدقة لتلبية المتطلبات التنظيمية لهيئات مثل مصلحة الضرائب الأمريكية ^{[ 16 ]} ، ومصلحة الضرائب والجمارك البريطانية ^{[ 17 ]} ، ووكالة الإيرادات الكندية ^{[ 18 ] [ 13 ].}

يجب تسجيل جميع المعاملات التجارية في الوقت المناسب وبطريقة منظمة في دفاتر القيد الرئيسية (دفاتر اليومية). وباستثناء المعاملات النقدية، لا يتطلب تسجيل المعاملات في الوقت المناسب إدخالها يوميًا. ومع ذلك، يجب أن يكون هناك ترابط زمني بين المعاملات وقيدها المحاسبي. ^{[ 13 ]}

دفتر المصروفات النثرية هو سجل للمشتريات الصغيرة قبل ترحيلها لاحقًا إلى دفتر الأستاذ والحسابات الختامية؛ ^{[ 19 ]} ويتولى صياغته أمين صندوق صغير أو مبتدئ. عادةً ما يستخدم هذا النوع من دفاتر النقدية نظام السلفة النقدية : حيث يُقدم مبلغ معين من المال لأمين الصندوق الصغير من قبل أمين الصندوق الرئيسي. يُستخدم هذا المبلغ لتغطية النفقات البسيطة (مثل الضيافة، والقرطاسية البسيطة، والبريد العرضي، وما إلى ذلك) ويُسترد دوريًا عند تقديم شرح مُرضٍ لكيفية إنفاقه. رصيد دفتر المصروفات النثرية هو أصل . وبأخذ النفقات المدفوعة من صندوق النقد والمسجلة في تقرير النقدية في الاعتبار، بالإضافة إلى رصيد النقدية النهائي من اليوم السابق، يتم حساب الدخل اليومي وبالتالي الإيرادات. ^{[ 13 ]} هذا الحساب بالغ الأهمية للامتثال الضريبي والرقابة. ^{[ 13 ]}

Journals are recorded in the general journal daybook. A journal is a formal and chronological record of financial transactions before their values are accounted for in the general ledger as debits and credits. A company can maintain one journal for all transactions, or keep several journals based on similar activity (e.g., sales, cash receipts, revenue, etc.), making transactions easier to summarize and reference later. For every debit journal entry recorded, there must be an equivalent credit journal entry to maintain a balanced accounting equation.^[20][21]

A ledger is a record of accounts. The ledger is a permanent summary of all amounts entered in supporting Journals which list individual transactions by date. These accounts are recorded separately, showing their beginning/ending balance. A journal lists financial transactions in chronological order, without showing their balance but showing how much is going to be entered in each account. A ledger takes each financial transaction from the journal and records it into the corresponding accounts. The ledger also determines the balance of every account, which is transferred into the balance sheet or the income statement. There are three different kinds of ledgers that deal with book-keeping:

• Sales ledger, which deals mostly with the accounts receivable account. This ledger consists of the records of the financial transactions made by customers to the business.
• Purchase ledger is the record of the company's purchasing transactions; it goes hand in hand with the Accounts Payable account.
• General ledger, representing the original five, main accounts: assets, liabilities, equity, income, and expenses.

دليل الحسابات هو قائمة برموز الحسابات التي يمكن تحديدها برموز رقمية أو أبجدية أو أبجدية رقمية، مما يسمح بتحديد موقع الحساب في دفتر الأستاذ العام. يعتمد قسم حقوق الملكية في دليل الحسابات على نوع الكيان القانوني. تشمل الاحتمالات: التاجر الفردي ، والشراكة ، والصندوق الاستئماني ، والشركة . ^{[ 22 ]}

تُغني المحاسبة الإلكترونية عن استخدام الدفاتر الورقية في تسجيل المعاملات المالية للشركات؛ إذ تُستخدم قواعد البيانات العلائقية بدلاً منها، مع الحفاظ على معايير المحاسبة التقليدية، بما في ذلك نظامي القيد المفرد والقيد المزدوج . ويشرف المحاسبون القانونيون المعتمدون على الضوابط الداخلية لأنظمة المحاسبة الإلكترونية، مما يساهم في تقليل الأخطاء في توثيق الأنشطة المتعددة التي قد تبدأها أو تُنجزها الشركة خلال الفترة المحاسبية.

• محاسبة
• نقطة البيع
• جمعيات مسك الدفاتر

• "مسك الدفاتر"  . الموسوعة البريطانية . المجلد الرابع ( الطبعة التاسعة). 1878. الصفحات 44-47 . 
• دليل دفتر الحسابات من إيطاليا ١٥١٥-١٥٢٠، مؤرشف بتاريخ ٢٠ مايو ٢٠٢٥ في أرشيف الإنترنت (Wayback Machine).