الوثائق

الوثائق هي أي مادة قابلة للتواصل تُستخدم لوصف أو شرح أو توجيه المستخدمين بشأن بعض خصائص كائن أو نظام أو إجراء، مثل أجزائه وتجميعه وتركيبه وصيانته واستخدامه. ^{[ 1 ]} وباعتبارها شكلاً من أشكال إدارة المعرفة وتنظيمها ، يمكن توفير الوثائق ورقياً أو إلكترونياً أو على وسائط رقمية أو تناظرية ، مثل أشرطة الصوت أو الأقراص المدمجة . ومن أمثلة هذه الموارد أدلة المستخدم ، والتقارير الفنية ، والمساعدة عبر الإنترنت ، وأدلة المرجع السريع. وقد أصبح استخدام الوثائق الورقية أو المطبوعة أقل شيوعاً. أما الوثائق المعاصرة ، فغالباً ما تُوزع عبر مواقع الويب، وبرامج الحاسوب، وتطبيقات الإنترنت الأخرى.

لا ينبغي الخلط بين التوثيق، الذي يُفهم على أنه مجموعة من المواد التعليمية، وعلم التوثيق ، وهو دراسة تسجيل المعلومات واسترجاعها.

على الرغم من أن معايير المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) ذات الصلة غير متاحة بسهولة للجمهور، إلا أن دليلاً من مصادر أخرى حول هذا الموضوع قد يفي بالغرض. ^{[ 2 ] [ 3 ] [ 4 ] [ 5 ]}

قد يشمل تطوير الوثائق صياغة المستندات وتنسيقها وتقديمها ومراجعتها واعتمادها وتوزيعها وإعادة نشرها وتتبعها، وما إلى ذلك، ويتم ذلك وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية ذات الصلة في القطاع التنظيمي. وقد يشمل أيضًا إنشاء محتوى من الصفر. يجب أن تكون الوثائق سهلة القراءة والفهم. فإذا كانت طويلة جدًا ومليئة بالمصطلحات، فقد يُساء فهمها أو يتم تجاهلها. ينبغي استخدام كلمات واضحة وموجزة، ويجب ألا تتجاوز الجمل 15 كلمة. يجب أن تتجنب الوثائق الموجهة لجمهور عام المصطلحات الخاصة بالجنس والتحيزات الثقافية. في سلسلة الإجراءات، يجب ترقيم الخطوات بوضوح. ^{[ 6 ] [ 7 ] [ 8 ] [ 9 ]}

يُعدّ الكتّاب التقنيون ومسؤولو الاتصالات المؤسسية متخصصين في مجال التوثيق. ومن الأفضل أن يمتلك الكتّاب التقنيون خبرة في كلٍّ من الموضوع نفسه، بالإضافة إلى مهارات الكتابة وإدارة المحتوى وهيكلة المعلومات . ويتعاون الكتّاب التقنيون عادةً مع خبراء في المجال ، مثل المهندسين والخبراء التقنيين والأطباء، لتحديد وإنشاء الوثائق التي تلبي احتياجات المستخدم. وتشمل الاتصالات المؤسسية أنواعًا أخرى من الوثائق المكتوبة، على سبيل المثال:

• الاتصالات التسويقية (MarCom): يسعى كتّاب الاتصالات التسويقية إلى إيصال القيمة التي تقدمها الشركة من خلال مجموعة متنوعة من وسائل الإعلام المطبوعة والإلكترونية ووسائل التواصل الاجتماعي. وغالبًا ما يُستخدم هذا المجال من الكتابة المؤسسية في الرد على المقترحات.
• التواصل التقني : يقوم الكتّاب التقنيون بتوثيق منتجات أو خدمات الشركة. تشمل المنشورات التقنية أدلة المستخدم، وأدلة التثبيت والتكوين، وإجراءات استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
• الكتابة القانونية : غالبًا ما يتم إعداد هذا النوع من الوثائق من قبل المحامين أو المساعدين القانونيين.
• وثائق الامتثال: يقوم هذا النوع من الوثائق بتدوين إجراءات التشغيل القياسية، لأي احتياجات تتعلق بالامتثال التنظيمي، مثل الموافقة على السلامة والضرائب والتمويل والموافقة الفنية.
• توثيق الرعاية الصحية: يشمل هذا المجال من التوثيق التسجيل والتحقق في الوقت المناسب من الأحداث التي وقعت أثناء تقديم الرعاية الصحية. ^{[ 10 ]}

يُفضّل استخدام مصطلح "التوثيق" لوصف عملية إنشاء قواعد بيانات المجرمين. ومن الأمثلة على ذلك بيئة مستودع بيانات هويات الإرهابيين التابعة للمركز الوطني لمكافحة الإرهاب ، وسجلات مرتكبي الجرائم الجنسية ، وقواعد بيانات العصابات. ^{[ 12 ]}

في مجال تعليم الطفولة المبكرة، يُعرَّف التوثيق بأنه "ملاحظة وتقدير أفكار الأطفال وتفكيرهم وتساؤلاتهم ونظرياتهم حول العالم، ثم جمع آثار أعمالهم (رسومات، صور فوتوغرافية للأطفال أثناء أنشطتهم، ونصوص مكتوبة لأقوالهم) لمشاركتها مع مجتمع أوسع". ^{[ 13 ]} وبالتالي، يُعدّ التوثيق عملية تُستخدم لربط معرفة المُعلِّم وتعلّم الطفل/الأطفال بالأسر، والمتعاونين الآخرين، وحتى بالأطفال أنفسهم. ويُشكّل التوثيق جزءًا لا يتجزأ من دورة الاستقصاء - الملاحظة، والتأمل، والتوثيق، والمشاركة، والاستجابة. ^{[ 13 ]} أما التوثيق التربوي، من منظور توثيق المعلم، فهو "رواية المعلم لتطور فهم الأطفال". ^{[ 13 ] [ 14 ]} ووفقًا لستيفاني كوكس سواريز في كتابها "التوثيق - تحويل منظوراتنا"، "يُعتبر المعلمون باحثين، والتوثيق أداة بحثية لدعم بناء المعرفة لدى الأطفال والبالغين". ^{[ 15 ]}

يمكن أن تتخذ الوثائق أنماطًا مختلفة في الفصل الدراسي. فيما يلي أمثلة توضح الطرق التي يمكن من خلالها للوثائق أن تجعل البحث أو التعلم مرئيًا:

1. لوحات التوثيق (عرض يشبه لوحة الإعلانات مع صور متعددة وأوصاف حول المشروع أو الحدث).
2. سجل يومي (سجل يُحتفظ به كل يوم لتسجيل اللعب والتعلم في الفصل الدراسي)
3. الوثائق التي تم إعدادها بواسطة الأطفال أو معهم (عند مراقبة الأطفال أثناء التوثيق، يتم استخدام منظور الطفل للملاحظة في التوثيق الفعلي).
4. ملفات فردية (وثائق تُستخدم لتتبع وتسليط الضوء على تطور كل طفل)
5. التوثيق الإلكتروني (باستخدام التطبيقات والأجهزة لمشاركة الوثائق مع العائلات والمتعاونين)
6. نصوص أو تسجيلات للمحادثات (استخدام التسجيل في التوثيق يمكن أن يؤدي إلى تأملات أعمق لكل من المعلم والطفل)
7. قصص التعلم (سرد يستخدم "لوصف التعلم ومساعدة الأطفال على رؤية أنفسهم كمتعلمين أقوياء" ^{[ 13 ]} )
8. الفصل الدراسي كوثيقة (انعكاسات وتوثيق للبيئة المادية للفصل الدراسي ). ^{[ 13 ]}

إن التوثيق عملية بحد ذاتها، وهي أيضاً عملية داخل المعلم نفسه. فيما يلي مراحل تطور التوثيق أثناء تقدمه بالنسبة للمعلم وداخله:

• تطوير عادات التوثيق
• كن مرتاحًا للإفصاح علنًا عن سرد الأنشطة
• تطوير مهارات القراءة البصرية
• تصور الغرض من التوثيق على أنه إظهار أنماط التعلم، و
• مشاركة النظريات المرئية لأغراض التفسير والمزيد من تصميم المناهج الدراسية. ^{[ 16 ]}

• جمعية الاتصالات المهنية التابعة لمعهد مهندسي الكهرباء والإلكترونيات
• تعريف التوثيق من قِبل مشروع معلومات لينكس (LINFO)
• قائمة المعلومات والوثائق الخاصة بالأدوات المختارة
• مكتبة مقالات حول التوثيق: مقالات في الكتابة التقنية والتوثيق. مؤرشفة بتاريخ 18 أبريل 2010 على موقع Wayback Machine.