رئيس قسم التدقيق الداخلي

على الرغم من أن المدير التنفيذي قد يكون رسمياً جزءاً من الهيكل الإداري للمنظمة (بين " الرؤساء التنفيذيين ")، إلا أنه لا يشارك في أي عملية اتخاذ قرارات إدارية أو يتحمل أي مسؤولية في تنفيذ أنشطة الشركة.

يجوز لرؤساء التدقيق الداخلي تقديم المشورة للإدارة (بل يجب عليهم ذلك، عندما يتعلق الأمر بالامتثال ، وإدارة المخاطر ، والضوابط الداخلية ، وما إلى ذلك) ومجلس الإدارة (أو هيئة رقابية مماثلة ) بشأن كيفية تحسين تنفيذ مسؤولياتهم. لكنهم يظلون مستقلين عن الأنشطة التي يراقبونها أو يدققونها.

الجهة الرئيسية المستفيدة من أنشطة التدقيق الداخلي هي الجهة المسؤولة عن الإشراف على أنشطة الإدارة. وعادةً ما تكون هذه الجهة هي لجنة التدقيق ، وهي لجنة فرعية تابعة لمجلس الإدارة . ولضمان الاستقلالية التنظيمية، يرفع معظم رؤساء التدقيق تقاريرهم إلى رئيس لجنة التدقيق بشأن أدائهم لمهامهم.

ينبغي الاتفاق على تعريف نطاق الوظيفة (ومراجعته الدورية) بين رئيس قسم التدقيق الداخلي ولجنة التدقيق . وتخضع خطة العمل السنوية للتدقيق الداخلي ، والتي يجب مناقشتها مع الجهات الخاضعة للتدقيق لأسباب عملية، لموافقة لجنة التدقيق الوحيدة ، أو مجلس الإدارة ، أو أي سلطة إدارية مختصة أخرى (معيار IIA 1110 الاستقلالية التنظيمية).

تُعد القواعد والممارسات الداخلية لمديرية التدقيق الداخلي ( دليل التدقيق ) من مسؤولية رئيس قسم التدقيق الداخلي.

ينبغي ضمان استقلالية رئيس قسم التدقيق في أداء مهامه في النظام الداخلي للموظفين. ويجب أن تتمتع لجنة التدقيق وحدها بالاختصاص في اتخاذ القرار النهائي بشأن تعيين رئيس قسم التدقيق وعزله ، وكذلك بشأن مكافأته وتقييم أدائه وترقيته الوظيفية .

يخضع رئيس قسم التدقيق الداخلي لإجراءات تأديبية ، ولكن فقط بموافقة لجنة التدقيق . وقد يحدث ذلك في حال إهماله في أداء واجباته.

يرفع رئيس قسم التدقيق تقاريره مباشرةً إلى لجنة التدقيق ومجلس الإدارة . ويجب أن يُقدّم تقرير من رئيس قسم التدقيق إلى كل اجتماع عادي للجنة التدقيق، وإلى مجلس الإدارة إذا اقتضت الضرورة. ويجب توجيه هذه التقارير مباشرةً إلى رئيس لجنة التدقيق مع إرسال نسخة منها إلى المدير العام .

ومع ذلك، يقوم رئيس قسم الإدارة التنفيذية في أداء عمله اليومي بالتواصل والتنسيق مع المدير العام وموظفي المنظمة.

على الرغم من أن رؤساء التدقيق الداخلي والمراجعين الداخليين يتقاضون رواتبهم من الشركة، إلا أنه ينبغي حماية ميزانية الموارد البشرية لمديرية التدقيق الداخلي ، على وجه الخصوص، من أي تدخل من المنظمة الخاضعة للتدقيق. ويكمن الخطر المعتاد في أن ميزانية التدقيق، الخاضعة لموافقة مدير الموارد البشرية والمدير العام، قد تُصبح مصدرًا للتدخل المحتمل أو الضغط الودي لتقييد ممارسة رئيس التدقيق الداخلي لوجهة نظره المستقلة. وغالبًا ما يكون اللجوء إلى مجلس الإدارة، حتى وإن كان منصوصًا عليه صراحةً كجزء من حق رئيس التدقيق الداخلي في التواصل، غير فعال في ظل القيود المفروضة على المدى القصير، نظرًا لضيق الوقت المتاح في عملية إعداد الميزانية . ويُعدّ من أفضل الممارسات طلب رأي لجنة التدقيق بشأن مسودة ميزانية رئيس التدقيق الداخلي، وذلك قبل وقت كافٍ من بدء عملية إعداد الميزانية المعتادة في المنظمة.

تُعدّ المعلومات ذات أهمية بالغة لتنظيم وإعداد وتنفيذ عمليات التدقيق الداخلي. ويُمنح المدققون المستقلون عمومًا حق الوصول الكامل إلى جميع المعلومات التي يحتاجونها لأداء مهامهم. وتقتصر القيود المعقولة على أمور مثل المعلومات الشخصية في سجلات الموظفين، كالمعلومات الصحية. ويُشكّل التقييد المفرط للوصول إلى المعلومات عائقًا كبيرًا أمام المدقق المستقل، ويُشير إلى أن المنظمة لا تدعم فعليًا مهمة المدقق، ويجب التشكيك في التزامها بالحوكمة الرشيدة.

• تأكد من أن الوضع (على سبيل المثال المنصوص عليه في ميثاق التدقيق ) والاستراتيجية والموارد الخاصة بقسم التدقيق الداخلي متوافقة ومتسقة مع أهداف المنظمة وسياسة الحوكمة .
• وضع سياسات وإجراءات مناسبة لتوجيه وظيفة التدقيق الداخلي ، وضمان جودة خدمات التأكيد المقدمة.

• الحصول على (أو إدارة إنتاج) تحليل للمخاطر ؛
  • تأكد من إجراء تقييم المخاطر مرة واحدة على الأقل سنوياً؛
  • وضع خطط تدقيق قائمة على المخاطر لتحديد أولويات وظيفة التدقيق الداخلي ، بما يتوافق مع أهداف المنظمة .
• يأخذ في الاعتبار مدخلات الإدارة العليا ، والإدارة العليا للقسم، ولجنة التدقيق ؛
• تتناول خطة التدقيق الداخلي عادةً التقارير المالية والضوابط الأساسية الأخرى ، والتي يجب تنسيقها مع خطة التدقيق الخاصة بالمدقق القانوني.
• تنسيق أنشطة وخطط التدقيق الداخلي مع مقدمي خدمات التأكيد والاستشارات الداخليين والخارجيين الآخرين لضمان التغطية المناسبة وتقليل ازدواجية الجهود.
• إبلاغ خطة العمل ومتطلبات الموارد لوظيفة التدقيق الداخلي، بما في ذلك التغييرات المؤقتة الهامة في لجنة التدقيق . ويجب أن يشمل هذا الإبلاغ تأثير قيود الموارد.
• ضمان أن تكون موارد التدقيق الداخلي مناسبة وكافية ويتم نشرها بشكل فعال لتحقيق خطة التدقيق الداخلي التي وافقت عليها لجنة التدقيق أو مجلس الإدارة.

ضمان حصول المدققين الداخليين على المؤهلات والمهارات المهنية المناسبة، وفرص التدريب والتطوير الكافية للحفاظ على كفاءتهم في التدقيق الداخلي وتطويرها، وللحصول على شهادة مدقق داخلي معتمد .

• ضمان إنجاز مهام التدقيق الداخلي في الوقت المحدد.
• ضمان تقديم التقارير المتعلقة بمهام التدقيق الداخلي إلى لجنة التدقيق بأقل قدر من التأخير.
• تقديم رأي شامل سنوي حول فعالية وكفاية عمليات إدارة المخاطر والرقابة والحوكمة .

يتحمل مدير التقييم مسؤولية ضمان توفير الإشراف المناسب على عملية التعاقد. يبدأ الإشراف بالتخطيط ويستمر طوال مراحل الفحص والتقييم والتواصل والمتابعة .

• تطوير برنامج ضمان الجودة والتحسين والحفاظ عليه بحيث يغطي جميع جوانب وظيفة التدقيق الداخلي، ومراقبة فعاليته باستمرار.
• بالتعاون مع لجنة التدقيق، تأكد من إجراء تفتيش للممارسات أو مراجعة خارجية أخرى لوظيفة التدقيق الداخلي كل 3 سنوات على الأقل، من قبل فريق مراجعة خارجي مؤهل ومستقل، وأن يتم إبلاغ لجنة التدقيق بنتائج هذا التقييم الخارجي.
• التأكد من اتباع معايير التدقيق الداخلي المهنية (مثل معايير معهد المدققين الداخليين أو المعايير المحلية).

ملاحظة: معايير التدقيق المقبولة عموماً والمعايير الدولية للتدقيق هي معايير تدقيق خارجية .

• تقديم تقرير سنوي على الأقل إلى لجنة التدقيق بشأن مدى توافق وظيفة التدقيق الداخلي مع معايير التدقيق الداخلي المهنية .

يجب إبلاغ لجنة التدقيق فورًا بأي مشكلة تتعلق بالمخاطر أو الرقابة أو الممارسات الإدارية ذات الأهمية. يقدم رئيس التدقيق التنفيذي تقارير ربع سنوية إلى لجنة التدقيق حول أهم المشكلات ، بالإضافة إلى التقدم الذي تحرزه الإدارة في حلها. عادةً ما يكون للمشكلات الحرجة احتمال كبير للتسبب في أضرار مالية أو تشويه سمعة كبيرة للشركة. في حالة المشكلات المعقدة بشكل خاص، يجوز للمدير المسؤول المشاركة في المناقشة. يُعد هذا التقرير بالغ الأهمية لضمان احترام وظيفة التدقيق، ووجود ثقافة إيجابية في الإدارة العليا ، وتسريع حل هذه المشكلات. يتطلب اختيار المشكلات المناسبة لعرضها على لجنة التدقيق ووصفها في سياقها الصحيح قدرًا كبيرًا من التقدير.