إدارة السفر للشركات

تحتاج هذه المقالة إلى مصادر إضافية للتحقق . يُرجى المساعدة في تحسين هذه المقالة عن طريق إضافة مصادر موثوقة . قد يتم الطعن في المواد غير الموثقة وإزالتها. البحث عن المصادر:  "إدارة السفر للشركات" - الأخبار  · الصحف  · الكتب  · العلماء  · JSTOR ( ديسمبر 2021 ) ( تعرف على كيفية ومتى تزيل هذه الرسالة )

إدارة السفر للشركات هي وظيفة إدارة النهج الاستراتيجي للشركة في السفر (سياسة السفر)، والمفاوضات مع جميع البائعين ، والتشغيل اليومي لبرنامج السفر للشركات، وسلامة وأمن المسافرين، وإدارة بطاقات الائتمان وإدارة بيانات السفر والنفقات.

لا ينبغي الخلط بين CTM وعمل وكالة السفر التقليدية . في حين تقدم الوكالات خدمات السفر اليومية للعملاء من الشركات، فإنها تعتبر الذراع التنفيذي لما تفاوضت عليه الشركة وطرحته في السياسة. بعبارة أخرى، تقرر CTM فئة الخدمة التي يُسمح للموظفين بالسفر عليها، وتتفاوض على أسعار/أسعار الشركة مع شركات الطيران والفنادق وتحدد كيفية استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالشركة. من ناحية أخرى، تقوم الوكالة بالحجز الفعلي ضمن المعايير التي حددتها الشركة.

بالنسبة للعديد من الشركات، تمثل تكاليف السفر والترفيه ثاني أعلى نفقات سنوية يمكن التحكم فيها، ولا يتجاوزها سوى الراتب والمزايا، وهي عادة أعلى من تكاليف تكنولوجيا المعلومات أو العقارات. لا تقتصر تكاليف السفر والترفيه على السفر ( الخطوط الجوية ، والسكك الحديدية ، والفنادق ، وتأجير السيارات ، والعبارات/القوارب، وما إلى ذلك) فحسب، بل تشمل جميع التكاليف المتكبدة أثناء السفر مثل وجبات الموظفين والعملاء، وأجرة سيارات الأجرة، والإكراميات، وهدايا العملاء، والإمدادات (اللوازم والخدمات المكتبية)، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك، غالبًا ما يشمل هذا المجال إدارة الاجتماعات، وسلامة وأمن المسافرين، فضلاً عن إدارة بطاقات الائتمان وبيانات السفر بشكل عام.

يتم عادة إدارة هذه التكاليف من قبل مدير السفر للشركات، وهي وظيفة قد تكون جزءًا من قسم المالية أو الموارد البشرية أو المشتريات أو الخدمات الإدارية.

تختار العديد من الشركات، وخاصة الشركات متعددة الجنسيات الكبيرة، توحيد عمليات شراء السفر على مستوى العالم. بعبارة أخرى، قد تختار هذه الشركات وضع عملية شراء ترتيبات السفر بالكامل في أيدي شركة إدارة سفر واحدة. ويتم ذلك دائمًا تقريبًا من خلال طلب تقديم عروض عالمي، حيث تقوم الشركة بدعوة شركات إدارة السفر الكبرى للمشاركة في طلب تقديم العروض. وقد تستغرق العملية واختيار شركة إدارة السفر عدة أشهر. وبمجرد اختيار الشركة لشركة إدارة السفر، سيتم التعامل مع ترتيبات السفر الخاصة بها من قبل شركة إدارة السفر المختارة في جميع أنحاء العالم. وقد تكون هناك استثناءات بالطبع في بعض البلدان.

تكمن مزايا التوحيد العالمي في لعبة الأرقام: ستتمكن الشركة من الاستفادة من ميزة الأرقام العالمية عند التفاوض مع الموردين. يمكن أن تشمل هذه المفاوضات شركات الطيران وسلاسل الفنادق والفنادق الفردية (لأسباب محددة) وشركات تأجير السيارات وما إلى ذلك. الهدف الرئيسي من اتباع مسار التوحيد العالمي هو خلق وفورات في ميزانية السفر والترفيه الخاصة بالشركة. ^{[ بحاجة لمصدر ]}

غالبًا ما يتم تفويض تنفيذ إدارة السفر للشركات إلى شركات إدارة السفر (TMC). ستدير شركة إدارة السفر برنامج السفر للشركات أو الأعمال الخاص بالمنظمة. غالبًا ما توفر أداة حجز عبر الإنترنت، ^[1] وتطبيق جوال، وفرق إدارة البرامج والاستشارات، وخدمات السفر التنفيذية، ودعم الاجتماعات والفعاليات، ووظائف إعداد التقارير، وربما غيرها. استخدمت هذه الشركات تاريخيًا أنظمة التوزيع العالمية (GDS) لحجز السفر لعملائها على الرغم من أن هذه الأنظمة لم تعد توفر محتوى كاملاً، لذا يجب سد هذه الفجوات بمحتوى إضافي مجمع وغير تابع لأنظمة التوزيع العالمية. ^[2] يسمح هذا لمستشار السفر بمقارنة مسارات السفر والتكاليف المختلفة من خلال عرض التوفر في الوقت الفعلي، مما يسمح للمستخدمين بالوصول إلى أسعار تذاكر الطيران وغرف الفنادق وسيارات الإيجار في وقت واحد. ^[3]

Travel Management Lite، هو إصدار خفيف الوزن من حل إدارة السفر للشركات، يستخدمه بشكل عام الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم والشركات النامية التي لا تحتاج إلى حلول شاملة أو مخصصة تقدمها شركات إدارة السفر. الميزة الرئيسية لحل Lite هي تعزيز الشفافية في الوقت الفعلي في إنفاق السفر عبر الشركة، ويوفر الوصول إلى تطبيقات الهاتف المحمول والويب اللازمة لحجز وإدارة سفر الشركة. يتيح هذا للمسافرين من رجال الأعمال والمساعدين ومديري السفر الحجز بكفاءة أكبر، والحصول على وصول أسرع إلى الدعم، مقارنة باستخدام مواقع حجز الترفيه المختلفة أو وكلاء السفر غير المتصلين بالإنترنت. ^[4]

يغطي جزء كبير من إدارة النقل المؤسسي إدارة النقل البري (GTM)، والتي تقدمها وكالات السفر التجارية وموردي البرامج من شركة إلى شركة للعملاء من الشركات لتوحيد وتبسيط إدارة موردي النقل البري لديهم في المقام الأول لتحسين تكاليف السفر والجدولة والتنظيم. ^[5]

في نظام إدارة السفر للشركات، تلعب شركات إدارة السفر العالمية دور المجمع أو المحاور الافتراضية لجميع الخدمات المتعلقة بالنقل البري. تعمل كوسطاء باستخدام قواعد البيانات وأنظمة التوزيع العالمية (GDS) والمنصات المختلفة المتعلقة بالصناعة مثل شركات سيارات الأجرة ومشاركة الرحلات، ^[6] وأساطيل الشركات ووسائل النقل العام والبدائل الأخرى للعثور على رحلات مثالية لمستخدمي السفر. ^{[7] [8]}

ومع ذلك، في القرن الحادي والعشرين، لا يقتصر نشاط GTMs على البحث في قاعدة البيانات أو مقارنات الأسعار المعيارية لاحتياجات النقل، بل يشمل مجموعة واسعة من فئات الأعمال بما في ذلك المساعدة في السفر، والمحاسبة، وإدارة النفقات، وتحليل السفر، وغيرها. ^[5]

على غرار الأنواع الأخرى من شركات إدارة النقل، تظل جودة برامج الشركة وتكاملها مع السحابة أمرًا بالغ الأهمية لتنسيق تدفق النقل من خلال توسيع نطاق البائعين والخدمات المختلفة لتلبية احتياجات العملاء من الشركات.

ومن أمثلة الشركات في هذه الفئة Gett و AMEX GBT و Amadeus إلى جانب الشركات العاملة في إدارة الإنفاق التجاري مثل Coupa و Expensify وExpenseOut.

مثل معظم الشركات المرتبطة باقتصاد السياحة والسفر، تضرر قطاع أعمال GMT بشدة بسبب جائحة COVID-19 المستمرة والقيود المفروضة على السفر في العديد من البلدان حول العالم. ^{[7] [9]} ومع ذلك، مع تشغيل التطعيمات في العديد من البلدان، أظهر قطاع GTM بعض علامات التعافي. ^{[10] [11]}